Kaynak tahsisi nasıl izlenir

Proje yönetimi parkta yürümek değildir. Bunu başarılı bir şekilde yapmak için çok yetenekli bir kişi gerekir - kaynaklar genellikle sınırlıdır, ancak yanlış gidebilecek şeylerin miktarı değildir.

Ancak, iyi bir planlama ve kaynakları uygun şekilde tahsis etmek kurtarmaya gelebilir. Doğru yaparsanız, büyük bir kaos meydana gelmeden projeyi başarılı bir şekilde sona erdirmeyi başarabilirsiniz.

Bu makalede, kaynak tahsisinin nasıl izleneceğini ve neden önemli olduğunu öğreneceğiz.

Kaynak tahsisi nedir?

PMI anketine göre, şirketlerin yalnızca %26'sı kaynakları tahmin etmek ve tahsis etmek için her zaman kaynak yönetimini kullanırken, %36'sı sıklıkla kullanıyor. Bu nedir ve neden daha sık kullanılmalıdır?

Kaynak tahsisi veya kaynak planlaması, görevleri tamamlamada en fazla başarıyı getirecek şekilde kaynakları belirleme ve atama sürecidir. Kaynakları önceden planlamak ve ekibinizin ilerlemesini izlemek de kaynak tahsisinde rol oynar. Daha büyük bir hedefin peşinde koşmanıza yardımcı olacak kısa vadeli bir plan.

Kaynaklar, proje yönetiminde kilit oyunculardır ve bunları tahsis etmek, yapılması gerekenler hakkında size net bir genel bakış sağlar.

Farklı kaynak türleri vardır:

• Kişiler : Her ekip üyesinin benzersiz bir beceri seti vardır ve masaya farklı bir şey getirir. Bir takım ne kadar çeşitli olursa o kadar iyidir. Harvard Business Review'a göre, farklı yaş, kültür, cinsiyet ve ırklardan insanlardan oluşan ekipler daha objektif ve yenilikçi olma eğilimindedir.
• Ekipman ve makineler : Projeye bağlı olarak bir bilgisayar programı, çekiç, fırça seti veya buldozer olabilir. Kaynak tahsisinin bir kısmı, tam olarak hangi ekipman ve araçların kullanılacağına, kimin kullanılacağına ve ne kadar süreyle kullanılacağına karar vermektir.
• Malzemeler : Bir projede kullanılan kırtasiye, boya veya seyahat için kullanılan gaz gibi sarf malzemeleri.
• Tesisler : Binalar ve çalışma alanları — çalıştığınız yer.
• para .
• zaman .

Bunlar, aklınızda bulundurmanız gereken üç kaynak tahsis kararıdır. Ve işte onlara yol açan üç soru:

• Ne? (Hangi mallar üretilir?);
• Nasıl? (Nasıl üretilirler?);
• Kimin için? (Onları kim alır?).

Kaynak tahsisi örneği

Diyelim ki projeniz bir duvar resmi yapıyor. Kaynak tahsisi şöyle olacaktır:

• Sanat tarzı proje gereksinimlerine ve fikre uygun ressamları bulmak;
• Bütçenin ne kadarının malzeme ve malzeme satın almaya gideceğine ve hangi kısmının doğrudan sanatçılara ödeme yapmaya gideceğine karar vermek;
• Ne tür ve hangi renklerde boya alacağınıza karar vermek;
• Son tarihin belirlenmesi vb.

Bunların hepsini bitirdikten sonra, işiniz henüz bitmedi. Farklı becerilere sahip iki ressam, 10 kutu akrilik boya, 6 kutu sprey boya, merdiven, 3 takım fırça ve bitirmek için belirli bir süre ile bitirdiniz. Bunlar sizin kaynaklarınız. İki ressam fırçaları nasıl ayıracak? Her ikisi de merdiveni kullanacak mı ve evetse ne kadar süreyle? İdeal bir günlük iş yükü ne olurdu? Duvar resminin hangi bölümünü kim boyayacak?

Belirli bir göreve doğru ekip üyesini/üyelerini atamak, kaynak tahsisinin en önemli yönlerinden biridir. Görev karmaşıklığı beceri düzeylerine uygun olmalıdır — deneyimli bir çalışana basit, giriş düzeyinde bir görev veya yeni bir işe alınana karmaşık bir görev verirseniz, en iyi sonuçları alamazsınız. İlk durumda, proje maliyeti gereksiz yere yüksek olacaktır. İkincisi çok fazla strese neden olur ve sonuçlar muhtemelen tatmin edici olmaz.

Kaynak tahsisinin önemi

Kaynak tahsisi, yalnızca görevleri devretmekten daha fazlasıdır - doğru zamanda doğru kaynaklara sahip olmak, başarı ve başarısızlık arasında bir fark yaratabilir. Kaynak tahsisini düzgün yapmamak, kaçırılan teslim tarihlerine, gecikmiş veya tamamlanmamış görevlere, abartılı maliyetlere ve genel kaosa neden olabilir.

Bundan kaçınmanın bir yolu, ihtiyaç duyduğunuzda tüm kaynaklara sahip olacağınızdan emin olmaktır. Kaynakları önceden tahsis etmek, herhangi bir kaynağın mevcut olup olmadığını belirlemeye ve bu konuda daha fazla adım planlamaya yardımcı olur.

İyi kaynak tahsisinin faydaları ayrıca şunları içerir:

• Önemli ölçüde azaltılmış maliyetler;
• Mevcut kaynaklar ve kısıtlamalarla mümkün olan en iyi sonucu elde etmek;
• Birden fazla proje arasında daha kolay geçiş;
• Kaliteden ödün vermeden görevleri olabildiğince hızlı tamamlamaya yardımcı olduğu için maksimum üretkenlik;
• Potansiyel riskleri önceden gözden geçireceğiniz için çok fazla riski ortadan kaldırmak.

Kaynak tahsisi nasıl izlenir

Bunlar, kaynak tahsisini izleme adımlarıdır.

Kaynakların kullanılabilirliğini tanımlayın

Öncelikle mevcut kaynaklarınızın kim ve ne olduğunu belirlemelisiniz ve insan kaynakları söz konusu olduğunda:

• Hangi becerilere sahipler;
• Kaç tanesi proje gereksinimlerine uyan becerilere sahip;
• Proje üzerinde ne kadar süreyle çalışabilecekleri.

Kiminle ve neyle çalıştığınız konusunda net bir fikre sahip olduktan sonra, bu kaynakları tahsis etmeye başlayabilirsiniz. Ayrıca, ekip üyeleriniz tatile mi gidiyorlar, ne zaman hastalanıyorlar, üzerinde çalıştığınız ekipmanın durumu nedir, ofis alanı kiralama süresi ne kadar vb. gibi faktörlerin farkında olun.

Projenin kapsamını bilin

Çalışmaya başlamadan önce, siz ve ekibiniz projenizi bir bütün olarak ve tüm yönleriyle derinlemesine anlamalısınız. Buna aşağıdakiler dahildir, ancak bunlarla sınırlı değildir:

• Her dönüm noktasının yanı sıra projenin amacının da tanımlanması;
• Herkesin rolünü, sorumluluklarını ve beklenen iş yükünü belirlemek;
• Projenin süresinin belirlenmesi;
• Beklentileri yönetmek;
• Projeyi sınırlayan kısıtlamaları ve bunların üstesinden gelmenin olası yollarını belirlemek;
• Potansiyel riskleri aşmak.

Proje kapsamını olabildiğince açık hale getirmek, olası yanlış anlamaları önlemenize ve her şeyin daha sorunsuz ilerlemesini sağlamanıza yardımcı olacaktır.

Projeyi görevlere ayırın ve bunları kaynaklarla eşleştirin

Hepiniz projeyi tanıdıktan sonra, görevlere ayırın ve gerekli kaynaklara atayın. Görevlerle birlikte sürelerini, son teslim tarihlerini, bunları yapacak ekip üyelerini, gerekli becerileri ve yerleri listeleyin. Bu adımı gerçekleştirirken gerçekçi olmak ve doğru tahminde bulunmak, özellikle de zaman ve bütçe söz konusu olduğunda çok önemlidir.

Tüm bu bilgileri göz önünde bulundurarak, her görev için gereken kaynakları mümkün olduğunca verimli bir şekilde tahmin edebilirsiniz.

Takip süresi

PMI anketi, başlatılan ve başarısızlıkla sonuçlanan projelerin %26'sında yanlış zaman tahmininin birincil neden olduğunu ortaya koydu.

Harcanan zaman hakkında daha iyi fikir sahibi olmak ve onu daha iyi kontrol edebilmek için zamanınızı takip edin. Bu şekilde şunları da yapabileceksiniz:

• Proje için gerçekçi bir zaman çerçevesi oluşturun;
• Projenizin karlı olduğundan emin olun;
• Ekibinizin ilerlemesini ve genel performansını izleyin;
• Faturalandırılabilir ve faturalandırılamaz saatleri hesaplayın;
• Görevlerin zamanında yapıldığından emin olun ve olası gecikmeleri tahmin edin.

Kaynak kullanımını takip edin

Bir projeyi yönetirken, sahip olduklarınızın çoğunu kullanıp kullanmadığınızı belirlemelisiniz. Ya da belki fazla veya az kullanılan kaynaklar var? Her ikisi de kendi sorunlarını beraberinde getirebilir, bu nedenle tıpkı projeleri, görevleri veya zamanı izlediğiniz gibi kaynak kullanımını izlemek de iyi bir fikirdir.

Kaynak kullanımı, kaynak tahsisi ile el ele gider. Mevcut kaynakların ne kadar etkin kullanıldığını ölçmeyi gerektirir ve üretkenliği en üst düzeye çıkarmanıza yardımcı olur.

(İnsan) kaynak kullanımını veya ekibinizin çalışmak için ne kadar harcadığını hesaplamak için birkaç kolay formül vardır:

• Kaynak kullanımı = Meşgul zaman / Uygun zaman
• Kaynak kullanımı = Planlanan çalışma saatleri (rezervasyonlar) / Uygun saatler
• Kaynak kullanımı = Kayıtlı çalışma saatleri / Kullanılabilir saatler

Bu uygulamanın faydaları arasında maksimum kullanım, daha iyi görünürlük, daha az gözden kaçırma riski ve tükenmişliğin önlenmesi (fazla çalışmayı önlemenin bir yolu olduğu için) sonucunda daha iyi yatırım getirisi bulunur.

Gerekirse yeniden tahsis

Bütçe, süre veya kapsam değişikliği olsun, bir projenin bitene kadar birkaç değişiklikten geçmesi alışılmadık bir durum değildir. Her değişiklikte, muhtemelen kaynakları yeni koşullara uyacak şekilde yeniden tahsis etmeniz gerekecektir.

Ayrıca, kaynak tahsisi açısından her bir görevin ve/veya projenin nasıl gittiğini gözden geçirmek ve analiz etmek iyi bir fikir olacaktır. Etkili bir şekilde yaptın mı? Bütçeyi aştınız mı veya son tarihi uzattınız mı? Farklı yapabileceğin bir şey var mı? Bunu yapmak ve gerekli değişiklikleri uygulamak gelecekteki iyileştirme için zararlıdır.

fazla tahsis etmeyin

Aşırı tahsis, ya 1) tahsis kaynaklarını aşırı ölçülere almak ya da 2) çok fazla görev tahsis etmek anlamına gelir. Bir bilgisayarın aynı anda çok fazla şeyi işlemesi gerektiğinde hata vermesi gibi, ekip üyeleriniz de fazla çalışırlarsa ellerinden gelenin en iyisini yapamayacaklardır. Yüksek stres seviyelerine ve tükenmişliğe neden olabilir - ve iyi bir şeyle sonuçlanmazlar.

Çözüm

Kaynak tahsisi, proje yönetiminin önemli bir yönüdür. Bunu doğru bir şekilde yapmayı başarırsanız, birçok olası sorundan kaçınacağınız için hayatınız çok daha kolay hale gelecektir. En iyi kaynak tahsisi uygulamalarından bazıları şunlardır: kaynakların kullanılabilirliğini belirlemek, projenin kapsamına aşina olmak, zaman ve kaynak kullanımını takip etmek ve fazla tahsis yapmadığınızdan emin olmak.