วิธีติดตามการจัดสรรทรัพยากร

การจัดการโครงการไม่ต้องเดินในสวนสาธารณะ ต้องใช้คนที่มีทักษะสูงจึงจะประสบความสำเร็จได้ ทรัพยากรมักมีจำกัด ในขณะที่จำนวนของสิ่งที่ผิดพลาดไม่ได้

อย่างไรก็ตาม การวางแผนที่ดีและการจัดสรรทรัพยากรอย่างเหมาะสมสามารถช่วยได้ หากคุณทำถูกต้อง คุณจะสามารถดำเนินโครงการให้สำเร็จลุล่วงได้โดยไม่เกิดความโกลาหลครั้งใหญ่

ในบทความนี้ เราจะเรียนรู้วิธีติดตามการจัดสรรทรัพยากรและเหตุใดจึงสำคัญ

การจัดสรรทรัพยากรคืออะไร?

จากการสำรวจของ PMI มีบริษัทเพียง 26% เท่านั้นที่ใช้การจัดการทรัพยากรเพื่อประเมินและจัดสรรทรัพยากร ในขณะที่ 36% ใช้บ่อยครั้ง มันคืออะไรและทำไมจึงควรใช้บ่อยขึ้น?

การจัดสรรทรัพยากรหรือการจัดกำหนดการทรัพยากรเป็นกระบวนการในการระบุและมอบหมายทรัพยากรในลักษณะที่จะนำมาซึ่งความสำเร็จสูงสุดในการทำงานของคุณให้เสร็จสิ้น การจัดกำหนดการทรัพยากรล่วงหน้าและการติดตามความคืบหน้าของทีมมีบทบาทในการจัดสรรทรัพยากรเช่นกัน เป็นแผนระยะสั้นที่จะช่วยให้คุณบรรลุเป้าหมายที่ใหญ่กว่า

ทรัพยากรมีบทบาทสำคัญในการจัดการโครงการ และการจัดสรรทรัพยากรเหล่านี้จะช่วยให้คุณเห็นภาพรวมที่ชัดเจนของสิ่งที่ต้องทำ

มีทรัพยากรหลายประเภท:

• ผู้คน : สมาชิกในทีมแต่ละคนมีทักษะเฉพาะตัวและนำเสนอสิ่งที่แตกต่างออกไป ยิ่งทีมมีความหลากหลายมากเท่าไหร่ก็ยิ่งดีเท่านั้น ตามรายงานของ Harvard Business Review ทีมที่ประกอบด้วยผู้คนที่มีอายุต่างกัน ภูมิหลังทางวัฒนธรรม เพศ และเชื้อชาติมีแนวโน้มที่จะมีวัตถุประสงค์และสร้างสรรค์มากกว่า
• อุปกรณ์และเครื่องจักร : อาจเป็นโปรแกรมคอมพิวเตอร์ ค้อน ชุดแปรง หรือรถปราบดิน ส่วนหนึ่งของการจัดสรรทรัพยากรคือการตัดสินใจเลือกอุปกรณ์และเครื่องมือที่แน่นอนที่จะใช้ ใครจะใช้ และนานแค่ไหน
• วัสดุ : วัสดุสิ้นเปลืองที่ใช้ในโครงการ เช่น เครื่องเขียน สี หรือก๊าซที่ใช้สำหรับการเดินทาง
• สิ่งอำนวยความสะดวก : อาคารและพื้นที่ทำงาน — ที่ที่คุณทำงาน
• เงิน .
• เวลา .

นี่คือการตัดสินใจจัดสรรทรัพยากรสามประการที่คุณควรคำนึงถึง และนี่คือสามคำถามที่นำไปสู่พวกเขา:

• อะไร (ซึ่งสินค้าที่ผลิต?);
• ยังไง? (มีการผลิตอย่างไร?);
• เพื่อใคร? (ใครรับ?).

ตัวอย่างการจัดสรรทรัพยากร

สมมติว่าโครงการของคุณกำลังวาดภาพฝาผนัง การจัดสรรทรัพยากรจะเป็น:

• ค้นหาจิตรกรที่มีรูปแบบศิลปะที่ตรงกับความต้องการและแนวคิดของโครงการ
• ตัดสินใจว่าจะใช้งบประมาณส่วนใดในการซื้อวัสดุและอุปกรณ์ และส่วนใดที่จะจ่ายให้กับศิลปินโดยตรง
• การตัดสินใจเลือกซื้อสีประเภทใดและสีใด
• กำหนดเส้นตาย เป็นต้น

หลังจากที่คุณทำทุกอย่างเสร็จแล้ว งานของคุณยังไม่เสร็จ คุณลงเอยด้วยจิตรกรสองคนที่มีทักษะต่างกัน สีอะครีลิค 10 กระป๋อง สีสเปรย์ 6 กระป๋อง บันได แปรง 3 ชุด และระยะเวลาหนึ่งในการทำให้เสร็จ นั่นคือทรัพยากรของคุณ จิตรกรทั้งสองจะแบ่งพู่กันอย่างไร? ทั้งคู่จะได้ใช้บันไดเลื่อนหรือไม่ และถ้าใช่ จะใช้ได้นานแค่ไหน? อะไรคือปริมาณงานประจำวันในอุดมคติ? ใครจะเป็นผู้ทาสีส่วนใดของจิตรกรรมฝาผนัง?

การกำหนดสมาชิกในทีมที่เหมาะสมให้กับงานเฉพาะเป็นหนึ่งในแง่มุมที่สำคัญที่สุดของการจัดสรรทรัพยากร ความซับซ้อนของงานต้องตรงกับระดับทักษะของพวกเขา หากคุณมอบงานระดับเริ่มต้นที่เรียบง่ายให้กับพนักงานที่มีประสบการณ์ หรืองานที่ซับซ้อนให้กับพนักงานใหม่ คุณจะไม่ได้ผลลัพธ์ที่ดีที่สุด ในกรณีแรกต้นทุนโครงการจะสูงเกินความจำเป็น อย่างหลังจะทำให้เกิดความเครียดมากและผลลัพธ์ที่ได้ก็อาจจะไม่เป็นที่น่าพอใจ

ความสำคัญของการจัดสรรทรัพยากร

การจัดสรรทรัพยากรเป็นมากกว่าการมอบหมายงาน การมีทรัพยากรที่เหมาะสมในเวลาที่เหมาะสมสามารถสร้างความแตกต่างระหว่างความสำเร็จและความล้มเหลวได้ การไม่จัดสรรทรัพยากรอย่างเหมาะสมอาจส่งผลให้เกิดการพลาดกำหนดส่ง งานล่าช้าหรือไม่เสร็จ ต้นทุนที่ลดลง และความโกลาหลโดยรวม

วิธีหลีกเลี่ยงคือทำให้แน่ใจว่าคุณมีทรัพยากรทั้งหมดพร้อมใช้เมื่อคุณต้องการ การจัดสรรทรัพยากรล่วงหน้าจะช่วยระบุว่าไม่มีแหล่งข้อมูลใด และวางแผนขั้นตอนเพิ่มเติมในเรื่องนี้

ประโยชน์ของการจัดสรรทรัพยากรที่ดียังรวมถึง:

• ลดต้นทุนลงอย่างมาก
• บรรลุผลลัพธ์ที่ดีที่สุดด้วยทรัพยากรและข้อจำกัดที่มีอยู่
• เล่นกลระหว่างหลายโครงการได้ง่ายขึ้น
• เพิ่มประสิทธิภาพการทำงานสูงสุดเนื่องจากช่วยให้งานเสร็จโดยเร็วที่สุดโดยไม่ลดทอนคุณภาพ
• การขจัดความเสี่ยงจำนวนมาก เนื่องจากคุณจะมองข้ามความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นล่วงหน้า

วิธีติดตามการจัดสรรทรัพยากร

นี่คือขั้นตอนในการติดตามการจัดสรรทรัพยากร

ระบุความพร้อมของทรัพยากร

ก่อนอื่นคุณควรกำหนดว่าใครและทรัพยากรที่คุณมีคืออะไร และในกรณีของทรัพยากรบุคคล:

• พวกเขามีทักษะอะไรบ้าง
• มีกี่คนที่มีทักษะที่เหมาะสมกับความต้องการของโครงการ
• พวกเขาพร้อมทำงานในโครงการนานเท่าใด

หลังจากที่คุณมีความคิดที่ชัดเจนว่าใครและสิ่งที่คุณกำลังทำงานด้วย คุณสามารถเริ่มจัดสรรทรัพยากรเหล่านั้นได้ นอกจากนี้ ให้คำนึงถึงปัจจัยต่างๆ เช่น สมาชิกในทีมของคุณไปเที่ยวพักผ่อนหรือไม่ และพวกเขาป่วยหรือไม่ สภาพของอุปกรณ์ที่คุณใช้อยู่เป็นอย่างไร ระยะเวลาของการเช่าพื้นที่สำนักงาน ฯลฯ

รู้ขอบเขตของโครงการ

ก่อนที่คุณจะเริ่มทำงาน คุณและทีมของคุณต้องมีความเข้าใจอย่างลึกซึ้งเกี่ยวกับโครงการของคุณโดยรวม รวมทั้งแง่มุมทั้งหมด ซึ่งรวมถึงแต่ไม่จำกัดเพียง:

• การกำหนดเป้าหมายของโครงการเองตลอดจนทุกเหตุการณ์สำคัญ
• การกำหนดบทบาท ความรับผิดชอบ และภาระงานที่คาดหวังของทุกคน
• กำหนดระยะเวลาของโครงการ
• การจัดการความคาดหวัง
• ระบุข้อจำกัดที่จำกัดโครงการและวิธีที่เป็นไปได้ในการเอาชนะ
• ก้าวข้ามความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้น

การทำให้ขอบเขตโครงการชัดเจนที่สุดจะช่วยให้คุณหลีกเลี่ยงความเข้าใจผิดที่อาจเกิดขึ้นและทำให้ทุกอย่างราบรื่นยิ่งขึ้น

แบ่งโครงการออกเป็นงานและจับคู่กับทรัพยากร

หลังจากที่คุณได้รู้จักโครงการแล้ว ให้แบ่งออกเป็นงานและมอบหมายงานให้กับทรัพยากรที่จำเป็น นอกเหนือจากงานแล้ว ให้ระบุระยะเวลา กำหนดส่ง สมาชิกในทีมที่จะดำเนินการ ทักษะที่จำเป็น และสถานที่ เป็นสิ่งสำคัญที่จะต้องเป็นจริงในขณะที่ทำตามขั้นตอนนี้และประมาณการอย่างถูกต้อง โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อเป็นเรื่องของเวลาและงบประมาณ

ด้วยข้อมูลทั้งหมดนี้ คุณสามารถคาดการณ์ทรัพยากรที่จำเป็นสำหรับแต่ละงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากที่สุด

ติดตามเวลา

การสำรวจของ PMI เปิดเผยว่า โครงการที่เริ่มต้นซึ่งถือว่าล้มเหลวใน 26% ของกรณีการประมาณเวลาที่ไม่ถูกต้องเป็นสาเหตุหลัก

เพื่อให้มีแนวคิดที่ดีขึ้นเกี่ยวกับเวลาที่ใช้และเพื่อให้สามารถควบคุมได้ดีขึ้น ให้ติดตามเวลาของคุณ ด้วยวิธีนี้ คุณจะสามารถ:

• สร้างกรอบเวลาจริงสำหรับโครงการ
• ตรวจสอบให้แน่ใจว่าโครงการของคุณมีกำไร
• ติดตามความคืบหน้าและผลงานโดยรวมของทีม
• คำนวณชั่วโมงที่เรียกเก็บเงินได้และไม่สามารถเรียกเก็บเงินได้
• ตรวจสอบให้แน่ใจว่างานเสร็จสิ้นตามกำหนดเวลาและคาดว่าจะเกิดความล่าช้า

ติดตามการใช้ทรัพยากร

เมื่อคุณจัดการโครงการ คุณต้องพิจารณาว่าคุณกำลังใช้สิ่งที่คุณมีมากที่สุดหรือไม่ หรืออาจมีทรัพยากรที่มากหรือน้อยเกินไป? ทั้งสองอย่างสามารถนำชุดปัญหาของตนเองมาใช้ได้ ดังนั้นจึงเป็นความคิดที่ดีที่จะติดตามการใช้ทรัพยากร เช่นเดียวกับที่คุณจะติดตามโครงการและงานหรือเวลา

การใช้ทรัพยากรควบคู่ไปกับการจัดสรรทรัพยากร การวัดผลการใช้ทรัพยากรที่มีอยู่อย่างมีประสิทธิภาพและช่วยให้คุณเพิ่มผลิตภาพได้สูงสุด

มีสูตรง่ายๆ สองสามสูตรในการคำนวณการใช้ทรัพยากร (มนุษย์) หรือจำนวนเงินที่ทีมของคุณใช้จ่ายในการทำงาน:

• การใช้ทรัพยากร = เวลาว่าง / เวลาที่ว่าง
• การใช้ทรัพยากร = ชั่วโมงการทำงานที่วางแผนไว้ (การจอง) / ชั่วโมงว่าง
• การใช้ทรัพยากร = ชั่วโมงการทำงานที่บันทึกไว้ / ชั่วโมงที่พร้อมให้บริการ

ประโยชน์ของการปฏิบัตินี้รวมถึง ROI ที่ดีขึ้นอันเป็นผลมาจากการใช้ประโยชน์สูงสุด ทัศนวิสัยที่ดีขึ้น ลดความเสี่ยงของการกำกับดูแล และหลีกเลี่ยงความเหนื่อยหน่าย (เนื่องจากเป็นวิธีป้องกันการทำงานมากเกินไป)

จัดสรรใหม่หากจำเป็น

ไม่ใช่เรื่องผิดปกติที่โครงการจะต้องผ่านการเปลี่ยนแปลงสองสามอย่างจนกว่าจะเสร็จสิ้น ไม่ว่าจะเป็นการเปลี่ยนแปลงงบประมาณ ระยะเวลา หรือขอบเขต ในการเปลี่ยนแปลงแต่ละครั้ง คุณอาจต้องจัดสรรทรัพยากรใหม่เพื่อให้เหมาะสมกับสถานการณ์ใหม่

นอกจากนี้ ยังเป็นความคิดที่ดีที่จะทบทวนและวิเคราะห์ว่าแต่ละงานและ/หรือโครงการเกี่ยวข้องกับการจัดสรรทรัพยากรอย่างไร คุณทำมันได้อย่างมีประสิทธิภาพหรือไม่? คุณใช้จ่ายเกินงบประมาณหรือขยายกำหนดเวลาหรือไม่? มีบางอย่างที่คุณทำได้แตกต่างออกไปหรือไม่? การทำเช่นนี้และดำเนินการเปลี่ยนแปลงที่จำเป็นจะส่งผลเสียต่อการปรับปรุงในอนาคต

อย่าจัดสรรมากเกินไป

การจัดสรรเกินหมายถึง 1) การจัดสรรทรัพยากรให้กับการวัดที่มากเกินไป หรือ 2) การจัดสรรงานมากเกินไป เฉกเช่นคอมพิวเตอร์จะบั๊กหากต้องประมวลผลหลายสิ่งหลายอย่างพร้อมกัน สมาชิกในทีมของคุณจะไม่สามารถทำให้ดีที่สุดได้หากพวกเขาทำงานหนักเกินไป อาจทำให้เกิดความเครียดและความเหนื่อยหน่ายสูง และไม่ส่งผลดีแต่อย่างใด

บทสรุป

การจัดสรรทรัพยากรเป็นส่วนสำคัญของการจัดการโครงการ หากคุณจัดการอย่างถูกต้อง ชีวิตของคุณจะง่ายขึ้นมาก เนื่องจากคุณจะหลีกเลี่ยงปัญหาที่อาจเกิดขึ้นได้มากมาย แนวทางปฏิบัติในการจัดสรรทรัพยากรที่ดีที่สุดบางประการ ได้แก่ การระบุความพร้อมใช้งานของทรัพยากร ทำความคุ้นเคยกับขอบเขตของโครงการ การติดตามเวลาและการใช้ทรัพยากร และทำให้แน่ใจว่าคุณไม่ได้จัดสรรมากเกินไป