Come monitorare l'allocazione delle risorse

La gestione del progetto non è una passeggiata. Ci vuole una persona molto qualificata per farlo con successo: le risorse sono spesso limitate, mentre la quantità di cose che possono andare storte non lo è.

Tuttavia, una buona pianificazione e una corretta allocazione delle risorse possono venire in soccorso. Se lo fai bene, probabilmente riuscirai a portare a termine il progetto con successo, senza che si verifichi un grande caos.

In questo articolo impareremo come tenere traccia dell'allocazione delle risorse e perché è importante.

Che cos'è l'allocazione delle risorse?

Secondo l'indagine del PMI, solo il 26% delle aziende utilizza sempre la gestione delle risorse per stimare e allocare le risorse, mentre il 36% la utilizza spesso. Che cos'è e perché dovrebbe essere usato più frequentemente?

L'allocazione delle risorse, o pianificazione delle risorse, è un processo di identificazione e assegnazione delle risorse in un modo che porterà il massimo successo nel completamento delle attività. Anche la pianificazione delle risorse in anticipo e il monitoraggio dei progressi del tuo team hanno un ruolo nell'allocazione delle risorse. È un piano a breve termine che ti aiuterà a perseguire un obiettivo più grande.

Le risorse sono attori chiave nella gestione dei progetti e la loro assegnazione ti offre una chiara panoramica di ciò che deve essere fatto.

Esistono diversi tipi di risorse:

• Persone : ogni membro del team ha uno skillset unico e porta qualcosa di diverso in tavola. Più una squadra è diversificata, meglio è. Secondo Harvard Business Review, i team composti da persone di età, background culturale, sesso e razza diversi tendono ad essere più obiettivi e innovativi.
• Attrezzature e macchinari : A seconda del progetto, potrebbe essere un programma per computer, un martello, un set di spazzole o un bulldozer. Parte dell'allocazione delle risorse consiste nel decidere quale attrezzatura e strumenti esatti verranno utilizzati, chi li utilizzerà e per quanto tempo.
• Materiali : materiali di consumo utilizzati in un progetto, come cancelleria, vernice o gas utilizzato per i viaggi.
• Strutture : edifici e aree di lavoro: un luogo in cui lavori.
• Soldi .
• Tempo .

Queste sono le tre decisioni di allocazione delle risorse che dovresti tenere a mente. Ed ecco le tre domande che portano a loro:

• Che cosa? (Quali beni vengono prodotti?);
• Come? (Come vengono prodotti?);
• Per chi? (Chi li ottiene?).

Esempio di allocazione delle risorse

Diciamo che il tuo progetto sta dipingendo un murale. L'allocazione delle risorse sarebbe:

• Trovare i pittori il cui stile artistico si adatta ai requisiti del progetto e all'idea;
• Decidere quale parte del budget andrà all'acquisto di materiali e forniture e quale parte andrà al pagamento diretto degli artisti;
• Decidere quale tipo di vernice acquistare e in quali colori;
• Determinazione della scadenza e così via.

Dopo aver finito tutto questo, il tuo lavoro non è ancora finito. Ti sei ritrovato con due pittori con competenze diverse, 10 barattoli di vernice acrilica, 6 barattoli di vernice spray, una scala, 3 set di pennelli e un certo lasso di tempo per finirlo. Quelle sono le tue risorse. Come faranno i due pittori a dividere i pennelli? Entrambi potranno usare la scala e, se sì, per quanto tempo? Quale sarebbe un carico di lavoro quotidiano ideale? Chi dipingerà quale parte del murale?

Assegnare i membri del team giusti a un'attività specifica è uno degli aspetti più importanti dell'allocazione delle risorse. La complessità dell'attività deve corrispondere al loro livello di abilità: se assegni un compito semplice e di livello base a un dipendente esperto o un compito complicato a un nuovo assunto, non otterrai i migliori risultati. Nel primo caso, il costo del progetto sarebbe inutilmente alto. Quest'ultimo causerebbe molto stress e probabilmente i risultati non saranno soddisfacenti.

Importanza dell'allocazione delle risorse

L'allocazione delle risorse è più che delegare compiti: avere le risorse giuste al momento giusto può fare la differenza tra successo e fallimento. Non eseguire correttamente l'allocazione delle risorse può comportare scadenze mancate, attività ritardate o non completate, costi eccessivi e caos generale.

Un modo per evitarlo è assicurarsi di avere tutte le risorse disponibili quando ne avrai bisogno. L'allocazione anticipata delle risorse aiuta a identificare se una fonte non è disponibile e pianificare ulteriori passaggi in merito.

I vantaggi di una buona allocazione delle risorse includono anche:

• Costi notevolmente ridotti;
• Raggiungere il miglior risultato possibile con le risorse ei vincoli esistenti;
• Giocoleria più facile tra più progetti;
• Massima produttività in quanto aiuta a completare le attività il più velocemente possibile senza compromettere la qualità;
• Eliminando molti rischi, poiché avresti in anticipo i potenziali rischi.

Come monitorare l'allocazione delle risorse

Questi sono i passaggi per tenere traccia dell'allocazione delle risorse.

Identificare la disponibilità delle risorse

Dovresti prima determinare chi e quali sono le tue risorse disponibili e, nel caso delle risorse umane:

• Quali abilità possiedono;
• Quanti di loro hanno competenze che si adattano ai requisiti del progetto;
• Quanto tempo sono disponibili per lavorare al progetto.

Dopo che hai un'idea chiara di chi e con cosa stai lavorando, puoi iniziare ad allocare tali risorse. Inoltre, sii consapevole di fattori quali: i membri del tuo team vanno in vacanza e quando, sono malati, quali sono le condizioni delle apparecchiature con cui stai lavorando, qual è la durata del contratto di locazione dello spazio ufficio, ecc.

Conoscere lo scopo del progetto

Prima di iniziare a lavorare, tu e il tuo team dovete avere una profonda conoscenza del vostro progetto nel suo insieme, così come di tutti i suoi aspetti. Ciò include, ma non è limitato a:

• Definire l'obiettivo del progetto stesso, così come ogni traguardo;
• Determinare il ruolo, le responsabilità e il carico di lavoro previsto di ciascuno;
• Definizione della durata del progetto;
• Gestire le aspettative;
• Identificare i vincoli che limitano il progetto e possibili modi per superarli;
• Superare i potenziali rischi.

Rendere l'ambito del progetto il più chiaro possibile ti aiuterà a evitare potenziali malintesi e a rendere tutto più agevole.

Dividi il progetto in attività e abbinale alle risorse

Dopo aver imparato a conoscere il progetto, dividilo in attività e assegnale alle risorse necessarie. Insieme alle attività, elenca la loro durata, scadenza, i membri del team che le svolgeranno, le competenze richieste e la posizione. È fondamentale essere realistici mentre si esegue questo passaggio e stimare correttamente, soprattutto quando si tratta di tempo e budget.

Con tutte queste informazioni in mente, puoi prevedere le risorse necessarie per ogni attività nel modo più efficiente possibile.

Traccia il tempo

L'indagine di PMI ha rivelato che, dei progetti avviati che sono stati ritenuti fallimenti, nel 26% dei casi la stima del tempo imprecisa era la causa principale.

Per avere un'idea migliore del tempo speso ed essere in grado di controllarlo meglio, monitora il tuo tempo. In questo modo potrai anche:

• Creare un lasso di tempo realistico per il progetto;
• Assicurati che il tuo progetto sia redditizio;
• Tieni traccia dei progressi e delle prestazioni complessive della tua squadra;
• Calcola ore fatturabili e non fatturabili;
• Assicurati che le attività vengano eseguite nei tempi previsti e anticipa possibili ritardi.

Tieni traccia dell'utilizzo delle risorse

Quando gestisci un progetto, devi determinare se stai utilizzando la maggior parte di ciò che hai. O forse ci sono risorse sovra o sottoutilizzate? Entrambi possono portare la propria serie di problemi, quindi è una buona idea tenere traccia dell'utilizzo delle risorse, proprio come faresti con i progetti, le attività o il tempo.

L'utilizzo delle risorse va di pari passo con l'allocazione delle risorse. Implica la misurazione dell'efficacia con cui vengono utilizzate le risorse disponibili e consente di massimizzare la produttività.

Esistono alcune semplici formule per calcolare l'utilizzo delle risorse (umane) o quanto spende il tuo team per lavorare:

• Utilizzo delle risorse = Tempo occupato / Tempo disponibile
• Utilizzo delle risorse = Orario di lavoro pianificato (prenotazioni) / Orario disponibile
• Utilizzo delle risorse = Ore di lavoro registrate / Ore disponibili

I vantaggi di questa pratica includono un ROI migliore come risultato del massimo utilizzo, una migliore visibilità, un rischio ridotto di sviste ed evitare il burnout (poiché è un modo per prevenire il superlavoro).

Riallocare se necessario

Non è insolito che un progetto subisca un paio di modifiche finché non è terminato, che si tratti della modifica del budget, della durata o dell'ambito. Con ogni modifica, probabilmente dovrai riallocare le risorse per adattarle alle nuove circostanze.

Inoltre, sarebbe una buona idea rivedere e analizzare come è andato ogni attività e/o progetto per quanto riguarda l'allocazione delle risorse. L'hai fatto in modo efficace? Hai superato il budget o hai allungato la scadenza? C'è qualcosa che avresti potuto fare diversamente? Fare questo e implementare le modifiche necessarie è dannoso per il miglioramento futuro.

Non sovraccaricare

L'eccesso di allocazione significa o 1) portare le risorse di allocazione a misure eccessive o 2) allocare troppi compiti. Proprio come un computer darebbe bug se deve elaborare troppe cose contemporaneamente, i membri del tuo team non saranno in grado di fare del loro meglio se sono sovraccarichi di lavoro. Può causare alti livelli di stress e burnout, e non portano a nulla di buono.

Conclusione

L'allocazione delle risorse è un aspetto importante della gestione del progetto. Se riesci a farlo correttamente, la tua vita diventerebbe molto più semplice poiché eviterai molti potenziali problemi. Alcune delle migliori pratiche di allocazione delle risorse sono: identificare la disponibilità delle risorse, acquisire familiarità con l'ambito del progetto, tenere traccia del tempo e dell'utilizzo delle risorse e assicurarsi di non allocare eccessivamente.