如何跟踪資源分配

項目管理不是在公園裡散步。 成功地做到這一點需要一個非常熟練的人——資源通常是有限的，而可能出錯的事情的數量卻不是。

然而，良好的規劃和適當的資源分配可以起到拯救作用。 如果你做對了，你很可能會成功地結束這個項目，而不會發生大的混亂。

在本文中，我們將學習如何跟踪資源分配及其重要性。

什麼是資源分配？

根據 PMI 的調查，只有 26% 的公司總是使用資源管理來估計和分配資源，而 36% 的公司經常使用它。 那是什麼，為什麼要更頻繁地使用它？

資源分配或資源調度是一個識別和分配資源的過程，以最成功地完成任務的方式。 提前安排資源並跟踪團隊的進度在資源分配中也有作用。 這是一個短期計劃，可以幫助您追求更大的目標。

資源是項目管理中的關鍵角色，分配資源可以讓您清楚地了解必須完成的工作。

有不同類型的資源：

• 人員：每個團隊成員都有獨特的技能組合，並帶來了不同的東西。 團隊越多樣化越好。 根據哈佛商業評論，由不同年齡、文化背景、性別和種族的人組成的團隊往往更加客觀和創新。
• 設備和機械：根據項目的不同，它可以是計算機程序、錘子、一組刷子或推土機。 資源分配的一部分是決定將使用哪些確切的設備和工具，誰將使用它，以及使用多長時間。
• 材料：項目中使用的消耗品，例如文具、油漆或用於旅行的氣體。
• 設施：建築物和工作區——你工作的地方。
• 錢。
• 時間。

這些是您應該牢記的三個資源分配決策。 而且，這是導致他們的三個問題：

• 什麼？ （生產哪些商品？）；
• 如何？ （它們是如何產生的？）；
• 為了誰？ （誰得到它們？）。

資源分配示例

假設您的項目正在繪製壁畫。 資源分配將是：

• 尋找藝術風格符合項目要求和想法的畫家；
• 決定預算的哪一部分用於購買材料和用品，哪一部分用於直接支付藝術家的費用；
• 決定購買什麼類型的油漆和顏色；
• 確定期限等等。

在你完成所有這些之後，你的工作還沒有完成。 你最終得到了兩個不同技能的畫家，10罐丙烯顏料，6罐噴漆，一個梯子，3套刷子，以及一定的時間來完成它。 這些是你的資源。 兩位畫家將如何分畫筆？ 他們兩個都可以使用梯子嗎？如果可以，使用多長時間？ 理想的日常工作量是多少？ 誰來畫壁畫的哪一部分？

為特定任務分配合適的團隊成員是資源分配的最重要方面之一。 任務的複雜性必須與他們的技能水平相匹配——如果你給有經驗的員工一個簡單的入門級任務，或者給一個新員工一個複雜的任務，你不會得到最好的結果。 在第一種情況下，項目成本會不必要地高。 後者會造成很大的壓力，結果可能不會令人滿意。

資源分配的重要性

資源分配不僅僅是委派任務——在正確的時間擁有正確的資源可以決定成敗。 不正確地分配資源可能會導致錯過最後期限、延遲或未完成的任務、成本膨脹和整體混亂。

避免這種情況的一種方法是確保在需要時擁有所有可用資源。 提前分配資源有助於確定是否有任何資源不可用，並圍繞它計劃進一步的步驟。

良好資源分配的好處還包括：

• 顯著降低成本；
• 在現有資源和限制條件下實現最佳結果；
• 多個項目之間更容易兼顧；
• 最大限度地提高生產力，因為它有助於在不影響質量的情況下盡快完成任務；
• 消除很多風險，因為您會事先檢查潛在風險。

如何跟踪資源分配

這些是跟踪資源分配的步驟。

確定資源的可用性

您應該首先確定誰和​​什麼是您的可用資源，如果是人力資源：

• 他們擁有什麼技能；
• 他們中有多少人具備符合項目要求的技能；
• 他們可以在項目上工作多長時間。

在您清楚地了解與誰合作以及與什麼合作後，您就可以開始分配這些資源了。 另外，請注意以下因素：您的團隊成員是否在休假，他們何時生病，您使用的設備的狀況如何，辦公空間租賃的期限等。

了解項目範圍

在開始工作之前，您和您的團隊必須對整個項目及其所有方面有深刻的了解。 這包括但不限於：

• 定義項目本身的目標，以及每個里程碑；
• 確定每個人的角色、職責和預期工作量；
• 確定項目的持續時間；
• 管理期望；
• 識別限制項目的約束以及克服它們的可能方法；
• 克服潛在風險。

使項目範圍盡可能清晰將幫助您避免潛在的誤解並使一切順利進行。

將項目劃分為任務並與資源匹配

在大家都了解項目後，將其劃分為任務並將它們分配給必要的資源。 除了任務之外，還要列出他們的持續時間、截止日期、將執行這些任務的團隊成員、所需的技能和位置。 在執行此步驟並正確估算時，切合實際至關重要——尤其是在時間和預算方面。

考慮到所有這些信息，您可以盡可能高效地預測每個任務所需的資源。

追踪時間

PMI 的調查顯示，在被視為失敗的已啟動項目中，26% 的情況下，時間估計不准確是主要原因。

為了更好地了解所花費的時間並能夠更好地控制它，請跟踪您的時間。 這樣，您還可以：

• 為項目創建一個現實的時間表；
• 確保您的項目是有利可圖的；
• 跟踪團隊的進度和整體表現；
• 計算計費和非計費小時數；
• 確保按時完成任務並預測可能的延遲。

跟踪資源利用率

當你管理一個項目時，你必須確定你是否充分利用了你所擁有的東西。 或者也許有資源被過度使用或未充分利用？ 兩者都可能帶來各自的問題，因此跟踪資源利用率是一個好主意，就像跟踪項目和任務或時間一樣。

資源利用與資源分配密切相關。 它需要衡量可用資源的利用效率，並幫助您最大限度地提高生產力。

有一些簡單的公式可以計算（人力）資源利用率，或者您的團隊花費了多少工作：

• 資源利用率=忙碌時間/可用時間
• 資源利用率 = 計劃工作時間（預訂）/可用時間
• 資源利用率=記錄的工作時間/可用時間

這種做法的好處包括由於最大利用率、更好的可見性、降低疏忽風險和避免倦怠（因為它是防止過度工作的一種方法）而帶來的更好的投資回報率。

必要時重新分配

一個項目在完成之前經歷幾次更改並不罕見，無論是預算、持續時間或範圍的更改。 每次更改時，您可能都需要重新分配資源以適應新情況。

此外，審查和分析每個任務和/或項目在資源分配方面的進展情況也是一個好主意。 你有效地做到了嗎？ 您是否超出預算或延長截止日期？ 有什麼你可以做不同的事情嗎？ 這樣做並實施必要的更改不利於未來的改進。

不要過度分配

過度分配意味著 1) 將分配資源用於過多的措施或 2) 分配過多的任務。 就像計算機必須同時處理太多事情時會出故障一樣，如果您的團隊成員工作過度，他們將無法做到最好。 它會導致高壓力水平和倦怠——而且不會帶來任何好處。

結論

資源分配是項目管理的一個重要方面。 如果你能正確地做到這一點，你的生活會變得容易得多，因為你會避免很多潛在的問題。 一些最佳資源分配實踐是：確定資源的可用性、熟悉項目的範圍、跟踪時間和資源利用率，並確保您沒有過度分配。