在創意機構中進行時間跟踪的好處：NMCO 媒體採訪

已發表: 2022-05-07

創意機構為客戶提供創新的想法和解決方案。但是，問題是，原創想法並不總是自然而然的，而且項目通常有嚴格的截止日期。因此，人們可能想知道有效地管理他們的時間是否可以幫助創意人員按時完成他們的創新項目。

為了進一步探索這個主題，我們聯繫了位於新墨西哥州拉斯克魯塞斯的全屋創意機構 NMCO Media。這是一家年輕的機構，今年將迎來成立五週年。儘管他們的團隊只有 11 人，但他們的服務包括視頻製作、網絡開發、平面設計和動畫。這家營銷機構以在由美國廣告聯合會主辦的為廣告和媒體機構組織的競賽中贏得兩項 Silver Addy 獎而自豪。

我們與創意總監兼聯合創始人 Tina Ballew 和工作室經理 Dawn Franco 進行了交談。由於他們的團隊使用 Clockify 來跟踪工作時間，我們想了解時間跟踪如何幫助他們組織工作，以及創意機構可以從跟踪他們的時間中獲得什麼好處。

在創意機構工作是什麼樣的？

讓我們從解釋創意產業的定義開始。

根據《劍橋詞典》，創意或文化產業是“一個以原創思想很重要的工作為基礎的產業，例如藝術或媒體工作、計算機軟件設計等。” 因此，創意在這個行業中起著至關重要的作用，因此，在創意機構中也是如此。

為了更好地了解創意機構如何簡化工作流程，我們與 Dawn 和 Tina 討論了這個主題。

創意機構的平均一天

正如我們之前提到的，這個創意機構包含多個部門。據 Dawn 稱，每個團隊都從事三到四個項目。此外，他們每週都會收到一兩個新項目。

所以，我問黎明他們在公司的平均一天是怎樣的。

“創意人員的標準日子是他們進來，然後立即開始在 Clockify 中記錄他們的時間。 我們擁有 NMCO 下與公司相關的所有內容，以及相關客戶名下與客戶相關的所有內容。 ”Dawn 還補充說，設計團隊每天至少創建一個圖形。說到每週任務，視頻製作團隊每週進行一次視頻拍攝或照片拍攝。至於每月的任務，Web 開發團隊每個月都會上線網站。
組織項目和客戶
創意機構通常與多個客戶打交道並從事許多項目。根據項目的不同，代理商可能只為特定客戶創建一種內容，例如社交媒體帖子或新網站。
談到他們的營銷機構，黎明聲稱他們做了很多競選工作。這樣，客戶可以獲得一個有凝聚力的媒體包，這是有益的，因為與單一媒體策略相比，整合營銷策略可以覆蓋更廣泛的受眾。因此，這樣的產品需要團隊內部和不同團隊之間的協作。此外，Tina 認為這種整體方法對公司的整體成功起著至關重要的作用：

“制定可靠的策略和流程有助於無縫的創意製作，使最終結果更加強大和令人難忘。 與來自動畫、視頻、網絡和圖形等不同部門的團隊合作可能具有挑戰性，但策略是確保一切都具有凝聚力，同時不會丟失任何東西。”
那麼，在這個機構啟動一個新項目是什麼樣的呢？ Dawn 是這樣描述這個過程的：
“通常，如果這是一個較小的項目，我們會將大部分內容緩存在入職流程中（只有 Tina 和我）。 但是，一旦涉及到創意，如果它是一個大包裝，我們將有幾個——我們稱之為——發現會議。 我們將與客戶坐下來，我們將對他們進行某種形式的採訪，以了解更多關於他們的目標、使命和公司的信息。 然後，我們將各自單獨聚在一起，利用這些信息，集思廣益，找出美學或方向，或視覺效果，然後我們開始製作。”

因此，為確保項目順利運行，該開發機構在入職過程以及發現會議期間與客戶進行溝通。一旦他們收集了有關客戶及其目標的所有重要信息，就該在不同的團隊中進行頭腦風暴會議了。
在創意機構中組織工作流程
為了保持井井有條和高效，Dawn 說他們開發了 CPS——他們用於內部目的的創意製作標準。該標準包含公司每個團隊或特定職位的所有重要任務。
例如，Dawn 有一個 Studio Manager CPS，其中包括以下任務：
入職客戶，
引用，
創建合同，
數字項目管理設置和服務器設置，以及
將團隊介紹給客戶。
此外，廣告素材有自己的 CPS，通常由以下任務組成：
第一步：聯繫客戶，
第2步：草稿，
第 3 步：將草稿發送給客戶，
第 4 步：反饋，以及
第 5 步：獲得更最終的設計。
完成這些步驟後，廣告素材會等待客戶再次審核他們的作品。如果需要，創意人員會進行必要的修改，然後將最終設計呈現給客戶。

正如黎明指出的那樣：
“這就像一張地圖來完成你的工作。 所以，如果你遵循本指南，一切都會好起來的。”
根據團隊的不同，CPS 可能包括一些額外的元素。例如，視頻部門的這份文件涵蓋了拍攝和許可等任務。至於開發團隊，他們的 CPS 包括製作模型設計。
時間跟踪如何幫助創意人員改進他們的工作？
蒂娜認為，時間管理被低估了，但在創意製作中卻非常重要。讓我們仔細看看創意產業中時間跟踪的好處。
時間跟踪確保正確的時間預算估計
如果沒有適當的時間管理，創意人員可能會將注意力集中在不太重要的任務上。 Tina 是這樣解釋這個問題的：
“創意人員可能會花太多時間迷失在低價值項目中，或者在不管理時間時忽視高價值項目。 他們喜歡挑戰，並樂於看到他們在一天或一周內能適應多少項目。”

那麼，創意人員在日常工作中應該做出哪些改變呢？他們應該開始跟踪時間。
在這家平面設計機構，所有員工在工作時都會記錄他們的時間。 Tina 聲稱 Clockify 幫助她更好地估算時間預算，因此她可以給團隊一個時間預算窗口來完成任務。此外，Tina 補充說，他們也很欣賞跟踪時間的透明度，因為團隊成員可以查看他們的預算小時數，從而有自主權。
時間跟踪可幫助您驗證您的工作
當我問 Tina 和 Dawn 是否有最喜歡的 Clockify 功能時，他們都同意了項目。
Tina 指出，在創意產業中，有時很難驗證定價。這就是 Clockify 報告派上用場的原因：
“當我們可以為身份系統提交報告時； 他們（客戶）實際上可以看到記錄的時間、會議次數、請求的修訂、研討會以及介於兩者之間的所有內容以及詳細的註釋和花費的時間。 客戶通常印象深刻並喜歡我們跟踪這些信息。 它讓每個人都負責，沒有猜測。”

因此，創建記錄時間的報告可確保透明度，這是在您和客戶之間建立信任的關鍵要素。
時間跟踪可幫助您調整項目
除了驗證和問責制之外，報告的另一個優點是能夠評估您的項目。談到這家營銷機構，黎明是這樣解釋這種好處的：
“在每個項目結束時，我們都會製作一份 Clockify 報告，我們會查看製作的哪些部分超出了預算，以及我們如何為未來做出改變。 在每個項目結束時，我們都會對下一次如何更無縫地完成它進行批判性思考。 ”
Tina 認為功能報告功能是任何時間跟踪器中最重要的選項：
“能夠生成所有細節的報告對於成長中的機構來說是完美的。 ”
除了項目之外，Tina 和她的團隊認為有用的其他 Clockify 選項包括：

小時費率：在這個網絡開發機構，他們有不同的價格範圍，具體取決於客戶的規模。因此，團隊可以在 Clockify 中為每個客戶定制小時費率。
標籤：在這家動畫公司，使用標籤非常有用，因為他們有多個團隊。 Dawn 強調了標籤的主要好處：“作為項目管理人員，如果我想一次只關註一個部門，那麼利用這些標籤很有用。 ”
因此，使用時間跟踪器記錄他們的工作時間、添加任務和項目詳細信息，可以幫助創意人員相應地定制項目。
時間跟踪建立更好的任務委派
混合工作模式（意味著在遠程工作和現場工作之間切換）對於許多組織來說已經變得相當普遍。根據2021 年埃森哲未來工作研究，63% 的高增長公司啟用了這種類型的工作環境。

我們採訪的營銷機構也採用了混合工作。鑑於遠程工作是這種設置的一部分，Dawn 聲稱需要一些時間才能習慣遠程工作，這就是為什麼許多人可能會遇到生產力下降的原因。
為了更好地了解他們全天的工作效率，創意人員應該記錄他們的工作時間。因此，他們將了解他們需要多少時間來完成特定任務。
此外，Dawn 指出，跟踪時間可以改善遠程團隊中的任務委派：
“遠程工作時，我可以在 Clockify 中實時查看創意人員整天在做什麼。 她正在製作圖形，或者他正在製作此視頻。 如果在 Clockify 中沒有時間，他們甚至會打卡嗎？ 他們在工作嗎？ 這就像一張安全卡。”
了解當前誰在處理什麼任務可以讓您清楚地了解每個團隊成員的忙碌程度。因此，如果當天有緊急任務，團隊領導將知道如何委派它。

包起來
正如我們可以從我們的對話者那裡了解到的，時間管理在創意產業中通常被低估，但它對這個領域至關重要。
在跟踪他們的時間時，創意人員可以確保他們將時間花在做高價值的項目上。因此，使用時間跟踪器，員工發現更容易正確確定他們的時間預算。此外，創意人員經常難以向客戶驗證定價。然而，Tina 和她的團隊發現，要克服這個問題，他們只需記錄所有會議、修訂、研討會，然後向客戶提交詳細報告作為他們工作的證明。此外，審查這些深入的報告有助於團隊在項目結束時評估他們的工作。最後，使用時間跟踪器允許所有團隊成員查看當前誰在處理什麼任務，從而確保更好的任務委派。因此，通過適當的時間管理和時間跟踪，創意人員不僅能夠有效地處理他們的任務和項目，而且與他們的客戶和同事保持積極的關係。
️ 你在創意行業工作嗎？如果是這樣，您是否發現時間跟踪對您的工作有益？將您的答案、建議和評論發送至 [email protected]，我們可能會將它們包含在此帖子或以後的帖子中。