在创意机构中进行时间跟踪的好处：NMCO 媒体采访

已发表: 2022-05-07

创意机构为客户提供创新的想法和解决方案。但是，问题是，原创想法并不总是自然而然的，而且项目通常有严格的截止日期。因此，人们可能想知道有效地管理他们的时间是否可以帮助创意人员按时完成他们的创新项目。

为了进一步探索这个主题，我们联系了位于新墨西哥州拉斯克鲁塞斯的全屋创意机构 NMCO Media。这是一家年轻的机构，今年将迎来成立五周年。尽管他们的团队只有 11 人，但他们的服务包括视频制作、网络开发、平面设计和动画。这家营销机构以在由美国广告联合会主办的为广告和媒体机构组织的竞赛中赢得两项 Silver Addy 奖而自豪。

我们与创意总监兼联合创始人 Tina Ballew 和工作室经理 Dawn Franco 进行了交谈。由于他们的团队使用 Clockify 来跟踪工作时间，我们想了解时间跟踪如何帮助他们组织工作，以及创意机构可以从跟踪他们的时间中获得什么好处。

在创意机构工作是什么样的？

让我们从解释创意产业的定义开始。

根据剑桥词典，创意或文化产业是“一个以原创思想很重要的工作为基础的产业，例如艺术或媒体工作、计算机软件设计等。” 因此，创意在这个行业中起着至关重要的作用，因此，在创意机构中也是如此。

为了更好地了解创意机构如何简化工作流程，我们与 Dawn 和 Tina 讨论了这个主题。

创意机构的平均一天

正如我们之前提到的，这个创意机构包含多个部门。据 Dawn 称，每个团队都从事三到四个项目。此外，他们每周都会收到一两个新项目。

所以，我问黎明他们在公司的平均一天是怎样的。

“创意人员的标准日子是他们进来，然后立即开始在 Clockify 中记录他们的时间。 我们拥有 NMCO 下与公司相关的所有内容，以及相关客户名下与客户相关的所有内容。 ”Dawn 还补充说，设计团队每天至少创建一个图形。说到每周任务，视频制作团队每周进行一次视频拍摄或照片拍摄。至于每月的任务，Web 开发团队每个月都会上线网站。
组织项目和客户
创意机构通常与多个客户打交道并从事许多项目。根据项目的不同，代理商可能只为特定客户创建一种内容，例如社交媒体帖子或新网站。
谈到他们的营销机构，黎明声称他们做了很多竞选工作。这样，客户可以获得一个有凝聚力的媒体包，这是有益的，因为与单一媒体策略相比，整合营销策略可以覆盖更广泛的受众。因此，这样的产品需要团队内部和不同团队之间的协作。此外，Tina 认为这种整体方法对公司的整体成功起着至关重要的作用：

“制定可靠的策略和流程有助于无缝的创意制作，使最终结果更加强大和令人难忘。 与来自动画、视频、网络和图形等不同部门的团队合作可能具有挑战性，但策略是确保一切都具有凝聚力，同时不会丢失任何东西。”
那么，在这个机构启动一个新项目是什么样的呢？ Dawn 是这样描述这个过程的：
“通常，如果这是一个较小的项目，我们会将大部分内容缓存在入职流程中（只有 Tina 和我）。 但是，一旦涉及到创意，如果它是一个大包装，我们将有几个——我们称之为——发现会议。 我们将与客户坐下来，我们将对他们进行某种形式的采访，以了解更多关于他们的目标、使命和公司的信息。 然后，我们将各自单独聚在一起，利用这些信息，集思广益，找出美学或方向，或视觉效果，然后我们开始制作。”

因此，为确保项目顺利运行，该开发机构在入职过程以及发现会议期间与客户进行沟通。一旦他们收集了有关客户及其目标的所有重要信息，就该在不同的团队中进行头脑风暴会议了。
在创意机构中组织工作流程
为了保持井井有条和高效，Dawn 说他们开发了 CPS——他们用于内部目的的创意制作标准。该标准包含公司每个团队或特定职位的所有重要任务。
例如，Dawn 有一个 Studio Manager CPS，其中包括以下任务：
入职客户，
引用，
创建合同，
数字项目管理设置和服务器设置，以及
将团队介绍给客户。
此外，广告素材有自己的 CPS，通常由以下任务组成：
第一步：联系客户，
第2步：草稿，
第 3 步：将草稿发送给客户，
第 4 步：反馈，以及
第 5 步：获得更最终的设计。
完成这些步骤后，广告素材会等待客户再次审核他们的作品。如果需要，创意人员会进行必要的修改，然后将最终设计呈现给客户。

正如黎明指出的那样：
“这就像一张地图来完成你的工作。 所以，如果你遵循本指南，一切都会好起来的。”
根据团队的不同，CPS 可能包括一些额外的元素。例如，视频部门的这份文件涵盖了拍摄和许可等任务。至于开发团队，他们的 CPS 包括制作模型设计。
时间跟踪如何帮助创意人员改进他们的工作？
蒂娜认为，时间管理被低估了，但在创意制作中却非常重要。让我们仔细看看创意产业中时间跟踪的好处。
时间跟踪确保正确的时间预算估计
如果没有适当的时间管理，创意人员可能会将注意力集中在不太重要的任务上。 Tina 是这样解释这个问题的：
“创意人员可能会花太多时间迷失在低价值项目中，或者在不管理时间时忽视高价值项目。 他们喜欢挑战，并乐于看到他们在一天或一周内能适应多少项目。”

那么，创意人员在日常工作中应该做出哪些改变呢？他们应该开始跟踪时间。
在这家平面设计机构，所有员工在工作时都会记录他们的时间。 Tina 声称 Clockify 帮助她更好地估算时间预算，因此她可以给团队一个时间预算窗口来完成任务。此外，Tina 补充说，他们也很欣赏跟踪时间的透明度，因为团队成员可以查看他们的预算小时数，从而有自主权。
时间跟踪可帮助您验证您的工作
当我问 Tina 和 Dawn 是否有最喜欢的 Clockify 功能时，他们都同意了项目。
Tina 指出，在创意产业中，有时很难验证定价。这就是 Clockify 报告派上用场的原因：
“当我们可以为身份系统提交报告时； 他们（客户）实际上可以看到记录的时间、会议次数、请求的修订、研讨会以及介于两者之间的所有内容以及详细的注释和花费的时间。 客户通常印象深刻并喜欢我们跟踪这些信息。 它让每个人都负责，没有猜测。”

因此，创建记录时间的报告可确保透明度，这是在您和客户之间建立信任的关键要素。
时间跟踪可帮助您调整项目
除了验证和问责制之外，报告的另一个优点是能够评估您的项目。谈到这家营销机构，黎明是这样解释这种好处的：
“在每个项目结束时，我们都会制作一份 Clockify 报告，我们会查看制作的哪些部分超出了预算，以及我们如何为未来做出改变。 在每个项目结束时，我们都会对下一次如何更无缝地完成它进行批判性思考。 ”
Tina 认为功能报告功能是任何时间跟踪器中最重要的选项：
“能够生成所有细节的报告对于成长中的机构来说是完美的。 ”
除了项目之外，Tina 和她的团队认为有用的其他 Clockify 选项包括：

小时费率：在这个网络开发机构，他们有不同的价格范围，具体取决于客户的规模。因此，团队可以在 Clockify 中为每个客户定制小时费率。
标签：在这家动画公司，使用标签非常有用，因为他们有多个团队。 Dawn 强调了标签的主要好处：“作为项目管理人员，如果我想一次只关注一个部门，那么利用这些标签很有用。 ”
因此，使用时间跟踪器记录他们的工作时间、添加任务和项目详细信息，可以帮助创意人员相应地定制项目。
时间跟踪建立更好的任务委派
混合工作模式（意味着在远程工作和现场工作之间切换）对于许多组织来说已经变得相当普遍。根据2021 年埃森哲未来工作研究，63% 的高增长公司启用了这种类型的工作环境。

我们采访的营销机构也采用了混合工作。鉴于远程工作是这种设置的一部分，Dawn 声称需要一些时间才能习惯远程工作，这就是为什么许多人可能会遇到生产力下降的原因。
为了更好地了解他们全天的工作效率，创意人员应该记录他们的工作时间。因此，他们将了解他们需要多少时间来完成特定任务。
此外，Dawn 指出，跟踪时间可以改善远程团队中的任务委派：
“远程工作时，我可以在 Clockify 中实时查看创意人员整天在做什么。 她正在制作图形，或者他正在制作此视频。 如果在 Clockify 中没有时间，他们甚至会打卡吗？ 他们在工作吗？ 这就像一张安全卡。”
了解当前谁在处理什么任务可以让您清楚地了解每个团队成员的忙碌程度。因此，如果当天有紧急任务，团队领导将知道如何委派它。

包起来
正如我们可以从我们的对话者那里了解到的，时间管理在创意产业中通常被低估，但它对这个领域至关重要。
在跟踪他们的时间时，创意人员可以确保他们将时间花在做高价值的项目上。因此，使用时间跟踪器，员工发现更容易正确确定他们的时间预算。此外，创意人员经常难以向客户验证定价。然而，Tina 和她的团队发现，要克服这个问题，他们只需记录所有会议、修订、研讨会，然后向客户提交详细报告作为他们工作的证明。此外，审查这些深入的报告有助于团队在项目结束时评估他们的工作。最后，使用时间跟踪器允许所有团队成员查看当前谁在处理什么任务，从而确保更好的任务委派。因此，通过适当的时间管理和时间跟踪，创意人员不仅能够有效地处理他们的任务和项目，而且与他们的客户和同事保持积极的关系。
️ 你在创意行业工作吗？如果是这样，您是否发现时间跟踪对您的工作有益？将您的答案、建议和评论发送至 [email protected]，我们可能会将它们包含在此帖子或以后的帖子中。