I vantaggi del monitoraggio del tempo in un'agenzia creativa: intervista a NMCO Media

Le agenzie creative forniscono ai clienti idee e soluzioni innovative. Ma il fatto è che le idee originali non vengono sempre naturalmente e i progetti di solito hanno scadenze rigorose. Quindi, ci si potrebbe chiedere se gestire il proprio tempo in modo efficace possa aiutare i creativi a completare i loro progetti innovativi in ​​tempo.

Per approfondire questo argomento, abbiamo contattato NMCO Media, un'agenzia creativa full house con sede a Las Cruces, New Mexico. È un'agenzia giovane che quest'anno celebrerà il suo quinto anniversario. Anche se il loro team è composto da sole undici persone, i loro servizi includono produzione video, sviluppo web, progettazione grafica e animazione. Questa agenzia di marketing è orgogliosa di aver vinto due premi Silver Addy per le campagne che ha realizzato, in un concorso organizzato per agenzie pubblicitarie e mediatiche, ospitato dalla American Advertising Federation.

Abbiamo parlato con Tina Ballew, direttrice creativa e co-fondatrice, e Dawn Franco, responsabile dello studio. Poiché il loro team utilizza Clockify per tenere traccia dell'orario di lavoro, volevamo scoprire in che modo il monitoraggio del tempo li aiuta a organizzare il proprio lavoro e quali vantaggi possono ottenere le agenzie creative dal monitoraggio del proprio tempo.

Che aspetto ha il lavoro in un'agenzia creativa?

Iniziamo spiegando la definizione di industria creativa.

L'industria creativa o culturale è, secondo il Cambridge Dictionary, " un'industria basata sul lavoro in cui le idee originali sono importanti, come il lavoro nelle arti o nei media, nella progettazione di software per computer, ecc." Quindi, l'originalità gioca un ruolo cruciale in questo settore, quindi anche in un'agenzia creativa.

Per avere una migliore comprensione di come le agenzie creative snelliscano il loro processo di lavoro, abbiamo discusso questo argomento con Dawn e Tina.

Una giornata media in un'agenzia creativa

Come accennato in precedenza, questa agenzia creativa comprende diversi dipartimenti. Secondo Dawn, ogni squadra lavora su tre o quattro progetti. Inoltre, ogni settimana ricevono uno o due nuovi progetti.

Quindi, ho chiesto a Dawn come fosse la loro giornata media in azienda.

" Un giorno standard per una creatività è che entrano e iniziano immediatamente a registrare il loro tempo in Clockify. Abbiamo tutto ciò che riguarda l'azienda sotto NMCO e tutto ciò che riguarda il cliente sotto il nome del cliente in questione. "Dawn aggiunge anche che il team di progettazione crea almeno una grafica al giorno. Parlando di attività settimanali, il team di produzione video effettua un servizio fotografico o un servizio fotografico una volta alla settimana. Per quanto riguarda gli incarichi mensili, il team di sviluppo web pubblica i siti Web ogni mese.

Organizzare progetti e clienti

Le agenzie creative di solito trattano diversi clienti e lavorano a molti progetti. A seconda del progetto, le agenzie possono creare un solo tipo di contenuto, come post sui social media o un nuovo sito Web per un particolare cliente.

Quando si tratta della loro agenzia di marketing, Dawn afferma che fanno molto lavoro per la campagna. In questo modo, i clienti ottengono un pacchetto multimediale coeso, il che è vantaggioso perché le strategie di marketing integrate possono raggiungere un pubblico più ampio rispetto alle strategie dei singoli media. Pertanto, un tale prodotto richiede la collaborazione all'interno di un team e tra diversi team. Inoltre, Tina ritiene che questo approccio olistico svolga un ruolo cruciale nel successo complessivo dell'azienda:

“Avere una solida strategia e un processo in atto contribuisce a una produzione creativa senza interruzioni che rende il risultato finale molto più potente e memorabile. Lavorare con un team di diversi dipartimenti come animazione, video, web e grafica può essere impegnativo, ma la strategia è garantire che tutto sia coeso senza perdere nulla nel mix".

Allora, come si presenta il lancio di un nuovo progetto in questa agenzia? Ecco come Dawn descrive il processo:

“In genere, se si tratta di un progetto più piccolo, memorizzeremo la maggior parte di esso nella cache durante il processo di onboarding (solo io e Tina). Ma, una volta arrivati ​​ai creativi, se si tratta di un pacchetto di grandi dimensioni, avremo un paio - le chiamiamo - sessioni di scoperta. Ci siederemo con il cliente, faremo una sorta di colloquio con lui per capire meglio i suoi obiettivi, la sua missione e la sua azienda. Quindi, ci riuniremo da soli, separatamente, con quelle informazioni, faremo un brainstorming e capiremo l'estetica o la direzione, o le immagini, e poi andremo alla produzione".

Quindi, per garantire che i progetti si svolgano senza intoppi, questa agenzia di sviluppo comunica con i clienti durante un processo di onboarding e durante le sessioni di discovery. Una volta raccolte tutte le informazioni essenziali sul cliente e sui suoi obiettivi, è tempo di sessioni di brainstorming all'interno di diversi team.

Organizzare il flusso di lavoro in un'agenzia creativa

Per rimanere organizzata e produttiva, Dawn afferma di aver sviluppato il CPS, uno standard di produzione creativa che utilizza per scopi interni. Questo standard contiene tutti i compiti vitali per ogni squadra o posizione specifica nell'azienda.

Ad esempio, Dawn ha uno Studio Manager CPS, che include attività come:

• l'onboarding del cliente,
• citando,
• creazione di contratti,
• configurazione della gestione dei progetti digitali e configurazione del server e
• presentazione del team al cliente.

Inoltre, le creatività hanno il proprio CPS, che di solito consiste in assegnazioni come:

• fase 1: contattare il cliente,
• fase 2: bozza,
• step 3: inviare la bozza al cliente,
• passaggio 4: feedback e
• passaggio 5: ottenere un design più finalizzato.

Una volta completati questi passaggi, le creatività attendono che un cliente esamini nuovamente il proprio lavoro. Se necessario, i creativi apportano le necessarie revisioni, quindi presentano il progetto finale al cliente.

Come fa notare Alba:

“ Questa è come una mappa per fare il tuo lavoro. Quindi, se segui questa guida, tutto dovrebbe andare bene".

A seconda del team, CPS può includere alcuni elementi aggiuntivi. Ad esempio, questo documento per il reparto video copre incarichi come servizi fotografici e permessi. Per quanto riguarda il team di sviluppo, il loro CPS comprende la realizzazione di un design mock-up.

In che modo il monitoraggio del tempo può aiutare i creativi a migliorare il proprio lavoro?

Secondo Tina, la gestione del tempo è sottovalutata ma così importante nella produzione creativa. Diamo un'occhiata più da vicino ai vantaggi del monitoraggio del tempo nell'industria creativa.

Il monitoraggio del tempo garantisce stime del budget di tempo corrette

Senza un'adeguata gestione del tempo, i creativi potrebbero concentrare la loro attenzione su compiti meno importanti. Ecco come Tina spiega questo problema:

“I creativi possono perdere troppo tempo perdendosi in un progetto di basso valore o trascurando un progetto di alto valore quando non gestiscono il loro tempo. A loro piace la sfida e si divertono a vedere in quanti progetti possono inserirsi durante il giorno o la settimana".

Quindi, cosa dovrebbero cambiare i creativi quando si tratta della loro routine lavorativa? Dovrebbero iniziare a monitorare il tempo.

In questa agenzia di progettazione grafica, tutti i dipendenti registrano il loro tempo durante il lavoro. Tina afferma che Clockify la aiuta a stimare meglio i budget temporali, quindi può dare al team una finestra di budget per completare l'attività. Inoltre, Tina aggiunge che apprezzano anche la trasparenza nel monitoraggio del tempo, perché i membri del team possono guardare le ore previste e, quindi, avere un senso di autonomia.

Il monitoraggio del tempo ti aiuta a convalidare il tuo lavoro

Quando ho chiesto a Tina e Dawn se avevano le funzionalità preferite di Clockify, hanno concordato entrambi sui progetti.

Tina sottolinea che nel settore creativo, a volte è difficile convalidare i prezzi. Ecco perché i rapporti di Clockify sono utili:

“ Quando possiamo presentare un rapporto per, diciamo, un sistema di identità; loro (clienti) possono effettivamente vedere il tempo registrato, il numero di riunioni, le revisioni richieste, i workshop e tutto il resto con note dettagliate e il tempo impiegato per questo. Il cliente in genere è impressionato e ama il fatto che teniamo traccia di tali informazioni. Mantiene tutti responsabili e non ci sono congetture".

Pertanto, la creazione di report sulle ore registrate garantisce la trasparenza, che è un elemento cruciale per creare fiducia tra te e i tuoi clienti.

Il monitoraggio del tempo ti aiuta a modificare i tuoi progetti

Oltre alla convalida e alla responsabilità, un altro vantaggio dei report è la possibilità di valutare i tuoi progetti. Quando si tratta di questa agenzia di marketing, ecco come Dawn spiega questo vantaggio:

“ Alla fine di ogni progetto, facciamo un rapporto di Clockify e guardiamo cosa è andato oltre il budget in quale parte della produzione e come possiamo cambiarlo per il futuro. Abbiamo un pensiero critico alla fine di ogni progetto su come realizzarlo in modo più fluido la prossima volta. "

Tina ritiene che una funzione di segnalazione funzionale sia l'opzione più significativa di qualsiasi strumento di monitoraggio del tempo:

“ Essere in grado di eseguire report su tutti i dettagli è perfetto per un'agenzia in crescita. "

Oltre ai progetti, altre opzioni di Clockify che Tina e i suoi team trovano utili sono:

• Tariffe orarie: in questa agenzia di sviluppo web, hanno fasce di prezzo diverse a seconda delle dimensioni del cliente. Pertanto, i team sono in grado di personalizzare le tariffe orarie in Clockify per ciascun cliente.
• Tag: l'uso dei tag si rivela utile in questa agenzia di animazione poiché ha diversi team. Dawn mette in evidenza i principali vantaggi dei tag: “ Come gestisce i progetti, se voglio concentrarmi su un solo reparto alla volta, è utile utilizzare quei tag. "

Pertanto, l'utilizzo di un monitoraggio del tempo per registrare le ore di lavoro, aggiungere attività e dettagli sui progetti, può aiutare i creativi a personalizzare i progetti di conseguenza.

Il monitoraggio del tempo stabilisce una migliore delega delle attività

Un modello di lavoro ibrido, che significa passare dal lavoro a distanza a quello in loco, è diventato abbastanza comune per molte organizzazioni. Secondo The Accenture Future of Work Study 2021 , il 63% delle aziende ad alta crescita ha abilitato questo tipo di ambiente di lavoro.

Anche l'agenzia di marketing con cui abbiamo parlato ha adottato il lavoro ibrido. Dato che il lavoro da remoto fa parte di questa impostazione, Dawn afferma che ci vuole del tempo per abituarsi al lavoro da remoto, motivo per cui molte persone potrebbero sperimentare cali di produttività.

Per capire meglio quanto sono produttivi durante il giorno, i creativi dovrebbero registrare il loro orario di lavoro. Così, impareranno quanto tempo hanno bisogno per compiti particolari.

Inoltre, Dawn sottolinea che il tempo di monitoraggio può migliorare la delega delle attività all'interno di un team remoto:

"Quando lavoro in remoto, posso guardare cosa fanno i creativi tutto il giorno in Clockify in tempo reale. Lei sta lavorando a una grafica, o lui sta lavorando a questo video. Se non c'è tempo in Clockify, sono anche registrati? Stanno lavorando? È come una carta sicura".

Sapere chi sta attualmente lavorando su quale attività ti dà un'idea chiara di quanto sia impegnato ogni membro del team. Quindi, se c'è un incarico urgente per la giornata, un capogruppo saprà come delegarlo.

Avvolgendo

Come abbiamo potuto imparare dai nostri interlocutori, la gestione del tempo è solitamente sottovalutata nell'industria creativa, eppure è fondamentale per questo campo.

Quando tengono traccia del loro tempo, i creativi possono assicurarsi di dedicare il loro tempo a progetti di alto valore. Pertanto, con un rilevatore di tempo, i dipendenti trovano più facile determinare correttamente il proprio budget di tempo. Inoltre, i creativi spesso hanno difficoltà a convalidare i prezzi per i propri clienti. Tuttavia, Tina e il suo team hanno scoperto che per superare questo problema, registrano semplicemente tutte le riunioni, le revisioni, i workshop, quindi presentano rapporti dettagliati ai loro clienti come prova del loro lavoro. Inoltre, la revisione di tali rapporti approfonditi aiuta il team a valutare il proprio lavoro alla fine del progetto. Infine, l'utilizzo di un rilevatore di tempo consente a tutti i membri del team di vedere chi sta attualmente lavorando su quale attività, il che garantisce una migliore delega delle attività. Pertanto, con una corretta gestione del tempo e monitoraggio del tempo, i creativi non solo saranno in grado di affrontare efficacemente i loro compiti e progetti, ma anche mantenere relazioni positive sia con i loro clienti che con i colleghi.

️ Lavori in un settore creativo? In tal caso, ritieni che il monitoraggio del tempo sia vantaggioso per il tuo lavoro? Invia le tue risposte, suggerimenti e commenti a [email protected] e potremmo includerli in questo o in futuri post.