Как отслеживать распределение ресурсов

Управление проектами — это не прогулка в парке. Чтобы сделать это успешно, нужен очень опытный человек — ресурсы часто ограничены, а количество вещей, которые могут пойти не так, — нет.

Однако хорошее планирование и правильное распределение ресурсов могут прийти на помощь. Если вы все сделаете правильно, вам, скорее всего, удастся успешно завершить проект без серьезного хаоса.

В этой статье мы узнаем, как отслеживать распределение ресурсов и почему это важно.

Что такое распределение ресурсов?

Согласно опросу PMI, только 26% компаний всегда используют управление ресурсами для оценки и распределения ресурсов, а 36% используют его часто. Что это такое и почему его следует использовать чаще?

Распределение ресурсов или планирование ресурсов — это процесс определения и распределения ресурсов таким образом, чтобы добиться наибольшего успеха в выполнении ваших задач. Заблаговременное планирование ресурсов и отслеживание прогресса вашей команды также играют роль в распределении ресурсов. Это краткосрочный план, который поможет вам в достижении более крупной цели.

Ресурсы являются ключевыми игроками в управлении проектами, и их распределение дает вам четкое представление о том, что должно быть сделано.

Существуют различные типы ресурсов:

• Люди : каждый член команды обладает уникальным набором навыков и привносит что-то свое. Чем разнообразнее команда, тем лучше. Согласно Harvard Business Review, команды, состоящие из людей разного возраста, культурного происхождения, пола и расы, как правило, более объективны и изобретательны.
• Оборудование и техника : В зависимости от проекта это может быть компьютерная программа, молоток, набор щеток или бульдозер. Частью распределения ресурсов является решение, какое именно оборудование и инструменты будут использоваться, кто будет их использовать и как долго.
• Материалы : расходные материалы, используемые в проекте, такие как канцелярские товары, краска или бензин, используемые для путешествий.
• Помещения : Здания и рабочие зоны — место, где вы работаете.
• Деньги .
• Время .

Это три решения о распределении ресурсов, которые вы должны иметь в виду. И вот три вопроса, которые приводят к ним:

• Какая? (какие товары производятся?);
• Как? (Как они производятся?);
• Для кого? (Кто их получает?).

Пример распределения ресурсов

Допустим, ваш проект — роспись фрески. Распределение ресурсов будет:

• Поиск художников, чей художественный стиль соответствует требованиям проекта и идее;
• Решить, какая часть бюджета пойдет на покупку материалов и расходных материалов, а какая часть пойдет на прямую оплату труда художников;
• Решить, какой тип краски купить и в каких цветах;
• Определение срока и так далее.

После того, как вы закончили все это, ваша работа еще не сделана. В итоге вы получили двух художников с разными наборами навыков, 10 банок акриловой краски, 6 банок аэрозольной краски, лестницу, 3 набора кистей и определенное количество времени, чтобы закончить ее. Это ваши ресурсы. Как два художника поделят кисти? Смогут ли они оба использовать лестницу, и если да, то как долго? Какой должна быть идеальная ежедневная нагрузка? Кто какую часть фрески будет красить?

Назначение нужных членов команды для выполнения конкретной задачи — один из наиболее важных аспектов распределения ресурсов. Сложность задачи должна соответствовать их уровню квалификации — если вы дадите простую задачу начального уровня опытному сотруднику или сложную задачу новому сотруднику, вы не получите наилучших результатов. В первом случае стоимость проекта будет неоправданно высокой. Последнее вызовет большой стресс, и результаты, вероятно, не будут удовлетворительными.

Важность распределения ресурсов

Распределение ресурсов — это больше, чем просто делегирование задач — наличие нужных ресурсов в нужный момент может иметь значение между успехом и неудачей. Неправильное распределение ресурсов может привести к нарушению сроков, отложенным или незавершенным задачам, завышенным расходам и общему хаосу.

Чтобы избежать этого, убедитесь, что у вас будут все ресурсы, когда они вам понадобятся. Заблаговременное выделение ресурсов помогает определить, недоступен ли какой-либо источник, и спланировать дальнейшие действия в этом случае.

К преимуществам правильного распределения ресурсов также относятся:

• Значительно снижены затраты;
• Достижение наилучшего возможного результата при существующих ресурсах и ограничениях;
• легче переключаться между несколькими проектами;
• Максимальная производительность, так как это помогает выполнять задачи как можно быстрее без ущерба для качества;
• Устранение большого количества рисков, поскольку вы заранее просматриваете потенциальные риски.

Как отслеживать распределение ресурсов

Это этапы отслеживания распределения ресурсов.

Определить доступность ресурсов

Сначала вы должны определить, кто и каковы ваши доступные ресурсы, а в случае с человеческими ресурсами:

• Какими навыками они обладают;
• Сколько из них обладают навыками, соответствующими требованиям проекта;
• Как долго они доступны для работы над проектом.

После того, как у вас будет четкое представление о том, с кем и с чем вы работаете, вы можете приступить к распределению этих ресурсов. Также обратите внимание на такие факторы, как: уходят ли члены вашей команды в отпуск и когда, болеют ли они, в каком состоянии оборудование, с которым вы работаете, каков срок аренды офисного помещения и т. д.

Знать масштаб проекта

Прежде чем вы начнете работать, вы и ваша команда должны иметь глубокое понимание вашего проекта в целом, а также всех его аспектов. Это включает, но не ограничивается:

• Определение цели самого проекта, а также каждого этапа;
• Определение ролей, обязанностей и ожидаемой рабочей нагрузки каждого;
• Определение продолжительности проекта;
• управление ожиданиями;
• Выявление ограничений, ограничивающих проект, и возможных путей их преодоления;
• Преодоление потенциальных рисков.

Как можно более четкое определение масштаба проекта поможет вам избежать возможных недоразумений и сделать все более гладким.

Разделите проект на задачи и сопоставьте их с ресурсами

После того, как вы все ознакомитесь с проектом, разделите его на задачи и назначьте их на необходимые ресурсы. Наряду с задачами укажите их продолжительность, крайний срок, членов команды, которые будут их выполнять, необходимые навыки и место. Крайне важно быть реалистичным при выполнении этого шага и правильно оценивать, особенно когда речь идет о времени и бюджете.

Имея в виду всю эту информацию, вы можете максимально эффективно прогнозировать необходимые ресурсы для каждой задачи.

Отслеживайте время

Опрос PMI показал, что из начатых проектов, признанных неудачными, в 26% случаев основной причиной была неточная оценка времени.

Чтобы иметь лучшее представление о потраченном времени и иметь возможность лучше его контролировать, отслеживайте свое время. Таким образом, вы также сможете:

• Установить реалистичные сроки реализации проекта;
• Убедитесь, что ваш проект прибыльный;
• Отслеживайте прогресс и общую производительность вашей команды;
• Расчет оплачиваемых и неоплачиваемых часов;
• Убедитесь, что задачи выполняются по расписанию, и предусмотрите возможные задержки.

Отслеживание использования ресурсов

Когда вы управляете проектом, вы должны определить, используете ли вы большую часть того, что у вас есть. Или, может быть, есть ресурсы, которые перерасходованы или недоиспользованы? И то, и другое может принести свой собственный набор проблем, поэтому рекомендуется отслеживать использование ресурсов так же, как вы отслеживаете проекты, задачи или время.

Использование ресурсов идет рука об руку с распределением ресурсов. Это влечет за собой измерение того, насколько эффективно используются имеющиеся ресурсы, и помогает вам максимизировать производительность.

Есть несколько простых формул для расчета использования (человеческих) ресурсов или того, сколько ваша команда тратит на работу:

• Использование ресурсов = Время занятости / Доступное время
• Использование ресурсов = Запланированные рабочие часы (заказы) / Доступные часы
• Использование ресурсов = Зарегистрированные рабочие часы / Доступные часы

Преимущества этой практики включают более высокую рентабельность инвестиций в результате максимального использования, лучшую видимость, снижение риска недосмотра и предотвращение выгорания (поскольку это способ предотвратить переутомление).

Перераспределить при необходимости

Нет ничего необычного в том, что проект претерпевает пару изменений, пока не будет завершен, будь то изменение бюджета, продолжительности или масштаба. С каждым изменением вам, вероятно, потребуется перераспределять ресурсы в соответствии с новыми обстоятельствами.

Кроме того, было бы неплохо просмотреть и проанализировать, как каждая задача и/или проект проходили с точки зрения распределения ресурсов. Вы сделали это эффективно? Вы превысили бюджет или продлили сроки? Есть ли что-то, что вы могли бы сделать по-другому? Выполнение этого и внедрение необходимых изменений наносит ущерб будущему совершенствованию.

Не перераспределяйте

Чрезмерное выделение означает либо 1) чрезмерное использование выделяемых ресурсов, либо 2) выделение слишком большого количества задач. Точно так же, как компьютер будет глючить, если ему придется обрабатывать слишком много вещей одновременно, члены вашей команды не смогут сделать все возможное, если они перегружены работой. Это может вызвать высокий уровень стресса и выгорание — и ни к чему хорошему они не приводят.

Вывод

Распределение ресурсов является важным аспектом управления проектами. Если вам удастся сделать это правильно, ваша жизнь станет намного проще, так как вы избежите многих потенциальных проблем. Некоторые из лучших методов распределения ресурсов: определение доступности ресурсов, ознакомление с объемом проекта, отслеживание времени и использования ресурсов, а также проверка того, что вы не выделяете слишком много.