Como acompanhar a alocação de recursos

O gerenciamento de projetos não é um passeio no parque. É preciso uma pessoa muito habilidosa para fazer isso com sucesso – os recursos geralmente são limitados, enquanto a quantidade de coisas que podem dar errado não é.

No entanto, um bom planejamento e alocação adequada de recursos pode ser útil. Se você fizer certo, provavelmente conseguirá encerrar o projeto com sucesso, sem que ocorra um grande caos.

Neste artigo, aprenderemos como rastrear a alocação de recursos e por que ela é importante.

O que é alocação de recursos?

De acordo com a pesquisa do PMI, apenas 26% das empresas sempre utilizam o gerenciamento de recursos para estimar e alocar recursos, enquanto 36% o utilizam com frequência. O que é isso e por que deve ser usado com mais frequência?

A alocação de recursos, ou agendamento de recursos, é um processo de identificação e atribuição de recursos de uma maneira que trará o maior sucesso na conclusão de suas tarefas. Agendar recursos com antecedência e acompanhar o progresso de sua equipe também desempenha um papel na alocação de recursos. É um plano de curto prazo que o ajudará na busca de um objetivo maior.

Os recursos são peças-chave no gerenciamento de projetos e a alocação deles oferece uma visão clara do que deve ser feito.

Existem vários tipos de recursos:

• Pessoas : Cada membro da equipe tem um conjunto de habilidades único e traz algo diferente para a mesa. Quanto mais diversificada for uma equipe, melhor. De acordo com a Harvard Business Review, equipes compostas por pessoas de diferentes idades, origens culturais, sexos e raças tendem a ser mais objetivas e inovadoras.
• Equipamentos e máquinas : Dependendo do projeto, pode ser um programa de computador, um martelo, um conjunto de escovas ou um trator. Parte da alocação de recursos é decidir quais equipamentos e ferramentas exatos serão usados, quem os usará e por quanto tempo.
• Materiais : Consumíveis usados ​​em um projeto, como artigos de papelaria, tinta ou gás usado para viagens.
• Instalações : Edifícios e áreas de trabalho — um local onde você trabalha.
• Dinheiro .
• Tempo .

Estas são as três decisões de alocação de recursos que você deve ter em mente. E, aqui estão as três perguntas que levam a eles:

• Que? (Quais bens são produzidos?);
• Como? (Como são produzidos?);
• Para quem? (Quem os recebe?).

Exemplo de alocação de recursos

Digamos que seu projeto seja pintar um mural. A alocação de recursos seria:

• Encontrar os pintores cujo estilo artístico se adequasse aos requisitos do projeto e à ideia;
• Decidir que parte do orçamento será destinada à compra de materiais e insumos e que parte será destinada ao pagamento direto dos artistas;
• Decidir que tipo de tinta comprar e em quais cores;
• Determinando o prazo, e assim por diante.

Depois de terminar tudo isso, seu trabalho ainda não está feito. Você acabou com dois pintores com habilidades diferentes, 10 latas de tinta acrílica, 6 latas de tinta spray, uma escada, 3 conjuntos de pincéis e um certo tempo para terminar. Esses são seus recursos. Como os dois pintores vão dividir os pincéis? Ambos poderão usar a escada e, se sim, por quanto tempo? Qual seria uma carga de trabalho diária ideal? Quem vai pintar qual parte do mural?

Atribuir o(s) membro(s) certo(s) da equipe a uma tarefa específica é um dos aspectos mais importantes da alocação de recursos. A complexidade da tarefa deve corresponder ao seu nível de habilidade - se você der uma tarefa simples e básica para um funcionário experiente ou uma tarefa complicada para um novo contratado, não obterá os melhores resultados. No primeiro caso, o custo do projeto seria desnecessariamente alto. Esta última causaria muito estresse e os resultados provavelmente não seriam satisfatórios.

Importância da alocação de recursos

A alocação de recursos é mais do que apenas delegar tarefas — ter os recursos certos no momento certo pode fazer a diferença entre o sucesso e o fracasso. Não fazer a alocação de recursos corretamente pode resultar em prazos perdidos, tarefas atrasadas ou inacabadas, custos exorbitantes e caos geral.

Uma maneira de evitar isso é garantir que você tenha todos os recursos disponíveis quando precisar deles. A alocação antecipada de recursos ajuda a identificar se alguma fonte está indisponível e a planejar outras etapas em torno disso.

Os benefícios de uma boa alocação de recursos também incluem:

• Custos significativamente reduzidos;
• Alcançar o melhor resultado possível com os recursos e restrições existentes;
• Malabarismo mais fácil entre vários projetos;
• Produtividade maximizada, pois ajuda a concluir as tarefas o mais rápido possível sem comprometer a qualidade;
• Eliminando muitos riscos, pois você repassaria os riscos potenciais de antemão.

Como acompanhar a alocação de recursos

Essas são as etapas de rastreamento da alocação de recursos.

Identifique a disponibilidade dos recursos

Você deve primeiro determinar quem e quais são seus recursos disponíveis e, no caso de recursos humanos:

• Que habilidades eles possuem;
• Quantos deles possuem habilidades que atendem aos requisitos do projeto;
• Quanto tempo eles estão disponíveis para trabalhar no projeto.

Depois de ter uma ideia clara de quem e com o que está trabalhando, você pode começar a alocar esses recursos. Além disso, esteja ciente de fatores como: os membros de sua equipe estão saindo de férias e quando, estão doentes, qual é a condição do equipamento com o qual você está trabalhando, qual é a duração do aluguel do escritório etc.

Conheça o escopo do projeto

Antes de começar a trabalhar, você e sua equipe precisam ter uma compreensão profunda do projeto como um todo, bem como de todos os seus aspectos. Isso inclui, mas não se limita a:

• Definir o objetivo do projeto em si, bem como cada marco;
• Determinar o papel, as responsabilidades e a carga de trabalho esperada de todos;
• Definir a duração do projeto;
• Gerenciando expectativas;
• Identificar restrições que limitam o projeto e possíveis formas de superá-las;
• Passando por cima dos riscos potenciais.

Tornar o escopo do projeto o mais claro possível ajudará você a evitar possíveis mal-entendidos e tornar tudo mais tranquilo.

Divida o projeto em tarefas e combine-as com recursos

Depois que todos conhecerem o projeto, divida-o em tarefas e atribua-as aos recursos necessários. Juntamente com as tarefas, liste sua duração, prazo, membros da equipe que as executarão, habilidades necessárias e localização. É crucial ser realista ao realizar esta etapa e estimar corretamente – especialmente quando se trata de tempo e orçamento.

Com todas essas informações em mente, você pode prever os recursos necessários para cada tarefa da maneira mais eficiente possível.

Acompanhar o tempo

A pesquisa do PMI revelou que, dos projetos iniciados que foram considerados insucessos, em 26% dos casos a estimativa imprecisa do tempo foi a principal causa.

Para ter uma ideia melhor do tempo gasto e poder controlá-lo melhor, acompanhe seu tempo. Dessa forma, você também poderá:

• Criar um prazo realista para o projeto;
• Garanta que seu projeto seja lucrativo;
• Acompanhe o progresso e o desempenho geral de sua equipe;
• Calcular horas faturáveis ​​e não faturáveis;
• Certifique-se de que as tarefas sejam realizadas dentro do cronograma e antecipe possíveis atrasos.

Acompanhar a utilização de recursos

Ao gerenciar um projeto, você precisa determinar se está usando ao máximo o que tem. Ou talvez existam recursos que estão super ou subutilizados? Ambos podem trazer seu próprio conjunto de problemas, portanto, é uma boa ideia acompanhar a utilização de recursos, assim como você acompanharia projetos e tarefas ou tempo.

A utilização de recursos anda de mãos dadas com a alocação de recursos. Implica medir a eficácia com que os recursos disponíveis são utilizados e ajuda a maximizar a produtividade.

Existem algumas fórmulas fáceis para calcular a utilização de recursos (humanos) ou quanto sua equipe gasta trabalhando:

• Utilização de recursos = tempo ocupado / tempo disponível
• Utilização de recursos = Horas de trabalho planejadas (reservas) / Horas disponíveis
• Utilização de recursos = Horas de trabalho registradas / Horas disponíveis

Os benefícios dessa prática incluem melhor ROI como resultado da utilização máxima, melhor visibilidade, risco reduzido de descuidos e evitar o esgotamento (pois é uma forma de evitar excesso de trabalho).

Realocar se necessário

Não é incomum que um projeto passe por algumas mudanças até terminar, seja a mudança de orçamento, duração ou escopo. Com cada mudança, você provavelmente precisará realocar recursos para se adequar às novas circunstâncias.

Além disso, seria uma boa ideia revisar e analisar como cada tarefa e/ou projeto foi em relação à alocação de recursos. Você tem feito isso de forma eficaz? Você ultrapassou o orçamento ou estendeu o prazo? Existe algo que você poderia ter feito diferente? Fazer isso e implementar as mudanças necessárias é prejudicial para melhorias futuras.

Não aloque em excesso

Superalocação significa 1) levar recursos de alocação para medidas excessivas ou 2) alocar muitas tarefas. Assim como um computador teria problemas se tivesse que processar muitas coisas ao mesmo tempo, os membros de sua equipe não conseguirão fazer o melhor se estiverem sobrecarregados. Pode causar altos níveis de estresse e esgotamento – e eles não resultam em nada de bom.

Conclusão

A alocação de recursos é um aspecto importante do gerenciamento de projetos. Se você conseguir fazer isso corretamente, sua vida se tornará muito mais fácil, pois evitará muitos problemas em potencial. Algumas das melhores práticas de alocação de recursos são: identificar a disponibilidade de recursos, familiarizar-se com o escopo do projeto, acompanhar o tempo e a utilização de recursos e garantir que não haja alocação excessiva.