Comment suivre l'allocation des ressources

La gestion de projet n'est pas une promenade de santé. Il faut une personne très qualifiée pour le faire avec succès - les ressources sont souvent limitées, alors que la quantité de choses qui peuvent mal tourner ne l'est pas.

Cependant, une bonne planification et une bonne allocation des ressources peuvent venir à la rescousse. Si vous le faites correctement, vous réussirez probablement à mener à bien le projet, sans qu'un chaos majeur ne se produise.

Dans cet article, nous allons apprendre à suivre l'allocation des ressources et pourquoi c'est important.

Qu'est-ce que l'allocation des ressources ?

Selon l'enquête du PMI, seulement 26% des entreprises utilisent toujours la gestion des ressources pour estimer et allouer les ressources, tandis que 36% l'utilisent souvent. Qu'est-ce que c'est et pourquoi devrait-il être utilisé plus fréquemment ?

L'allocation des ressources, ou la planification des ressources, est un processus d'identification et d'affectation des ressources de la manière qui apportera le plus de succès dans l'accomplissement de vos tâches. La planification des ressources à l'avance et le suivi des progrès de votre équipe jouent également un rôle dans l'allocation des ressources. C'est un plan à court terme qui vous aidera à poursuivre un objectif plus grand.

Les ressources sont des acteurs clés dans la gestion de projet et leur allocation vous donne un aperçu clair de ce qui doit être fait.

Il existe différents types de ressources :

• Personnes : Chaque membre de l'équipe possède un ensemble de compétences uniques et apporte quelque chose de différent à la table. Plus une équipe est diversifiée, mieux c'est. Selon Harvard Business Review, les équipes composées de personnes d'âges, de cultures, de sexes et de races différents ont tendance à être plus objectives et innovantes.
• Équipement et machinerie : Selon le projet, il peut s'agir d'un programme informatique, d'un marteau, d'un ensemble de brosses ou d'un bulldozer. Une partie de l'allocation des ressources consiste à décider quels équipements et outils exacts seront utilisés, qui les utilisera et pendant combien de temps.
• Matériaux : Consommables utilisés dans un projet, tels que la papeterie, la peinture ou le gaz utilisé pour les déplacements.
• Installations : Bâtiments et aires de travail — un endroit où vous travaillez.
• L'argent .
• Temps .

Ce sont les trois décisions d'allocation des ressources que vous devez garder à l'esprit. Et voici les trois questions qui y mènent :

• Quelle? (Quels biens sont produits ?) ;
• Comment? (Comment sont-ils produits ?) ;
• Pour qui? (Qui les reçoit ?).

Exemple d'allocation de ressources

Disons que votre projet consiste à peindre une murale. L'allocation des ressources serait :

• Trouver les peintres dont le style artistique correspond aux exigences du projet et à l'idée ;
• Décider quelle part du budget ira à l'achat de matériel et de fournitures et quelle part ira au paiement direct des artistes ;
• Décider quel type de peinture acheter et dans quelles couleurs;
• Déterminer le délai, etc.

Une fois que vous avez terminé tout cela, votre travail n'est pas encore terminé. Vous vous êtes retrouvé avec deux peintres aux compétences différentes, 10 pots de peinture acrylique, 6 pots de peinture en aérosol, une échelle, 3 jeux de pinceaux et un certain temps pour le terminer. Ce sont vos ressources. Comment les deux peintres vont-ils se répartir les pinceaux ? Vont-ils tous les deux utiliser l'échelle, et si oui, combien de temps ? Quelle serait une charge de travail quotidienne idéale ? Qui peindra quelle partie de la fresque ?

Affecter le ou les bons membres de l'équipe à une tâche spécifique est l'un des aspects les plus importants de l'allocation des ressources. La complexité de la tâche doit correspondre à son niveau de compétence. Si vous confiez une tâche simple et débutante à un employé expérimenté ou une tâche compliquée à une nouvelle recrue, vous n'obtiendrez pas les meilleurs résultats. Dans le premier cas, le coût du projet serait inutilement élevé. Ce dernier causerait beaucoup de stress et les résultats ne seront probablement pas satisfaisants.

Importance de l'allocation des ressources

L'allocation des ressources va au-delà de la simple délégation de tâches. Avoir les bonnes ressources au bon moment peut faire la différence entre le succès et l'échec. Ne pas effectuer correctement l'allocation des ressources peut entraîner des délais non respectés, des tâches retardées ou inachevées, des coûts gonflés et un chaos général.

Une façon d'éviter cela est de s'assurer que vous aurez toutes les ressources disponibles lorsque vous en aurez besoin. L'allocation de ressources à l'avance permet d'identifier si une source est indisponible et de planifier d'autres étapes en conséquence.

Les avantages d'une bonne allocation des ressources comprennent également :

• Coûts considérablement réduits;
• Obtenir le meilleur résultat possible avec les ressources et les contraintes existantes ;
• Jongler plus facilement entre plusieurs projets ;
• Productivité maximisée car elle permet de terminer les tâches aussi rapidement que possible sans compromettre la qualité ;
• Éliminer beaucoup de risques, car vous passeriez en revue les risques potentiels au préalable.

Comment suivre l'allocation des ressources

Ce sont les étapes du suivi de l'allocation des ressources.

Identifier la disponibilité des ressources

Vous devez d'abord déterminer qui et quelles sont vos ressources disponibles et, dans le cas des ressources humaines :

• Quelles compétences possèdent-ils ?
• Combien d'entre eux ont des compétences qui correspondent aux exigences du projet ;
• Combien de temps sont-ils disponibles pour travailler sur le projet.

Une fois que vous avez une idée claire de qui et de quoi vous travaillez, vous pouvez commencer à allouer ces ressources. Soyez également conscient des facteurs tels que : les membres de votre équipe partent-ils en vacances et quand, sont-ils malades, quel est l'état de l'équipement avec lequel vous travaillez, quelle est la durée du bail de l'espace de bureau, etc.

Connaître la portée du projet

Avant de commencer à travailler, vous et votre équipe devez avoir une compréhension approfondie de votre projet dans son ensemble, ainsi que de tous ses aspects. Cela inclut, mais n'est pas limité à :

• Définir l'objectif du projet lui-même, ainsi que chaque jalon ;
• Déterminer le rôle, les responsabilités et la charge de travail prévue de chacun ;
• Définir la durée du projet ;
• Gérer les attentes ;
• Identifier les contraintes qui limitent le projet et les moyens possibles de les surmonter ;
• Passer en revue les risques potentiels.

Rendre la portée du projet aussi claire que possible vous aidera à éviter les malentendus potentiels et à rendre tout plus fluide.

Divisez le projet en tâches et associez-les aux ressources

Une fois que vous avez tous pris connaissance du projet, divisez-le en tâches et affectez-les aux ressources nécessaires. En plus des tâches, indiquez leur durée, leur échéance, les membres de l'équipe qui les exécuteront, les compétences requises et leur emplacement. Il est crucial d'être réaliste lors de cette étape et d'estimer correctement, surtout en ce qui concerne le temps et le budget.

Avec toutes ces informations à l'esprit, vous pouvez prévoir les ressources nécessaires pour chaque tâche aussi efficacement que possible.

Temps de suivi

L'enquête de PMI a révélé que, parmi les projets lancés qui étaient considérés comme des échecs, dans 26 % des cas, l'estimation inexacte du temps était la principale cause.

Pour avoir une meilleure idée du temps passé et pouvoir mieux le contrôler, suivez votre temps. Ainsi, vous pourrez également :

• Créer un calendrier réaliste pour le projet ;
• Assurez-vous que votre projet est rentable;
• Suivre les progrès et les performances globales de votre équipe ;
• Calculer les heures facturables et non facturables ;
• Assurez-vous que les tâches sont effectuées dans les délais et anticipez les retards éventuels.

Suivre l'utilisation des ressources

Lorsque vous gérez un projet, vous devez déterminer si vous utilisez au maximum ce dont vous disposez. Ou peut-être y a-t-il des ressources qui sont surexploitées ou sous-utilisées ? Les deux peuvent apporter leur propre ensemble de problèmes, c'est donc une bonne idée de suivre l'utilisation des ressources, tout comme vous suivrez les projets et les tâches ou le temps.

L'utilisation des ressources va de pair avec l'allocation des ressources. Cela implique de mesurer l'efficacité avec laquelle les ressources disponibles sont utilisées et vous aide à maximiser la productivité.

Il existe quelques formules simples pour calculer l'utilisation des ressources (humaines), ou combien votre équipe passe à travailler :

• Utilisation des ressources = Temps occupé / Temps disponible
• Utilisation des ressources = Heures de travail planifiées (réservations) / Heures disponibles
• Utilisation des ressources = Heures de travail enregistrées / Heures disponibles

Les avantages de cette pratique incluent un meilleur retour sur investissement grâce à une utilisation maximale, une meilleure visibilité, un risque réduit d'oublis et la prévention de l'épuisement professionnel (car c'est un moyen d'éviter le surmenage).

Réaffecter si nécessaire

Il n'est pas rare qu'un projet subisse quelques changements jusqu'à ce qu'il soit terminé, qu'il s'agisse d'un changement de budget, de durée ou de portée. À chaque changement, vous devrez probablement réaffecter des ressources pour s'adapter aux nouvelles circonstances.

De plus, ce serait une bonne idée d'examiner et d'analyser comment chaque tâche et/ou projet s'est déroulé en ce qui concerne l'allocation des ressources. L'avez-vous fait efficacement ? Avez-vous dépassé le budget ou prolongé le délai? Y a-t-il quelque chose que vous auriez pu faire différemment ? Faire cela et mettre en œuvre les changements nécessaires est préjudiciable à l'amélioration future.

Ne sur-attribuez pas

La surallocation signifie soit 1) affecter des ressources d'allocation à des mesures excessives, soit 2) allouer trop de tâches. Tout comme un ordinateur boguerait s'il devait traiter trop de choses à la fois, les membres de votre équipe ne pourront pas faire de leur mieux s'ils sont surmenés. Cela peut provoquer des niveaux de stress élevés et un épuisement professionnel, et cela n'apporte rien de bon.

Conclusion

L'allocation des ressources est un aspect important de la gestion de projet. Si vous parvenez à le faire correctement, votre vie deviendra beaucoup plus facile car vous éviterez de nombreux problèmes potentiels. Certaines des meilleures pratiques d'allocation des ressources sont : identifier la disponibilité des ressources, se familiariser avec la portée du projet, suivre le temps et l'utilisation des ressources, et s'assurer que vous n'êtes pas sur-alloué.