Cómo rastrear la asignación de recursos

La gestión de proyectos no es un paseo por el parque. Se necesita una persona muy capacitada para hacerlo con éxito: los recursos a menudo son limitados, mientras que la cantidad de cosas que pueden salir mal no lo es.

Sin embargo, una buena planificación y la asignación adecuada de recursos pueden ayudar. Si lo hace bien, es probable que consiga finalizar el proyecto con éxito, sin que se produzca un gran caos.

En este artículo, aprenderemos cómo realizar un seguimiento de la asignación de recursos y por qué es importante.

¿Qué es la asignación de recursos?

Según la encuesta del PMI, solo el 26% de las empresas utilizan siempre la gestión de recursos para estimar y asignar recursos, mientras que el 36% la utiliza con frecuencia. ¿Qué es eso y por qué debería usarse con más frecuencia?

La asignación de recursos, o programación de recursos, es un proceso de identificación y asignación de recursos de una manera que traerá el mayor éxito en la realización de sus tareas. La programación de recursos por adelantado y el seguimiento del progreso de su equipo también tienen un papel en la asignación de recursos. Es un plan a corto plazo que te ayudará en la búsqueda de un objetivo más grande.

Los recursos son actores clave en la gestión de proyectos y su asignación le brinda una visión general clara de lo que se debe hacer.

Hay diferentes tipos de recursos:

• Personas : cada miembro del equipo tiene un conjunto de habilidades único y aporta algo diferente a la mesa. Cuanto más diverso sea un equipo, mejor. Según Harvard Business Review, los equipos formados por personas de diferentes edades, orígenes culturales, sexos y razas tienden a ser más objetivos e innovadores.
• Equipos y maquinaria : Dependiendo del proyecto, puede ser un programa de computadora, un martillo, un juego de cepillos o una excavadora. Parte de la asignación de recursos es decidir qué equipos y herramientas exactos se utilizarán, quién los utilizará y durante cuánto tiempo.
• Materiales : consumibles utilizados en un proyecto, como papelería, pintura o gasolina utilizada para viajar.
• Instalaciones : Edificios y áreas de trabajo: un lugar donde trabaja.
• dinero
• tiempo

Estas son las tres decisiones de asignación de recursos que debe tener en cuenta. Y, aquí están las tres preguntas que conducen a ellos:

• ¿Qué? (¿Qué bienes se producen?);
• ¿Cómo? (¿Cómo se producen?);
• ¿Para quien? (¿Quién los recibe?).

Ejemplo de asignación de recursos

Digamos que su proyecto es pintar un mural. La asignación de recursos sería:

• Encontrar a los pintores cuyo estilo artístico se ajuste a los requisitos del proyecto y la idea;
• Decidir qué parte del presupuesto se destinará a la compra de materiales y suministros y qué parte se destinará a pagar directamente a los artistas;
• Decidir qué tipo de pintura comprar y en qué colores;
• Determinación de la fecha límite, y así sucesivamente.

Una vez que haya terminado todo eso, su trabajo aún no ha terminado. Terminaste con dos pintores con diferentes habilidades, 10 latas de pintura acrílica, 6 latas de pintura en aerosol, una escalera, 3 juegos de pinceles y una cierta cantidad de tiempo para terminarlo. Esos son sus recursos. ¿Cómo se repartirán los pinceles los dos pintores? ¿Podrán ambos usar la escalera y, en caso afirmativo, por cuánto tiempo? ¿Cuál sería una carga de trabajo diaria ideal? ¿Quién pintará qué parte del mural?

Asignar a los miembros del equipo correctos a una tarea específica es uno de los aspectos más importantes de la asignación de recursos. La complejidad de la tarea debe coincidir con su nivel de habilidad: si asigna una tarea simple y básica a un empleado experimentado o una tarea complicada a un nuevo empleado, no obtendrá los mejores resultados. En el primer caso, el costo del proyecto sería innecesariamente alto. Esto último causaría mucho estrés y los resultados probablemente no serían satisfactorios.

Importancia de la asignación de recursos

La asignación de recursos es más que solo delegar tareas: tener los recursos correctos en el momento correcto puede marcar la diferencia entre el éxito y el fracaso. No hacer la asignación de recursos correctamente puede resultar en plazos incumplidos, tareas retrasadas o sin terminar, costos inflados y caos general.

Una forma de evitar eso es asegurarse de tener todos los recursos disponibles cuando los necesite. La asignación de recursos por adelantado ayuda a identificar si alguna fuente no está disponible y planificar pasos adicionales al respecto.

Los beneficios de una buena asignación de recursos también incluyen:

• Costos significativamente reducidos;
• Lograr el mejor resultado posible con los recursos y limitaciones existentes;
• Malabares más fáciles entre múltiples proyectos;
• Productividad maximizada ya que ayuda a terminar las tareas lo más rápido posible sin comprometer la calidad;
• Eliminando mucho riesgo, ya que revisaría los riesgos potenciales de antemano.

Cómo rastrear la asignación de recursos

Estos son los pasos del seguimiento de la asignación de recursos.

Identificar la disponibilidad de los recursos.

Primero debe determinar quiénes y cuáles son sus recursos disponibles y, en el caso de los recursos humanos:

• ¿Qué habilidades poseen?
• Cuántos de ellos tienen habilidades que se ajustan a los requisitos del proyecto;
• Cuánto tiempo están disponibles para trabajar en el proyecto.

Una vez que tenga una idea clara de con quién y con qué está trabajando, puede comenzar a asignar esos recursos. Además, tenga en cuenta factores como: si los miembros de su equipo se van de vacaciones y cuándo, si están enfermos, en qué estado está el equipo con el que está trabajando, cuál es la duración del contrato de arrendamiento del espacio de oficina, etc.

Conoce el alcance del proyecto

Antes de comenzar a trabajar, usted y su equipo deben tener una comprensión profunda de su proyecto en su conjunto, así como de todos sus aspectos. Eso incluye, pero no se limita a:

• Definir el objetivo del proyecto en sí, así como cada hito;
• Determinar el rol, las responsabilidades y la carga de trabajo esperada de todos;
• Definición de la duración del proyecto;
• Manejar las expectativas;
• Identificar las restricciones que limitan el proyecto y las posibles formas de superarlas;
• Repasando los riesgos potenciales.

Hacer que el alcance del proyecto sea lo más claro posible lo ayudará a evitar posibles malentendidos y hará que todo salga mejor.

Divide el proyecto en tareas y combínalas con los recursos.

Después de que todos conozcan el proyecto, divídalo en tareas y asígnelas a los recursos necesarios. Junto con las tareas, enumere su duración, fecha límite, miembros del equipo que las realizarán, habilidades requeridas y ubicación. Es crucial ser realista al hacer este paso y estimar correctamente, especialmente cuando se trata de tiempo y presupuesto.

Con toda esta información en mente, puede pronosticar los recursos necesarios para cada tarea de la manera más eficiente posible.

Seguimiento del tiempo

La encuesta de PMI reveló que, de los proyectos iniciados que se consideraron fallidos, en el 26% de los casos, la causa principal fue la estimación imprecisa del tiempo.

Para tener una mejor idea del tiempo empleado y poder controlarlo mejor, haga un seguimiento de su tiempo. De esa manera, también podrás:

• Cree un marco de tiempo realista para el proyecto;
• Asegúrese de que su proyecto sea rentable;
• Realice un seguimiento del progreso y el rendimiento general de su equipo;
• Calcule las horas facturables y no facturables;
• Asegúrese de que las tareas se realicen a tiempo y anticipe posibles retrasos.

Seguimiento de la utilización de recursos

Cuando administra un proyecto, debe determinar si está utilizando la mayor parte de lo que tiene. ¿O tal vez hay recursos que están sobreutilizados o subutilizados? Ambos pueden traer su propio conjunto de problemas, por lo que es una buena idea realizar un seguimiento de la utilización de los recursos, tal como lo haría con los proyectos y las tareas o el tiempo.

La utilización de recursos va de la mano con la asignación de recursos. Implica medir la eficacia con la que se utilizan los recursos disponibles y lo ayuda a maximizar la productividad.

Hay algunas fórmulas fáciles para calcular la utilización de recursos (humanos), o cuánto gasta su equipo trabajando:

• Utilización de recursos = Tiempo ocupado / Tiempo disponible
• Utilización de recursos = Horas de trabajo planificadas (reservas) / Horas disponibles
• Utilización de recursos = Horas de trabajo registradas / Horas disponibles

Los beneficios de esta práctica incluyen un mejor ROI como resultado de la máxima utilización, mejor visibilidad, menor riesgo de descuidos y evitar el agotamiento (ya que es una forma de evitar el exceso de trabajo).

Reasignar si es necesario

No es inusual que un proyecto pase por un par de cambios hasta que esté terminado, ya sea el cambio de presupuesto, duración o alcance. Con cada cambio, probablemente necesitará reasignar recursos para adaptarse a las nuevas circunstancias.

Además, sería una buena idea revisar y analizar cómo fue cada tarea y/o proyecto en cuanto a la asignación de recursos. ¿Lo has hecho de manera efectiva? ¿Se pasó del presupuesto o amplió el plazo? ¿Hay algo que podrías haber hecho diferente? Hacer esto e implementar los cambios necesarios es perjudicial para la mejora futura.

No sobreasignar

La sobreasignación significa 1) llevar los recursos de asignación a medidas excesivas o 2) asignar demasiadas tareas. Así como una computadora fallaría si tiene que procesar demasiadas cosas a la vez, los miembros de su equipo no podrán hacer lo mejor que puedan si están sobrecargados de trabajo. Puede causar altos niveles de estrés y agotamiento, y no resultan en nada bueno.

Conclusión

La asignación de recursos es un aspecto importante de la gestión de proyectos. Si logra hacerlo correctamente, su vida será mucho más fácil, ya que evitará muchos problemas potenciales. Algunas de las mejores prácticas de asignación de recursos son: identificar la disponibilidad de los recursos, familiarizarse con el alcance del proyecto, hacer un seguimiento del tiempo y la utilización de los recursos, y asegurarse de que no está sobreasignando.