Los beneficios del seguimiento del tiempo en una agencia creativa: entrevista de NMCO Media

Las agencias creativas brindan a los clientes ideas y soluciones innovadoras. Pero, la cuestión es que las ideas originales no siempre surgen de forma natural, y los proyectos suelen tener plazos estrictos. Entonces, uno puede preguntarse si administrar su tiempo de manera efectiva puede ayudar a los creativos a terminar sus proyectos innovadores a tiempo.

Para explorar más este tema, nos comunicamos con NMCO Media, una agencia creativa de casa completa con sede en Las Cruces, Nuevo México. Es una agencia joven que cumplirá este año su quinto aniversario. Aunque su equipo consta de solo once personas, sus servicios incluyen producción de video, desarrollo web, diseño gráfico y animación. Esta agencia de marketing se enorgullece de haber ganado dos premios Silver Addy por las campañas que realizaron, en una competencia organizada para agencias de publicidad y medios, organizada por The American Advertising Federation.

Hablamos con Tina Ballew, directora creativa y cofundadora, y Dawn Franco, gerente de estudio. Dado que su equipo usa Clockify para realizar un seguimiento de las horas de trabajo, queríamos averiguar cómo el seguimiento del tiempo les ayuda a organizar su trabajo y qué beneficios pueden obtener las agencias creativas al realizar el seguimiento de su tiempo.

¿Cómo es trabajar en una agencia creativa?

Comencemos explicando la definición de una industria creativa.

La industria creativa o cultural es, según el Diccionario de Cambridge, “ una industria que se basa en el trabajo en el que las ideas originales son importantes, como el trabajo en las artes o los medios de comunicación, en el diseño de software informático, etc.”. Entonces, la originalidad juega un papel crucial en esta industria, por lo tanto, también en una agencia creativa.

Para tener una mejor comprensión de cómo las agencias creativas agilizan su proceso de trabajo, discutimos este tema con Dawn y Tina.

Un día normal en una agencia creativa

Como mencionamos anteriormente, esta agencia creativa engloba varios departamentos. Según Dawn, cada equipo trabaja en tres o cuatro proyectos. Además, cada semana reciben uno o dos proyectos nuevos.

Entonces, le pregunté a Dawn cómo es su día promedio en la empresa.

“ Un día estándar para un creativo es que ingresa e inmediatamente comienza a registrar su tiempo en Clockify. Tenemos todo lo relacionado con la empresa bajo NMCO, y todo lo relacionado con el cliente bajo el nombre del cliente correspondiente. ”Dawn también agrega que el equipo de diseño crea al menos un gráfico al día. Hablando de tareas semanales, el equipo de producción de video realiza una sesión de video o una sesión de fotos una vez por semana. En cuanto a las asignaciones mensuales, el equipo de desarrollo web pone en marcha los sitios web todos los meses.

Organización de proyectos y clientes.

Las agencias creativas suelen tratar con varios clientes y trabajar en muchos proyectos. Dependiendo de un proyecto, las agencias pueden crear solo un tipo de contenido, como publicaciones en redes sociales o un nuevo sitio web para un cliente en particular.

Cuando se trata de su agencia de marketing, Dawn afirma que hacen mucho trabajo de campaña. De esa forma, los clientes obtienen un paquete de medios cohesivo, lo cual es beneficioso porque las estrategias de marketing integradas pueden llegar a una audiencia más amplia que las estrategias de medios individuales. Por lo tanto, dicho producto requiere la colaboración dentro de un equipo y entre diversos equipos. Además, Tina cree que este enfoque holístico juega un papel crucial en el éxito general de la empresa:

“Tener una estrategia y un proceso sólidos contribuye a una producción creativa fluida que hace que el resultado final sea mucho más poderoso y memorable. Trabajar con un equipo de diferentes departamentos, como animación, video, web y gráficos, puede ser un desafío, pero la estrategia es asegurar que todo sea cohesivo sin perder nada en la mezcla”.

Entonces, ¿cómo es el lanzamiento de un nuevo proyecto en esta agencia? Así es como Dawn describe el proceso:

“Normalmente, si se trata de un proyecto más pequeño, almacenaremos en caché la mayor parte en el proceso de incorporación (solo Tina y yo). Pero, una vez que llegue a las creatividades, si se trata de un paquete grande, tendremos un par de, las llamamos, sesiones de descubrimiento. Nos sentaremos con el cliente, tendremos algún tipo de entrevista con él para averiguar más sobre sus objetivos, misión y empresa. Luego, nos reuniremos por nuestra cuenta, por separado, con esa información, haremos una lluvia de ideas y descubriremos la estética, la dirección o las imágenes, y luego pasaremos a la producción”.

Entonces, para garantizar que los proyectos funcionen sin problemas, esta agencia de desarrollo se comunica con los clientes durante un proceso de incorporación, así como durante las sesiones de descubrimiento. Una vez que recopilan toda la información esencial sobre el cliente y sus objetivos, es hora de sesiones de lluvia de ideas entre diversos equipos.

Organización del flujo de trabajo en una agencia creativa

Para mantenerse organizada y productiva, Dawn dice que desarrollaron el CPS, un estándar de producción creativa que utilizan para fines internos. Este estándar contiene todas las tareas vitales para cada equipo o puesto específico en la empresa.

Por ejemplo, Dawn tiene un CPS de Studio Manager, que incluye tareas como:

• incorporación del cliente,
• citando,
• creando contratos,
• configuración de gestión de proyectos digitales y configuración del servidor, y
• Presentación del equipo al cliente.

Además, las creatividades tienen su propio CPS, que generalmente consiste en asignaciones como:

• paso 1: llegar al cliente,
• paso 2: borrador,
• paso 3: enviar el borrador al cliente,
• paso 4: retroalimentación, y
• Paso 5: consigue un diseño más finalizado.

Una vez realizados estos pasos, los creativos esperan a que un cliente vuelva a revisar su trabajo. Si es necesario, los creativos hacen las revisiones necesarias y luego presentan el diseño final al cliente.

Como señala Alba:

“ Esto es como un mapa para hacer su trabajo. Entonces, si sigues esta guía, todo debería estar bien”.

Dependiendo del equipo, CPS puede incluir algunos elementos adicionales. Por ejemplo, este documento para el departamento de video cubre asignaciones como sesiones de fotos y permisos. En cuanto al equipo de desarrollo, su CPS abarca la realización de un diseño de maqueta.

¿Cómo puede el seguimiento del tiempo ayudar a los creativos a mejorar su trabajo?

Según Tina, la gestión del tiempo está infravalorada pero es muy importante en la producción creativa. Echemos un vistazo más de cerca a los beneficios del seguimiento del tiempo en la industria creativa.

El seguimiento del tiempo asegura estimaciones de presupuesto de tiempo adecuadas

Sin una gestión adecuada del tiempo, los creativos pueden centrar su atención en tareas menos importantes. Así es como Tina explica este problema:

“Los creativos pueden pasar demasiado tiempo perdiéndose en un proyecto de bajo valor o descuidando un proyecto de alto valor cuando no están administrando su tiempo. Les gusta el desafío y disfrutan viendo en cuántos proyectos pueden encajar durante el día o la semana”.

Entonces, ¿qué deberían cambiar los creativos en lo que respecta a su rutina de trabajo? Deberían empezar a medir el tiempo.

En esta agencia de diseño gráfico, todos los empleados registran su tiempo cuando trabajan. Tina afirma que Clockify la ayuda a estimar mejor los presupuestos de tiempo, por lo que puede darle al equipo una ventana de presupuesto de tiempo para completar la tarea. Además, Tina agrega que también aprecian la transparencia en el seguimiento del tiempo, porque los miembros del equipo pueden ver sus horas presupuestadas y, por lo tanto, tener una sensación de autonomía.

El seguimiento del tiempo lo ayuda a validar su trabajo

Cuando les pregunté a Tina y Dawn si tenían funciones favoritas de Clockify, ambas acordaron proyectos.

Tina señala que en la industria creativa, a veces es difícil validar el precio. Es por eso que los informes de Clockify son útiles:

“ Cuando podemos presentar un informe para, digamos, un sistema de identidad; ellos (los clientes) pueden ver el tiempo registrado, la cantidad de reuniones, las revisiones solicitadas, los talleres y todo lo demás con notas detalladas y el tiempo dedicado a ello. Por lo general, el cliente queda impresionado y le encanta que llevemos un registro de esa información. Mantiene a todos responsables y no hay conjeturas”.

Por lo tanto, la creación de informes de sus horas registradas garantiza la transparencia, que es un elemento crucial para generar confianza entre usted y sus clientes.

El seguimiento del tiempo lo ayuda a ajustar sus proyectos

Además de la validación y la rendición de cuentas, otra ventaja de los informes es poder evaluar sus proyectos. Cuando se trata de esta agencia de marketing, así es como Dawn explica este beneficio:

“ Al final de cada proyecto, hacemos un informe de Clockify y observamos qué superó el presupuesto en qué parte de la producción y cómo podemos cambiar eso para el futuro. Tenemos un pensamiento crítico al final de cada proyecto sobre cómo lograrlo de manera más fluida la próxima vez. ”

Tina cree que una función de informes funcionales es la opción más importante de cualquier rastreador de tiempo:

“ Ser capaz de ejecutar informes sobre todos los detalles es perfecto para una agencia en crecimiento. ”

Además de los proyectos, otras opciones de Clockify que Tina y sus equipos encuentran útiles son:

• Tarifas por hora: En esta agencia de desarrollo web tienen diferentes rangos de precios dependiendo del tamaño del cliente. Por lo tanto, los equipos pueden personalizar las tarifas por hora en Clockify para cada cliente.
• Etiquetas: el uso de etiquetas resulta útil en esta agencia de animación, ya que tienen varios equipos. Dawn destaca los beneficios clave de las etiquetas: “ Como alguien que gestiona proyectos, si quiero concentrarme en un solo departamento a la vez, es útil utilizar esas etiquetas. ”

Por lo tanto, usar un rastreador de tiempo para registrar sus horas de trabajo, agregar tareas y detalles de proyectos puede ayudar a los creativos a adaptar los proyectos en consecuencia.

El seguimiento del tiempo establece una mejor delegación de tareas

Un modelo de trabajo híbrido, que significa cambiar entre trabajo remoto y en el sitio, se ha vuelto bastante común para muchas organizaciones. Según The Accenture Future of Work Study 2021 , el 63% de las empresas de alto crecimiento ha habilitado este tipo de entorno laboral.

La agencia de marketing con la que hablamos también ha adoptado el trabajo híbrido. Dado el hecho de que trabajar de forma remota es parte de esta configuración, Dawn afirma que lleva algún tiempo acostumbrarse al trabajo remoto, razón por la cual muchas personas pueden experimentar caídas en la productividad.

Para comprender mejor qué tan productivos son a lo largo del día, los creativos deben registrar sus horas de trabajo. Por lo tanto, aprenderán cuánto tiempo necesitan para tareas particulares.

Además, Dawn señala que el seguimiento del tiempo puede mejorar la delegación de tareas dentro de un equipo remoto:

“Cuando trabajo de forma remota, puedo ver lo que hacen los creativos todo el día en Clockify en tiempo real. Ella está trabajando en un gráfico o él está trabajando en este video. Si no hay tiempo en Clockify, ¿están registrados? ¿Están trabajando? Es como una tarjeta segura”.

Saber quién está trabajando actualmente en qué tarea le da una idea clara de qué tan ocupado está cada miembro del equipo. Entonces, si hay una tarea urgente para el día, un líder de equipo sabrá cómo delegarla.

Terminando

Como pudimos aprender de nuestros interlocutores, la gestión del tiempo suele estar infravalorada en la industria creativa, pero es crucial para este campo.

Al realizar un seguimiento de su tiempo, los creativos pueden asegurarse de que dedican su tiempo a proyectos de alto valor. Por lo tanto, con un rastreador de tiempo, a los empleados les resulta más fácil determinar sus presupuestos de tiempo correctamente. Además, los creativos suelen tener dificultades para validar los precios para sus clientes. Sin embargo, Tina y su equipo descubrieron que para superar este problema, simplemente registran todas las reuniones, revisiones, talleres y luego presentan informes detallados a sus clientes como prueba de su trabajo. Además, la revisión de informes tan detallados ayuda al equipo a evaluar su trabajo al final del proyecto. Finalmente, el uso de un rastreador de tiempo permite a todos los miembros del equipo ver quién está trabajando actualmente en qué tarea, lo que asegura una mejor delegación de tareas. Por lo tanto, con una gestión del tiempo y un seguimiento del tiempo adecuados, los creativos no solo podrán abordar sus tareas y proyectos de manera efectiva, sino que también podrán mantener relaciones positivas tanto con sus clientes como con sus colegas.

️ ¿Trabajas en una industria creativa? Si es así, ¿considera que el seguimiento del tiempo es beneficioso para su trabajo? Envíe sus respuestas, sugerencias y comentarios a [email protected] y podemos incluirlos en esta o futuras publicaciones.