Bir PTO politikası nasıl oluşturulur (+ PTO politika şablonu)

Bir işletme sahibiyseniz, onlara rekabetçi maaşlar sunarak değerli ve yetenekli adayları çekebilirsiniz. Ancak, finansal motivasyonun yanı sıra, birçok insan çekici bir PTO politikasını eşit derecede takdir edecektir. Bunu düşündüğünüzde, iş dışındaki hayatın tadını çıkarmak için yeterli zamana sahip olmak hepimizin arzusudur. Dolayısıyla, bir işveren olarak, personelinize kendileri için uygun olacak bir PTO formatı sağlamak için harika bir fırsata sahipsiniz.

Bu makalede, size bir PTO politikasının nasıl oluşturulacağı konusunda bazı pratik ipuçları vereceğiz. Bunu yapmadan önce, çeşitli politika türleri ve yasaların bu konuyu nasıl düzenlediği gibi PTO ve PTO politikasının temelleri konusunda size rehberlik edeceğiz.

PTO ve PTO politikaları nelerdir?

Ücretli izin (PTO), çalışanların çalışmadan geçirdikleri, ancak yine de bu saatler için ödeme aldıkları zamandır. PTO, aşağıdakileri içeren bir şemsiye terimdir:

• tatil,
• kişisel günler,
• hastalık izni,
• kayıp,
• juri görevi,
• doğum ve babalık izni ve
• gönüllü iş.

Böylece çalışanlar sadece tatil için değil, doğum izni veya jüri görevi gibi başka amaçlar için de izin alabilirler.

PTO politikası neyi düzenler?

Şimdi, PTO politikası şunları düzenler:

• İşçilerin her yıl aldığı toplam PTO gün sayısı .
• Çalışanların PTO günlerini tek bir toplu ödeme olarak alıp almadıkları veya izin günleri tahakkuk edip edemeyecekleri. Tahakkuk, çalışanların zaman içinde PTO'larını kazanmalarını sağlar. Tahakkuklar, çalışanların sahip oldukları hizmet yıllarına bağlı olacaktır. İşçiler, tahakkuk eden izin sürelerini, bir takvim yılının veya çalışma yıl dönümünün sonunda olabilen, sona ermeden önce kullanabilirler.
• Çalışanların devreden kullanılmayan bakiyeyi veya kullan ya da kaybet politikasını izlemesi gerekiyorsa. Devreden kullanılmayan bakiye ile işverenler, çalışanlarının bir sonraki yılın bakiyesine kullanılmayan günleri eklemesine izin verir. Örneğin, bir çalışanın yılda 15 günlük PTO'su varsa ve yalnızca 10 gün kullanıyorsa, bu 5 günlük PTO'yu bir sonraki yıla devredebilir. Öte yandan, kullan ya da kaybet politikası, çalışanların yılda aldıkları tüm PTO günlerini kullanmaları gerektiği anlamına gelir. Değilse, bu günleri kaybederler.

Ayrıca, PTO politikası, İK, denetçiler veya başka herhangi biri gibi izinleri onaylamaktan kimin sorumlu olduğunu belirtmelidir. Ayrıca, izin günlerinden önce gerekli bir süre olması gerektiğinden, çalışanlar ne zaman izin isteyeceklerini bilmelidir. Örneğin işçilerin tatile çıkmadan iki hafta önce taleplerini iletmeleri gerekiyor.

PTO politikalarının maaşlı ve saatlik çalışanlar için aynı olmadığını belirtmekte fayda var. Örneğin, saatlik çalışanlar, fazla mesai ücreti alma hakları olduğu için sınırsız PTO alamazlar. Aksine, maaşlı çalışanlar fazla mesai alamazlar.

Üç tür PTO politikası

Bir işverenseniz, birkaç tür PTO politikası olduğundan emin olun:

1. geleneksel PTO,
2. esnek PTO ve
3. sınırsız PTO

Geleneksel PTO

Şirketler geleneksel PTO politikasını tercih ettiğinde, izin günleri için tatil, hastalık izni ve kişisel günler gibi birkaç özel kategori oluştururlar. Bu şekilde, çalışanların izin talep ederken belirli bir kategori seçmeleri gerekir.

Çalışanlar için, geleneksel PTO kurallarının en önemli avantajı, çalışanlar bir şirkette daha uzun süre çalıştıkça PTO günlerinin sayısının artmasıdır. Böylece, çalışan sirkülasyonu azaltılacak ve bu da işverenler için faydalı olacaktır.

Bununla birlikte, asıl dezavantaj, çalışanların izin günleri için sınırlı seçeneklere sahip olduklarını hissetmeleridir. Bu nedenle, bakiyelerinin yükselmesini önlemek için işçiler izin günlerini yanlış bildirebilirler.

• İşverenler hangi durumda geleneksel PTO politikasını kullanmalıdır?

İşverenlerin, çalışanlarının izinlerini tam olarak nasıl kullandıklarını (hangi durumlarda) bilmek istedikleri durumlarda.

Esnek PTO

Esnek PTO (PTO bankası), PTO günlerinden oluşan tek bir havuzdur. Çalışanların belirli bir izin süreleri vardır ve bu günleri istedikleri gibi kullanabilirler. Dolayısıyla tatil, jüri görevi veya hastalık izni gibi farklı kategoriler yoktur.

Esnek PTO, çalışanlara izin günlerini istedikleri gibi düzenleme özgürlüğü verir. Örneğin, çalışan anne-babalar, bazı spor etkinliklerinde çocuklarına destek olmak için boş zamanlarını kullanabilirler.

Ancak buradaki en önemli dezavantaj, işverenlerin çalışanlar için yıllık bir PTO günü sınırı belirlemesinin zor olabilmesidir.

• İşverenler esnek PTO politikasını hangi durumda kullanmalıdır?

İşverenlerin yönetimle kolayca başa çıkmanın bir yolunu aradığı durumlarda.

Sınırsız PTO

Sınırsız PTO politikası ile çalışanlar, yöneticilerinin izin verdiği sürece istedikleri kadar izin alabilirler. Genel olarak, şirketler hala bu tür PTO kuralını nadiren kullanır. Bu nedenle, bu PTO formatını tercih eden işletmeler birçok yetenekli çalışanı kendine çekiyor.

Ancak, sınırsız PTO politikasıyla ilgili ana sorun, bazı anketlerin sınırsız PTO'nun genellikle yeterince kullanılmadığını göstermesidir. Bunun nedeni, işçilerin uygun izin günlerini seçmeyi zor bulmalarıdır.

• İşverenler hangi durumda sınırsız PTO politikasını kullanmalıdır?

Sınırsız politika, işverenler şirket finansmanına göz kulak olmak istediğinde işe yarar. Çalışanların sınırsız PTO'ya sahip olduğu firmalarda, işçiler izin günleri tahakkuk ettiremez. Bu nedenle, bir çalışan şirketten ayrıldığında, işveren tatil zamanı için ödeme yapmak zorunda değildir.

Çoğu şirket ne kadar PTO veriyor?

Artık, şirketlerin seçtiği PTO politikası türü ne olursa olsun, SHRM anketine göre, çalışanların yılda ortalama aldıkları gün sayısı 13 ila 26 arasında olabilir. PTO kategorilerini ayıran geleneksel politikalardan bahsetmişken, ortalama rakamlar:

• Tatil için 8 ila 22 gün,
• hasta günler için 7 ila 19 ve,
• Tam zamanlı çalışanlar için 4 kişisel gün.

Bu günlerin çalışanların hizmet süresine bağlı olduğuna dikkat etmek önemlidir.

PTO kanunla nasıl düzenlenir?

İşverenlerin çalışanlarına ücretli izin vermeleri gerekiyor mu? Cevap değişebilir çünkü federal ve eyalet seviyeleri bu konuyu farklı şekilde düzenler.

FLSA'ya göre, işverenler, çalışanlarına çalışılmayan süre (tatiller, özel günler, tatiller) için ödeme yapmak zorunda değildir. Bunun gibi faydalar, işveren ve çalışan arasındaki anlaşmaya bağlıdır.

Eyalet düzeyinde, PTO düzenlemeleri eyaletten eyalete farklılık gösterir. Eyalet yasaları, kullanılmayan tatil zamanlarında ne olduğu ve işverenlerin işçilere ödeme yapmak zorunda olup olmadığı gibi bazı konuları düzenler. Ayrıca, kullan ya da kaybet politikası belirli eyaletlerde yasa dışıdır. Aksine, Washington gibi bazı eyaletlerde işverenlerin işçilere ücretli hastalık izni vermeleri gerekmektedir. İşte eyaletlerin listesi ve hastalık izni düzenlemeleri hakkında daha fazla ayrıntı.

Bu nedenle, işverenler bir PTO politikası oluştururken federal ve eyalet yasalarına çok dikkat etmelidir.

Ücretli izin politikasını nasıl yapabilirsiniz?

Artık PTO ilkelerinin en önemli kısımlarını bildiğinize göre, işte şirketiniz için uygun olan PTO ilkesini oluşturmaya ilişkin bazı ipuçları.

Uygun sayıda PTO gününe karar verin

İşletmeniz için geleneksel veya esnek PTO politikasını seçerseniz, çalışanlarınıza vereceğiniz uygun PTO gün sayısını düşünün. Bu kararı nasıl veriyorsunuz? Sektörünüzdeki ve coğrafi bölgenizdeki diğer şirketlerin bu sorunla nasıl başa çıktığını keşfetmek için biraz araştırma yapabilirsiniz.

Örneğin, bazı araştırmalar kar amacı gütmeyen/vakıf sektöründe çalışan çalışanların yılda ortalama 17.5 ücretli izin gününe sahip olduğunu göstermektedir. Devlet ve askeri sektördeki işçiler yılda ortalama 17,3 gün izinlidir.

Çeşitli eyaletlerden bahsetmişken, Kuzeydoğu eyaletlerinde (New York, New Hampshire, Maine) küçük işletme sahipleri için ortalama PTO yılda 11.4 gündür. Kaliforniya ve Batı'daki diğer eyaletler 9,4 PTO gününe izin verirken, Güney ve Ortabatı'daki eyaletlerde yılda ortalama 8,5 gün var.

Ayrıca, uygun PTO kurallarıyla en iyi çalışanlarınızın şirketten ayrılmamasını sağlayabileceğinizi de belirtmekte fayda var. İşte nasıl: Çalışanları firmanızda ne kadar uzun süre çalışırlarsa o kadar fazla izinle ödüllendirin. Bu şekilde, çalışanlar da çabalarının takdir edildiğini hissedeceklerdir.

Rollover seçeneğine karar verin

PTO politikasını oluştururken, çalışanlarınıza rollover seçeneğine mi yoksa kullan veya kaybet politikasına mı izin vereceğinizi seçmek çok önemlidir.

İlk olarak, bazı eyaletler PTO için bir devretme planı zorunlu kıldığından, eyaletinizin devretme seçeneğiyle ilgili düzenlemelerini kontrol etmeyi unutmayın. Bulunduğunuz yerdeki durum buysa, bu konuyla ilgili daha fazla ayrıntıyı not ettiğinizden emin olun. Ardından, çalışanların kullanılmayan PTO günlerini bir sonraki çalışma yıl dönümü veya takvim yılına devretme olanağı var mı? Bir seçenek belirleyin ve bunu PTO politikanıza ekleyin.

Sonra tekrar kullan ya da kaybet politikasını seçerseniz, bu bilgiyi PTO politikanıza ekleyin. Ayrıca çalışanlarınıza zaman zaman izin almalarını hatırlatabilir ve değerli zamanlarını kaybetmelerini önleyebilirsiniz.

PTO onay sürecini ayarlayın

İşçilerin kullanabileceği gün sayısını ve diğer paha biçilmez seçenekleri belirledikten sonra, izin istemek için bazı temel kurallar belirlediğinizden emin olun.

İlk olarak, çalışanların izin taleplerini göndermek için bir son tarih bilmeleri gerekir. Örneğin, işçiler 5 günden fazla çalışmak isterse, iki hafta önceden izin istemeleri gerekir. Daha az gün izin alırken, çalışanların kullanmadan iki gün önce izin talep etmelerine izin verilir.

Şimdi, bu kurallar her tür PTO için geçerlidir, ancak özellikle hastalık günlerine odaklanalım. Otel ve restoran gibi işletmelerde çalışmak genellikle vardiyalı çalışmak anlamına gelir. Bu tür çalışma ortamları dinamik çalışma gerektirir, bu nedenle bir vardiyada daha az çalışan olması oldukça sorunlu olabilir. Bu durumları önlemek için, işverenler hasta aramak için gerçekçi bir son tarih belirlemelidir. Böylece, birinin vardiyasını alacak işçi bulmak daha kolay olacaktır.

Ayrıca, PTO politikası izin günlerini onaylamaktan kimin sorumlu olduğunu belirtmelidir. Şirketinizdeki çalışan sayısına bağlı olarak bu, bir İK departmanı, bir yönetici veya bir işveren olabilir.

Çalışanlarınızın PTO bakiyelerini ve tahakkuklarını kontrol etmesine izin verin

İşverenleri veya yöneticileri olarak, ekibinizin izin sürelerini takip etmeniz mantıklıdır. Ancak, siz ve ekibiniz arasındaki güveni artırmak için çalışanlarınızın PTO bakiyelerini kontrol etmesine izin verdiğinizden emin olun.

PTO istemek ve onaylamak için yazılım kullanıyorsanız, çalışanlarınıza izinlerini gözden geçirmeleri için erişim verin. Örneğin, bu amaçla izin ve tatil izleyicisi Clockify'ı deneyebilirsiniz. Burada çalışan, aşağıdaki ekran görüntüsünde olduğu gibi izin taleplerini ve tahakkuktaki değişiklikleri gösteren bakiye geçmişini görebilir.

Bu örnekte, bir tatil bakiyesi görebiliriz. Bu nedenle, kullanıcı bir mola talebi gönderdiğinde, bu eylem listeye eklenecektir. Ayrıca, yöneticiler veya yöneticiler istekleri onayladığında veya reddettiğinde Bakiye geçmişi bu eylemleri de içerecektir.

Politikanızın tüm yasa ve yönetmeliklere uygun olduğundan emin olun

PTO politikası söz konusu olduğunda farklı eyaletlerin nasıl çeşitli düzenlemelere sahip olduğundan zaten bahsetmiştik. Bu nedenle, PTO politikanızı çalışanlarla paylaşmadan önce federal, eyalet ve yerel yasaları ve düzenlemeleri keşfetmek için zaman ayırın. Politikanızın tüm yasalara uygun olmasını sağlamanın en iyi yolu budur.

Ayrıca, şirketiniz birden fazla yetki alanında işçi çalıştırıyorsa, farklı yetki alanları arasında farklılıklar olup olmadığını kontrol edin.

PTO politikanızı bir çalışan el kitabına ekleyin

Değerli bilgiler her zaman paylaşılmalıdır. Bu nedenle, PTO kuralları söz konusu olduğunda çalışanlarınızı karanlıkta bırakmayın. Bunun yerine, PTO politikanızı bir çalışan el kitabına ekleyin. Şirketinizde yeni çalışanlar işe başladığında, ücretli izin hakkında bilmeleri gereken tüm ayrıntılara sahip olacaklardır.

Ayrıca, çalışanlarınıza PTO'ları hakkında herhangi bir soruları olursa size gelebileceklerini bildirin.

Bir PTO politika şablonu

İşletmenize uygun bir PTO politikası oluşturmanıza yardımcı olmak için bir PTO politika şablonu oluşturduk. Aşağıdaki ekran görüntüsünde, aşağıdaki bağlantıdan indirebileceğiniz bu şablonun bir bölümünü görebilirsiniz.

PTO politika şablonunu indirin

Bu şablonun içerdiği temel kategoriler şunlardır:

1. Giriş: Kısaca, PTO'nun ne olduğunu ve çalışanların izin günlerini ne zaman kullanmaya başlayabileceklerini açıkladığınız yer burasıdır. Ayrıca poliçenizin türünü (geleneksel, esnek veya sınırsız) ekleyebilirsiniz.
2. Tahakkuk ve devir politikası : Kimlerin PTO günlerini kazanmaya uygun olduğunu ve çalışanların tahakkuk eden zamanı kullanmaya ne zaman başlayabileceklerini açıklayın. Ayrıca bir tahakkuk çizelgesi eklemelisiniz. Ayrıca, çalışanların kullanılmayan PTO günlerini devretmelerine izin verilip verilmediğini netleştirin. Öyleyse, çalışanların kullanılmayan günleri bir sonraki takvime mi yoksa iş yıldönümü yılına mı devretmeleri gerektiği. Yarı zamanlı ve tam zamanlı çalışanlar arasında herhangi bir fark olup olmadığını netleştirin.
3. Hastalık izni: Bazı eyaletlerde hastalık izni zorunlu olduğundan, şirketinizin konumuna bağlı olarak bu verileri buradan girebilirsiniz.
4. PTO istekleri ve onayları: Çalışanların nasıl izin isteyebileceklerini ve PTO günlerini kimin onayladığını basitçe netleştirin.
5. Fesih: Bir çalışan şirketten ayrıldığında, birikmiş kullanılmayan PTO günlerine ne olur? Bu bölümde açıkladığınızdan emin olun.

Çözüm

Bir PTO politikası oluştururken, vermeniz gereken birkaç karar olacaktır:

• Öncelikle, çalışanlarınıza geleneksel, esnek veya sınırsız PTO formatı sağlamak isteyip istemediğinizi belirlemeniz gerekir.
• Ardından, çalışanlarınızın izin sürelerini tahakkuk ettirmelerine izin vermek isteyip istemediğinizi veya yılın başında bir miktar alacaklarını düşünmeniz gerekir.
• Ayrıca, çalışanlara kullanılmayan izin günlerini devretme seçeneği sunup sunmayacağınızı veya yıl sonuna kadar tüm PTO günlerini kullanmaları gerekip gerekmediğini seçmeniz gerekecektir.

Ayrıca, PTO politikasının tüm yasa seviyelerine uyması gerektiğinden, yasa ve yönetmeliklere uymanız çok önemlidir.

Kendi PTO politikanızı oluşturduktan sonra, bunu bir çalışan el kitabına eklediğinizden emin olun. Son olarak, PTO'ları hakkında herhangi bir soruları veya endişeleri varsa çalışanlarınızı sizinle iletişime geçmeye teşvik edin.