Jak śledzić alokację zasobów

Zarządzanie projektem to nie spacer po parku. Aby to zrobić, potrzeba bardzo wykwalifikowanej osoby — zasoby są często ograniczone, podczas gdy ilość rzeczy, które mogą pójść nie tak, nie jest.

Na ratunek może jednak przyjść dobre planowanie i odpowiednia alokacja zasobów. Jeśli zrobisz to dobrze, prawdopodobnie uda ci się pomyślnie zakończyć projekt, bez większego chaosu.

W tym artykule dowiemy się, jak śledzić alokację zasobów i dlaczego jest to ważne.

Co to jest alokacja zasobów?

Jak wynika z badania PMI, tylko 26% firm zawsze korzysta z zarządzania zasobami do szacowania i alokacji zasobów, podczas gdy 36% korzysta z niego często. Co to jest i dlaczego powinno się go częściej używać?

Alokacja zasobów lub planowanie zasobów to proces identyfikowania i przydzielania zasobów w sposób, który przyniesie największy sukces w wykonywaniu zadań. Planowanie zasobów z wyprzedzeniem i śledzenie postępów zespołu również odgrywają rolę w alokacji zasobów. To plan krótkoterminowy, który pomoże Ci w dążeniu do większego celu.

Zasoby są kluczowymi graczami w zarządzaniu projektami, a ich przydzielanie daje jasny obraz tego, co należy zrobić.

Istnieją różne rodzaje zasobów:

• Ludzie : Każdy członek zespołu ma unikalny zestaw umiejętności i wnosi do stołu coś innego. Im bardziej zróżnicowany jest zespół, tym lepiej. Według Harvard Business Review zespoły składające się z osób w różnym wieku, o różnym pochodzeniu kulturowym, płci i rasy są zazwyczaj bardziej obiektywne i innowacyjne.
• Sprzęt i maszyny : W zależności od projektu może to być program komputerowy, młotek, zestaw szczotek lub spychacz. Częścią alokacji zasobów jest decydowanie, jaki dokładnie sprzęt i narzędzia będą używane, kto będzie ich używał i jak długo.
• Materiały : materiały eksploatacyjne używane w projekcie, takie jak artykuły papiernicze, farby lub gazy używane w podróży.
• Obiekty : Budynki i miejsca pracy — miejsce, w którym pracujesz.
• Pieniądze .
• Czas .

Oto trzy decyzje dotyczące alokacji zasobów, o których należy pamiętać. A oto trzy pytania, które do nich prowadzą:

• Co? (Jakie towary są produkowane?);
• Jak? (Jak są produkowane?);
• Dla kogo? (Kto je dostaje?).

Przykład alokacji zasobów

Załóżmy, że Twoim projektem jest malowanie muralu. Alokacja zasobów byłaby:

• Znalezienie malarzy, których styl artystyczny pasuje do wymagań projektu i idei;
• Decydowanie, jaka część budżetu zostanie przeznaczona na zakup materiałów i materiałów eksploatacyjnych, a jaka zostanie przeznaczona na bezpośrednie opłacenie artystów;
• Decydowanie, jaki rodzaj farby kupić iw jakich kolorach;
• Ustalanie terminu i tak dalej.

Po zakończeniu tego wszystkiego twoja praca jeszcze się nie skończyła. Otrzymałeś dwóch malarzy z różnymi umiejętnościami, 10 puszek farby akrylowej, 6 puszek farby w sprayu, drabinę, 3 zestawy pędzli i określoną ilość czasu na ukończenie. To są twoje zasoby. Jak dwaj malarze podzielą pędzle? Czy oboje będą mogli skorzystać z drabiny, a jeśli tak, to jak długo? Jakie byłoby idealne codzienne obciążenie pracą? Kto namaluje jaką część muralu?

Przypisanie odpowiedniego członka zespołu do określonego zadania jest jednym z najważniejszych aspektów alokacji zasobów. Złożoność zadania musi odpowiadać ich poziomowi umiejętności — jeśli zlecisz proste, podstawowe zadanie doświadczonemu pracownikowi lub skomplikowane zadanie nowemu pracownikowi, nie uzyskasz najlepszych wyników. W pierwszym przypadku koszt projektu byłby niepotrzebnie wysoki. To drugie spowodowałoby dużo stresu, a wyniki prawdopodobnie nie będą zadowalające.

Znaczenie alokacji zasobów

Alokacja zasobów to coś więcej niż tylko delegowanie zadań — posiadanie odpowiednich zasobów we właściwym momencie może zadecydować o sukcesie lub porażce. Nieprawidłowa alokacja zasobów może skutkować niedotrzymaniem terminów, opóźnionymi lub niedokończonymi zadaniami, nadmiernymi kosztami i ogólnym chaosem.

Sposobem na uniknięcie tego jest upewnienie się, że wszystkie zasoby są dostępne, gdy ich potrzebujesz. Wcześniejsze przydzielanie zasobów pomaga określić, czy jakiekolwiek źródło jest niedostępne, i zaplanować dalsze kroki w celu obejścia tego problemu.

Korzyści z dobrej alokacji zasobów obejmują również:

• Znacznie obniżone koszty;
• Osiągnięcie możliwie najlepszego wyniku przy istniejących zasobach i ograniczeniach;
• Łatwiejsze żonglowanie wieloma projektami;
• Zmaksymalizowana produktywność, ponieważ pomaga wykonywać zadania tak szybko, jak to możliwe, bez uszczerbku dla jakości;
• Wyeliminowanie dużego ryzyka, ponieważ wcześniej przeanalizowałbyś potencjalne ryzyko.

Jak śledzić alokację zasobów

Oto kroki śledzenia alokacji zasobów.

Określ dostępność zasobów

W pierwszej kolejności należy określić, kto i jakie są Twoje dostępne zasoby, a w przypadku zasobów ludzkich:

• Jakie posiadają umiejętności;
• Ilu z nich posiada umiejętności odpowiadające wymaganiom projektu;
• Jak długo są dostępni do pracy nad projektem.

Gdy już wiesz, z kim i z czym pracujesz, możesz zacząć przydzielać te zasoby. Miej też na uwadze takie czynniki, jak: czy członkowie Twojego zespołu wyjeżdżają na urlop i kiedy, czy są chorzy, jaki jest stan sprzętu, na jakim pracujesz, jaki jest okres najmu powierzchni biurowej itp.

Poznaj zakres projektu

Zanim zaczniesz pracę, Ty i Twój zespół musicie dobrze zrozumieć swój projekt jako całość, a także wszystkie jego aspekty. Obejmuje to między innymi:

• Zdefiniowanie celu samego projektu, a także każdego kamienia milowego;
• Określanie ról, obowiązków i oczekiwanego obciążenia pracą każdej osoby;
• określenie czasu trwania projektu;
• Zarządzanie oczekiwaniami;
• Identyfikacja ograniczeń, które ograniczają projekt i możliwych sposobów ich przezwyciężenia;
• Przeglądanie potencjalnych zagrożeń.

Uczynienie zakresu projektu jak najbardziej przejrzystym pomoże Ci uniknąć potencjalnych nieporozumień i sprawi, że wszystko pójdzie gładko.

Podziel projekt na zadania i dopasuj je do zasobów

Po zapoznaniu się z projektem podziel go na zadania i przypisz do niezbędnych zasobów. Wraz z zadaniami podaj czas ich trwania, termin, członków zespołu, którzy je wykonają, wymagane umiejętności i lokalizację. Bardzo ważne jest, aby wykonać ten krok realistycznie i poprawnie oszacować — zwłaszcza jeśli chodzi o czas i budżet.

Mając na uwadze wszystkie te informacje, możesz jak najefektywniej prognozować potrzebne zasoby dla każdego zadania.

Czas śledzenia

Ankieta PMI wykazała, że ​​spośród rozpoczętych projektów uznanych za niepowodzenia, w 26% przypadków główną przyczyną było niedokładne oszacowanie czasu.

Aby mieć lepsze wyobrażenie o spędzanym czasie i lepiej go kontrolować, śledź swój czas. W ten sposób będziesz także mógł:

• Stwórz realistyczne ramy czasowe dla projektu;
• Upewnij się, że Twój projekt jest opłacalny;
• Śledź postępy i ogólną wydajność swojego zespołu;
• Oblicz godziny płatne i nierozliczane;
• Upewnij się, że zadania są wykonywane zgodnie z harmonogramem i przewidywaj możliwe opóźnienia.

Śledź wykorzystanie zasobów

Kiedy zarządzasz projektem, musisz określić, czy używasz najwięcej tego, co masz. A może istnieją zasoby, które są nadmiernie lub niewykorzystane? Oba mogą mieć swój własny zestaw problemów, więc dobrym pomysłem jest śledzenie wykorzystania zasobów, tak jak w przypadku śledzenia projektów i zadań lub czasu.

Wykorzystanie zasobów idzie w parze z alokacją zasobów. Obejmuje pomiar efektywności wykorzystania dostępnych zasobów i pomaga zmaksymalizować produktywność.

Istnieje kilka prostych formuł obliczania wykorzystania zasobów (ludzkich) lub tego, ile Twój zespół wydaje na pracę:

• Wykorzystanie zasobów = Zajęty czas / Dostępny czas
• Wykorzystanie zasobów = Planowane godziny pracy (rezerwacje) / Dostępne godziny
• Wykorzystanie zasobów = Zarejestrowane godziny pracy / Dostępne godziny

Korzyści z tej praktyki obejmują lepszy zwrot z inwestycji w wyniku maksymalnego wykorzystania, lepszą widoczność, mniejsze ryzyko przeoczeń i unikanie wypalenia (ponieważ jest to sposób na zapobieganie przepracowaniu).

W razie potrzeby przydziel ponownie

Nie jest niczym niezwykłym, że projekt przechodzi kilka zmian, dopóki nie zostanie ukończony, niezależnie od tego, czy jest to zmiana budżetu, czasu trwania czy zakresu. Po każdej zmianie prawdopodobnie będziesz musiał ponownie przydzielić zasoby, aby dopasować się do nowych okoliczności.

Ponadto dobrym pomysłem byłoby przejrzenie i przeanalizowanie przebiegu każdego zadania i/lub projektu pod kątem alokacji zasobów. Czy zrobiłeś to skutecznie? Przekroczyłeś budżet lub przedłużyłeś termin? Czy jest coś, co mogłeś zrobić inaczej? Robienie tego i wdrażanie niezbędnych zmian jest szkodliwe dla przyszłej poprawy.

Nie przesadzaj

Nadmierna alokacja oznacza albo 1) przeznaczanie zasobów alokacyjnych na nadmierne działania, albo 2) przydzielanie zbyt wielu zadań. Tak jak komputer mógłby narazić się na błąd, gdyby musiał przetwarzać zbyt wiele rzeczy na raz, tak członkowie zespołu nie będą w stanie zrobić wszystkiego, co w ich mocy, jeśli będą przepracowani. Może powodować wysoki poziom stresu i wypalenie — i nie skutkują niczym dobrym.

Wniosek

Alokacja zasobów jest ważnym aspektem zarządzania projektami. Jeśli uda ci się zrobić to poprawnie, twoje życie stanie się znacznie łatwiejsze, ponieważ unikniesz wielu potencjalnych problemów. Niektóre z najlepszych praktyk alokacji zasobów to: identyfikacja dostępności zasobów, zapoznanie się z zakresem projektu, śledzenie czasu i wykorzystania zasobów oraz upewnienie się, że nie nadmiernie alokujesz.