如何跟踪资源分配

项目管理不是在公园里散步。 成功地做到这一点需要一个非常熟练的人——资源通常是有限的，而可能出错的事情的数量却不是。

然而，良好的规划和适当的资源分配可以起到拯救作用。 如果你做对了，你很可能会成功地结束这个项目，而不会发生大的混乱。

在本文中，我们将学习如何跟踪资源分配及其重要性。

什么是资源分配？

根据 PMI 的调查，只有 26% 的公司总是使用资源管理来估计和分配资源，而 36% 的公司经常使用它。 那是什么，为什么要更频繁地使用它？

资源分配或资源调度是一个识别和分配资源的过程，以最成功地完成任务的方式。 提前安排资源并跟踪团队的进度在资源分配中也有作用。 这是一个短期计划，可以帮助您追求更大的目标。

资源是项目管理中的关键角色，分配资源可以让您清楚地了解必须完成的工作。

有不同类型的资源：

• 人员：每个团队成员都有独特的技能组合，并带来了不同的东西。 团队越多样化越好。 根据哈佛商业评论，由不同年龄、文化背景、性别和种族的人组成的团队往往更加客观和创新。
• 设备和机械：根据项目的不同，它可以是计算机程序、锤子、一组刷子或推土机。 资源分配的一部分是决定将使用哪些确切的设备和工具，谁将使用它，以及使用多长时间。
• 材料：项目中使用的消耗品，例如文具、油漆或用于旅行的气体。
• 设施：建筑物和工作区——你工作的地方。
• 钱。
• 时间。

这些是您应该牢记的三个资源分配决策。 而且，这是导致他们的三个问题：

• 什么？ （生产哪些商品？）；
• 如何？ （它们是如何产生的？）；
• 为了谁？ （谁得到它们？）。

资源分配示例

假设您的项目正在绘制壁画。 资源分配将是：

• 寻找艺术风格符合项目要求和想法的画家；
• 决定预算的哪一部分用于购买材料和用品，哪一部分用于直接支付艺术家的费用；
• 决定购买什么类型的油漆和颜色；
• 确定期限等等。

在你完成所有这些之后，你的工作还没有完成。 你最终得到了两个不同技能的画家，10罐丙烯颜料，6罐喷漆，一个梯子，3套刷子，以及一定的时间来完成它。 这些是你的资源。 两位画家将如何分画笔？ 他们两个都可以使用梯子吗？如果可以，使用多长时间？ 理想的日常工作量是多少？ 谁来画壁画的哪一部分？

为特定任务分配合适的团队成员是资源分配的最重要方面之一。 任务的复杂性必须与他们的技能水平相匹配——如果你给有经验的员工一个简单的入门级任务，或者给一个新员工一个复杂的任务，你不会得到最好的结果。 在第一种情况下，项目成本会不必要地高。 后者会造成很大的压力，结果可能不会令人满意。

资源分配的重要性

资源分配不仅仅是委派任务——在正确的时间拥有正确的资源可以决定成败。 不正确地分配资源可能会导致错过最后期限、延迟或未完成的任务、成本膨胀和整体混乱。

避免这种情况的一种方法是确保在需要时拥有所有可用资源。 提前分配资源有助于确定是否有任何资源不可用，并围绕它计划进一步的步骤。

良好资源分配的好处还包括：

• 显着降低成本；
• 在现有资源和限制条件下实现最佳结果；
• 多个项目之间更容易兼顾；
• 最大限度地提高生产力，因为它有助于在不影响质量的情况下尽快完成任务；
• 消除很多风险，因为您会事先检查潜在风险。

如何跟踪资源分配

这些是跟踪资源分配的步骤。

确定资源的可用性

您应该首先确定谁和什么是您的可用资源，如果是人力资源：

• 他们拥有什么技能；
• 他们中有多少人具备符合项目要求的技能；
• 他们可以在项目上工作多长时间。

在您清楚地了解与谁合作以及与什么合作后，您就可以开始分配这些资源了。 此外，请注意以下因素：您的团队成员是否在休假，他们何时生病，您使用的设备的状况如何，办公空间租赁的期限等。

了解项目范围

在开始工作之前，您和您的团队必须对整个项目及其所有方面有深刻的了解。 这包括但不限于：

• 定义项目本身的目标，以及每个里程碑；
• 确定每个人的角色、职责和预期工作量；
• 确定项目的持续时间；
• 管理期望；
• 识别限制项目的约束以及克服它们的可能方法；
• 克服潜在风险。

使项目范围尽可能清晰将帮助您避免潜在的误解并使一切顺利进行。

将项目划分为任务并与资源匹配

在大家都了解项目后，将其划分为任务并将它们分配给必要的资源。 除了任务之外，还要列出他们的持续时间、截止日期、将执行这些任务的团队成员、所需的技能和位置。 在执行此步骤并正确估算时，切合实际至关重要——尤其是在时间和预算方面。

考虑到所有这些信息，您可以尽可能高效地预测每个任务所需的资源。

追踪时间

PMI 的调查显示，在被视为失败的已启动项目中，26% 的情况下，时间估计不准确是主要原因。

为了更好地了解所花费的时间并能够更好地控制它，请跟踪您的时间。 这样，您还可以：

• 为项目创建一个现实的时间表；
• 确保您的项目是有利可图的；
• 跟踪团队的进度和整体表现；
• 计算计费和非计费小时数；
• 确保按时完成任务并预测可能的延迟。

跟踪资源利用率

当你管理一个项目时，你必须确定你是否充分利用了你所拥有的东西。 或者也许有资源被过度使用或未充分利用？ 两者都可能带来各自的问题，因此跟踪资源利用率是一个好主意，就像跟踪项目和任务或时间一样。

资源利用与资源分配密切相关。 它需要衡量可用资源的利用效率，并帮助您最大限度地提高生产力。

有一些简单的公式可以计算（人力）资源利用率，或者您的团队花费了多少工作：

• 资源利用率=忙碌时间/可用时间
• 资源利用率 = 计划工作时间（预订）/可用时间
• 资源利用率=记录的工作时间/可用时间

这种做法的好处包括由于最大利用率、更好的可见性、降低疏忽风险和避免倦怠（因为它是防止过度工作的一种方法）而带来的更好的投资回报率。

必要时重新分配

一个项目在完成之前经历几次更改并不罕见，无论是预算、持续时间或范围的更改。 每次更改时，您可能都需要重新分配资源以适应新情况。

此外，审查和分析每个任务和/或项目在资源分配方面的进展情况也是一个好主意。 你有效地做到了吗？ 您是否超出预算或延长截止日期？ 有什么你可以做不同的事情吗？ 这样做并实施必要的更改不利于未来的改进。

不要过度分配

过度分配意味着 1) 将分配资源用于过多的措施或 2) 分配过多的任务。 就像计算机必须同时处理太多事情时会出故障一样，如果您的团队成员工作过度，他们将无法做到最好。 它会导致高压力水平和倦怠——而且不会带来任何好处。

结论

资源分配是项目管理的一个重要方面。 如果你能正确地做到这一点，你的生活会变得容易得多，因为你会避免很多潜在的问题。 一些最佳资源分配实践是：确定资源的可用性、熟悉项目的范围、跟踪时间和资源利用率，并确保您没有过度分配。