Преимущества тайм-трекинга в креативном агентстве: интервью NMCO Media

Креативные агентства предлагают клиентам инновационные идеи и решения. Но дело в том, что оригинальные идеи не всегда приходят сами собой, а проекты обычно имеют жесткие сроки. Таким образом, можно задаться вопросом, может ли эффективное управление своим временем помочь творческим людям завершить свои инновационные проекты вовремя.

Чтобы глубже изучить эту тему, мы обратились в NMCO Media, креативное агентство с полным домом, базирующееся в Лас-Крусес, штат Нью-Мексико. Это молодое агентство, которое в этом году отметит свое пятилетие. Несмотря на то, что их команда состоит всего из одиннадцати человек, их услуги включают видеопроизводство, веб-разработку, графический дизайн и анимацию. Это маркетинговое агентство гордится тем, что выиграло две награды Silver Addy за проведенные кампании в конкурсе, организованном для рекламных и медиа-агентств и организованном Американской федерацией рекламы.

Мы поговорили с Тиной Баллью, креативным директором и соучредителем, и Доун Франко, менеджером студии. Поскольку их команда использует Clockify для отслеживания рабочего времени, мы хотели выяснить, как учет времени помогает им организовать свою работу и какие преимущества могут получить креативные агентства от отслеживания своего времени.

Как выглядит работа в креативном агентстве?

Начнем с объяснения определения креативной индустрии.

Согласно Кембриджскому словарю, творческая или культурная индустрия — это «индустрия, основанная на работе, в которой важны оригинальные идеи, например работа в области искусства или средств массовой информации, разработка компьютерного программного обеспечения и т. д.». Итак, оригинальность играет решающую роль в этой отрасли, а значит, и в креативном агентстве.

Чтобы лучше понять, как креативные агентства оптимизируют свой рабочий процесс, мы обсудили эту тему с Дон и Тиной.

Обычный день в креативном агентстве

Как мы уже упоминали ранее, это креативное агентство включает в себя несколько отделов. По словам Дона, каждая команда работает над тремя-четырьмя проектами. Кроме того, каждую неделю у них появляется один-два новых проекта.

Итак, я спросил Дон, как выглядит их обычный день в компании.

« Стандартный день для креативщика таков: они приходят и сразу же начинают записывать свое время в Clockify. У нас есть все, что связано с компанией, под NMCO, и все, что связано с клиентом, под именем соответствующего клиента. ”Доун также добавляет, что команда дизайнеров создает как минимум графику в день. Говоря о еженедельных задачах, команда видеопроизводства выезжает на видеосъемку или фотосессию один раз в неделю. Что касается ежемесячных заданий, команда веб-разработчиков запускает веб-сайты каждый месяц.

Организация проектов и клиентов

Креативные агентства обычно имеют дело с несколькими клиентами и работают над многими проектами. В зависимости от проекта агентства могут создавать только один вид контента, например посты в социальных сетях или новый веб-сайт для конкретного клиента.

Что касается их маркетингового агентства, Dawn утверждает, что они проводят большую работу по проведению кампаний. Таким образом, клиенты получают целостный медиа-пакет, что выгодно, поскольку интегрированные маркетинговые стратегии могут охватить более широкую аудиторию, чем отдельные медиа-стратегии. Таким образом, такой продукт требует совместной работы внутри команды и между разными командами. Кроме того, Тина считает, что такой целостный подход играет решающую роль в общем успехе компании:

«Наличие надежной стратегии и процесса способствует безупречному творческому процессу, который делает конечный результат намного более мощным и запоминающимся. Работа с командой из разных отделов, таких как анимация, видео, веб и графика, может быть сложной, но стратегия гарантирует, что все будет слаженно, но при этом ничего не потеряется».

Итак, как выглядит запуск нового проекта в этом агентстве? Вот как Дон описывает этот процесс:

«Обычно, если это небольшой проект, мы кэшируем большую его часть в процессе адаптации (только Тина и я). Но как только дело дойдет до креативщиков, если это большой пакет, у нас будет пара — мы называем их — сеансов обнаружения. Мы сядем с клиентом, проведем с ним какое-то интервью, чтобы узнать больше об его целях, миссии и компании. Затем мы соберемся сами по себе, по отдельности, с этой информацией, проведем мозговой штурм и выясним эстетику, направление или визуальные эффекты, а затем приступим к производству».

Таким образом, чтобы обеспечить бесперебойную работу проектов, это агентство по развитию общается с клиентами во время процесса адаптации, а также во время ознакомительных сессий. Как только они соберут всю необходимую информацию о клиенте и его целях, наступит время мозгового штурма в различных командах.

Организация рабочего процесса в креативном агентстве

По словам Дон, чтобы оставаться организованными и продуктивными, они разработали CPS — стандарт творческого производства, который они используют для внутренних целей. Этот стандарт содержит все жизненно важные задачи для каждой команды или конкретной должности в компании.

Например, у Dawn есть Studio Manager CPS, который включает в себя такие задачи, как:

• подключение клиента,
• цитирование,
• создание договоров,
• настройка управления цифровыми проектами и настройка сервера, а также
• знакомство команды с клиентом.

Более того, у креативщиков есть свой CPS, который обычно состоит из таких заданий, как:

• шаг 1: связаться с клиентом,
• шаг 2: черновик,
• шаг 3: отправьте черновик клиенту,
• Шаг 4: обратная связь и
• шаг 5: получить более окончательный дизайн.

После выполнения этих шагов креативщики ждут, пока клиент снова проверит их работу. При необходимости креативщики вносят необходимые изменения, а затем представляют окончательный вариант клиенту.

Как отмечает Доун:

« Это как карта для выполнения вашей работы. Итак, если вы будете следовать этому руководству, все должно быть в порядке».

В зависимости от команды CPS может включать некоторые дополнительные элементы. Например, этот документ для отдела видео охватывает такие задания, как фотосессии и разрешения. Что касается команды разработчиков, то их CPS включает в себя создание макета дизайна.

Как отслеживание времени может помочь креативщикам улучшить свою работу?

По словам Тины, тайм-менеджмент недооценен, но так важен в творческом производстве. Давайте подробнее рассмотрим преимущества отслеживания времени в творческой индустрии.

Отслеживание времени обеспечивает правильную оценку бюджета времени

Без надлежащего тайм-менеджмента креативщики могут сосредоточить свое внимание на менее важных задачах. Вот как Тина объясняет эту проблему:

«Креативщики могут тратить слишком много времени на малоценный проект или пренебрегать ценным проектом, если не умеют управлять своим временем. Им нравятся вызовы, и им нравится видеть, сколько проектов они могут реализовать в течение дня или недели».

Итак, что должны изменить креативщики, когда дело доходит до их рабочего распорядка? Они должны начать отслеживать время.

В этом агентстве графического дизайна все сотрудники записывают свое рабочее время. Тина утверждает, что Clockify помогает ей лучше оценивать бюджеты времени, поэтому она может дать команде окно бюджета времени для выполнения задачи. Кроме того, Тина добавляет, что они также ценят прозрачность в отслеживании времени, потому что члены команды могут смотреть на свои запланированные часы и, таким образом, имеют чувство автономии.

Отслеживание времени помогает вам проверить свою работу

Когда я спросил Тину и Дон, есть ли у них любимые функции Clockify, они оба согласились с проектами.

Тина отмечает, что в творческой индустрии иногда бывает трудно подтвердить цены. Вот почему отчеты Clockify пригодятся:

« Когда мы сможем представить отчет, скажем, по системе идентификации; они (клиенты) могут фактически видеть зарегистрированное время, количество встреч, запрошенные исправления, семинары и все, что между ними, с подробными заметками и временем, затраченным на это. Клиент обычно впечатлен и ему нравится, что мы отслеживаем эту информацию. Это заставляет всех нести ответственность, и нет никаких догадок ».

Таким образом, создание отчетов о ваших зарегистрированных часах обеспечивает прозрачность, которая является важным элементом укрепления доверия между вами и вашими клиентами.

Отслеживание времени помогает корректировать проекты

Помимо проверки и подотчетности, еще одним преимуществом отчетов является возможность оценить ваши проекты. Что касается этого маркетингового агентства, то вот как Dawn объясняет это преимущество:

« В конце каждого проекта мы делаем отчет Clockify и смотрим, что превысило бюджет в какой части производства, и как мы можем изменить это в будущем. В конце каждого проекта у нас есть критическое мышление о том, как сделать его более плавным в следующий раз. ”

Тина считает, что функция функциональной отчетности — самая важная опция любого тайм-трекера:

« Возможность создавать отчеты по всем деталям идеально подходит для растущего агентства. ”

В дополнение к проектам есть и другие параметры Clockify, которые Тина и ее команда считают полезными:

• Почасовые ставки: в этом агентстве веб-разработки разные ценовые диапазоны в зависимости от размера клиента. Таким образом, команды могут настраивать почасовые ставки в Clockify для каждого клиента.
• Теги: использование тегов оказывается полезным в этом анимационном агентстве, поскольку у них есть несколько команд. Дон выделяет основные преимущества тегов: « Как человек, который занимается управлением проектами, если я хочу сосредоточиться только на одном отделе за раз, полезно использовать эти теги. ”

Таким образом, использование тайм-трекера для регистрации рабочего времени, добавления задач и сведений о проектах может помочь креативщикам соответствующим образом адаптировать проекты.

Отслеживание времени обеспечивает лучшее делегирование задач

Гибридная рабочая модель, подразумевающая переключение между удаленной работой и работой на месте, стала довольно распространенной для многих организаций. Согласно исследованию Accenture Future of Work Study 2021 , 63% быстрорастущих компаний используют этот тип рабочего места.

Маркетинговое агентство, с которым мы говорили, также приняло гибридную работу. Учитывая тот факт, что удаленная работа является частью этой настройки, Дон утверждает, что требуется некоторое время, чтобы привыкнуть к удаленной работе, поэтому многие люди могут испытывать снижение производительности.

Чтобы лучше понять, насколько они продуктивны в течение дня, креативщики должны вести учет своего рабочего времени. Таким образом, они узнают, сколько времени им нужно для конкретных задач.

Кроме того, Дон отмечает, что отслеживание времени может улучшить делегирование задач в удаленной команде:

«Работая удаленно, я могу наблюдать за тем, что креативщики делают весь день, в Clockify в режиме реального времени. Она работает над графикой, или он работает над этим видео. Если в Clockify нет времени, они вообще засекаются? Они работают? Это как безопасная карта».

Знание того, кто в настоящее время работает над какой задачей, дает вам четкое представление о том, насколько занят каждый член команды. Так что, если есть срочное задание на день, руководитель группы знает, как его делегировать.

Подведение итогов

Как мы могли узнать от наших собеседников, тайм-менеджмент обычно недооценивают в креативной индустрии, но он имеет решающее значение для этой сферы.

Отслеживая свое время, креативщики могут убедиться, что они тратят свое время на выполнение ценных проектов. Таким образом, с тайм-трекером сотрудникам легче правильно определить свой бюджет времени. Более того, креативщики часто испытывают трудности с подтверждением цены для своих клиентов. Однако Тина и ее команда обнаружили, что для решения этой проблемы они просто регистрируют все встречи, проверки, семинары, а затем представляют подробные отчеты своим клиентам в качестве доказательства своей работы. Кроме того, просмотр таких подробных отчетов помогает команде оценить свою работу в конце проекта. Наконец, использование тайм-трекера позволяет всем членам команды видеть, кто в настоящее время работает над какой задачей, что обеспечивает лучшее делегирование задач. Поэтому при правильном тайм-менеджменте и учете времени креативщики смогут не только эффективно решать свои задачи и проекты, но и поддерживать позитивные отношения как со своими клиентами, так и с коллегами.

️ Вы работаете в творческой сфере? Если да, считаете ли вы учет времени полезным для вашей работы? Присылайте свои ответы, предложения и комментарии на адрес [email protected], и мы можем включить их в этот или будущие посты.