리소스 할당을 추적하는 방법

프로젝트 관리는 공원에서 걷는 것이 아닙니다. 이를 성공적으로 수행하려면 매우 숙련된 사람이 필요합니다. 리소스는 종종 제한되어 있지만 잘못될 수 있는 일은 많지 않습니다.

하지만 좋은 계획을 세우고 자원을 적절하게 할당하면 구출될 수 있습니다. 제대로 하면 큰 혼란 없이 프로젝트를 성공적으로 끝낼 수 있을 것입니다.

이 기사에서는 리소스 할당을 추적하는 방법과 이것이 왜 중요한지 알아보겠습니다.

리소스 할당이란 무엇입니까?

PMI의 설문 조사에 따르면 26%의 기업만이 자원을 추정하고 할당하기 위해 항상 자원 관리를 사용하는 반면 36%는 자주 사용합니다. 그것은 무엇이며 왜 더 자주 사용해야합니까?

리소스 할당 또는 리소스 예약은 작업을 완료하는 데 가장 성공적인 방식으로 리소스를 식별하고 할당하는 프로세스입니다. 리소스를 미리 예약하고 팀의 진행 상황을 추적하는 것도 리소스 할당에 중요한 역할을 합니다. 더 큰 목표를 추구하는 데 도움이 될 단기 계획입니다.

자원은 프로젝트 관리의 핵심 역할을 하며 자원을 할당하면 수행해야 할 작업에 대한 명확한 개요를 얻을 수 있습니다.

다양한 유형의 리소스가 있습니다.

• 사람 : 각 팀원은 고유한 기술을 가지고 있으며 테이블에 다른 것을 가져옵니다. 팀은 다양할수록 좋습니다. Harvard Business Review에 따르면 다양한 연령, 문화적 배경, 성별 및 인종으로 구성된 팀이 더 객관적이고 혁신적인 경향이 있습니다.
• 장비 및 기계 : 프로젝트에 따라 컴퓨터 프로그램, 망치, 브러시 세트 또는 불도저가 될 수 있습니다. 자원 할당의 일부는 정확히 어떤 장비와 도구를 사용할 것인지, 누가 사용할 것인지, 얼마나 오래 사용할 것인지 결정하는 것입니다.
• 재료 : 여행에 사용되는 문구류, 페인트, 가스 등 프로젝트에 사용되는 소모품.
• 시설 : 건물 및 작업 영역 — 귀하가 일하는 장소.
• 돈 .
• 시간 .

다음은 명심해야 할 세 가지 리소스 할당 결정입니다. 그리고 다음은 그들로 이어지는 세 가지 질문입니다.

• 뭐라고요? (어떤 상품이 생산되나요?);
• 어떻게? (어떻게 생산되나요?);
• 누구를 위해? (누가 그것을 얻습니까?).

리소스 할당 예

프로젝트에서 벽화를 그리는 중이라고 가정해 보겠습니다. 리소스 할당은 다음과 같습니다.

• 프로젝트 요구 사항과 아이디어에 맞는 아트 스타일을 가진 화가 찾기;
• 예산의 어느 부분을 재료 및 공급품 구매에 사용할지, 어떤 부분을 예술가에게 직접 지불하는 데 사용할지 결정합니다.
• 구매할 페인트 유형과 색상 결정
• 기한 등을 결정합니다.

당신이 그 모든 것을 끝내고 나면, 당신의 일은 아직 끝나지 않았습니다. 서로 다른 스킬 세트를 가진 두 명의 화가, 아크릴 물감 10통, 스프레이 물감 6통, 사다리, 붓 3세트, 그리고 일정 시간을 들여 완성하게 되었습니다. 그것들은 당신의 자원입니다. 두 화가는 붓을 어떻게 나눌까요? 둘 다 사다리를 사용할 수 있습니까? 그렇다면 얼마나 오래 사용할 수 있습니까? 이상적인 일일 작업량은 얼마입니까? 누가 벽화의 어느 부분을 그릴까요?

특정 작업에 적합한 팀 구성원을 할당하는 것은 리소스 할당의 가장 중요한 측면 중 하나입니다. 작업 복잡성은 기술 수준과 일치해야 합니다. 숙련된 직원에게 간단한 초급 작업을 제공하거나 신입 직원에게 복잡한 작업을 제공하면 최상의 결과를 얻을 수 없습니다. 첫 번째 경우에는 프로젝트 비용이 불필요하게 높을 것입니다. 후자는 많은 스트레스를 유발할 것이며 결과는 아마도 만족스럽지 않을 것입니다.

자원 할당의 중요성

리소스 할당은 단순히 작업을 위임하는 것 이상입니다. 적절한 순간에 적절한 리소스를 확보하는 것은 성공과 실패를 가를 수 있습니다. 리소스 할당을 제대로 수행하지 않으면 마감일을 놓치고, 작업이 지연되거나 완료되지 않고, 비용이 급증하고, 전반적인 혼란이 발생할 수 있습니다.

이를 방지하는 방법은 필요할 때 모든 리소스를 사용할 수 있도록 하는 것입니다. 리소스를 미리 할당하면 사용할 수 없는 소스가 있는지 식별하고 이에 대한 추가 단계를 계획하는 데 도움이 됩니다.

좋은 자원 할당의 이점은 다음과 같습니다.

• 비용을 크게 절감했습니다.
• 기존 자원 및 제약 조건으로 최상의 결과 달성
• 여러 프로젝트 간의 더 쉬운 저글링;
• 품질 저하 없이 가능한 한 빨리 작업을 완료하는 데 도움이 되므로 생산성이 극대화됩니다.
• 사전에 잠재적 위험을 검토하므로 많은 위험을 제거합니다.

리소스 할당을 추적하는 방법

다음은 리소스 할당을 추적하는 단계입니다.

리소스 가용성 식별

먼저 가용 자원이 누구이고 무엇인지, 인적 자원의 경우 다음을 결정해야 합니다.

• 그들은 어떤 기술을 가지고 있습니까?
• 그들 중 얼마나 많은 사람들이 프로젝트 요구 사항에 맞는 기술을 가지고 있습니까?
• 프로젝트에서 작업할 수 있는 기간입니다.

누구와 무엇과 함께 작업하는지 명확하게 파악한 후에는 해당 리소스 할당을 시작할 수 있습니다. 또한 팀 구성원이 휴가를 갈 것인지, 언제 아프는지, 작업 중인 장비의 상태, 사무실 공간 임대 기간 등의 요소를 알고 있어야 합니다.

프로젝트의 범위를 알고

작업을 시작하기 전에 귀하와 귀하의 팀은 프로젝트 전체와 모든 측면을 깊이 이해해야 합니다. 여기에는 다음이 포함되지만 이에 국한되지는 않습니다.

• 프로젝트 자체의 목표와 모든 이정표를 정의합니다.
• 모든 사람의 역할, 책임 및 예상 작업량 결정
• 프로젝트 기간 정의
• 기대치 관리;
• 프로젝트를 제한하는 제약 조건과 이를 극복할 수 있는 방법을 식별합니다.
• 잠재적 위험을 넘어갑니다.

프로젝트 범위를 가능한 한 명확하게 하면 잠재적인 오해를 피하고 모든 것이 순조롭게 진행되는 데 도움이 됩니다.

프로젝트를 작업으로 나누고 리소스와 연결

모두가 프로젝트에 대해 알게 된 후에는 작업으로 나누고 필요한 리소스에 할당하십시오. 작업과 함께 기간, 마감일, 작업을 수행할 팀 구성원, 필요한 기술 및 위치를 나열합니다. 이 단계를 수행하는 동안 현실적이고 정확하게 추정하는 것이 중요합니다. 특히 시간과 예산과 관련하여 그렇습니다.

이 모든 정보를 염두에 두고 각 작업에 필요한 리소스를 최대한 효율적으로 예측할 수 있습니다.

추적 시간

PMI의 조사에 따르면 실패한 것으로 간주된 시작된 프로젝트 중 26%의 경우 부정확한 시간 추정이 주요 원인이었습니다.

보낸 시간을 더 잘 파악하고 더 잘 통제하려면 시간을 추적하세요. 그렇게 하면 다음 작업도 수행할 수 있습니다.

• 프로젝트에 대한 현실적인 기간을 만드십시오.
• 귀하의 프로젝트가 수익성이 있는지 확인하십시오.
• 팀의 진행 상황과 전반적인 성과를 추적합니다.
• 청구 가능 시간과 청구 불가능 시간을 계산합니다.
• 작업이 예정대로 완료되었는지 확인하고 지연 가능성을 예상하십시오.

리소스 활용도 추적

프로젝트를 관리할 때 가지고 있는 것을 최대한 활용하고 있는지 확인해야 합니다. 아니면 과도하게 활용되거나 활용되지 않는 리소스가 있습니까? 둘 다 고유한 문제 집합을 가져올 수 있으므로 프로젝트 및 작업 또는 시간을 추적하는 것처럼 리소스 사용률을 추적하는 것이 좋습니다.

리소스 활용은 리소스 할당과 함께 진행됩니다. 여기에는 사용 가능한 리소스가 얼마나 효과적으로 활용되고 있는지 측정하고 생산성을 극대화하는 데 도움이 됩니다.

(인적) 자원 활용도 또는 팀이 작업에 소요하는 비용을 계산하는 몇 가지 쉬운 공식이 있습니다.

• 자원 활용 = 바쁜 시간 / 가용 시간
• 자원 활용도 = 예정 근무 시간(예약) / 가용 시간
• 자원 활용 = 기록된 근무 시간 / 가용 시간

이 방법의 이점에는 최대 활용, 더 나은 가시성, 간과의 위험 감소, 소모 방지(과로를 방지하는 방법)로 인한 더 나은 ROI가 포함됩니다.

필요한 경우 재할당

프로젝트가 완료될 때까지 예산, 기간 또는 범위의 변경 여부에 관계없이 몇 가지 변경을 거치는 것은 드문 일이 아닙니다. 변경할 때마다 새로운 상황에 맞게 리소스를 다시 할당해야 할 수 있습니다.

또한 리소스 할당과 관련하여 각 작업 및/또는 프로젝트가 어떻게 진행되었는지 검토하고 분석하는 것이 좋습니다. 효과적으로 했는가? 예산을 초과했거나 마감일을 연장했습니까? 다르게 할 수 있었던 일이 있습니까? 이렇게 하고 필요한 변경을 구현하는 것은 향후 개선에 해롭습니다.

과도하게 할당하지 마십시오

과잉 할당은 1) 자원을 과도하게 할당하거나 2) 너무 많은 작업을 할당하는 것을 의미합니다. 컴퓨터가 한 번에 너무 많은 일을 처리해야 하는 경우 버그가 발생하는 것처럼 팀원들도 과로하면 최선을 다할 수 없습니다. 그것은 높은 스트레스 수준과 소진을 유발할 수 있으며 좋은 결과를 가져오지 못합니다.

결론

자원 할당은 프로젝트 관리의 중요한 측면입니다. 올바르게 수행하면 잠재적인 많은 문제를 피할 수 있으므로 삶이 훨씬 쉬워집니다. 가장 좋은 리소스 할당 방법 중 일부는 리소스의 가용성 식별, 프로젝트 범위에 익숙해지기, 시간 및 리소스 사용 추적, 과도하게 할당되지 않도록 하는 것입니다.