リソース割り当てを追跡する方法

プロジェクト管理は公園を散歩することではありません。 それを成功させるには非常に熟練した人が必要です—リソースはしばしば限られていますが、うまくいかないことがあるものの量はそうではありません。

ただし、適切な計画とリソースの適切な割り当てが役立つ場合があります。 それを正しく行えば、大きな混乱を引き起こすことなく、プロジェクトを無事に終わらせることができるでしょう。

この記事では、リソース割り当てを追跡する方法と、それが重要である理由を学習します。

リソース割り当てとは何ですか？

PMIの調査によると、リソースの見積もりと割り当てに常にリソース管理を使用しているのは26％のみであり、36％が頻繁に使用しています。 それは何ですか、そしてなぜそれをより頻繁に使用する必要がありますか？

リソース割り当て、またはリソーススケジューリングは、タスクの完了に最も成功する方法でリソースを識別して割り当てるプロセスです。 事前にリソースをスケジュールし、チームの進捗状況を追跡することも、リソースの割り当てに影響します。 これは、より大きな目標を追求するのに役立つ短期計画です。

リソースはプロジェクト管理の主要なプレーヤーであり、リソースを割り当てることで、実行する必要のあることの概要が明確になります。

リソースにはさまざまな種類があります。

• 人々 ：各チームメンバーは独自のスキルセットを持っており、テーブルに何か違うものをもたらします。 チームが多様であるほど、優れています。 ハーバードビジネスレビューによると、さまざまな年齢、文化的背景、性別、人種の人々で構成されるチームは、より客観的で革新的である傾向があります。
• 機器と機械：プロジェクトに応じて、コンピュータープログラム、ハンマー、ブラシのセット、またはブルドーザーの場合があります。 リソース割り当ての一部は、どの正確な機器とツールを使用するか、誰がそれを使用するか、そしてどのくらいの期間使用するかを決定することです。
• 材料：旅行に使用される文房具、塗料、ガスなど、プロジェクトで使用される消耗品。
• 施設：建物と作業エリア—あなたが働く場所。
• お金。
• 時間。

これらは、覚えておくべき3つのリソース割り当ての決定です。 そして、ここにそれらにつながる3つの質問があります：

• 何？ （どの商品が生産されていますか？）;
• どのように？ （それらはどのように生成されますか？）;
• 誰のため？ （誰がそれらを取得しますか？）

リソース割り当ての例

あなたのプロジェクトが壁画を描いているとしましょう。 リソースの割り当ては次のようになります。

• アートスタイルがプロジェクトの要件とアイデアに合っている画家を見つける。
• 予算のどの部分が材料や消耗品の購入に使われ、どの部分がアーティストに直接支払うことになっているのかを決定します。
• 購入する塗料の種類と色を決定する。
• 締め切りの決定など。

それをすべて終えた後、あなたの仕事はまだ終わっていません。 結局、スキルセットの異なる2人の画家、10缶のアクリル絵の具、6缶のスプレー絵の具、はしご、3セットのブラシ、そしてそれを仕上げるのに一定の時間がかかりました。 それらはあなたのリソースです。 2人の画家はどのようにブラシを分割しますか？ 両方ともはしごを使用できるようになりますか？使用できる場合は、どのくらいの期間使用できますか？ 理想的な毎日のワークロードは何でしょうか？ 誰が壁画のどの部分をペイントしますか？

適切なチームメンバーを特定のタスクに割り当てることは、リソース割り当ての最も重要な側面の1つです。 タスクの複雑さはスキルレベルと一致している必要があります。経験豊富な従業員に単純なエントリレベルのタスクを与えたり、新入社員に複雑なタスクを与えたりすると、最良の結果は得られません。 前者の場合、プロジェクトのコストは不必要に高くなります。 後者は多くのストレスを引き起こし、結果はおそらく満足のいくものではありません。

リソース割り当ての重要性

リソースの割り当ては、タスクを委任するだけではありません。適切なタイミングで適切なリソースを使用することで、成功と失敗の違いを生むことができます。 リソースの割り当てを適切に行わないと、期限の遅れ、タスクの遅延または未完了、コストの急増、および全体的な混乱が発生する可能性があります。

これを回避する方法は、必要なときにすべてのリソースを利用できるようにすることです。 事前にリソースを割り当てると、利用できないソースがあるかどうかを識別し、それを回避するためのさらなる手順を計画するのに役立ちます。

適切なリソース割り当ての利点には、次のものも含まれます。

• 大幅に削減されたコスト。
• 既存のリソースと制約で可能な限り最高の結果を達成する。
• 複数のプロジェクト間のジャグリングが簡単になります。
• 品質を損なうことなくタスクを可能な限り迅速に完了するのに役立つため、生産性が最大化されます。
• 潜在的なリスクを事前に検討するため、多くのリスクを排除します。

リソース割り当てを追跡する方法

これらは、リソース割り当てを追跡する手順です。

リソースの可用性を特定する

まず、利用可能なリソースが誰で何であるかを判断する必要があります。人材の場合は、次のことを行います。

• 彼らはどのようなスキルを持っていますか。
• プロジェクトの要件に合ったスキルを持っている人はどれくらいいますか。
• 彼らはどのくらいの期間プロジェクトに取り組むことができますか。

誰と何を扱っているかを明確に把握したら、それらのリソースの割り当てを開始できます。 また、チームメンバーが休暇をとっているのか、いつ病気になっているのか、使用している機器の状態はどうなっているのか、オフィススペースのリース期間はどのくらいなのかなどの要因にも注意してください。

プロジェクトの範囲を知る

作業を開始する前に、あなたとあなたのチームは、プロジェクト全体とそのすべての側面を深く理解している必要があります。 これには以下が含まれますが、これらに限定されません。

• プロジェクト自体の目標とすべてのマイルストーンを定義します。
• 全員の役割、責任、および予想される作業負荷を決定します。
• プロジェクトの期間を定義します。
• 期待の管理;
• プロジェクトを制限する制約とそれらを克服するための可能な方法を特定する。
• 潜在的なリスクを乗り越える。

プロジェクトの範囲をできるだけ明確にすることで、潜在的な誤解を避け、すべてをスムーズに進めることができます。

プロジェクトをタスクに分割し、それらをリソースと照合します

プロジェクトについて理解したら、プロジェクトをタスクに分割し、必要なリソースに割り当てます。 タスクとともに、期間、期限、タスクを実行するチームメンバー、必要なスキル、場所をリストします。 このステップを実行している間は現実的であり、正しく見積もることが重要です。特に時間と予算に関しては重要です。

このすべての情報を念頭に置いて、各タスクに必要なリソースを可能な限り効率的に予測できます。

時間を追跡する

PMIの調査では、失敗と見なされた開始されたプロジェクトのうち、26％のケースで、不正確な時間の見積もりが主な原因であることが明らかになりました。

費やした時間をよりよく理解し、それをより適切に制御できるようにするには、時間を追跡します。 そうすれば、次のこともできるようになります。

• プロジェクトの現実的な時間枠を作成します。
• プロジェクトの収益性を確保します。
• チームの進捗状況と全体的なパフォーマンスを追跡します。
• 請求可能な時間と請求不可能な時間を計算します。
• タスクがスケジュールどおりに実行されていることを確認し、遅延の可能性を予測します。

リソース使用率を追跡する

プロジェクトを管理しているときは、持っているもののほとんどを使用しているかどうかを判断する必要があります。 または、リソースが過剰または十分に活用されていない可能性がありますか？ どちらも独自の問題を引き起こす可能性があるため、プロジェクトやタスク、または時間を追跡するのと同じように、リソースの使用率を追跡することをお勧めします。

リソースの使用率は、リソースの割り当てと密接に関連しています。 これには、利用可能なリソースがどの程度効果的に利用されているかを測定することが含まれ、生産性を最大化するのに役立ちます。

（人的）リソース使用率、またはチームが作業に費やす金額を計算するための簡単な式がいくつかあります。

• リソース使用率=ビジー時間/利用可能時間
• リソース使用率=計画労働時間（予約）/利用可能時間
• リソース使用率=記録された労働時間/利用可能な時間

このプラクティスの利点には、最大限の使用率の結果としてのROIの向上、可視性の向上、見落としのリスクの低減、および燃え尽き症候群の回避（過労を防ぐ方法であるため）が含まれます。

必要に応じて再割り当て

プロジェクトが、予算、期間、または範囲の変更であるかどうかにかかわらず、完了するまでにいくつかの変更を行うことは珍しいことではありません。 変更するたびに、新しい状況に合わせてリソースを再割り当てする必要があります。

また、リソースの割り当てに関して、各タスクやプロジェクトがどのように進んだかを確認して分析することをお勧めします。 効果的にやりましたか？ 予算を超過しましたか、それとも期限を延長しましたか？ 別の方法でできることはありますか？ これを行い、必要な変更を実装することは、将来の改善に悪影響を及ぼします。

割り当てすぎないでください

過剰割り当てとは、1）割り当てリソースを過剰な対策に使用するか、2）割り当てが多すぎるタスクを意味します。 一度に多くのことを処理しなければならない場合にコンピューターがバグを起こすのと同じように、チームメンバーは過労状態になると最善を尽くすことができなくなります。 それは高いストレスレベルと燃え尽き症候群を引き起こす可能性があります—そしてそれらは何も良い結果をもたらしません。

結論

リソースの割り当ては、プロジェクト管理の重要な側面です。 あなたがそれを正しく行うことができれば、あなたは多くの潜在的な問題を回避するのであなたの人生ははるかに楽になるでしょう。 リソース割り当ての最良の方法には、リソースの可用性の特定、プロジェクトの範囲の理解、時間とリソースの使用率の追跡、および過剰な割り当てがないことの確認などがあります。