Kağıt üzerinde dijital zaman çizelgelerinin faydaları

Küresel olarak bu kadar çok iş çevrimiçi hale geldiğinden, zaman ve iş takibi uygulaması da öyle. Özellikle kısa ama zamanla biriken süreçlerde (e-postanızı silmek gibi) pratiklik ve verimlilik için çalışıyoruz. Günümüzde çoğu şirket, dijital zaman çizelgeleri çok fazla konfor ve kullanım kolaylığı sağladığı için kağıt zaman çizelgeleriyle çalışmayı hayal bile edemiyor.

Etkilerine hala ikna olmamışsanız, dijital zaman çizelgelerinin getirdiği faydaların ve çalışma hayatınızı nasıl alt üst edebileceklerinin bir listesini derledik - elbette daha iyisi için.

Kağıt zaman çizelgeleri ve delikli kartlarla ilgili en büyük sorunlar

Kağıt zaman çizelgelerinin size nasıl para, zaman ve enerjiye mal olabileceğini vurgulamak için bir örnek kullanacağız. Aşağıdaki zaman çizelgesine bir göz atın.

amherst.edu'dan bir zaman çizelgesi örneği

Kağıt zaman çizelgelerinin kötü olduğunu söylemeye çalışmıyorken (bazı bireyler ve şirketler için çok daha iyi çalışıyor), dijitalleşmeden çok yanayız. Yukarıdaki zaman çizelgesi güzel bir şekilde doldurulmuş olsa da, hatalar için birkaç zayıf nokta vardır.

Tabii ki, dijital eşdeğerleri kendi zorluklarını sunar, ancak zamana çok daha kolay yakalanırlar ve zaman çizelgesi hataları daha kolay en aza indirilir.

Çok geniş bir dönemi kapsıyorlar

İki haftalık zaman çizelgeleri nadir olmasa da, bunun gibi yazılı bir biçimde olduklarında, bir kişinin iş günü hakkında fazla ayrıntı göremezsiniz. Elde ettiğiniz şey sayılar ve bazı çıplak kemik bilgilerdir.

Varlığınıza daha fazla önem veren bir işteyseniz veya başkalarının işinize güvenmediği bir işteyseniz veya bordronuzu hesaplamak için muhasebeye zaman çizelgeleri veriyorsanız, bu sorun değil.

İnsan hatası ve sömürü için daha fazla yer var

Zaman çizelgeleri elle doldurulduğunda ve yalnızca çalışmama süresini kaydetmeye dayandığında, sorunlar için birkaç açıklık vardır:

• Bir kişinin el yazısı okunaksız;
• Zamanı toplama biçimleri yanlış, zaman girişlerini tehlikeye atıyor;
• Alanları yanlış dolduruyorlar;
• Maaş bordrosu hesaplamak daha fazla odaklanma gerektirir, çünkü slip-up'ları yapmak daha kolaydır;
• Bir kişi bir görevi veya ara vermeyi unutabilir veya bilerek atlayabilir.

Kağıt zaman çizelgeleri ile her zaman sistemi aldatmanın bir yolu olacaktır. Eski işyerlerimden birinde zaman çizelgelerini bu şekilde doldurmazdık, ancak ana ve arka kapıda (molalarımızı verdiğimiz) şirket kimlik kartı okuyucularımız vardı. Bu kart okuyucular kapının kilidini açar, böylece sistem binaya ne zaman girip çıktığınızı (iş gününüze başlayıp ne zaman bitirdiğinizi ve ne zaman mola verdiğinizi) bilirdi.

Çok geçmeden, beş kişilik grupların sigara molasına çıktığını ve birinin “Bu mola benden!” dediğini söylemeye gerek yok. Kapının kilidini açarken, geri kalanı kimliklerini bile taramadı (böylece molaları kayıtsız kaldı). Çoğu durumda, işverenler, çalışanlarının saatlerini takip etmenin en iyi yolunu bulmakta zorlanıyor.

Hikayeden çıkarılacak ders şudur: bazı insanlar kuralları aşmanın yollarını bulacaktır ve eski zaman işleyişi sistemleri, siz kayıplara katlanırken onlar için bunu çok daha kolay hale getirir.

Diğer departmanlar için ek işler

Yöneticiler ve ekip liderleri için , kağıt zaman çizelgeleri, proje değerlendirmeleri yapmak veya ekiplerinin genel olarak nasıl ilerlediğini kontrol etmek zorunda oldukları zamanlarda geçmeleri için kabus gibi bir arşiv olabilir. Ve binaya girip çıktıkları zaman gibi temel bilgiler pek yardımcı olmaz. Onlar için biraz daha detaylı zaman girişleri ve toplu zaman çizelgeleri çok daha kullanışlıdır.

Muhasebeciler için , örneğimizdeki gibi bir zaman çizelgesi, kişi maaş bordrosunu zaten hesapladığı için çok zaman kazandırıyor gibi görünüyor. Ancak, muhasebecinin her şeyin kitaba uygun olduğundan emin olmak için matematiği tekrar gözden geçireceğini tahmin etmek güvenlidir. Aynı verileri kendi yazılımlarına veya kitaplarına girmekten bahsetmiyorum bile. Bu sadece işi ikiye katlar ve gereksiz yere öyle.

Serbest çalışanlar için , bunun gibi bir zaman çizelgesi onların zararına olur. Müşteriler genellikle süreçlerinin ve son teslim tarihlerinin bir tür dökümünü isteyeceklerdir. Serbest çalışan istediği kadar az bilgi verme hakkına sahipken, güvenin büyük bir kısmı şeffaflığa dayanır. Müşterinize, projelerinin her bir parçası için günde ne kadar zaman harcadığınızı gösterebilmek paha biçilmezdir. Daha iyi bir anlayış oluşturur ve oranlarınızı haklı çıkarmanıza yardımcı olur.

Sorunları çok geç fark ediyorsun

Bir çalışanın size yaklaştığını ve haftalardır takım arkadaşlarıyla yaşadıkları bir sorunu ortaya koyduğunu hayal edin. İlk başta bir şey söylemek konusunda isteksizdiler, sorunu kendi başlarına çözmek ya da bir telaşa neden olmak istemiyorlardı. Takım arkadaşı, mazeretler uydurarak ve ortalamanın altında sonuçlar vererek, projenin kendi kısmına sürekli olarak geç kaldı. Burada birkaç büyük kırmızı bayrak var:

1. Sorun haftalardır oradaydı ve siz bunun farkında değildiniz;
2. Çalışanla yüzleşmek için kanıt toplamak için tonlarca zaman çizelgesinden geçmeniz gerekir;
3. Son teslim tarihi hızla yaklaşırken yeni proje tahminlerini manuel olarak yapmanız gerekecek.

Serbest çalışanlar için sorun benzerdir: bir müşteri son teslim tarihini geri almak istiyor veya sizi çok uzun süre almakla suçluyor. Bu nedenle, kendinizi desteklemek için, tüm makaleleri (veya kitapları) gözden geçirmek, ihtiyacınız olan bilgileri manuel olarak aramak için önemli bir zaman harcamanız gerekecek. Tüm bu süre boyunca her şeyin hesabını tuttuğunu umarak.

Tüm bunlarla birlikte, yalnızca bir dijital zaman çizelgesi ve zaman izleyiciyi tanıtarak, tüm bu sorunları önleyebilir ve iadelerinizi on kat alabilirsiniz.

Dijital zaman çizelgelerini kullanma nedenleri

Bu bölümde, dijital zaman çizelgelerinin sizin (veya işletmeniz) için sağladığı birçok avantaja odaklanacağız. Ve listenin sonunda, tek bir yazılım parçasının ne kadar vazgeçilmez olabileceğini göreceksiniz.

Zaman çizelgelerini ve zaman girişlerini düzenlemenize izin verirler

Dijital bir zaman çizelgesiyle, her zaman girişinin açıklamasını düzenleme seçeneği vardır. Bu, o girdiyle ilgili görev hakkında ayrıntılar eklemek için mükemmeldir. Kullanılan araçlar veya görevi kimin atadığı gibi bilgiler.

Aynı şeyin bir kağıt zaman çizelgesinde mevcut olduğunu iddia edebilirsiniz, ancak her zaman okunaksızlık sorunları ve iş arkadaşlarının yerini dolduran veya dolduran insanlar (zaman hırsızlığı riski) vardır. Ancak bir dijital zaman izleyici ve zaman çizelgesi ile bu sorunlara üç çözüm elde edersiniz:

1. Bir zaman girişini dijital olarak silmek ve düzeltmek kağıt üzerinde olduğundan daha kolaydır;
2. Her çalışanın kendi oturum açma kimlik bilgileri vardır, bu nedenle birbirlerine zaman ayıramazlar ve
3. İşverenler, yazılımın kendisindeki düzenleme seçeneğini kilitleyebilir. Bu, çalışanların bir zaman girişini düzenlemeden önce onay gerektireceği anlamına gelir; bu, zaman hırsızlığını önlemek için harikadır.

Clockify'da zaman girişi düzenleme

Ayrı bir yazılım yüklemek istemeyen, ancak herkesin zamanının temiz, dijitalleştirilmiş bir hesabına sahip olma fikrini sevenler için çok sayıda zaman çizelgesi şablonu da vardır.

Herkese ve her şeye daha iyi genel bakış

Bu şeffaflık ve hesap verebilirlik çağıdır. Ve kağıt zaman çizelgeleri ile bu lüksünüz yok.

Dijital zaman çizelgeleri, herkesin gerçek zamanlı olarak ne yaptığını görmenizi sağlar. Uygunluk durumunu görmek, proje ilerlemesini izlemek ve çalışma süresinin tahminlerinizle ne kadar uyumlu olduğunu görmek için belirli bir çalışanı aramak çok daha kolaydır.

Yukarıdaki örnekte, hangi çalışanın hangi projede çalıştığını görebilir ve hatta belirli bir çalışan için zaman çizelgelerinde arama yapabilirsiniz.

Proje tahminlerinin üstünde kolayca kalacaksınız

Her proje, her yönünü etkileyen zaman tahminleri yapmanızı gerektirecektir: proje ilerledikçe bütçeyi nasıl tahsis ettiğiniz, hangi takım arkadaşlarının ne için müsait olduğu, hangi görevlerin teslim tarihlerini etkilediği, önceliklerin nasıl değiştiği ve daha fazlası.

Kağıt zaman çizelgeleriyle, projenin tahminlerinizi ne kadar iyi takip ettiğini takip etmek zor olabilir. Bilgi işlemede bir gecikme var ve her şeyi gözden geçirmek sadece daha uzun ve daha zahmetli.

Dijital zaman işleyişi ise her şeyi anlık hale getirir. Yazılım, ihtiyacınız olan her türlü bilgiyi size mümkün olan en kısa sürede ulaştırmak için tasarlanmıştır. Bu durumda zaman ve bütçe tahminleri gibi gerekli bilgileri girdikten sonra, yazılım çalışanların yaptığı tüm zaman girişlerini takip edebilir ve bunları tahminlerinizle karşılaştırabilir.

Clockify'da proje tahminlerini izleme.

Proje ilerledikçe ilerlemesini takip etme seçeneğine sahip olursunuz ve ileride mi yoksa gecikmiş mi olduğunuzu görürsünüz. Ve bu bilgiyi istediğiniz zaman, dakikalar içinde iletir. Bu, yazılımın tüm ağır işleri yapmasına izin vermek meselesidir.

Sorunları fark etmek daha kolay

Tahminlerden bahsettikten sonra, proje gecikmeleri konusuna ve dijital zaman çizelgelerinin bunları önlemenize nasıl yardımcı olabileceğine karar vermemiz mantıklıdır.

Geç teslim tarihlerinin en büyük nedenlerinden bazıları şunlardır:

• Motivasyon veya üretkenlik eksikliği;
• Görev atama problemleri;
• Bunalmış çalışanlar;
• Makul olmayan müşteri istekleri vb.

Bu sorunların neredeyse tamamının zaman çizelgelerinin yardımıyla önlenebileceğine inanır mısınız?

Basit.

Gerçek zamanlı izleme, yalnızca günün sonunda birinin ofise ne zaman girip çıktığını gösteren bir zaman çizelgesi kullanmak yerine, günler hatta haftalar öncesinden yükselen bir sorunu tespit etmenize yardımcı olur. Birinin görevi daha uzun sürdüğü veya gerekenden daha fazla beklemede kaldığı anda, anında harekete geçebilir ve temel nedene ulaşabilirsiniz.

Sadece bir tık ötede bir proje tahmin raporuna sahip olmanın, belirli bir son teslim tarihini haftalar öncesinden bile karşılamanın zor olup olmayacağını görmenize yardımcı olabileceğinden bahsetmiyorum bile. Böylece, hoş olmayan gecikmiş e-postalar ve aramalar ile karşılaşmak yerine müşterilerinizle iletişime geçebilir ve onları bilgilendirebilirsiniz.

Daha doğru zaman işleyişi

Dijital zaman izleyici ile zaman çizelgeleriniz olmasını istediğiniz kadar ayrıntılı hale gelir.

Modern zaman izleyicileri size şu seçeneği sunar:

• Ne tür bir iş yaptığınızı bilmeniz için zaman girişlerinizi etiketleme

(muhasebe, toplantılar, geliştirme, test etme, proje beyin fırtınası vb.)

• Kullandığınız diğer uygulamalarla entegrasyon

(Web tarayıcısı, muhasebe yazılımı, proje yönetim aracı vb.)

Her iki hesapta da yaptığınız her giriş, yaptığınız işin türünü belirtme seçeneğine sahiptir. Ve normalde, tek yapmanız gereken bilgileri bir kez girmektir ve bu, gelecekteki tüm girişlerinize aktarılacaktır.

Doğruluk söz konusu olduğunda inanılmaz bir avantaj, doğrudan çevrimiçi takviminizden bir zaman girişi oluşturma seçeneğidir. Şöyle:

Yukarıda görebileceğiniz gibi, bir dijital zaman izleyici takviminizle el ele çalışabilir. Bu ikisini bağladığınızda, listenizdeki belirli bir görev için zaman girişinize manuel olarak veri girmenize gerek kalmaz. Yukarıdaki resimdeki “X Müşterisiyle Toplantı”, 'oynat' düğmesine tek bir tıklama ile o görev için zamanlayıcıyı başlattığınızı göstermektedir. Ve işiniz bittiğinde, zaman girişi doğrudan zaman çizelgesine gider.

Kadar basit!

İnsan hatasına daha az yer ve dahil olan herkes için daha az güçlük

Kağıt zaman çizelgesinin başka bir örneğine bakalım:

Psychology.illinois.edu'dan kağıt zaman çizelgesi örneği

Bunların belirli bir amaca hizmet ettiğinden bahsetmiştik: daha kolay bordro hesaplaması için çalışılan saatleri not etmek.

Aynı zamanda bu, bazı (çoğu değilse de) insanların o zaman diliminde ne tür bir görevin yapıldığını soran alanları gözden geçireceği anlamına gelir. Ek olarak, denetçiler partiyi gözden geçirmek için bu zaman çizelgelerini hızlıca imzalayabilir ve daha sonra için bir kenara bırakabilirler. Ayrıca okunaklı bir el yazısı ve herhangi bir hasardan (kağıttaki lekeler ve yırtıklar gibi) kaçınılması gerekir.

Dijital bir zaman çizelgesiyle, tamamlanmasının çok azı çalışanlara ve denetçilere bağlıdır. Zaman girişlerinin hala doldurulması gerekirken, gerisini yazılım halleder: maaş bordrosu hesaplama, bilgi çıkarma, raporları formüle etme, belirli girişleri arama ve hatta herkesin görevlerine ve işte geçirdiği zamanlara ilişkin bir genel bakış sunma.

Raporlar bir tık uzağınızda

Son fakat en az değil - proje ilerlemesi hakkında raporlama. Daha önce bahsedilen her şeyle birlikte, yazılım, isteyebileceğiniz her şeyin karmaşık, veri açısından zengin bir görünümünü oluşturmak için yeterli bilgi ile besleniyor:

• Kimin hangi görevde çalıştığı ve genel görev delegasyonu;
• Genel olarak çalışılan saatler;
• Proje ilerlemesi, kalan süre, bütçe ve giderler;
• Kaydedilen zaman ve boşa harcanan zaman;
• Faturalandırılabilir ve faturalandırılamaz saatler ve daha fazlası.

Ve müşteri ilişkileri için bunun gibi belgeler hayati önem taşır. Zaman işleyişi yazılımı, dijital zaman çizelgelerinizden tüm bu bilgileri göz açıp kapayıncaya kadar almanızı sağlar. Bu, sabah ilk iş olarak projeyle ilgili bir toplantı yapmak isteyen bir müşteri sizi aradığında işe yarar.

Çözüm

Dijital bir zaman çizelgesine sahip olmanın artıları sayılamayacak kadar çoktur. İş hayatınızı nasıl kolaylaştırabileceklerini gösterme umuduyla, kağıt zaman çizelgeleriyle kalıcı görünen bazılarını ele aldık. İnsan hatasına daha az yer var, her süreci hızlandırıyorlar, bordro hesaplamasını ve proje takibini kolaylaştırıyorlar… Ve dijital takip cihazlarının zamanla daha iyi hale geldiği görülüyor. Öyleyse neden modernize edip kendinize çok para, zaman ve kaynak kazandırmıyorsunuz?