Os benefícios do rastreamento de tempo em uma agência criativa: entrevista da NMCO Media

As agências criativas fornecem aos clientes ideias e soluções inovadoras. Mas, o fato é que as ideias originais nem sempre surgem naturalmente, e os projetos geralmente têm prazos rígidos. Assim, pode-se perguntar se gerenciar seu tempo de forma eficaz pode ajudar os criativos a terminar seus projetos inovadores no prazo.

Para explorar mais esse assunto, entramos em contato com a NMCO Media, uma agência de criação full house com sede em Las Cruces, Novo México. É uma agência jovem que completará seu quinto aniversário este ano. Embora sua equipe seja composta por apenas onze pessoas, seus serviços incluem produção de vídeo, desenvolvimento web, design gráfico e animação. Esta agência de marketing orgulha-se de ter ganho dois prémios Silver Addy pelas campanhas que realizou, num concurso organizado para agências de publicidade e media, organizado pela American Advertising Federation.

Conversamos com Tina Ballew, diretora criativa e cofundadora, e Dawn Franco, gerente de estúdio. Como a equipe deles usa o Clockify para rastrear as horas de trabalho, queríamos descobrir como o rastreamento de tempo os ajuda a organizar seu trabalho e quais benefícios as agências criativas podem obter ao rastrear seu tempo.

Como é trabalhar em uma agência criativa?

Vamos começar explicando a definição de uma indústria criativa.

A indústria criativa ou cultural é, de acordo com o Cambridge Dictionary, “ uma indústria que se baseia no trabalho em que as ideias originais são importantes, como o trabalho nas artes ou na mídia, na concepção de software de computador, etc.” Assim, a originalidade desempenha um papel crucial nesta indústria, portanto, em uma agência criativa também.

Para entender melhor como as agências criativas agilizam seu processo de trabalho, discutimos esse assunto com Dawn e Tina.

Um dia normal em uma agência de criação

Como mencionamos anteriormente, esta agência criativa engloba vários departamentos. Segundo Dawn, cada equipe trabalha em três ou quatro projetos. Além disso, toda semana eles recebem um ou dois novos projetos.

Então, perguntei a Dawn como é seu dia normal na empresa.

“ Um dia padrão para um criativo é que ele chega e imediatamente começa a registrar seu tempo no Clockify. Temos tudo relacionado à empresa sob NMCO e qualquer coisa relacionada ao cliente sob o nome do cliente relevante. ”Dawn também acrescenta que a equipe de design cria pelo menos um gráfico por dia. Falando em tarefas semanais, a equipe de produção de vídeo faz uma sessão de vídeo ou uma sessão de fotos uma vez por semana. Quanto às atribuições mensais, a equipe de desenvolvimento da Web coloca os sites ao vivo todos os meses.

Organização de projetos e clientes

As agências criativas geralmente lidam com vários clientes e trabalham em muitos projetos. Dependendo de um projeto, as agências podem criar apenas um tipo de conteúdo, como postagens de mídia social ou um novo site para um determinado cliente.

Quando se trata de sua agência de marketing, Dawn afirma que eles fazem muito trabalho de campanha. Dessa forma, os clientes obtêm um pacote de mídia coeso, o que é benéfico porque as estratégias de marketing integradas podem atingir um público mais amplo do que as estratégias de mídia única. Assim, tal produto requer colaboração dentro de uma equipe e entre equipes diversas. Além disso, Tina acredita que essa abordagem holística desempenha um papel crucial no sucesso geral da empresa:

“Ter uma estratégia e um processo sólidos contribui para uma produção criativa perfeita que torna o resultado final muito mais poderoso e memorável. Trabalhar com uma equipe de diferentes departamentos como animação, vídeo, web e gráficos pode ser desafiador, mas a estratégia é garantir que tudo seja coeso sem perder nada no mix.”

Então, como é o lançamento de um novo projeto nesta agência? Veja como Dawn descreve o processo:

“Normalmente, se for um projeto menor, armazenaremos a maior parte dele no processo de integração (apenas Tina e eu). Mas, assim que chegar aos criativos, se for um pacote grande, teremos algumas – nós as chamamos – sessões de descoberta. Sentaremos com o cliente, faremos algum tipo de entrevista com ele para descobrir mais sobre seus objetivos, missão e empresa. Então, vamos nos reunir por conta própria, separadamente, com essas informações, fazer um brainstorming e descobrir a estética ou a direção ou o visual, e então vamos para a produção.”

Portanto, para garantir que os projetos funcionem sem problemas, essa agência de desenvolvimento se comunica com os clientes durante um processo de integração, bem como sessões de descoberta. Depois de reunir todas as informações essenciais sobre o cliente e seus objetivos, é hora de fazer sessões de brainstorming em diversas equipes.

Organizando o fluxo de trabalho em uma agência de criação

Para se manter organizada e produtiva, Dawn diz que desenvolveu o CPS – padrão de produção criativa que eles usam para fins internos. Esta norma contém todas as tarefas vitais para cada equipe ou posição específica na empresa.

Por exemplo, Dawn tem um Studio Manager CPS, que inclui tarefas como:

• integrando o cliente,
• citando,
• criação de contratos,
• configuração de gerenciamento de projeto digital e configuração de servidor, e
• apresentar a equipe ao cliente.

Além disso, os criativos têm seu próprio CPS, que geralmente consiste em atribuições como:

• passo 1: entrar em contato com o cliente,
• passo 2: rascunho,
• passo 3: enviar o rascunho para o cliente,
• passo 4: feedback e
• passo 5: obtenha um design mais finalizado.

Depois que essas etapas são concluídas, os criativos aguardam que um cliente revise seu trabalho novamente. Se necessário, os criativos fazem as revisões necessárias e apresentam o design final ao cliente.

Como aponta Dawn:

“ Isto é como um mapa para fazer o seu trabalho. Então, se você seguir este guia, tudo deve ficar bem.”

Dependendo da equipe, o CPS pode incluir alguns elementos adicionais. Por exemplo, este documento para o departamento de vídeo abrange tarefas como sessões de fotos e autorizações. Quanto à equipe de desenvolvimento, seu CPS abrange a criação de um design de maquete.

Como o rastreamento de tempo pode ajudar os criativos a melhorar seu trabalho?

Segundo Tina, a gestão do tempo é desvalorizada, mas muito importante na produção criativa. Vamos dar uma olhada mais de perto nos benefícios do rastreamento de tempo na indústria criativa.

O rastreamento de tempo garante estimativas de orçamento de tempo adequadas

Sem um gerenciamento de tempo adequado, os criativos podem concentrar sua atenção em tarefas menos importantes. Veja como Tina explica esse problema:

“Os criativos podem gastar muito tempo se perdendo em um projeto de baixo valor ou negligenciando um projeto de alto valor quando não estão gerenciando seu tempo. Eles gostam do desafio e gostam de ver quantos projetos podem se encaixar durante o dia ou a semana.”

Então, o que os criativos devem mudar quando se trata de sua rotina de trabalho? Eles devem começar a rastrear o tempo.

Nesta agência de design gráfico, todos os funcionários registram seu tempo de trabalho. Tina afirma que o Clockify a ajuda a estimar melhor os orçamentos de tempo, para que ela possa dar à equipe uma janela de orçamento de tempo para concluir a tarefa. Além disso, Tina acrescenta que eles também apreciam a transparência no acompanhamento do tempo, pois os membros da equipe podem consultar suas horas orçadas e, assim, ter uma sensação de autonomia.

O rastreamento de tempo ajuda você a validar seu trabalho

Quando perguntei a Tina e Dawn se elas têm recursos favoritos do Clockify, ambas concordaram com os projetos.

Tina ressalta que, na indústria criativa, às vezes é difícil validar os preços. É por isso que os relatórios Clockify são úteis:

“ Quando podemos apresentar um relatório para, digamos, um sistema de identidade; eles (clientes) podem realmente ver o tempo registrado, o número de reuniões, revisões solicitadas, workshops e tudo mais com notas detalhadas e o tempo gasto com isso. O cliente geralmente fica impressionado e adora que acompanhemos essas informações. Mantém todos responsáveis ​​e não há suposições.”

Portanto, criar relatórios de suas horas registradas garante transparência, que é um elemento crucial para construir confiança entre você e seus clientes.

O rastreamento de tempo ajuda você a ajustar seus projetos

Além da validação e prestação de contas, outra vantagem dos relatórios é poder avaliar seus projetos. Quando se trata dessa agência de marketing, veja como Dawn explica esse benefício:

“ No final de cada projeto, fazemos um relatório Clockify e analisamos o que ultrapassou o orçamento em qual parte da produção e como podemos mudar isso para o futuro. Temos um pensamento crítico no final de cada projeto sobre como realizá-lo com mais facilidade na próxima vez. ”

Tina acredita que um recurso de relatório funcional é a opção mais significativa de qualquer rastreador de tempo:

“ Ser capaz de executar relatórios sobre todos os detalhes é perfeito para uma agência em crescimento. ”

Além dos projetos, outras opções do Clockify que Tina e suas equipes consideram úteis são:

• Preços por hora: Nesta agência de desenvolvimento web, eles têm diferentes faixas de preço dependendo do tamanho do cliente. Portanto, as equipes podem personalizar as taxas horárias no Clockify para cada cliente.
• Tags: O uso de tags é útil nesta agência de animação, pois possui várias equipes. Dawn destaca os principais benefícios das etiquetas: “ Como alguém que gerencia projetos, se eu quiser focar em apenas um departamento de cada vez, é útil utilizar essas etiquetas. ”

Portanto, usar um rastreador de tempo para registrar suas horas de trabalho, adicionar tarefas e detalhes de projetos pode ajudar os criativos a adaptar os projetos de acordo.

O rastreamento de tempo estabelece uma melhor delegação de tarefas

Um modelo de trabalho híbrido, que significa alternar entre trabalho remoto e presencial, tornou-se bastante comum para muitas organizações. De acordo com o The Accenture Future of Work Study 2021 , 63% das empresas de alto crescimento habilitaram esse tipo de ambiente de trabalho.

A agência de marketing com a qual conversamos também adotou o trabalho híbrido. Dado que trabalhar remotamente faz parte dessa configuração, Dawn afirma que leva algum tempo para se acostumar com o trabalho remoto, e é por isso que muitas pessoas podem experimentar quedas de produtividade.

Para entender melhor como são produtivos ao longo do dia, os criativos devem registrar suas horas de trabalho. Assim, eles aprenderão quanto tempo precisam para tarefas específicas.

Além disso, Dawn ressalta que o rastreamento do tempo pode melhorar a delegação de tarefas dentro de uma equipe remota:

“Ao trabalhar remotamente, posso ver o que os criativos estão fazendo o dia todo no Clockify em tempo real. Ela está trabalhando em um gráfico, ou ele está trabalhando neste vídeo. Se não houver tempo no Clockify, eles estão com o relógio marcado? Eles estão trabalhando? É como um cartão seguro.”

Saber quem está atualmente trabalhando em qual tarefa lhe dá uma visão clara de quão ocupado cada membro da equipe está. Portanto, se houver uma tarefa urgente para o dia, um líder de equipe saberá como delegá-la.

Empacotando

Como pudemos aprender com nossos interlocutores, a gestão do tempo costuma ser subvalorizada na indústria criativa, mas é crucial para esse campo.

Ao rastrear seu tempo, os criativos podem garantir que gastem seu tempo em projetos de alto valor. Assim, com um rastreador de tempo, os funcionários acham mais fácil determinar seus orçamentos de tempo corretamente. Além disso, os criativos geralmente lutam para validar os preços para seus clientes. No entanto, Tina e sua equipe descobriram que, para superar esse problema, eles simplesmente registram todas as reuniões, revisões, workshops e apresentam relatórios detalhados aos clientes como prova de seu trabalho. Além disso, a revisão desses relatórios detalhados ajuda a equipe a avaliar seu trabalho no final do projeto. Por fim, o uso de um rastreador de tempo permite que todos os membros da equipe vejam quem está trabalhando atualmente em qual tarefa, o que garante uma melhor delegação de tarefas. Portanto, com gerenciamento de tempo adequado e rastreamento de tempo, os criativos não apenas serão capazes de lidar efetivamente com suas tarefas e projetos, mas também manterão relacionamentos positivos com seus clientes e colegas.

️ Você trabalha em uma indústria criativa? Em caso afirmativo, você acha que o monitoramento do tempo é benéfico para o seu trabalho? Envie suas respostas, sugestões e comentários para [email protected] e podemos incluí-los nesta ou em futuras postagens.