كيفية تتبع تخصيص الموارد

إدارة المشروع ليست نزهة في الحديقة. يتطلب الأمر شخصًا ماهرًا جدًا للقيام بذلك بنجاح - غالبًا ما تكون الموارد محدودة ، في حين أن مقدار الأشياء التي يمكن أن تسوء ليس كذلك.

ومع ذلك ، يمكن أن يؤدي التخطيط الجيد وتخصيص الموارد بشكل صحيح إلى الإنقاذ. إذا قمت بذلك بشكل صحيح ، فمن المحتمل أن تتمكن من إنهاء المشروع بنجاح ، دون حدوث فوضى كبيرة.

في هذه المقالة ، سوف نتعلم كيفية تتبع تخصيص الموارد وسبب أهميته.

ما هو تخصيص الموارد؟

وفقًا لمسح PMI ، تستخدم 26٪ فقط من الشركات دائمًا إدارة الموارد لتقدير الموارد وتخصيصها ، بينما يستخدمها 36٪ كثيرًا. ما هذا ولماذا يجب استخدامه بشكل متكرر؟

تخصيص الموارد ، أو جدولة الموارد ، هي عملية تحديد الموارد وتعيينها بطريقة تحقق أكبر قدر من النجاح في إكمال مهامك. تلعب جدولة الموارد مسبقًا وتتبع تقدم فريقك دورًا في تخصيص الموارد أيضًا. إنها خطة قصيرة المدى ستساعدك في السعي لتحقيق هدف أكبر.

تعد الموارد لاعبين رئيسيين في إدارة المشروع ، كما أن تخصيصها يمنحك نظرة عامة واضحة على ما يجب القيام به.

هناك أنواع مختلفة من الموارد:

• الأشخاص : يمتلك كل عضو في الفريق مجموعة مهارات فريدة ويجلب شيئًا مختلفًا إلى الطاولة. كلما كان الفريق أكثر تنوعًا ، كان ذلك أفضل. وفقًا لـ Harvard Business Review ، تميل الفرق التي تتكون من أشخاص من مختلف الأعمار والخلفيات الثقافية والجنس والأعراق إلى أن تكون أكثر موضوعية وابتكارًا.
• المعدات والآلات : اعتمادًا على المشروع ، يمكن أن يكون برنامج كمبيوتر أو مطرقة أو مجموعة من الفرش أو جرافة. جزء من تخصيص الموارد هو تحديد المعدات والأدوات التي سيتم استخدامها ، ومن سيستخدمها ، وإلى متى.
• المواد : المواد الاستهلاكية المستخدمة في المشروع ، مثل القرطاسية أو الطلاء أو الغاز المستخدم للسفر.
• المرافق : المباني ومناطق العمل - مكان تعمل فيه.
• المال .
• الوقت .

هذه هي قرارات تخصيص الموارد الثلاثة التي يجب أن تضعها في اعتبارك. وإليكم الأسئلة الثلاثة التي تقودهم:

• لما؟ (ما هي البضائع التي يتم إنتاجها؟) ؛
• كيف؟ (كيف يتم إنتاجها؟) ؛
• لمن؟ (من يحصل عليهم؟).

مثال على تخصيص الموارد

لنفترض أن مشروعك يرسم لوحة جدارية. سيكون تخصيص الموارد على النحو التالي:

• البحث عن الرسامين الذين يتناسب أسلوبهم الفني مع متطلبات المشروع والفكرة ؛
• تحديد جزء الميزانية الذي سيخصص لشراء المواد والإمدادات وما هو الجزء الذي سيخصص للدفع المباشر للفنانين ؛
• تحديد نوع الطلاء المراد شراؤه والألوان ؛
• تحديد الموعد النهائي وهكذا.

بعد الانتهاء من كل ذلك ، لم تنته مهمتك بعد. انتهى بك الأمر مع رسامين بمهارات مختلفة ، و 10 علب من طلاء الأكريليك ، و 6 عبوات من رذاذ الطلاء ، وسلم ، و 3 مجموعات من الفرشاة ، ومدة معينة من الوقت لإنهائها. هذه هي مواردك. كيف سيقوم الرسامان بتقسيم الفرشاة؟ هل سيستخدم كلاهما السلم ، وإذا كانت الإجابة بنعم ، فإلى متى؟ ماذا سيكون عبء العمل اليومي المثالي؟ من سيرسم أي جزء من اللوحة الجدارية؟

يعد تعيين عضو (أعضاء) الفريق المناسب لمهمة محددة أحد أهم جوانب تخصيص الموارد. يجب أن يتطابق تعقيد المهمة مع مستوى مهارتهم - إذا أعطيت مهمة بسيطة على مستوى الدخول لموظف متمرس أو مهمة معقدة لموظف جديد ، فلن تحصل على أفضل النتائج. في الحالة الأولى ، ستكون تكلفة المشروع مرتفعة بشكل غير ضروري. قد يسبب هذا الأخير الكثير من التوتر وربما لن تكون النتائج مرضية.

أهمية تخصيص الموارد

يعد تخصيص الموارد أكثر من مجرد تفويض المهام - فامتلاك الموارد المناسبة في الوقت المناسب يمكن أن يحدث فرقًا بين النجاح والفشل. قد يؤدي عدم القيام بتخصيص الموارد بشكل صحيح إلى عدم الالتزام بالمواعيد النهائية ، وتأخير المهام أو عدم اكتمالها ، وتكاليف مضطربة ، وفوضى عامة.

هناك طريقة لتجنب ذلك وهي التأكد من توفر جميع الموارد عند الحاجة إليها. يساعد تخصيص الموارد مقدمًا في تحديد ما إذا كان أي مصدر غير متوفر والتخطيط لمزيد من الخطوات حول ذلك.

تشمل مزايا التخصيص الجيد للموارد أيضًا ما يلي:

• انخفاض كبير في التكاليف ؛
• تحقيق أفضل نتيجة ممكنة بالموارد والقيود الموجودة ؛
• شعوذة أسهل بين مشاريع متعددة ؛
• زيادة الإنتاجية لأنها تساعد في إنهاء المهام بأسرع ما يمكن دون المساس بالجودة ؛
• القضاء على الكثير من المخاطر ، حيث ستتجاوز المخاطر المحتملة مسبقًا.

كيفية تتبع تخصيص الموارد

هذه هي خطوات تتبع تخصيص الموارد.

تحديد مدى توفر الموارد

يجب عليك أولاً تحديد من وما هي الموارد المتاحة لديك ، وفي حالة الموارد البشرية:

• ما هي المهارات التي يمتلكونها؟
• كم منهم لديه المهارات التي تناسب متطلبات المشروع ؛
• كم من الوقت هم متاحون للعمل في المشروع.

بعد أن تكون لديك فكرة واضحة عن من وماذا تعمل ، يمكنك البدء في تخصيص هذه الموارد. أيضًا ، كن على دراية بعوامل مثل: هل يذهب أعضاء فريقك في إجازة ومتى ، وهل هم مرضى ، وما هي حالة المعدات التي تعمل بها ، وما هي مدة عقد إيجار مساحة المكتب ، وما إلى ذلك.

تعرف على نطاق المشروع

قبل أن تبدأ العمل ، يجب أن يكون لديك أنت وفريقك فهم عميق لمشروعك ككل ، بالإضافة إلى جميع جوانبه. يتضمن ، على سبيل المثال لا الحصر:

• تحديد هدف المشروع نفسه ، وكذلك كل معلم ؛
• تحديد دور كل شخص ومسؤولياته وعبء العمل المتوقع ؛
• تحديد مدة المشروع.
• إدارة التوقعات ؛
• تحديد المعوقات التي تحد من المشروع والطرق الممكنة للتغلب عليها.
• تجاوز المخاطر المحتملة.

سيساعدك توضيح نطاق المشروع قدر الإمكان على تجنب سوء الفهم المحتمل وجعل كل شيء أكثر سلاسة.

قسّم المشروع إلى مهام وطابقها بالموارد

بعد أن تتعرف جميعًا على المشروع ، قسّمه إلى مهام وعيّنها إلى الموارد اللازمة. إلى جانب المهام ، قم بإدراج المدة والموعد النهائي وأعضاء الفريق الذين سيقومون بها والمهارات المطلوبة والموقع. من الأهمية بمكان أن تكون واقعيًا أثناء القيام بهذه الخطوة وتقديرها بشكل صحيح - خاصة عندما يتعلق الأمر بالوقت والميزانية.

مع وضع كل هذه المعلومات في الاعتبار ، يمكنك التنبؤ بالموارد المطلوبة لكل مهمة بأكبر قدر ممكن من الكفاءة.

وقت المسار

أظهر مسح PMI أنه من بين المشاريع التي بدأت والتي اعتبرت فاشلة ، كان تقدير الوقت غير الدقيق هو السبب الرئيسي في 26٪ من الحالات.

للحصول على فكرة أفضل عن الوقت الذي تقضيه وللتمكن من التحكم فيه بشكل أفضل ، تتبع وقتك. بهذه الطريقة ، ستتمكن أيضًا من:

• إنشاء إطار زمني واقعي للمشروع ؛
• تأكد من أن مشروعك مربح ؛
• تتبع التقدم والأداء العام لفريقك ؛
• حساب الساعات المدفوعة وغير المدفوعة ؛
• تأكد من إنجاز المهام في الموعد المحدد وتوقع التأخيرات المحتملة.

تتبع استخدام الموارد

عندما تدير مشروعًا ، عليك تحديد ما إذا كنت تستخدم معظم ما لديك. أو ربما هناك موارد أكثر من اللازم أو غير مستغلة؟ يمكن لكليهما تقديم مجموعة المشكلات الخاصة بهما ، لذلك من الجيد تتبع استخدام الموارد ، تمامًا كما تفعل مع تتبع المشروعات والمهام أو الوقت.

يسير استخدام الموارد جنبًا إلى جنب مع تخصيص الموارد. يستلزم قياس مدى فعالية استخدام الموارد المتاحة ويساعدك على زيادة الإنتاجية.

هناك بعض الصيغ السهلة لحساب استخدام الموارد (البشرية) ، أو مقدار ما ينفقه فريقك على العمل:

• استخدام الموارد = وقت الانشغال / الوقت المتاح
• استخدام الموارد = ساعات العمل المخطط لها (الحجوزات) / الساعات المتاحة
• استخدام الموارد = ساعات العمل المسجلة / الساعات المتاحة

تشمل فوائد هذه الممارسة عائد استثمار أفضل نتيجة الاستخدام الأقصى ، والرؤية الأفضل ، وتقليل مخاطر السهو ، وتجنب الإرهاق (لأنها طريقة لمنع الإفراط في العمل).

أعد التخصيص إذا لزم الأمر

ليس من غير المعتاد أن يمر المشروع ببعض التغييرات حتى ينتهي ، سواء كان تغيير الميزانية أو المدة أو النطاق. مع كل تغيير ، ستحتاج على الأرجح إلى إعادة تخصيص الموارد لتناسب الظروف الجديدة.

سيكون من الجيد أيضًا مراجعة وتحليل كيفية تنفيذ كل مهمة و / أو مشروع فيما يتعلق بتخصيص الموارد. هل فعلت ذلك بشكل فعال؟ هل تجاوزت الميزانية أو مددت الموعد النهائي؟ هل هناك شيء يمكن أن تفعله بشكل مختلف؟ القيام بذلك وتنفيذ التغييرات الضرورية يضر بالتحسين في المستقبل.

لا تفرط في التخصيص

يعني الإفراط في التخصيص إما 1) تخصيص الموارد لإجراءات مفرطة أو 2) تخصيص مهام كثيرة جدًا. تمامًا كما قد يحدث خطأ في الكمبيوتر إذا كان عليه معالجة الكثير من الأشياء في وقت واحد ، فلن يتمكن أعضاء فريقك من بذل قصارى جهدهم إذا كانوا يعملون فوق طاقتهم. يمكن أن يسبب مستويات عالية من التوتر والإرهاق - ولا ينتج عنها أي شيء جيد.

خاتمة

يعد تخصيص الموارد جانبًا مهمًا من جوانب إدارة المشروع. إذا تمكنت من القيام بذلك بشكل صحيح ، فستصبح حياتك أسهل بكثير حيث ستتجنب الكثير من المشكلات المحتملة. بعض أفضل ممارسات تخصيص الموارد هي: تحديد مدى توافر الموارد ، والتعرف على نطاق المشروع ، وتتبع الوقت واستخدام الموارد ، والتأكد من أنك لا تفرط في التخصيص.