So verfolgen Sie die Ressourcenzuweisung

Projektmanagement ist kein Zuckerschlecken. Es braucht eine sehr geschickte Person, um dies erfolgreich zu tun – die Ressourcen sind oft begrenzt, die Menge der Dinge, die schief gehen können, jedoch nicht.

Eine gute Planung und die richtige Zuweisung von Ressourcen können jedoch Abhilfe schaffen. Wenn Sie es richtig machen, werden Sie es wahrscheinlich schaffen, das Projekt erfolgreich zu Ende zu bringen, ohne dass großes Chaos entsteht.

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie die Ressourcenzuweisung nachverfolgen und warum dies wichtig ist.

Was ist Ressourcenallokation?

Laut der PMI-Umfrage nutzen nur 26 % der Unternehmen das Ressourcenmanagement immer, um Ressourcen abzuschätzen und zuzuweisen, während 36 % es häufig verwenden. Was ist das und warum sollte es häufiger verwendet werden?

Die Ressourcenzuweisung oder Ressourcenplanung ist ein Prozess zur Identifizierung und Zuweisung von Ressourcen auf eine Weise, die den größten Erfolg bei der Erledigung Ihrer Aufgaben bringt. Die Planung von Ressourcen im Voraus und die Verfolgung des Fortschritts Ihres Teams spielen ebenfalls eine Rolle bei der Ressourcenzuweisung. Es ist ein kurzfristiger Plan, der Ihnen hilft, ein größeres Ziel zu verfolgen.

Ressourcen sind wichtige Akteure im Projektmanagement und ihre Zuweisung gibt Ihnen einen klaren Überblick darüber, was zu tun ist.

Es gibt verschiedene Arten von Ressourcen:

• Menschen : Jedes Teammitglied hat einzigartige Fähigkeiten und bringt etwas anderes mit. Je diverser ein Team ist, desto besser. Laut Harvard Business Review sind Teams, die aus Menschen unterschiedlichen Alters, kulturellen Hintergrunds, Geschlechts und Rassen bestehen, tendenziell objektiver und innovativer.
• Ausrüstung und Maschinen : Je nach Projekt kann es sich um ein Computerprogramm, einen Hammer, einen Satz Bürsten oder einen Bulldozer handeln. Ein Teil der Ressourcenzuweisung besteht darin, zu entscheiden, welche genauen Geräte und Werkzeuge verwendet werden, wer sie wie lange verwenden wird.
• Materialien : Verbrauchsmaterialien, die in einem Projekt verwendet werden, wie z. B. Schreibwaren, Farbe oder Benzin, das für Reisen verwendet wird.
• Einrichtungen : Gebäude und Arbeitsbereiche – ein Ort, an dem Sie arbeiten.
• Geld .
• Zeit .

Dies sind die drei Entscheidungen zur Ressourcenzuweisung, die Sie im Hinterkopf behalten sollten. Und hier sind die drei Fragen, die zu ihnen führen:

• Was? (Welche Güter werden produziert?);
• Wie? (Wie werden sie hergestellt?);
• Für wen? (Wer bekommt sie?).

Beispiel für die Ressourcenzuweisung

Angenommen, Ihr Projekt malt ein Wandbild. Die Ressourcenzuweisung wäre:

• Finden der Maler, deren Kunststil zu den Projektanforderungen und der Idee passt;
• Entscheiden, welcher Teil des Budgets für den Kauf von Materialien und Zubehör verwendet wird und welcher Teil für die direkte Bezahlung der Künstler verwendet wird;
• Entscheiden, welche Art von Farbe Sie kaufen und in welchen Farben;
• Terminbestimmung usw.

Nachdem Sie das alles erledigt haben, ist Ihre Arbeit noch nicht getan. Am Ende hatten Sie zwei Maler mit unterschiedlichen Fähigkeiten, 10 Dosen Acrylfarbe, 6 Dosen Sprühfarbe, eine Leiter, 3 Pinselsätze und eine gewisse Zeit, um es fertigzustellen. Das sind Ihre Ressourcen. Wie werden die beiden Maler die Pinsel aufteilen? Werden beide die Leiter benutzen können und wenn ja, wie lange? Was wäre eine ideale tägliche Arbeitsbelastung? Wer malt welchen Teil des Wandgemäldes?

Die Zuordnung der richtigen Teammitglieder zu einer bestimmten Aufgabe ist einer der wichtigsten Aspekte der Ressourcenzuweisung. Die Aufgabenkomplexität muss ihrem Qualifikationsniveau entsprechen – wenn Sie einem erfahrenen Mitarbeiter eine einfache Einstiegsaufgabe oder einem neuen Mitarbeiter eine komplizierte Aufgabe übertragen, erzielen Sie nicht die besten Ergebnisse. Im ersten Fall wären die Projektkosten unnötig hoch. Letzteres würde viel Stress verursachen und die Ergebnisse werden wahrscheinlich nicht zufriedenstellend sein.

Bedeutung der Ressourcenallokation

Ressourcenzuweisung ist mehr als nur das Delegieren von Aufgaben – die richtigen Ressourcen zum richtigen Zeitpunkt zu haben, kann über Erfolg und Misserfolg entscheiden. Eine nicht ordnungsgemäße Ressourcenzuweisung kann zu Terminüberschreitungen, verspäteten oder nicht abgeschlossenen Aufgaben, explodierenden Kosten und allgemeinem Chaos führen.

Eine Möglichkeit, dies zu vermeiden, besteht darin, sicherzustellen, dass Ihnen alle Ressourcen zur Verfügung stehen, wenn Sie sie benötigen. Die Zuweisung von Ressourcen im Voraus hilft dabei, festzustellen, ob eine Quelle nicht verfügbar ist, und weitere Schritte zu planen.

Zu den Vorteilen einer guten Ressourcenallokation gehören auch:

• Deutlich reduzierte Kosten;
• Erzielen des bestmöglichen Ergebnisses mit vorhandenen Ressourcen und Einschränkungen;
• Einfacheres Jonglieren zwischen mehreren Projekten;
• Maximierte Produktivität, da es hilft, Aufgaben so schnell wie möglich zu erledigen, ohne die Qualität zu beeinträchtigen;
• Eliminieren Sie viele Risiken, da Sie potenzielle Risiken im Voraus durchgehen würden.

So verfolgen Sie die Ressourcenzuweisung

Dies sind die Schritte zum Verfolgen der Ressourcenzuweisung.

Identifizieren Sie die Verfügbarkeit von Ressourcen

Sie sollten zuerst bestimmen, wer und was Ihre verfügbaren Ressourcen sind, und im Fall von Humanressourcen:

• Welche Fähigkeiten besitzen sie;
• Wie viele von ihnen haben Fähigkeiten, die den Projektanforderungen entsprechen;
• Wie lange sind sie verfügbar, um an dem Projekt zu arbeiten?

Nachdem Sie eine klare Vorstellung davon haben, mit wem und was Sie zusammenarbeiten, können Sie mit der Zuweisung dieser Ressourcen beginnen. Achten Sie auch auf Faktoren wie: Gehen Ihre Teammitglieder in den Urlaub und wann, sind sie krank, wie ist der Zustand der Ausrüstung, mit der Sie arbeiten, wie lange ist die Mietdauer der Büroräume usw.

Kennen Sie den Umfang des Projekts

Bevor Sie mit der Arbeit beginnen, müssen Sie und Ihr Team ein tiefes Verständnis für Ihr Projekt als Ganzes und alle seine Aspekte haben. Das beinhaltet, ist aber nicht beschränkt auf:

• Definieren des Ziels des Projekts selbst sowie jedes Meilensteins;
• Bestimmung der Rolle, Verantwortlichkeiten und erwarteten Arbeitsbelastung aller;
• Definition der Projektdauer;
• Umgang mit Erwartungen;
• Identifizieren von Einschränkungen, die das Projekt einschränken, und Möglichkeiten, sie zu überwinden;
• Mögliche Risiken durchgehen.

Wenn Sie den Projektumfang so klar wie möglich machen, vermeiden Sie potenzielle Missverständnisse und sorgen dafür, dass alles reibungsloser abläuft.

Teilen Sie das Projekt in Aufgaben auf und gleichen Sie sie mit Ressourcen ab

Nachdem Sie alle das Projekt kennengelernt haben, teilen Sie es in Aufgaben auf und weisen Sie diese den notwendigen Ressourcen zu. Listen Sie zusammen mit den Aufgaben deren Dauer, Termin, Teammitglieder, die sie erledigen werden, die erforderlichen Fähigkeiten und den Ort auf. Es ist wichtig, bei diesem Schritt realistisch zu sein und richtig einzuschätzen – insbesondere, wenn es um Zeit und Budget geht.

Mit all diesen Informationen können Sie die benötigten Ressourcen für jede Aufgabe so effizient wie möglich prognostizieren.

Zeit verfolgen

Die PMI-Umfrage ergab, dass von den gestarteten Projekten, die als gescheitert galten, in 26 % der Fälle die ungenaue Zeitschätzung die Hauptursache war.

Um eine bessere Vorstellung von der aufgewendeten Zeit zu haben und sie besser kontrollieren zu können, erfassen Sie Ihre Zeit. Auf diese Weise können Sie auch:

• Erstellen Sie einen realistischen Zeitrahmen für das Projekt;
• Stellen Sie sicher, dass Ihr Projekt rentabel ist;
• Verfolgen Sie den Fortschritt und die Gesamtleistung Ihres Teams;
• Berechnen Sie abrechenbare und nicht abrechenbare Stunden;
• Stellen Sie sicher, dass Aufgaben termingerecht erledigt werden, und rechnen Sie mit möglichen Verzögerungen.

Verfolgen Sie die Ressourcennutzung

Wenn Sie ein Projekt verwalten, müssen Sie feststellen, ob Sie das meiste von dem, was Sie haben, nutzen. Oder gibt es vielleicht Ressourcen, die über- oder zu wenig genutzt werden? Beide können ihre eigenen Probleme mit sich bringen, daher ist es eine gute Idee, die Ressourcennutzung zu verfolgen, so wie Sie Projekte und Aufgaben oder Zeit verfolgen würden.

Die Ressourcennutzung geht Hand in Hand mit der Ressourcenallokation. Es misst, wie effektiv die verfügbaren Ressourcen genutzt werden, und hilft Ihnen, die Produktivität zu maximieren.

Es gibt ein paar einfache Formeln, um die Auslastung der (Personal-)Ressourcen zu berechnen oder wie viel Ihr Team für die Arbeit aufwendet:

• Ressourcenauslastung = Besetztzeit / Verfügbare Zeit
• Ressourcenauslastung = Geplante Arbeitsstunden (Buchungen) / Verfügbare Stunden
• Ressourcenauslastung = Erfasste Arbeitsstunden / Verfügbare Stunden

Zu den Vorteilen dieser Vorgehensweise gehören ein besserer ROI als Ergebnis einer maximalen Auslastung, eine bessere Sichtbarkeit, ein geringeres Risiko von Versehen und die Vermeidung von Burnout (da auf diese Weise Überarbeitung verhindert wird).

Bei Bedarf neu zuweisen

Es ist nicht ungewöhnlich, dass ein Projekt bis zu seinem Abschluss einige Änderungen durchmacht, sei es eine Änderung des Budgets, der Dauer oder des Umfangs. Bei jeder Änderung müssen Sie wahrscheinlich Ressourcen neu zuweisen, um sie an die neuen Umstände anzupassen.

Außerdem wäre es eine gute Idee, zu überprüfen und zu analysieren, wie jede Aufgabe und/oder jedes Projekt in Bezug auf die Ressourcenzuweisung gelaufen ist. Hast du es effektiv gemacht? Haben Sie das Budget überschritten oder die Frist verlängert? Gibt es etwas, das Sie hätten anders machen können? Dies zu tun und notwendige Änderungen zu implementieren, ist der zukünftigen Verbesserung abträglich.

Nicht zu viel zuweisen

Überallokation bedeutet entweder 1) Allokationsressourcen für übermäßige Maßnahmen zu verwenden oder 2) zu viele Aufgaben zuzuweisen. So wie ein Computer versagen würde, wenn er zu viele Dinge auf einmal verarbeiten muss, werden Ihre Teammitglieder nicht in der Lage sein, ihr Bestes zu geben, wenn sie überarbeitet sind. Es kann zu hohem Stress und Burnout führen – und sie führen zu nichts Gutem.

Fazit

Die Ressourcenallokation ist ein wichtiger Aspekt des Projektmanagements. Wenn Sie es richtig machen, wird Ihr Leben viel einfacher, da Sie viele potenzielle Probleme vermeiden würden. Einige der besten Praktiken für die Ressourcenzuteilung sind: Verfügbarkeit von Ressourcen ermitteln, sich mit dem Umfang des Projekts vertraut machen, Zeit und Ressourcennutzung verfolgen und sicherstellen, dass Sie nicht zu viel zuteilen.