Die Vorteile der Zeiterfassung in einer Kreativagentur: Interview mit NMCO Media

Kreativagenturen liefern Kunden innovative Ideen und Lösungen. Aber die Sache ist die, originelle Ideen kommen nicht immer von selbst, und Projekte haben normalerweise strenge Fristen. Man kann sich also fragen, ob ein effektives Zeitmanagement Kreativen dabei helfen kann, ihre innovativen Projekte rechtzeitig abzuschließen.

Um dieses Thema weiter zu untersuchen, haben wir uns an NMCO Media gewandt, eine Full-House-Kreativagentur mit Sitz in Las Cruces, New Mexico. Es ist eine junge Agentur, die dieses Jahr ihr fünfjähriges Bestehen feiert. Obwohl ihr Team nur aus elf Personen besteht, umfassen ihre Dienstleistungen Videoproduktion, Webentwicklung, Grafikdesign und Animation. Diese Marketingagentur ist stolz darauf, zwei Silver Addy Awards für die von ihnen durchgeführten Kampagnen in einem Wettbewerb gewonnen zu haben, der für Werbe- und Medienagenturen organisiert und von der American Advertising Federation veranstaltet wird.

Wir sprachen mit Tina Ballew, der Kreativdirektorin und Mitbegründerin, und Dawn Franco, einer Studiomanagerin. Da ihr Team Clockify verwendet, um Arbeitsstunden zu verfolgen, wollten wir herausfinden, wie Zeiterfassung ihnen hilft, ihre Arbeit zu organisieren, und welche Vorteile Kreativagenturen aus der Erfassung ihrer Zeit ziehen können.

Wie sieht die Arbeit in einer Kreativagentur aus?

Beginnen wir mit der Erläuterung der Definition einer Kreativbranche.

Kreativ- oder Kulturindustrie ist laut Cambridge Dictionary „ eine Industrie, die auf Arbeit basiert, in der originelle Ideen wichtig sind, wie z. B. Arbeit in den Künsten oder Medien, beim Entwerfen von Computersoftware usw.“ Originalität spielt also in dieser Branche eine entscheidende Rolle, also auch in einer Kreativagentur.

Um besser zu verstehen, wie Kreativagenturen ihren Arbeitsprozess rationalisieren, haben wir dieses Thema mit Dawn und Tina besprochen.

Ein durchschnittlicher Tag in einer Kreativagentur

Wie bereits erwähnt, umfasst diese Kreativagentur mehrere Abteilungen. Laut Dawn arbeitet jedes Team an drei oder vier Projekten. Außerdem bekommen sie jede Woche ein oder zwei neue Projekte.

Also fragte ich Dawn, wie ihr durchschnittlicher Tag im Unternehmen aussieht.

„ Ein Standardtag für einen Kreativen ist, dass er hereinkommt und sofort damit beginnt, seine Zeit in Clockify zu erfassen. Wir haben alles, was mit dem Unternehmen zu tun hat, unter NMCO und alles, was mit dem Kunden zu tun hat, unter dem Namen des jeweiligen Kunden. ”Dawn fügt hinzu, dass das Designteam mindestens eine Grafik pro Tag erstellt. Apropos wöchentliche Aufgaben: Das Videoproduktionsteam macht einmal pro Woche einen Videodreh oder ein Fotoshooting. Was die monatlichen Aufgaben betrifft, so nimmt das Webentwicklungsteam Websites jeden Monat live.

Projekte und Kunden organisieren

Kreativagenturen haben in der Regel mit mehreren Kunden zu tun und arbeiten an vielen Projekten. Je nach Projekt erstellen Agenturen möglicherweise nur eine Art von Inhalten, z. B. Social-Media-Beiträge oder eine neue Website für einen bestimmten Kunden.

In Bezug auf ihre Marketingagentur behauptet Dawn, dass sie viel Kampagnenarbeit leisten. Auf diese Weise erhalten Kunden ein zusammenhängendes Medienpaket, was vorteilhaft ist, da integrierte Marketingstrategien ein breiteres Publikum erreichen können als einzelne Medienstrategien. Daher erfordert ein solches Produkt die Zusammenarbeit innerhalb eines Teams und zwischen verschiedenen Teams. Außerdem glaubt Tina, dass dieser ganzheitliche Ansatz eine entscheidende Rolle für den gesamten Unternehmenserfolg spielt:

„Eine solide Strategie und ein solider Prozess tragen zu einer nahtlosen kreativen Produktion bei, die das Endergebnis viel kraftvoller und einprägsamer macht. Die Zusammenarbeit mit einem Team aus verschiedenen Abteilungen wie Animation, Video, Web und Grafik kann eine Herausforderung sein, aber die Strategie besteht darin, sicherzustellen, dass alles zusammenhält, ohne dass bei der Mischung etwas verloren geht.“

Wie sieht also der Start eines neuen Projekts bei dieser Agentur aus? So beschreibt Dawn den Prozess:

„Wenn es sich um ein kleineres Projekt handelt, speichern wir normalerweise das meiste davon während des Onboarding-Prozesses (nur Tina und ich). Aber sobald es um die Kreativen geht, werden wir, wenn es sich um ein großes Paket handelt, ein paar – wir nennen sie – Entdeckungssitzungen haben. Wir setzen uns mit dem Kunden zusammen und führen eine Art Interview mit ihm, um mehr über seine Ziele, seine Mission und sein Unternehmen zu erfahren. Dann setzen wir uns mit diesen Informationen getrennt zusammen, machen ein Brainstorming und finden die Ästhetik, die Richtung oder die Optik heraus, und dann gehen wir zur Produktion.“

Um sicherzustellen, dass Projekte reibungslos ablaufen, kommuniziert diese Entwicklungsagentur mit Kunden während eines Onboarding-Prozesses sowie bei Entdeckungssitzungen. Sobald sie alle wesentlichen Informationen über den Kunden und seine Ziele gesammelt haben, ist es Zeit für Brainstorming-Sitzungen in verschiedenen Teams.

Organisation der Arbeitsabläufe in einer Kreativagentur

Um organisiert und produktiv zu bleiben, sagt Dawn, dass sie den CPS entwickelt haben – den kreativen Produktionsstandard, den sie für interne Zwecke verwenden. Dieser Standard enthält alle wichtigen Aufgaben für jedes Team oder jede spezifische Position im Unternehmen.

Zum Beispiel hat Dawn einen Studio Manager CPS, der Aufgaben umfasst wie:

• Onboarding des Kunden,
• zitieren,
• Verträge erstellen,
• digitales Projektmanagement-Setup und Server-Setup und
• Vorstellung des Teams beim Kunden.

Darüber hinaus haben Kreative ihren eigenen CPS, der normalerweise aus Zuweisungen besteht wie:

• Schritt 1: Kontakt zum Kunden aufnehmen,
• Schritt 2: Entwurf,
• Schritt 3: Senden Sie den Entwurf an den Kunden,
• Schritt 4: Feedback und
• Schritt 5: Holen Sie sich ein fertigeres Design.

Sobald diese Schritte abgeschlossen sind, warten die Kreativen darauf, dass ein Kunde ihre Arbeit erneut überprüft. Bei Bedarf nehmen die Kreativen notwendige Überarbeitungen vor und präsentieren dann dem Kunden das endgültige Design.

Wie Dawn betont:

„ Das ist wie eine Karte, um Ihre Arbeit zu erledigen. Wenn Sie also dieser Anleitung folgen, sollte alles in Ordnung sein.“

Je nach Team kann CPS einige zusätzliche Elemente enthalten. Dieses Dokument für die Videoabteilung umfasst beispielsweise Aufgaben wie Fotoshootings und Genehmigungen. Das CPS des Entwicklungsteams umfasst die Erstellung eines Mock-up-Designs.

Wie kann die Zeiterfassung Kreativen helfen, ihre Arbeit zu verbessern?

Laut Tina wird Zeitmanagement unterbewertet, ist aber so wichtig in der kreativen Produktion. Werfen wir einen genaueren Blick auf die Vorteile der Zeiterfassung in der Kreativbranche.

Die Zeiterfassung sichert korrekte Schätzungen des Zeitbudgets

Ohne ein angemessenes Zeitmanagement können sich Kreative auf weniger wichtige Aufgaben konzentrieren. So erklärt Tina dieses Problem:

„Kreative können zu viel Zeit damit verbringen, sich in einem geringwertigen Projekt zu verlieren oder ein hochwertiges Projekt zu vernachlässigen, wenn sie ihre Zeit nicht einteilen. Sie mögen die Herausforderung und genießen es zu sehen, wie viele Projekte sie im Laufe des Tages oder der Woche bewältigen können.“

Was also sollten Kreative an ihrem Arbeitsalltag ändern? Sie sollten mit der Zeiterfassung beginnen.

Bei dieser Grafikdesign-Agentur erfassen alle Mitarbeiter ihre Arbeitszeit. Tina behauptet, dass Clockify ihr hilft, das Zeitbudget besser einzuschätzen, sodass sie dem Team ein Zeitbudgetfenster geben kann, um die Aufgabe abzuschließen. Darüber hinaus fügt Tina hinzu, dass sie auch die Transparenz bei der Zeiterfassung schätzen, da die Teammitglieder ihre budgetierten Stunden einsehen können und somit ein Gefühl der Autonomie haben.

Die Zeiterfassung hilft Ihnen, Ihre Arbeit zu validieren

Als ich Tina und Dawn fragte, ob sie Lieblingsfunktionen von Clockify haben, einigten sie sich beide auf Projekte.

Tina weist darauf hin, dass es in der Kreativbranche manchmal schwierig ist, die Preisgestaltung zu validieren. Aus diesem Grund sind Clockify-Berichte praktisch:

„ Wenn wir einen Bericht für, sagen wir, ein Identitätssystem vorlegen können; sie (Kunden) können tatsächlich die protokollierte Zeit, die Anzahl der Besprechungen, angeforderten Überarbeitungen, Workshops und alles dazwischen mit detaillierten Notizen und der dafür aufgewendeten Zeit sehen. Der Kunde ist in der Regel beeindruckt und findet es toll, dass wir diese Informationen im Auge behalten. Es hält alle zur Rechenschaft und es gibt kein Rätselraten.“

Daher sorgt das Erstellen von Berichten über Ihre erfassten Stunden für Transparenz, was ein entscheidendes Element für den Aufbau von Vertrauen zwischen Ihnen und Ihren Kunden ist.

Die Zeiterfassung hilft Ihnen, Ihre Projekte anzupassen

Neben der Validierung und Rechenschaftspflicht ist ein weiterer Vorteil von Berichten die Möglichkeit, Ihre Projekte zu bewerten. Wenn es um diese Marketingagentur geht, erklärt Dawn diesen Vorteil wie folgt:

„ Am Ende jedes Projekts erstellen wir einen Clockify-Bericht und schauen uns an, was in welchem ​​Teil der Produktion das Budget überschritten hat und wie wir das für die Zukunft ändern können. Wir denken am Ende jedes Projekts kritisch darüber nach, wie wir es beim nächsten Mal nahtloser durchführen können. ”

Tina glaubt, dass eine funktionale Berichtsfunktion die wichtigste Option eines jeden Zeiterfassungssystems ist:

„ Die Möglichkeit, Berichte mit allen Details zu erstellen, ist perfekt für eine wachsende Agentur. ”

Neben Projekten gibt es weitere Clockify-Optionen, die Tina und ihre Teams nützlich finden:

• Stundensätze: Bei dieser Webentwicklungsagentur gibt es je nach Größe eines Kunden unterschiedliche Preisspannen. Daher können Teams die Stundensätze in Clockify für jeden Kunden anpassen.
• Tags: Die Verwendung von Tags erweist sich bei dieser Animationsagentur als nützlich, da sie mehrere Teams hat. Dawn hebt die Hauptvorteile von Tags hervor: „ Als jemand, der Projekte leitet, ist es nützlich, diese Tags zu verwenden, wenn ich mich jeweils nur auf eine Abteilung konzentrieren möchte. ”

Die Verwendung einer Zeiterfassung zur Protokollierung ihrer Arbeitszeiten, zum Hinzufügen von Aufgaben und Projektdetails kann Kreativen also helfen, Projekte entsprechend anzupassen.

Zeiterfassung sorgt für eine bessere Aufgabenverteilung

Ein hybrides Arbeitsmodell, d. h. der Wechsel zwischen Remote- und Vor-Ort-Arbeit, ist für viele Unternehmen weit verbreitet. Laut der Accenture Future of Work Study 2021 haben 63 % der wachstumsstarken Unternehmen diese Art von Arbeitsumfeld ermöglicht.

Auch die Marketing-Agentur, mit der wir gesprochen haben, hat Hybridarbeit eingeführt. Angesichts der Tatsache, dass Remote-Arbeit ein Teil dieser Umgebung ist, behauptet Dawn, dass es einige Zeit dauert, bis man sich an Remote-Arbeit gewöhnt hat, weshalb viele Menschen Produktivitätseinbrüche erleben können.

Um besser zu verstehen, wie produktiv sie den ganzen Tag über sind, sollten Kreative ihre Arbeitszeiten protokollieren. So erfahren sie, wie viel Zeit sie für bestimmte Aufgaben benötigen.

Darüber hinaus weist Dawn darauf hin, dass die Verfolgung der Zeit die Aufgabenverteilung innerhalb eines Remote-Teams verbessern kann:

„Wenn ich aus der Ferne arbeite, kann ich in Echtzeit beobachten, was Kreative den ganzen Tag in Clockify tun. Sie arbeitet an einer Grafik, oder er arbeitet an diesem Video. Wenn es in Clockify keine Zeit gibt, sind sie überhaupt eingestempelt? Funktionieren sie? Es ist wie eine sichere Karte.“

Wenn Sie wissen, wer gerade an welcher Aufgabe arbeitet, erhalten Sie ein klares Bild davon, wie beschäftigt jedes Teammitglied ist. Wenn es also eine dringende Aufgabe für den Tag gibt, weiß ein Teamleiter, wie man sie delegiert.

Einpacken

Wie wir von unseren Gesprächspartnern erfahren konnten, wird Zeitmanagement in der Kreativbranche meist unterschätzt, ist aber für diesen Bereich von entscheidender Bedeutung.

Durch die Erfassung ihrer Zeit können Kreative sicherstellen, dass sie ihre Zeit mit hochwertigen Projekten verbringen. So fällt es Mitarbeitern mit einer Zeiterfassung leichter, ihr Zeitbudget richtig zu ermitteln. Darüber hinaus haben Kreative oft Schwierigkeiten, die Preisgestaltung gegenüber ihren Kunden zu validieren. Tina und ihr Team stellten jedoch fest, dass sie zur Überwindung dieses Problems einfach alle Meetings, Überarbeitungen und Workshops protokollieren und ihren Kunden dann detaillierte Berichte als Beweis für ihre Arbeit vorlegen. Darüber hinaus hilft die Überprüfung solcher ausführlichen Berichte dem Team, seine Arbeit am Ende des Projekts zu bewerten. Schließlich ermöglicht die Verwendung einer Zeiterfassung allen Teammitgliedern zu sehen, wer gerade an welcher Aufgabe arbeitet, was eine bessere Aufgabenverteilung sicherstellt. Daher können Kreative mit dem richtigen Zeitmanagement und Zeiterfassung nicht nur ihre Aufgaben und Projekte effektiv angehen, sondern auch positive Beziehungen zu ihren Kunden und Kollegen pflegen.

️ Arbeitest du in einer Kreativbranche? Wenn ja, finden Sie Zeiterfassung nützlich für Ihre Arbeit? Senden Sie Ihre Antworten, Vorschläge und Kommentare an [email protected] und wir können sie in diesen oder zukünftige Posts aufnehmen.