Cara melacak alokasi sumber daya

Manajemen proyek tidak berjalan di taman. Dibutuhkan orang yang sangat terampil untuk melakukannya dengan sukses — sumber daya sering kali terbatas, sedangkan jumlah kesalahan tidak.

Namun, perencanaan yang baik dan pengalokasian sumber daya dengan benar dapat membantu. Jika Anda melakukannya dengan benar, kemungkinan besar Anda akan berhasil menyelesaikan proyek dengan sukses, tanpa terjadi kekacauan besar.

Dalam artikel ini, kita akan mempelajari cara melacak alokasi sumber daya dan mengapa itu penting.

Apa itu alokasi sumber daya?

Menurut survei PMI, hanya 26% perusahaan yang selalu menggunakan manajemen sumber daya untuk memperkirakan dan mengalokasikan sumber daya, sementara 36% sering menggunakannya. Apa itu dan mengapa harus digunakan lebih sering?

Alokasi sumber daya, atau penjadwalan sumber daya, adalah proses mengidentifikasi dan menetapkan sumber daya dengan cara yang paling berhasil dalam menyelesaikan tugas Anda. Menjadwalkan sumber daya terlebih dahulu dan melacak kemajuan tim Anda juga memiliki peran dalam alokasi sumber daya. Ini adalah rencana jangka pendek yang akan membantu Anda mengejar tujuan yang lebih besar.

Sumber daya adalah pemain kunci dalam manajemen proyek dan mengalokasikannya memberi Anda gambaran yang jelas tentang apa yang harus dilakukan.

Ada berbagai jenis sumber daya:

• Orang : Setiap anggota tim memiliki keahlian yang unik dan membawa sesuatu yang berbeda ke meja. Semakin beragam tim, semakin baik. Menurut Harvard Business Review, tim yang terdiri dari orang-orang dari berbagai usia, latar belakang budaya, jenis kelamin, dan ras cenderung lebih objektif dan inovatif.
• Peralatan dan mesin : Tergantung pada proyeknya, bisa berupa program komputer, palu, satu set kuas, atau buldoser. Bagian dari alokasi sumber daya adalah memutuskan peralatan dan alat mana yang akan digunakan, siapa yang akan menggunakannya, dan untuk berapa lama.
• Bahan : Bahan habis pakai yang digunakan dalam suatu proyek, seperti alat tulis, cat, atau gas yang digunakan untuk perjalanan.
• Fasilitas : Gedung dan area kerja — tempat Anda bekerja.
• Uang .
• Waktu .

Ini adalah tiga keputusan alokasi sumber daya yang harus Anda ingat. Dan, inilah tiga pertanyaan yang mengarah pada mereka:

• Apa? (Barang apa yang diproduksi?);
• Bagaimana? (Bagaimana mereka diproduksi?);
• Untuk siapa? (Siapa yang mendapatkannya?).

Contoh alokasi sumber daya

Katakanlah proyek Anda melukis mural. Alokasi sumber daya akan menjadi:

• Menemukan pelukis yang gaya seninya sesuai dengan kebutuhan proyek dan ide;
• Memutuskan bagian mana dari anggaran yang akan digunakan untuk membeli bahan dan perlengkapan dan bagian mana yang digunakan untuk membayar artis secara langsung;
• Memutuskan jenis cat apa yang akan dibeli dan warna apa;
• Menentukan tenggat waktu, dan sebagainya.

Setelah Anda menyelesaikan semua itu, pekerjaan Anda belum selesai. Anda berakhir dengan dua pelukis dengan keahlian yang berbeda, 10 kaleng cat akrilik, 6 kaleng cat semprot, tangga, 3 set kuas, dan waktu tertentu untuk menyelesaikannya. Itu adalah sumber daya Anda. Bagaimana kedua pelukis membagi kuas? Akankah mereka berdua dapat menggunakan tangga tersebut, dan jika ya, untuk berapa lama? Berapa beban kerja harian yang ideal? Siapa yang akan melukis bagian mana dari mural itu?

Menugaskan anggota tim yang tepat untuk tugas tertentu adalah salah satu aspek terpenting dari alokasi sumber daya. Kompleksitas tugas harus sesuai dengan tingkat keahlian mereka — jika Anda memberikan tugas tingkat awal yang sederhana kepada karyawan yang berpengalaman atau tugas yang rumit kepada karyawan baru, Anda tidak akan mendapatkan hasil terbaik. Dalam kasus pertama, biaya proyek akan terlalu tinggi. Yang terakhir akan menyebabkan banyak stres dan hasilnya mungkin tidak akan memuaskan.

Pentingnya alokasi sumber daya

Alokasi sumber daya lebih dari sekadar mendelegasikan tugas — memiliki sumber daya yang tepat pada saat yang tepat dapat membuat perbedaan antara keberhasilan dan kegagalan. Tidak melakukan alokasi sumber daya dengan benar dapat mengakibatkan tenggat waktu yang terlewat, tugas yang tertunda atau belum selesai, biaya yang membengkak, dan kekacauan secara keseluruhan.

Cara untuk menghindarinya adalah memastikan Anda akan memiliki semua sumber daya yang tersedia saat Anda membutuhkannya. Mengalokasikan sumber daya di awal membantu mengidentifikasi jika ada sumber yang tidak tersedia dan merencanakan langkah lebih lanjut untuk itu.

Manfaat alokasi sumber daya yang baik juga meliputi:

• Mengurangi biaya secara signifikan;
• Mencapai hasil terbaik dengan sumber daya dan kendala yang ada;
• Juggling lebih mudah antara beberapa proyek;
• Memaksimalkan produktivitas karena membantu menyelesaikan tugas secepat mungkin tanpa mengurangi kualitas;
• Menghilangkan banyak risiko, karena Anda akan membahas risiko potensial sebelumnya.

Cara melacak alokasi sumber daya

Ini adalah langkah-langkah pelacakan alokasi sumber daya.

Identifikasi ketersediaan sumber daya

Anda harus terlebih dahulu menentukan siapa dan apa saja sumber daya Anda yang tersedia dan, dalam hal sumber daya manusia:

• Keterampilan apa yang mereka miliki;
• Berapa banyak dari mereka yang memiliki keterampilan yang sesuai dengan persyaratan proyek;
• Berapa lama mereka tersedia untuk mengerjakan proyek tersebut.

Setelah Anda memiliki gagasan yang jelas tentang siapa dan apa yang Anda kerjakan, Anda dapat mulai mengalokasikan sumber daya tersebut. Juga, perhatikan faktor-faktor seperti: apakah anggota tim Anda akan berlibur dan kapan, apakah mereka sakit, bagaimana kondisi peralatan yang Anda gunakan, berapa lama sewa ruang kantor, dll.

Ketahui ruang lingkup proyek

Sebelum Anda mulai bekerja, Anda dan tim Anda harus memiliki pemahaman yang mendalam tentang proyek Anda secara keseluruhan, serta semua aspeknya. Itu termasuk, tetapi tidak terbatas pada:

• Mendefinisikan tujuan dari proyek itu sendiri, serta setiap tonggak;
• Menentukan peran, tanggung jawab, dan beban kerja setiap orang yang diharapkan;
• Menentukan durasi proyek;
• Mengelola harapan;
• Mengidentifikasi kendala yang membatasi proyek dan kemungkinan cara untuk mengatasinya;
• Melewati potensi risiko.

Membuat ruang lingkup proyek sejelas mungkin akan membantu Anda menghindari potensi kesalahpahaman dan membuat semuanya berjalan lebih lancar.

Bagi proyek menjadi tugas dan cocokkan dengan sumber daya

Setelah Anda semua mengenal proyek, bagilah menjadi beberapa tugas dan tetapkan ke sumber daya yang diperlukan. Bersama dengan tugas, buat daftar durasi, tenggat waktu, anggota tim yang akan melakukannya, keterampilan yang dibutuhkan, dan lokasi. Sangat penting untuk bersikap realistis saat melakukan langkah ini dan memperkirakan dengan benar — terutama dalam hal waktu dan anggaran.

Dengan mempertimbangkan semua informasi ini, Anda dapat memperkirakan sumber daya yang dibutuhkan untuk setiap tugas seefisien mungkin.

Lacak waktu

Survei PMI mengungkapkan bahwa, dari proyek yang dimulai yang dianggap gagal, dalam 26% kasus, perkiraan waktu yang tidak akurat adalah penyebab utamanya.

Untuk memiliki gagasan yang lebih baik tentang waktu yang dihabiskan dan untuk dapat mengontrolnya dengan lebih baik, lacak waktu Anda. Dengan begitu, Anda juga akan dapat:

• Buat kerangka waktu yang realistis untuk proyek;
• Pastikan proyek Anda menguntungkan;
• Lacak kemajuan dan kinerja keseluruhan tim Anda;
• Hitung jam yang dapat ditagih dan tidak dapat ditagih;
• Pastikan tugas selesai sesuai jadwal dan antisipasi kemungkinan penundaan.

Lacak pemanfaatan sumber daya

Saat Anda mengelola sebuah proyek, Anda harus menentukan apakah Anda menggunakan sebagian besar dari apa yang Anda miliki. Atau mungkin ada sumber daya yang lebih atau kurang dimanfaatkan? Keduanya dapat membawa serangkaian masalah mereka sendiri, jadi sebaiknya Anda melacak pemanfaatan sumber daya, sama seperti Anda melacak proyek dan tugas atau waktu.

Pemanfaatan sumber daya berjalan seiring dengan alokasi sumber daya. Ini mencakup pengukuran seberapa efektif sumber daya yang tersedia digunakan dan membantu Anda memaksimalkan produktivitas.

Ada beberapa rumus mudah untuk menghitung pemanfaatan sumber daya (manusia), atau berapa banyak yang dihabiskan tim Anda untuk bekerja:

• Pemanfaatan sumber daya = Waktu sibuk / Waktu yang tersedia
• Pemanfaatan sumber daya = Jam kerja yang direncanakan (pemesanan) / Jam tersedia
• Pemanfaatan sumber daya = Jam kerja yang tercatat / Jam tersedia

Manfaat dari praktik ini termasuk ROI yang lebih baik sebagai hasil dari pemanfaatan maksimum, visibilitas yang lebih baik, pengurangan risiko kelalaian, dan menghindari kelelahan (sebagai cara untuk mencegah kerja berlebihan).

Alokasikan kembali jika perlu

Bukan hal yang aneh jika sebuah proyek mengalami beberapa perubahan hingga selesai, baik itu perubahan anggaran, durasi, atau ruang lingkup. Dengan setiap perubahan, Anda mungkin perlu mengalokasikan kembali sumber daya agar sesuai dengan keadaan baru.

Juga, merupakan ide yang baik untuk meninjau dan menganalisis bagaimana setiap tugas dan/atau proyek berjalan sehubungan dengan alokasi sumber daya. Sudahkah Anda melakukannya dengan efektif? Apakah Anda melampaui anggaran atau memperpanjang tenggat waktu? Apakah ada sesuatu yang bisa Anda lakukan secara berbeda? Melakukan hal ini dan menerapkan perubahan yang diperlukan akan merugikan perbaikan di masa depan.

Jangan mengalokasikan terlalu banyak

Alokasi berlebihan berarti 1) mengambil sumber daya alokasi untuk tindakan yang berlebihan atau 2) mengalokasikan terlalu banyak tugas. Sama seperti komputer akan bug jika harus memproses terlalu banyak hal sekaligus, anggota tim Anda tidak akan dapat melakukan yang terbaik jika mereka terlalu banyak bekerja. Ini dapat menyebabkan tingkat stres dan kelelahan yang tinggi — dan itu tidak menghasilkan sesuatu yang baik.

Kesimpulan

Alokasi sumber daya merupakan aspek penting dari manajemen proyek. Jika Anda berhasil melakukannya dengan benar, hidup Anda akan menjadi lebih mudah karena Anda akan menghindari banyak masalah potensial. Beberapa praktik alokasi sumber daya terbaik adalah: mengidentifikasi ketersediaan sumber daya, membiasakan diri dengan ruang lingkup proyek, melacak waktu dan pemanfaatan sumber daya, dan memastikan Anda tidak mengalokasikan secara berlebihan.