Manfaat pelacakan waktu di agensi kreatif: Wawancara NMCO Media

Agensi kreatif memberi klien ide dan solusi inovatif. Tapi, masalahnya, ide orisinal tidak selalu datang secara alami, dan proyek biasanya memiliki tenggat waktu yang ketat. Jadi, orang mungkin bertanya-tanya apakah mengatur waktu mereka secara efektif dapat membantu kreatif menyelesaikan proyek inovatif mereka tepat waktu.

Untuk mengeksplorasi subjek ini lebih jauh, kami menghubungi NMCO Media, agensi kreatif full house yang berbasis di Las Cruces, New Mexico. Ini adalah agensi muda yang akan menandai ulang tahun kelimanya tahun ini. Meski tim mereka hanya terdiri dari sebelas orang, layanan mereka meliputi produksi video, pengembangan web, desain grafis, dan animasi. Agen pemasaran ini dengan bangga memenangkan dua penghargaan Silver Addy untuk kampanye yang mereka lakukan, dalam kompetisi yang diselenggarakan untuk agensi periklanan dan media, yang diselenggarakan oleh The American Advertising Federation.

Kami berbicara dengan Tina Ballew, direktur kreatif dan salah satu pendiri, dan Dawn Franco, seorang manajer studio. Karena tim mereka menggunakan Clockify untuk melacak jam kerja, kami ingin mengetahui bagaimana pelacakan waktu membantu mereka mengatur pekerjaan mereka, dan manfaat apa yang dapat diperoleh agensi kreatif dari melacak waktu mereka.

Seperti apa rasanya bekerja di agensi kreatif?

Mari kita mulai dengan menjelaskan definisi industri kreatif.

Industri kreatif atau budaya adalah, menurut Kamus Cambridge, " industri yang didasarkan pada pekerjaan di mana ide-ide orisinal itu penting, seperti pekerjaan di bidang seni atau media, dalam merancang perangkat lunak komputer, dll." Jadi, orisinalitas memainkan peran penting dalam industri ini, oleh karena itu, dalam agensi kreatif juga.

Untuk memiliki pemahaman yang lebih baik tentang bagaimana agensi kreatif merampingkan proses kerja mereka, kami mendiskusikan hal ini dengan Dawn dan Tina.

Rata-rata hari di agensi kreatif

Seperti yang kami sebutkan sebelumnya, agensi kreatif ini mencakup beberapa departemen. Menurut Dawn, setiap tim mengerjakan tiga atau empat proyek. Selain itu, setiap minggu, mereka mendapatkan satu atau dua proyek baru.

Jadi, saya bertanya kepada Dawn bagaimana hari-hari rata-rata mereka di perusahaan itu.

“ Hari standar untuk materi iklan adalah mereka masuk, dan mereka segera mulai mencatat waktu mereka di Clockify. Kami memiliki semua yang terkait dengan perusahaan di bawah NMCO, dan apa pun yang terkait dengan klien di bawah nama klien yang relevan. ”Dawn juga menambahkan bahwa tim desain membuat setidaknya satu grafik dalam sehari. Berbicara tentang tugas mingguan, tim produksi video melakukan pemotretan video atau pemotretan sekali seminggu. Untuk tugas bulanan, tim pengembangan web menayangkan situs web setiap bulan.

Mengorganisir proyek dan klien

Agensi kreatif biasanya berurusan dengan beberapa klien dan mengerjakan banyak proyek. Bergantung pada proyek, agensi hanya dapat membuat satu jenis konten, seperti posting media sosial atau situs web baru untuk klien tertentu.

Ketika datang ke agen pemasaran mereka, Dawn mengklaim bahwa mereka melakukan banyak pekerjaan kampanye. Dengan begitu, klien mendapatkan paket media yang kohesif, yang menguntungkan karena strategi pemasaran terpadu dapat menjangkau khalayak yang lebih luas daripada strategi media tunggal. Dengan demikian, produk semacam itu membutuhkan kolaborasi dalam tim dan antar tim yang beragam. Selain itu, Tina percaya bahwa pendekatan holistik ini memainkan peran penting dalam kesuksesan perusahaan secara keseluruhan:

“Memiliki strategi dan proses yang solid berkontribusi pada produksi kreatif yang mulus yang membuat hasil akhirnya jauh lebih kuat dan mudah diingat. Bekerja dengan tim dari departemen yang berbeda seperti animasi, video, web, dan grafik dapat menjadi tantangan, tetapi strateginya adalah jaminan bahwa semuanya kohesif tanpa kehilangan apa pun dalam campuran.

Lantas, seperti apa peluncuran proyek baru di agensi ini? Begini cara Dawn menjelaskan prosesnya:

“Biasanya, jika ini adalah proyek yang lebih kecil, kami akan menyimpan sebagian besar darinya dalam proses orientasi (hanya Tina dan saya). Namun, begitu sampai ke materi iklan, jika itu adalah paket besar, kami akan memiliki beberapa sesi — kami menyebutnya — sesi penemuan. Kami akan duduk bersama klien, kami akan melakukan semacam wawancara dengan mereka untuk mengetahui lebih banyak tentang tujuan, misi, dan perusahaan mereka. Kemudian, kami akan berkumpul sendiri, secara terpisah, dengan informasi itu, bertukar pikiran dan mencari tahu estetika atau arah, atau visual, dan kemudian kami pergi ke produksi.

Jadi, untuk memastikan proyek berjalan lancar, agensi pengembangan ini berkomunikasi dengan klien selama proses orientasi, serta sesi penemuan. Setelah mereka mengumpulkan semua informasi penting tentang klien dan tujuan mereka, saatnya untuk sesi brainstorming dalam tim yang beragam.

Mengatur alur kerja di agensi kreatif

Agar tetap teratur dan produktif, Dawn mengatakan bahwa mereka mengembangkan CPS — standar produksi kreatif yang mereka gunakan untuk keperluan internal. Standar ini memuat semua tugas vital untuk setiap tim atau posisi tertentu dalam perusahaan.

Misalnya, Dawn memiliki CPS Manajer Studio, yang mencakup tugas-tugas seperti:

• orientasi klien,
• mengutip,
• membuat kontrak,
• pengaturan manajemen proyek digital dan pengaturan server, dan
• memperkenalkan tim kepada klien.

Selain itu, materi iklan memiliki CPS sendiri, yang biasanya terdiri dari tugas seperti:

• langkah 1: menjangkau klien,
• langkah 2: draf,
• langkah 3: kirim draf ke klien,
• langkah 4: umpan balik, dan
• langkah 5: dapatkan desain yang lebih final.

Setelah langkah-langkah ini selesai, materi iklan menunggu klien untuk meninjau kembali pekerjaannya. Jika diperlukan, materi iklan membuat revisi yang diperlukan, kemudian mempresentasikan desain akhir kepada klien.

Seperti yang dikatakan Fajar:

“ Ini seperti peta untuk melakukan pekerjaan Anda. Jadi, jika Anda mengikuti panduan ini, semuanya akan baik-baik saja.”

Bergantung pada tim, CPS mungkin menyertakan beberapa elemen tambahan. Misalnya, dokumen untuk departemen video ini mencakup tugas seperti pemotretan dan izin. Sedangkan untuk tim pengembang, CPS mereka meliputi pembuatan desain mock-up.

Bagaimana pelacakan waktu dapat membantu materi iklan meningkatkan pekerjaannya?

Menurut Tina, manajemen waktu tidak dihargai tetapi sangat penting dalam produksi kreatif. Mari kita lihat lebih dekat manfaat pelacakan waktu dalam industri kreatif.

Pelacakan waktu mengamankan perkiraan anggaran waktu yang tepat

Tanpa manajemen waktu yang tepat, materi iklan dapat memusatkan perhatian mereka pada tugas-tugas yang kurang penting. Begini cara Tina menjelaskan masalah ini:

“Kreatif dapat menghabiskan terlalu banyak waktu tersesat dalam proyek bernilai rendah atau mengabaikan proyek bernilai tinggi ketika mereka tidak mengatur waktu mereka. Mereka menyukai tantangan dan senang melihat berapa banyak proyek yang dapat mereka masuki selama hari atau minggu.”

Jadi, apa yang harus diubah oleh para kreatif dalam hal rutinitas kerja mereka? Mereka harus mulai melacak waktu.

Di agen desain grafis ini, semua karyawan mencatat waktunya saat bekerja. Tina mengklaim bahwa Clockify membantunya memperkirakan anggaran waktu dengan lebih baik, sehingga dia dapat memberi tim jendela anggaran waktu untuk menyelesaikan tugas. Selain itu, Tina menambahkan bahwa mereka juga menghargai transparansi dalam pelacakan waktu, karena anggota tim dapat melihat jam yang dianggarkan, sehingga memiliki rasa otonomi.

Pelacakan waktu membantu Anda memvalidasi pekerjaan Anda

Ketika saya bertanya kepada Tina dan Dawn apakah mereka memiliki fitur Clockify favorit, mereka berdua menyetujui proyek.

Tina mencontohkan, di industri kreatif terkadang sulit untuk memvalidasi harga. Itu sebabnya laporan Clockify berguna:

“ Ketika kita dapat menyajikan laporan, katakanlah, sistem identitas; mereka (klien) benar-benar dapat melihat waktu yang dicatat, jumlah pertemuan, revisi yang diminta, lokakarya, dan segala sesuatu di antaranya dengan catatan terperinci dan waktu yang dihabiskan untuk itu. Klien biasanya terkesan dan senang kami melacak informasi tersebut. Itu membuat semua orang bertanggung jawab dan tidak ada dugaan.”

Oleh karena itu, membuat laporan jam log Anda memastikan transparansi, yang merupakan elemen penting untuk membangun kepercayaan antara Anda dan klien Anda.

Pelacakan waktu membantu Anda menyesuaikan proyek Anda

Selain validasi dan akuntabilitas, keuntungan lain dari laporan adalah dapat mengevaluasi proyek Anda. Berbicara tentang agensi pemasaran ini, inilah cara Dawn menjelaskan manfaat ini:

“ Di akhir setiap proyek, kami membuat laporan Clockify, dan kami melihat apa yang melebihi anggaran pada bagian produksi mana, dan bagaimana kami dapat mengubahnya untuk masa depan. Kami memiliki pemikiran kritis di akhir setiap proyek tentang bagaimana menyelesaikannya dengan lebih mulus di waktu berikutnya. ”

Tina percaya bahwa fitur pelaporan fungsional adalah opsi paling signifikan dari setiap pelacak waktu:

“ Mampu menjalankan laporan tentang semua detail sangat cocok untuk agensi yang sedang berkembang. ”

Selain proyek, opsi Clockify lain yang menurut Tina dan timnya berguna adalah:

• Tarif per jam: Di agen pengembangan web ini, mereka memiliki kisaran harga yang berbeda tergantung pada ukuran klien. Oleh karena itu, tim dapat menyesuaikan tarif per jam di Clockify untuk setiap klien.
• Tag: Penggunaan tag terbukti berguna di agensi animasi ini karena mereka memiliki beberapa tim. Dawn menyoroti manfaat utama dari tag: “ Sebagai seseorang yang mengelola proyek, jika saya ingin fokus hanya pada satu departemen pada satu waktu, akan berguna untuk menggunakan tag tersebut. ”

Jadi, menggunakan pelacak waktu untuk mencatat jam kerja mereka, menambahkan tugas dan detail proyek, dapat membantu materi iklan menyesuaikan proyek dengan tepat.

Pelacakan waktu menetapkan delegasi tugas yang lebih baik

Model kerja hibrida, yang berarti beralih antara pekerjaan jarak jauh dan pekerjaan di tempat, telah menjadi sangat umum bagi banyak organisasi. Menurut The Accenture Future of Work Study 2021 , 63% perusahaan dengan pertumbuhan tinggi telah mengaktifkan jenis pengaturan kerja ini.

Agen pemasaran yang kami ajak bicara juga telah mengadopsi pekerjaan hibrida. Mengingat fakta bahwa bekerja dari jarak jauh adalah bagian dari pengaturan ini, Dawn mengklaim bahwa perlu beberapa waktu untuk membiasakan diri dengan pekerjaan jarak jauh, itulah sebabnya banyak orang mungkin mengalami penurunan produktivitas.

Untuk mendapatkan pemahaman yang lebih baik tentang seberapa produktif mereka sepanjang hari, materi iklan harus mencatat jam kerja mereka. Dengan demikian, mereka akan belajar berapa banyak waktu yang mereka butuhkan untuk tugas-tugas tertentu.

Lebih lanjut, Dawn menunjukkan bahwa waktu pelacakan dapat meningkatkan pendelegasian tugas dalam tim jarak jauh:

“Saat bekerja dari jarak jauh, saya dapat melihat apa yang dilakukan materi iklan sepanjang hari di Clockify secara real-time. Dia sedang mengerjakan grafik, atau dia sedang mengerjakan video ini. Jika tidak ada waktu di Clockify, apakah mereka sudah masuk? Apakah mereka bekerja? Ini seperti kartu yang aman.”

Mengetahui siapa yang sedang mengerjakan tugas apa memberi Anda gambaran yang jelas tentang seberapa sibuk setiap anggota tim. Jadi, jika ada tugas mendesak untuk hari itu, seorang pemimpin tim akan tahu bagaimana mendelegasikannya.

Membungkus

Seperti yang bisa kita pelajari dari lawan bicara kita, manajemen waktu biasanya diremehkan dalam industri kreatif, namun sangat penting untuk bidang ini.

Saat melacak waktu mereka, materi iklan dapat memastikan mereka menghabiskan waktu mereka untuk mengerjakan proyek bernilai tinggi. Jadi, dengan time tracker, karyawan lebih mudah menentukan anggaran waktunya dengan tepat. Selain itu, materi iklan sering kesulitan memvalidasi harga untuk klien mereka. Namun, Tina dan timnya menemukan bahwa untuk mengatasi masalah ini, mereka cukup mencatat semua pertemuan, revisi, lokakarya, kemudian menyajikan laporan terperinci kepada klien mereka sebagai bukti kerja mereka. Selanjutnya, meninjau laporan mendalam seperti itu membantu tim mengevaluasi pekerjaan mereka di akhir proyek. Terakhir, menggunakan pelacak waktu memungkinkan semua anggota tim untuk melihat siapa yang sedang mengerjakan tugas apa, yang mengamankan pendelegasian tugas yang lebih baik. Oleh karena itu, dengan manajemen waktu dan pelacakan waktu yang tepat, materi iklan tidak hanya akan dapat menangani tugas dan proyek mereka secara efektif, tetapi juga menjaga hubungan positif baik dengan klien dan kolega mereka.

️ Apakah Anda bekerja di industri kreatif? Jika demikian, apakah menurut Anda pelacakan waktu bermanfaat untuk pekerjaan Anda? Kirimkan jawaban, saran, dan komentar Anda ke [email protected] dan kami dapat memasukkannya ke dalam postingan ini atau yang akan datang.