Cum să urmăriți alocarea resurselor

Managementul de proiect nu este o plimbare în parc. Este nevoie de o persoană foarte calificată pentru a face acest lucru cu succes - resursele sunt adesea limitate, în timp ce cantitatea de lucruri care pot merge prost nu este.

Cu toate acestea, o bună planificare și alocarea adecvată a resurselor pot veni în ajutor. Dacă procedați corect, probabil veți reuși să duceți proiectul la capăt cu succes, fără a avea loc un haos major.

În acest articol, vom afla cum să urmărim alocarea resurselor și de ce este importantă.

Ce este alocarea resurselor?

Potrivit sondajului PMI, doar 26% dintre companii folosesc întotdeauna managementul resurselor pentru estimarea și alocarea resurselor, în timp ce 36% îl folosesc des. Ce este asta și de ce ar trebui să fie folosit mai des?

Alocarea resurselor, sau programarea resurselor, este un proces de identificare și alocare a resurselor într-un mod care va aduce cel mai mare succes în îndeplinirea sarcinilor dumneavoastră. Programarea resurselor în avans și urmărirea progresului echipei dvs. au un rol și în alocarea resurselor. Este un plan pe termen scurt care te va ajuta în urmărirea unui obiectiv mai mare.

Resursele sunt actori cheie în managementul proiectelor și alocarea acestora vă oferă o imagine de ansamblu clară asupra a ceea ce trebuie făcut.

Există diferite tipuri de resurse:

• Oameni : Fiecare membru al echipei are un set unic de abilități și aduce ceva diferit la masă. Cu cât o echipă este mai diversă, cu atât mai bine. Potrivit Harvard Business Review, echipele formate din oameni de diferite vârste, medii culturale, sexe și rase tind să fie mai obiective și mai inovatoare.
• Echipamente și utilaje : În funcție de proiect, ar putea fi un program de calculator, un ciocan, un set de perii sau un buldozer. O parte din alocarea resurselor este de a decide ce echipament și instrumente exacte vor fi utilizate, cine le va folosi și pentru cât timp.
• Materiale : consumabile utilizate într-un proiect, cum ar fi papetărie, vopsea sau gaz utilizate pentru călătorii.
• Facilități : clădiri și zone de lucru — un loc în care lucrați.
• Bani .
• Timpul .

Acestea sunt cele trei decizii de alocare a resurselor pe care ar trebui să le țineți cont. Și, iată cele trei întrebări care duc la ele:

• Ce? (Ce bunuri sunt produse?);
• Cum? (Cum sunt produse?);
• Pentru cine? (Cine le primește?).

Exemplu de alocare a resurselor

Să presupunem că proiectul tău este pictarea unei picturi murale. Alocarea resurselor ar fi:

• Găsirea pictorilor al căror stil de artă se potrivește cerințelor proiectului și ideii;
• Să decidă ce parte din buget va fi destinată achiziționării de materiale și rechizite și ce parte este destinată plății directe artiștilor;
• Decizi ce tip de vopsea să cumperi și în ce culori;
• Stabilirea termenului limită și așa mai departe.

După ce ai terminat toate acestea, treaba ta nu este încă terminată. Ai ajuns să ai doi pictori cu abilități diferite, 10 cutii de vopsea acrilică, 6 cutii de vopsea spray, o scară, 3 seturi de pensule și o anumită perioadă de timp pentru a o termina. Acestea sunt resursele tale. Cum vor împărți cei doi pictori pensulele? Vor ajunge amândoi să folosească scara și, dacă da, pentru cât timp? Care ar fi volumul ideal de lucru zilnic? Cine va picta ce parte a picturii?

Alocarea membrului (membrilor) potrivit(i) echipei unei anumite sarcini este unul dintre cele mai importante aspecte ale alocării resurselor. Complexitatea sarcinii trebuie să se potrivească cu nivelul lor de calificare - dacă oferiți o sarcină simplă, de nivel de intrare, unui angajat cu experiență sau o sarcină complicată unui nou angajat, nu veți obține cele mai bune rezultate. În primul caz, costul proiectului ar fi inutil de mare. Acesta din urmă ar provoca mult stres și probabil că rezultatele nu vor fi satisfăcătoare.

Importanța alocării resurselor

Alocarea resurselor este mai mult decât delegarea sarcinilor - a avea resursele potrivite la momentul potrivit poate face diferența între succes și eșec. Alocarea necorespunzătoare a resurselor poate duce la nerespectarea termenelor limită, sarcini întârziate sau neterminate, costuri explozive și haos general.

O modalitate de a evita acest lucru este să vă asigurați că veți avea toate resursele disponibile atunci când aveți nevoie de ele. Alocarea resurselor în avans ajută la identificarea dacă vreo sursă nu este disponibilă și la planificarea pașilor suplimentari în acest sens.

Beneficiile unei bune alocări a resurselor includ, de asemenea:

• Costuri reduse semnificativ;
• Obținerea celui mai bun rezultat posibil cu resursele și constrângerile existente;
• Jonglere mai ușoară între mai multe proiecte;
• Productivitate maximizată, deoarece ajută la finalizarea sarcinilor cât mai repede posibil, fără a compromite calitatea;
• Eliminarea multor riscuri, deoarece ați trece peste potențiale riscuri în prealabil.

Cum să urmăriți alocarea resurselor

Aceștia sunt pașii de urmărire a alocării resurselor.

Identificați disponibilitatea resurselor

Mai întâi trebuie să determinați cine și care sunt resursele dvs. disponibile și, în cazul resurselor umane:

• Ce aptitudini posedă;
• Câți dintre ei au abilități care se potrivesc cerințelor proiectului;
• Cât timp sunt disponibili pentru a lucra la proiect.

După ce aveți o idee clară despre cine și cu ce lucrați, puteți începe să alocați acele resurse. De asemenea, fii conștient de factori precum: membrii echipei tale merg în vacanță și când, sunt bolnavi, care este starea echipamentului cu care lucrezi, care este durata închirierii spațiului de birouri etc.

Cunoașteți domeniul de aplicare al proiectului

Înainte de a începe să lucrați, dumneavoastră și echipa dumneavoastră trebuie să aveți o înțelegere profundă a proiectului dumneavoastră în ansamblu, precum și a tuturor aspectelor acestuia. Aceasta include, dar nu se limitează la:

• Definirea scopului proiectului în sine, precum și a fiecărei etape;
• Determinarea rolului fiecăruia, a responsabilităților și a volumului de lucru așteptat;
• Definirea duratei proiectului;
• Gestionarea așteptărilor;
• Identificarea constrângerilor care limitează proiectul și a posibilelor modalități de depășire a acestora;
• Trecând peste potențiale riscuri.

Efectuarea cât mai clară a domeniului proiectului vă va ajuta să evitați potențialele neînțelegeri și să faceți totul să meargă mai bine.

Împărțiți proiectul în sarcini și potriviți-le cu resurse

După ce cunoașteți cu toții proiectul, împărțiți-l în sarcini și atribuiți-le resurselor necesare. Împreună cu sarcinile, enumerați durata acestora, termenul limită, membrii echipei care le vor face, abilitățile necesare și locația. Este esențial să fii realist în timp ce faci acest pas și să estimați corect - mai ales când vine vorba de timp și buget.

Având în vedere toate aceste informații, puteți prognoza resursele necesare pentru fiecare sarcină cât mai eficient posibil.

Urmăriți timpul

Sondajul PMI a relevat că, dintre proiectele începute care au fost considerate eșecuri, în 26% din cazuri estimarea inexactă a timpului a fost cauza principală.

Pentru a avea o idee mai bună despre timpul petrecut și pentru a-l putea controla mai bine, urmăriți-vă timpul. Astfel, veți putea, de asemenea:

• Creați un interval de timp realist pentru proiect;
• Asigurați-vă că proiectul dvs. este profitabil;
• Urmărește progresul și performanța generală a echipei tale;
• Calculați orele facturabile și nefacturabile;
• Asigurați-vă că sarcinile sunt îndeplinite în timp util și anticipați posibilele întârzieri.

Urmăriți utilizarea resurselor

Când gestionați un proiect, trebuie să determinați dacă utilizați la maximum ceea ce aveți. Sau poate există resurse care sunt supra sau subutilizate? Ambele pot aduce propriul set de probleme, așa că este o idee bună să urmăriți utilizarea resurselor, așa cum ați urmări proiectele și sarcinile sau timpul.

Utilizarea resurselor merge mână în mână cu alocarea resurselor. Aceasta presupune măsurarea cât de eficient sunt utilizate resursele disponibile și vă ajută să maximizați productivitatea.

Există câteva formule simple pentru a calcula utilizarea resurselor (umane) sau cât cheltuiește echipa ta lucrând:

• Utilizarea resurselor = Timp ocupat / Timp disponibil
• Utilizarea resurselor = Orele de lucru planificate (rezervări) / Orele disponibile
• Utilizarea resurselor = Orele de lucru înregistrate / Ore disponibile

Beneficiile acestei practici includ o rentabilitate mai bună a investiției ca urmare a utilizării maxime, o vizibilitate mai bună, un risc redus de neglijențe și evitarea epuizării (deoarece este o modalitate de a preveni suprasolicitarea).

Realocați dacă este necesar

Nu este neobișnuit ca un proiect să treacă prin câteva modificări până la finalizare, fie că este vorba de modificarea bugetului, a duratei sau a domeniului de aplicare. Cu fiecare modificare, probabil că va trebui să realocați resurse pentru a se potrivi noilor circumstanțe.

De asemenea, ar fi o idee bună să revizuiți și să analizați modul în care a decurs fiecare sarcină și/sau proiect în ceea ce privește alocarea resurselor. Ați făcut-o eficient? Ai depășit bugetul sau ai prelungit termenul? Există ceva ce ai fi putut face altfel? Făcând acest lucru și implementând modificările necesare este în detrimentul îmbunătățirilor viitoare.

Nu supraaloca

Supraalocarea înseamnă fie 1) alocarea resurselor pentru măsuri excesive, fie 2) alocarea prea multor sarcini. Așa cum un computer s-ar defecta dacă trebuie să proceseze prea multe lucruri simultan, membrii echipei tale nu vor putea face tot posibilul dacă sunt suprasolicitați. Poate provoca niveluri ridicate de stres și epuizare - și nu duc la nimic bun.

Concluzie

Alocarea resurselor este un aspect important al managementului de proiect. Dacă reușești să o faci corect, viața ta va deveni mult mai ușoară, deoarece ai evita o mulțime de probleme potențiale. Unele dintre cele mai bune practici de alocare a resurselor sunt: ​​identificarea disponibilității resurselor, familiarizarea cu domeniul de aplicare al proiectului, urmărirea timpului și a utilizării resurselor și asigurarea faptului că nu supraalocați.