Üretken çalışma için en iyi beyin fırtınası teknikleri

İster bir sorunu çözmek için beyin fırtınası yapın, ister yeni fikirler edinin, ister mevcut bir konuyu genişletin, her durum için hangi tekniğin en iyi sonucu verdiğini bilmek iyidir. Benzer şekilde, bazı teknikler gruplar için daha uygundur, diğerleri ise solo çalışma için. İşte üretken çalışma için en iyi beyin fırtınası tekniklerinden bazılarının listesi ve bunlardan en iyi şekilde nasıl yararlanılacağı.

Bireyler için beyin fırtınası teknikleri

Beyin fırtınası doğası gereği bir grup etkinliğidir. Farklı insanlardan girdileri davet eder çünkü yeni bir bakış açısı kendi beynimizi dürtükleyebilir. Bu şekilde, aynı sorunu veya bilgiyi yeni bir ışık altında görürüz ve bu da problem çözme düşüncemizi güçlendirir.

Ancak, kendinizi tek başına beyin fırtınası yapmaya ihtiyaç duyarsanız, aşağıdaki teknikler diğer insanların varlığının yerini alabilir.

Zihin haritalama yöntemi

Şunlar için idealdir: Görsel türler, bilgilerin kolay dökümü

Zihin haritalama, diyagramları kullanan bir beyin fırtınası tekniğidir. Bir zihin haritası, kelimenin tam anlamıyla bir harita gibi çalışır; burada merkezi bir fikir alır ve ilişkilendirmeleri ve önemli anahtar kelimeleri veya soruları yazarak onun yapısını bozarsınız.

Örneğin, bir edebiyat öğretmeni, bir romanı, merkezi düğümün romanın başlığı olduğu, çevreleyen düğümlerin ana karakterleri içerdiği ve diğer alt düğümlerin karakter motivasyonları, özellikleri, mücadeleleri vb.

Böyle bir zihin haritasının amacı, örneğin öğrenciler için daha kolay bir kitap analizi için bir iskelet sağlamaktır. Oradan, kitap raporları, denemeler, tartışmalar vb. için fikir edinmek, söylemek çok daha hızlı.

Aynı şekilde, bütünü oluşturan daha küçük parçalar arasındaki bağlantıları görmenize yardımcı olması için merkezi bir fikri, sorunu veya soruyu alabilir ve daha küçük düğümlere ayırabilirsiniz. Öğrenciler arasında da popüler bir öğrenme tekniğidir. Başarılı bir zihin haritası için en önemli unsurlar şunlardır:

1. Merkezi fikir/tema/sorun;
2. Dernekler;
3. Renkler.

Düğümler ve bağlantılar ne kadar renkli olursa, beyninizin bilgiyi emmesi o kadar kolay olur.

SWOT analizi yöntemi

Şunlar için idealdir: Bir fikrin, özelliğin veya bir projenin bir yönünün iç işleyişini belirlemek ve analiz etmek

SWOT, Güçlü Yönler, Zayıf Yönler, Fırsatlar ve Tehditlerin kısaltmasıdır. Analiz, bir fikrin, bir projenin ve hatta bir işletmenin bu dört yönünü ortaya koymak için kullanılır. Fikrinizi etkileyebilecek iç ve dış faktörlere odaklanır. Örneğin, bir yazılım şirketi yeni bir özellik uygulamak istiyorsa ve bunun getirebileceği tüm olası faydaları ve aynı zamanda özelliğin mevcut ürünlerine nasıl zarar verebileceğini görmek istiyorsa.

SWOT beyin fırtınaları, aşağıdaki gibi bir matriste yapıldığında en iyi sonuçları verir:

Bu şekilde sunulan SWOT, tüm bilgileri açıkça görünür ve "erişilebilir" kılan harika bir görsel yedeğe sahiptir. Tek başına beyin fırtınaları için mükemmeldir ve gruplarda eşit derecede etkilidir.

Lastik ördek hata ayıklama yöntemi

Şunlar için idealdir: Geri bildirimde yardımcı olacak bir kişiye, bir iş arkadaşına, ekip liderine veya yöneticiye sahip olan yalnız beyin fırtınası yapanlar. Ayrıca teslim tarihlerinin kısıtlı olduğu durumlarda hızlı fikirler için.

Muhtemelen bunu defalarca duymuşsunuzdur - bir kişi içinden çıkamayacağı bir fikir döngüsüne hapsolur ve sadece onları dışarı çıkarması için bir dış gözlemciye ihtiyacı vardır.

En ünlü örnek, belki de 1999 yılında Andrew Hunt ve David Thomas tarafından ortaya atılan “Rubber Duck Debugging”dir. Hunt ve Thomas, “ The Pragmatic Programmer ” adlı kitaplarında, koddaki bir hatayı, hata ayıklama sürecini satır satır anlatarak masasındaki bir lastik ördeğe anlatan bir programcıyı anekdot olarak anlattılar. O zamandan beri, yalnızca programlamada değil, bilgi ekonomisinin her yerinde temel bir unsur haline geldi.

Kendinizi kafanıza takmış halde bulursanız, sorunu yüksek sesle (bir lastik ördeğe veya bir kişiye) açıklamak bu bilgiye yeni bir bakış açısı kazandıracaktır. Düşünce süreçlerinizi dile getirmek, döngünün nedenini yakalamanıza yardımcı olacak ve sessizce devam etmekten çok daha hızlı bir şekilde çözümü bulabileceksiniz.

Gruplar için beyin fırtınası teknikleri

Grup beyin fırtınaları, bireysel beyin fırtınalarından çok daha yaygındır, ancak aynı zamanda başarılması çok daha zordur. Daha fazla insanı var, bir toplantı kolaylaştırıcısı var, konuşma dinamiğinde değişiklikler ve hatta çatışma için açıklıklar var.

En yüksek ofis üretkenliğini elde etmek, yapıcı bir fikir alışverişi ve çözümlere yol açan yaratıcı anlaşmazlıklar için, işte en iyi grup beyin fırtınası yöntemleri için seçtiklerimiz.

beyin yazma yöntemi

Şunlar için idealdir: Yeni ekipler, içe dönük ekipler veya son derece farklı kişiliklere sahip üyeler

Genellikle, bir beyin fırtınası oturumu olduğunda, çoğumuz oturumun nasıl gideceğini hemen biliriz. Kimin aktif olacağını ve en çok konuşacağını, kimin araya gireceğini ve hatta bizim katkımızın gerekli olup olmadığını biliyoruz.

Bu nedenle, aynı kişilerin her zaman konuştuğu, diğerlerinin ise sadece arkalarına yaslanıp notlarını karaladığı veya sesini kestiği durumlarla karşılaşacaksınız. Beyin yazımı bunu basit bir değişiklikle ortadan kaldırmayı amaçlar - tüm ilk iletişim sözsüzdür.

Toplantı kolaylaştırıcısı olarak herkese bir parça kağıt verirsiniz ve beyin fırtınasının konusuyla ilgili üç fikir veya strateji (ne yaptığınıza bağlı olarak) yazmalarını sağlarsınız. Beş veya altı dakika sonra herkes kağıdını yanındaki kişiye verir ve sonra o kişi komşusunun fikirlerini genişletir. Bu, kağıtlar sahiplerine dönene kadar yapılır. Oturumun ikinci kısmı, her bir makalenin getirdiği bulguların analiz edilmesini içerir.

Örneğin, ortak temalar, sıklıkla işaret edilen konular, her bir fikir arasındaki benzerlikler ve farklılıklar bulmak.

Beyin yazısı yoluyla herkes dahil olur ve belirli kişilerin görüşlerini dile getirememe riski yoktur. Herkes katkıda bulunur.

eidetik görüntü yöntemi

Şunlar için idealdir: Görsel türler, yeni bir şey bulmak veya problem çözmek yerine mevcut fikirler üzerine inşa etmek

Eidetik görüntü yöntemini kullanmanın en büyük savunucusu, Mattel ve Google ile birlikte çalışan psikolog Jacqueline Sussman'dı. Eidetik görüntülerin, önceki deneyimlere dayanarak beynimizde depolanan canlı görüntüler olduğunu belirtiyor ve salata yapma isteği örneğini veriyor. İçindekiler listesini okuduğunuz an, her birini hayal edecek ve kafanızda birleştireceksiniz.

Aynı şekilde, mevcut bir özelliği geliştirmek veya geliştirmek istediğinizde eidetik görüntülere sahip bir beyin fırtınası oturumu kullanılacaktır. Bu yöntemle sıklıkla kullanılan bir örnek akıllı telefondur. İnsanlardan genel bir akıllı telefon hayal etmeleri ve ardından bu akıllı telefona daha iyi özellikler (farklı bir renk, boyut, daha fazla alan vb.) oluşturmaya başlamaları isteniyor. Ardından, oturum bittiğinde, bir üye iyileştirilmiş tasarımını sunması için seçiliyor ve bunu başkalarıyla tartışın.

Bu tür yaratıcı problem çözmeyi kolaylaştırmak için aşağıdaki sırayı deneyin:

• Herkesin şirketin mevcut ürününü hayal etmesini sağlayın;
• Belirli iyileştirmeleri görselleştirmelerini sağlayın (boyut, özellik, logo vb.);
• Her olası iyileştirmede onlara rehberlik edin ve sonunda hangilerini seçtiklerini görün;
• Herkesin gözlerini açmasını ve sonuçlarını tartışmasını sağlayın.

Bu sayede her bireye kendi beyin fırtınasını yapma, düşüncelerini toplama ve her bir özellik üzerinden düşünme fırsatı verilir. Sunum zamanı geldiğinde, daha kolay detaylandırma zamanları olacak. Doğru kelimeleri bulmak veya yerinde beyin fırtınası yapmak için daha az zaman harcanır.

Hızlı fikir yürütme yöntemi

Şunlar için idealdir: Beyin fırtınası oturumlarından ve toplantılarından, sıkı teslim tarihlerinden, hızlı düşünenlerden nefret eden insanlar.

Hızlı fikir, benim kişisel favorimdir, çünkü erteleme yeteneğimi gerçekten etkileyen ilk şeydi. Bir takım lideri, o zamanlar bana “ ne kadar aptal olursa olsunlar, yazabildiğim kadar çok fikir yazmamı ” tavsiye etti. Çünkü kendi sözleriyle, yaklaşık 30 fikirden en az 10 tanesi üzerinde durmak için yeterince iyi olurdu.

Aynı şekilde, gruplar halinde hızlı fikir yürütme, 5 ila 10 dakika arasında bir zaman sınırı belirlemenize ve insanların bu süre içinde mümkün olduğunca çok şey yazmalarına neden olur. Kendilerini ciddiye almamaları ve onlara tüm fikirlerin harika olmayacağını söylemeleri önemlidir.

10 dakika dolduktan sonra, en iyilerini seçerek fikirleri birlikte filtrelemeye başlayabilirsiniz.

boşluk analizi yöntemi

Şunlar için idealdir: Problem çözme, adım adım analiz.

Boşluk doldurma veya boşluk analizi yönteminin özü şudur: “ Buradan oraya nasıl gideriz ”. Oturumun kolaylaştırıcısının ekibin şu anda nerede olduğunu ve nerede olmaları gerektiğini belirlemesi gerekir. Bunu bir yol haritası olarak düşünün: A noktasından B noktasına gitmek istiyorsunuz, bu nedenle yemek ve dinlenme için nerede pit stop yapabileceğinizi, nerede yakıt ikmali yapacağınızı ve sürüş saatlerinizi nasıl böleceğinizi bilmeniz gerekiyor.

Hemen hemen aynı şekilde, projede veya üründe nerede olmak istediğinizi ekibe gösteriyorsunuz ve ardından sizi oraya götürecek küçük adımlarla o büyük boşluğu dolduruyorsunuz.

5 Neden yöntemi

Şunlar için idealdir: Problem çözme, gelecekteki özellik/ürün analizi.

5 Whys yöntemi, kendilerinden daha büyük olan herkese çocuksu, aralıksız “ neden neden neden ” sorusuna dayanır.

“ Gökyüzü neden mavi? ”
“ Hayvanlar neden insan yemeği yiyemez? ”
“ Neden X veya Y yapıyoruz? ”

Amacı, belirli kararların ardındaki mantığı derinlemesine araştırmak, sağlam nedenlerle orada olduklarından emin olmak ve olası sorunları önlemektir. Adındaki “5”, analizi ne kadar derine indirmeniz gerektiğine dair basit bir sınır olarak verilmiştir. İşte basit bir örnek:

Özellik: Sohbet uygulamamızda bir DM'yi kapatma yeteneği.

• Niye ya? Böylece kullanıcının sohbet penceresinin kenarlarını karıştırmaz.
  Neden (bu bir sorun mu)? Kalabalık ve insanları bulmak daha da zorlaşıyor.
• Neden (zor)? Çünkü kullanıcının bir kişi listesini aşağı kaydırması gerekiyor ve bu işten zaman alıyor.
• Neden (zaman alıyor)? Birçok insan hızlı ve kolay iletişime güvenir ve bu kanıtlanmış bir konudur.
• Niye ya? Bu kadar küçük bile olsa iletişimdeki kesintiler, zaman kaybına neden olur ve kullanıcıyı hayal kırıklığına uğratır.

Yine de beş tek sınır değil. Daha da derine inebilirsiniz. Bu tür bir beyin fırtınası için en iyi görsel yardımcı, Japon organizasyon teorisyeni Kaoru Ishikawa tarafından yapılan Ishikawa (veya kılçık) diyagramıdır.

En sağda, "balık kafasının" olması gereken yerde, sorunu, ürünü veya özelliği yazarsınız ve solda, sorunun olası nedenlerine - "balık kılçığına" ayrılırsınız.

Burada 5 Whys'ın eleştirilerle karşılandığını belirtmekte fayda var. Yani, bir soruna neden olan kök nedenleri ve sonuçları beyin fırtınası yapmak için kullanmak için iyi bir yöntem değildir.

Bu nedenle, kendi ekiplerinizde kullandığınızda, neden yeni bir özellik uygulamanız gerektiğini veya bir ürün ortaya çıkarmanız vb. gerektiğini anlamak için bunu yapmayı unutmayın. Buradaki “Nedenler” bir fikre destek olarak kullanılır. , bir sorunu tanımlamaya yönelik araçlardan ziyade.

merdiven yöntemi

Şunun için idealdir: Daha az dışa dönük ekip üyelerinin kendilerini daha özgürce ifade etmelerine yardımcı olmak ve insanların birbirlerinin görüşlerine uymasını engellemek.

Stepladder beyin fırtınasının ilginç bir uygulaması var:

1. Grup, beyin fırtınası oturumu konusuyla tanıştırılır ve fikir ve öneriler üzerinde yalnız çalışmak için birkaç dakika ayırmaları istenir.
2. İki katılımcı odada yalnız bırakılır ve fikirlerini tartışmaları istenir. Diğer herkes odanın dışında bekler (yavaş durmaktan kaçınmak için kısa süreliğine iş istasyonlarına geri dönebilirler).
3. Birkaç dakika sonra üçüncü bir kişi tanıtılır ve kendi fikir ve görüşleriyle katkıda bulunurlar.
4. Birkaç dakika sonra dördüncü bir kişi eklersiniz, vb.
5. Tüm üyeler kademeli olarak tanıtıldığında, sonuçların toplu bir tartışması yapılır. Grup yavaş yavaş büyüdükçe ne kadar ilerlediğinizi görün.

Merdiven yöntemi herkesin duyulmasını ve fikrini söyleme şansı olmasını sağlar. Dahası, bu yöntem, aksi takdirde büyük gruplarla sorunu olan katılımcıların bir veya iki kişiyle iletişim kurmaktan daha fazla iletişim kurmaya yavaş yavaş uyum sağlamasına kolayca yardımcı olabilir.

Beyin fırtınası toplantıları için teknikler

Son olarak, beyin fırtınası oturumunuzdan en iyi şekilde yararlanmak için toplantınızı nasıl organize edebileceğinize ilişkin kısa bir kılavuza göz atalım.

Net bir gündem belirleyin

Toplantı başlamadan önce, toplantı taslağını içeren bir e-posta göndermek istiyorsunuz. İnsanlar biraz hazırlıklı gelmeli ya da en azından ne bekleyeceklerini bilmeli. Seansın amacının ne olduğunu bilmelerini sağlayın ve hatta kullanmayı hedeflediğiniz beyin fırtınası tekniği hakkında onları bilgilendirin. Bu, tek başına buzları kırmak için iyi bir konuşma başlatıcı olabilir.

Grup düşüncesinden kaçınmak için elinizden gelenin en iyisini yapın

Toplantı kolaylaştırıcısı onu doğru şekilde yönlendirmezse beyin fırtınaları büyük bir soruna neden olur ve bu grup düşüncesidir. İnsanlar tek bir konuşma balonunda çok fazla zaman harcadıklarında, fikir alışverişinde bulunduklarında, tek bir düşünce çizgisine uymaya başlamaları riski vardır. Çok hızlı bir şekilde, bireyler soru sormayı veya zorlayıcı fikirleri durdurur ve oturum büyük bir yankı odası haline gelir.

Grup düşüncesine neden olmaktan kaçınmak için, ya karşıt argümanları teşvik edin ya da grup düşüncesinin oluşmaya başladığını fark ederseniz bunları kendiniz dile getirin.

çok uzun sürmeyin

Beyin fırtınası seanslarını kısa ve tatlı tutun. Problem çözme süreci ne kadar ilginç olursa olsun, bir saatten uzun bir süre çok fazla. Bir veya birkaç hafta boyunca, momentumu devam ettirmek için beyin fırtınası planını birkaç oturuma bölün.

Bu şekilde, herkes yeni bilgileri "uykuya alma" fırsatını da elde edecek ve akılda tutmalarını artıracaktır.

Toplantıyı en uygun zamanda planlayın

Bunu söylemeye gerek yok - toplantıların en uygun zamanda olması gerekiyor. Ne çok erken, ne çok geç, ya da özellikle ağır bir öğle yemeğinden sonra. Sabahın geç saatlerine veya öğle yemeğinden birkaç saat sonrasına nişan almak istiyorsunuz. İnsanları atıştırmalıklarını veya öğleden sonra kahvelerini getirmeye teşvik edin, böylece zaten kısa olan bir toplantıya ara vermeniz daha az olasıdır.

Küçük gruplara ayrılın

IDEA Consult'dan Joris Janssens, birkaç büyük ölçekli uzaktan beyin fırtınası oturumunu uzaktan yönetti ve hatta uzaktan beyin fırtınası deneyimini belgeledi. Denetlemesi gereken toplam 60 kişi vardı ve hemen 6 veya 7 kişilik ekiplere ayrıldı. Beyin fırtınası oturumları arasında, bulguları tartışmak için genel kurulla buluşacaktı.

Onun örneğini izleyerek, en fazla 10 kişi olmak üzere 5 ila 10 kişilik grupları hedeflemelisiniz. Bu, bireylerin birbirleri hakkında konuşmalarından, yorgunluktan, çatışmadan ve ilgisizlikten kaçınmak içindir.

Uzak oturumlar için araçlar uygulayın

Artık birçok şirket uzaktan çalıştığından, toplantılarda gezinmek daha zor hale geldi. Janssens'in deneyiminde de gördüğümüz gibi, çevrimiçi işbirliği araçları bir zorunluluktur. Çok çeşitli olduğundan, mükemmel olanı seçmek için zaman ayırın.

Çizim, yazma, eşzamanlı çalışma ve ekran paylaşımı kullananlara odaklanın. İnsanların çevrimiçi fikir paylaşırken mümkün olduğunca özgür olmasını istiyorsunuz.

Toplantı üyelerini dikkatlice planlayın

Tüm takımlar aynı başarı ile beyin fırtınası yapmayacaktır. Optimal sonuçlara ulaşmak için, oturumlara katılmak istediğiniz çalışanların kişiliklerini değerlendirmek için zaman ayırın. Gerekirse, bu konuda çok yardımcı olabilecek İK yöneticileriyle çalışın. İki güçlü, dışadönük kişiliğe sahipseniz, fikirlerinde çatışacakları veya dolaylı olarak rekabet etmeye başlayacakları ihtimaller vardır. Benzer şekilde, çok fazla içe dönük üye oturumu oyalayabilir veya sizin adınıza konuşmanın çoğunu sizin yapmanızı gerektirebilir.

İyi bir atmosfer sağlayın

Herhangi bir beyin fırtınası oturumunu yönetmeden önce geçmeniz gereken bir kontrol listesi var. Kullandığınız yöntem ne olursa olsun, tüm katılımcıların dahil olduklarını, güvende olduklarını, duyulduklarını ve saygı gördüklerini sağlamaktır.

İyi fikirleri iltifat edin;

İnsanların girdilerinin takdir edildiğini bilmelerini sağlayın;

Çatışmayı durdurun (parmakla işaret etme, suçlama vb.);

İçine kapanıkların alanına saygı gösterin (rahat değillerse onları konuşmaya zorlamayın);

Görselleri uygulayın (bir PowerPoint sunumu, renkli post-it, işaretleyiciler, beyaz tahta, resimler).

Bu beyin fırtınalarına biraz renk, hayat ve sıradanlığı dahil etmek onların daha verimli olmasını sağlayacaktır. Son teslim tarihleri ​​ve baskılarla ilgili konuşmaları odanın dışında bırakın. Stresli beyinler daha düşük kaliteli fikirlere neden olacak ve tüm seans daha çok zaman kaybı olacak.

Çözüm

Beyin fırtınası, yalnızca problem çözmek için değil, aynı zamanda mevcut fikirleri geliştirmek ve eleştirel düşüncenizi geliştirmek için de son derece etkili bir araç olabilir. Beyin fırtınaları genellikle tek başına olmaktansa küçük gruplar halinde daha iyidir. Karşıt argümanlar ve yeni bakış açıları, kendi problem çözme sürecinizi önemli ölçüde geliştirir. Bununla birlikte, daha büyük gruplar, dengesiz kişilikler ve seanslar uygun şekilde yönetilmezse ortaya çıkan riskler de vardır. Beyin fırtınası oturumlarınızdan en iyi şekilde yararlanmak için proje ihtiyaçlarınıza, ekibinizin büyüklüğüne ve dahil olan kişilerin türüne en uygun yöntemi bulmaya çalışın.