Yaratıcı bir ajansta zaman takibinin faydaları: NMCO Medya röportajı
Yaratıcı bir ajansta zaman takibinin faydaları: NMCO Medya röportajı
Yayınlanan: 2022-05-07
Yaratıcı ajanslar, müşterilere yenilikçi fikirler ve çözümler sunar. Ancak mesele şu ki, orijinal fikirler her zaman kendiliğinden gelmez ve projelerin genellikle katı teslim tarihleri vardır. Bu nedenle, zamanlarını etkili bir şekilde yönetmenin yaratıcıların yenilikçi projelerini zamanında bitirmelerine yardımcı olup olmayacağı merak edilebilir.
Bu konuyu daha fazla araştırmak için Las Cruces, New Mexico merkezli eksiksiz bir yaratıcı ajans olan NMCO Media'ya ulaştık. Bu yıl beşinci yılını kutlayacak genç bir ajans. Ekipleri yalnızca on bir kişiden oluşsa da hizmetleri arasında video prodüksiyonu, web geliştirme, grafik tasarım ve animasyon yer alıyor. Bu pazarlama ajansı, The American Advertising Federation'ın ev sahipliğinde reklam ve medya ajansları için düzenlenen bir yarışmada yaptıkları kampanyalarla iki Gümüş Addy ödülü kazanmanın gururunu yaşıyor.
Yaratıcı yönetmen ve kurucu ortak Tina Ballew ve stüdyo yöneticisi Dawn Franco ile konuştuk. Ekipleri çalışma saatlerini izlemek için Clockify'ı kullandığından, zaman izlemenin işlerini organize etmelerine nasıl yardımcı olduğunu ve yaratıcı ajansların zamanlarını izlemekten ne gibi faydalar sağlayabileceğini öğrenmek istedik.
Cambridge Sözlüğü'ne göre yaratıcı veya kültürel endüstri, “ sanat veya medya, bilgisayar yazılımı tasarlama vb. gibi orijinal fikirlerin önemli olduğu çalışmalara dayanan bir endüstridir”. Bu nedenle, özgünlük bu sektörde, dolayısıyla yaratıcı bir ajansta da çok önemli bir rol oynamaktadır.
Yaratıcı ajansların iş süreçlerini nasıl düzene soktuğunu daha iyi anlamak için bu konuyu Dawn ve Tina ile tartıştık.
Yaratıcı bir ajansta ortalama bir gün
Daha önce de belirttiğimiz gibi, bu yaratıcı ajans birkaç departmandan oluşuyor. Dawn'a göre, her ekip üç veya dört proje üzerinde çalışıyor. Ayrıca her hafta bir veya iki yeni proje alıyorlar.
Bu yüzden Dawn'a şirketteki ortalama günlerinin nasıl göründüğünü sordum.
“ Bir reklam öğesi için standart bir gün, gelmeleri ve hemen Clockify'da zamanlarını kaydetmeye başlamalarıdır.NMCO altında şirketle ilgili her şeye ve ilgili müşterinin adı altında müşteriyle ilgili her şeye sahibiz. ”Dawn, tasarım ekibinin günde en az bir grafik oluşturduğunu da ekliyor. Haftalık görevlerden bahsetmişken, video prodüksiyon ekibi haftada bir video veya fotoğraf çekimine gidiyor. Aylık ödevlere gelince, web geliştirme ekibi web sitelerini her ay canlı yayına alır.
Projeleri ve müşterileri organize etmek
Yaratıcı ajanslar genellikle birkaç müşteriyle ilgilenir ve birçok proje üzerinde çalışır. Bir projeye bağlı olarak ajanslar, belirli bir müşteri için sosyal medya gönderileri veya yeni bir web sitesi gibi yalnızca bir tür içerik oluşturabilir.
Pazarlama ajanslarına gelince, Dawn çok fazla kampanya çalışması yaptıklarını iddia ediyor. Bu şekilde, müşteriler uyumlu bir medya paketine sahip olurlar; bu da faydalıdır çünkü entegre pazarlama stratejileri, tek medya stratejilerinden daha geniş bir kitleye ulaşabilir. Bu nedenle, böyle bir ürün, bir ekip içinde ve çeşitli ekipler arasında işbirliğini gerektirir. Ayrıca Tina, bu bütünsel yaklaşımın şirketin genel başarısında çok önemli bir rol oynadığına inanıyor:
“Sağlam bir strateji ve sürece sahip olmak, nihai sonucu çok daha güçlü ve akılda kalıcı kılan kusursuz bir yaratıcı prodüksiyona katkıda bulunuyor.Animasyon, video, web ve grafik gibi farklı departmanlardan bir ekiple çalışmak zor olabilir, ancak strateji, karışımda hiçbir şey kaybetmeden her şeyin birbirine bağlı olmasını sağlamaktır.”
Peki, bu ajansta yeni bir proje başlatmak nasıl görünüyor? Dawn süreci şöyle anlatıyor:
"Genellikle, daha küçük bir projeyse, çoğunu işe alım sürecinde önbelleğe alacağız (sadece Tina ve ben).Ancak, reklam öğelerine ulaştığında, büyük bir paketse, birkaç keşif oturumumuz olacak - onlara diyoruz - keşif oturumları.Müşteriyle oturacağız, hedefleri, misyonları ve şirketleri hakkında daha fazla bilgi edinmek için onlarla bir tür röportaj yapacağız.Daha sonra kendi başımıza, ayrı ayrı bu bilgilerle bir araya gelip beyin fırtınası yapıp estetik mi yön, görsellik mi çözeceğiz ve sonra üretime geçeceğiz.”
Bu nedenle, projelerin sorunsuz bir şekilde yürütülmesini sağlamak için bu geliştirme ajansı, keşif oturumlarının yanı sıra işe alım süreci sırasında müşterilerle iletişim kurar. Müşteri ve hedefleri hakkında gerekli tüm bilgileri topladıklarında, sıra çeşitli ekipler arasında beyin fırtınası oturumlarına gelir.
Yaratıcı bir ajansta iş akışını organize etme
Dawn, düzenli ve üretken kalmak için, dahili amaçlar için kullandıkları yaratıcı üretim standardı olan CPS'yi geliştirdiklerini söylüyor. Bu standart, şirketteki her takım veya belirli bir pozisyon için tüm hayati görevleri içerir.
Örneğin, Dawn'ın aşağıdaki gibi görevleri içeren bir Studio Manager CPS'si vardır:
müşteriyi işe alma,
alıntı yapmak,
sözleşmeler oluşturmak,
dijital proje yönetimi kurulumu ve sunucu kurulumu ve
ekibi müşteriye tanıtmak.
Ayrıca, reklam öğelerinin genellikle aşağıdaki gibi atamalardan oluşan kendi CPS'leri vardır:
1. adım: müşteriye ulaşın,
2. adım: taslak,
3. adım: taslağı müşteriye gönderin,
4. adım: geri bildirim ve
Adım 5: Daha kesin bir tasarım elde edin.
Bu adımlar tamamlandıktan sonra, reklam öğeleri bir müşterinin çalışmalarını tekrar gözden geçirmesini bekler. Gerekirse kreatifler gerekli revizyonları yapar, ardından nihai tasarımı müşteriye sunar.
Dawn'ın belirttiği gibi:
“ Bu, işinizi yapmak için bir harita gibidir.Bu nedenle, bu kılavuzu takip ederseniz, her şey yolunda olacaktır.”
Takıma bağlı olarak, CPS bazı ek unsurlar içerebilir. Örneğin, video departmanına yönelik bu belge, fotoğraf çekimleri ve izinler gibi ödevleri kapsar. Geliştirme ekibine gelince, CPS'leri bir maket tasarımı yapmayı kapsar.
Zaman izleme, reklam öğelerinin çalışmalarını iyileştirmesine nasıl yardımcı olabilir?
Tina'ya göre, yaratıcı üretimde zaman yönetimi önemsenmese de çok önemlidir. Yaratıcı endüstrideki zaman izleme avantajlarına daha yakından bakalım.
Zaman takibi, uygun zaman bütçesi tahminlerini güvence altına alır
Uygun zaman yönetimi olmadan, yaratıcılar dikkatlerini daha az önemli görevlere odaklayabilirler. Tina bu sorunu şöyle açıklıyor:
“Yaratıcılar, zamanlarını yönetemedikleri zaman, düşük değerli bir projede kaybolmak veya yüksek değerli bir projeyi ihmal etmek için çok fazla zaman harcayabilirler.Meydan okumayı seviyorlar ve gün veya hafta boyunca kaç projeye sığabileceklerini görmekten keyif alıyorlar.”
Peki, iş rutinleri söz konusu olduğunda kreatifler neleri değiştirmeli? Zamanı izlemeye başlamalılar.
Bu grafik tasarım ajansında tüm çalışanlar çalışırken geçirdikleri zamanı kaydeder. Tina, Clockify'ın zaman bütçelerini daha iyi tahmin etmesine yardımcı olduğunu ve böylece ekibe görevi tamamlamaları için bir zaman bütçesi penceresi verebileceğini iddia ediyor. Buna ek olarak, Tina, ekip üyelerinin bütçelenmiş saatlerine bakabildikleri ve böylece bir özerklik duygusuna sahip oldukları için, izleme süresindeki şeffaflığı da takdir ettiklerini ekliyor.
Zaman takibi, çalışmanızı doğrulamanıza yardımcı olur
Tina ve Dawn'a en sevdikleri Clockify özelliklerine sahip olup olmadıklarını sorduğumda ikisi de projeler üzerinde anlaştılar.
Tina, yaratıcı endüstride bazen fiyatlandırmayı doğrulamanın zor olduğuna dikkat çekiyor. Bu nedenle Clockify raporları kullanışlıdır:
“ Diyelim ki bir kimlik sistemi için rapor sunabileceğimiz zaman;onlar (müşteriler) aslında kaydedilen zamanı, toplantı sayısını, istenen revizyonları, çalıştayları ve aradaki her şeyi ayrıntılı notlarla ve bunun üzerinde harcanan zamanı görebilirler.Müşteri genellikle etkilenir ve bu bilgileri takip etmemizi sever.Herkesi sorumlu tutar ve tahminde bulunmaz.”
Bu nedenle, kayıtlı saatlerinizin raporlarını oluşturmak, siz ve müşterileriniz arasında güven oluşturmanın çok önemli bir unsuru olan şeffaflığı sağlar.
Zaman takibi, projelerinizi ayarlamanıza yardımcı olur
Doğrulama ve hesap verebilirlik dışında, raporların bir başka avantajı da projelerinizi değerlendirebilmektir. Bu pazarlama ajansı söz konusu olduğunda, Dawn bu avantajı şu şekilde açıklıyor:
“ Her projenin sonunda bir Clockify raporu oluşturuyoruz ve prodüksiyonun hangi kısmında bütçeyi nelerin aştığına ve bunu gelecek için nasıl değiştirebileceğimize bakıyoruz.Her projenin sonunda, bir dahaki sefere onu nasıl daha sorunsuz bir şekilde gerçekleştirebileceğimize dair eleştirel düşüncemiz var. ”
Tina, işlevsel bir raporlama özelliğinin herhangi bir zaman izleyicinin en önemli seçeneği olduğuna inanıyor:
“ Tüm ayrıntılarla ilgili raporlar çalıştırabilmek, büyüyen bir ajans için mükemmel. ”
Projelere ek olarak, Tina ve ekiplerinin faydalı bulduğu diğer Clockify seçenekleri şunlardır:
Saatlik ücretler: Bu web geliştirme ajansında, müşterinin büyüklüğüne bağlı olarak farklı fiyat aralıkları vardır. Bu nedenle ekipler Clockify'da her müşteri için saatlik ücretleri özelleştirebilir.
Etiketler: Bu animasyon ajansında etiket kullanmak, birkaç ekibi olduğu için faydalı oluyor. Dawn, etiketlerin temel faydalarını vurguluyor: “ Projelendiren biri olarak, bir seferde yalnızca bir departmana odaklanmak istiyorsam, bu etiketleri kullanmakta fayda var. ”
Bu nedenle, çalışma saatlerini kaydetmek, görev ve proje ayrıntılarını eklemek için bir zaman izleyici kullanmak, reklam öğelerinin projeleri buna göre uyarlamasına yardımcı olabilir.
Zaman izleme, daha iyi görev delegasyonu sağlar
Uzaktan ve yerinde çalışma arasında geçiş yapmak anlamına gelen hibrit bir çalışma modeli, birçok kuruluş için oldukça yaygın hale geldi. Accenture Future of Work Study 2021'e göre, yüksek büyüme gösteren şirketlerin %63'ü bu tür bir çalışma ortamını etkinleştirdi.
Konuştuğumuz pazarlama ajansı da hibrit çalışmayı benimsedi. Dawn, uzaktan çalışmanın bu ortamın bir parçası olduğu gerçeğini göz önünde bulundurarak, uzaktan çalışmaya alışmanın biraz zaman aldığını ve bu nedenle birçok insanın üretkenlik düşüşleri yaşayabileceğini iddia ediyor.
Gün boyunca ne kadar üretken olduklarını daha iyi anlamak için reklam öğelerinin çalışma saatlerini kaydetmeleri gerekir. Böylece belirli görevler için ne kadar zamana ihtiyaçları olduğunu öğreneceklerdir.
Ayrıca Dawn, izleme süresinin uzak bir ekip içinde görev delegasyonunu iyileştirebileceğine dikkat çekiyor:
"Uzaktan çalışırken, Clockify'da reklam öğelerinin tüm gün ne yaptığını gerçek zamanlı olarak izleyebiliyorum.Bir grafik üzerinde çalışıyor veya bu video üzerinde çalışıyor.Clockify'da zaman yoksa, saat bile girilmiş midir?Çalışıyorlar mı?Güvenli bir kart gibi.”
Şu anda kimin hangi görev üzerinde çalıştığını bilmek, size her bir ekip üyesinin ne kadar meşgul olduğunun net bir resmini verir. Dolayısıyla, o gün için acil bir görev varsa, ekip lideri onu nasıl devredeceğini bilecektir.
toparlamak
Muhataplarımızdan öğrenebileceğimiz gibi, yaratıcı endüstride zaman yönetimi genellikle küçümsenir, ancak bu alan için çok önemlidir.
Zamanlarını takip ederken, yaratıcılar zamanlarını yüksek değerli projeler yaparak geçirmelerini sağlayabilir. Böylece, bir zaman izleyici ile çalışanlar zaman bütçelerini doğru bir şekilde belirlemeyi daha kolay buluyorlar. Ayrıca, reklam öğeleri genellikle müşterilerine fiyatlandırmayı doğrulamakta zorlanıyor. Ancak Tina ve ekibi, bu sorunun üstesinden gelmek için tüm toplantıları, revizyonları ve çalıştayları kaydettiklerini ve ardından çalışmalarının kanıtı olarak müşterilerine ayrıntılı raporlar sunduklarını gördü. Ayrıca, bu tür derinlemesine raporların gözden geçirilmesi, ekibin proje sonunda çalışmalarını değerlendirmesine yardımcı olur. Son olarak, bir zaman izleyici kullanmak, tüm ekip üyelerinin şu anda kimin hangi görev üzerinde çalıştığını görmesine olanak tanır ve bu da daha iyi görev delegasyonu sağlar. Bu nedenle, doğru zaman yönetimi ve zaman takibi ile, yaratıcılar yalnızca görevlerini ve projelerini etkin bir şekilde ele almakla kalmayacak, aynı zamanda hem müşterileri hem de meslektaşları ile olumlu ilişkiler sürdürebileceklerdir.
️ Yaratıcı bir sektörde mi çalışıyorsunuz? Öyleyse, işiniz için zaman takibini faydalı buluyor musunuz? Cevaplarınızı, önerilerinizi ve yorumlarınızı [email protected] adresine gönderin, bunları bu veya gelecekteki gönderilere dahil edebiliriz.
