ประโยชน์ของการติดตามเวลาในหน่วยงานสร้างสรรค์: การสัมภาษณ์สื่อ NMCO

เอเจนซี่สร้างสรรค์นำเสนอแนวคิดและโซลูชั่นที่เป็นนวัตกรรมแก่ลูกค้า แต่ประเด็นก็คือ แนวคิดดั้งเดิมไม่ได้เกิดขึ้นโดยธรรมชาติเสมอไป และโครงการมักจะมีกำหนดเวลาที่เข้มงวด ดังนั้น หลายคนอาจสงสัยว่าการจัดการเวลาอย่างมีประสิทธิภาพสามารถช่วยให้ครีเอทีฟสร้างสรรค์โครงการสร้างสรรค์ของตนเสร็จตรงเวลาได้หรือไม่

เพื่อสำรวจเรื่องนี้เพิ่มเติม เราได้ติดต่อ NMCO Media ซึ่งเป็นเอเจนซีโฆษณาเต็มรูปแบบที่ตั้งอยู่ในเมืองลาสครูซ รัฐนิวเม็กซิโก เป็นเอเจนซี่ใหม่ที่จะฉลองครบรอบ 5 ปีในปีนี้ แม้ว่าทีมของพวกเขาจะมีเพียงสิบเอ็ดคน แต่บริการของพวกเขายังรวมถึงการผลิตวิดีโอ การพัฒนาเว็บ การออกแบบกราฟิก และแอนิเมชั่น เอเจนซี่การตลาดแห่งนี้ภาคภูมิใจที่ได้รับรางวัล Silver Addy สองรางวัลสำหรับแคมเปญที่พวกเขาทำ ในการแข่งขันที่จัดขึ้นสำหรับเอเจนซีโฆษณาและสื่อ ซึ่งจัดโดย The American Advertising Federation

เราได้พูดคุยกับ Tina Ballew ครีเอทีฟไดเร็กเตอร์และผู้ร่วมก่อตั้ง และ Dawn Franco ผู้จัดการสตูดิโอ เนื่องจากทีมของพวกเขาใช้ Clockify เพื่อติดตามชั่วโมงทำงาน เราจึงต้องการค้นหาว่าการติดตามเวลาช่วยให้พวกเขาจัดระเบียบงานได้อย่างไร และเอเจนซี่ที่สร้างสรรค์จะได้รับประโยชน์อะไรจากการติดตามเวลาของพวกเขา

การทำงานในบริษัทครีเอทีฟเอเจนซี่มีหน้าตาเป็นอย่างไร?

เริ่มต้นด้วยการอธิบายคำจำกัดความของอุตสาหกรรมสร้างสรรค์

อุตสาหกรรมสร้างสรรค์หรือวัฒนธรรมตาม Cambridge Dictionary ระบุว่า " อุตสาหกรรมที่มีพื้นฐานมาจากงานที่ความคิดริเริ่มมีความสำคัญ เช่น งานด้านศิลปะหรือสื่อ ในการออกแบบซอฟต์แวร์คอมพิวเตอร์ ฯลฯ" ดังนั้น ความคิดริเริ่มจึงมีบทบาทสำคัญในอุตสาหกรรมนี้ ดังนั้นในหน่วยงานสร้างสรรค์ด้วยเช่นกัน

เพื่อให้มีความเข้าใจที่ดีขึ้นเกี่ยวกับวิธีการที่เอเจนซีสร้างสรรค์ปรับปรุงกระบวนการทำงานของพวกเขา เราได้พูดคุยเรื่องนี้กับ Dawn และ Tina

วันธรรมดาในเอเจนซี่โฆษณา

ดังที่เราได้กล่าวไว้ก่อนหน้านี้ หน่วยงานสร้างสรรค์นี้ครอบคลุมหลายแผนก ตาม Dawn แต่ละทีมทำงานในสามหรือสี่โครงการ นอกจากนี้ ทุกสัปดาห์ พวกเขาได้รับหนึ่งหรือสองโครงการใหม่

ดังนั้นฉันจึงถาม Dawn ว่าโดยเฉลี่ยแล้วพวกเขาอยู่ที่บริษัทอย่างไร

“ วันมาตรฐานสำหรับครีเอทีฟโฆษณาคือพวกเขาเข้ามา และพวกเขาก็เริ่มบันทึกเวลาใน Clockify ทันที เรามีทุกอย่างที่เกี่ยวข้องกับบริษัทภายใต้ NMCO และทุกอย่างที่เกี่ยวข้องกับลูกค้าภายใต้ชื่อลูกค้าที่เกี่ยวข้อง ”Dawn ยังเสริมอีกว่าทีมออกแบบสร้างกราฟิกอย่างน้อยหนึ่งวัน เมื่อพูดถึงงานประจำสัปดาห์ ทีมงานผลิตวิดีโอจะไปถ่ายวิดีโอหรือถ่ายแบบสัปดาห์ละครั้ง สำหรับการมอบหมายรายเดือน ทีมพัฒนาเว็บไซต์จะเผยแพร่เว็บไซต์ทุกเดือน

จัดโครงการและลูกค้า

หน่วยงานสร้างสรรค์มักจะติดต่อกับลูกค้าหลายรายและทำงานในหลายโครงการ เอเจนซี่อาจสร้างเนื้อหาเพียงประเภทเดียว เช่น โพสต์ในโซเชียลมีเดียหรือเว็บไซต์ใหม่สำหรับลูกค้ารายใดรายหนึ่ง ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับโปรเจ็กต์

เมื่อพูดถึงเอเจนซี่การตลาด Dawn อ้างว่าพวกเขาทำงานด้านการรณรงค์เป็นจำนวนมาก ด้วยวิธีนี้ ลูกค้าจะได้รับแพ็คเกจสื่อที่สอดคล้องกัน ซึ่งเป็นประโยชน์เพราะกลยุทธ์การตลาดแบบบูรณาการสามารถเข้าถึงผู้ชมได้กว้างกว่ากลยุทธ์สื่อเดี่ยว ดังนั้น ผลิตภัณฑ์ดังกล่าวจึงต้องการความร่วมมือภายในทีมและระหว่างทีมที่หลากหลาย นอกจากนี้ Tina เชื่อว่าแนวทางแบบองค์รวมนี้มีบทบาทสำคัญในความสำเร็จโดยรวมของบริษัท:

“การมีกลยุทธ์และกระบวนการที่มั่นคงช่วยให้เกิดการผลิตที่สร้างสรรค์อย่างราบรื่น ซึ่งทำให้ผลลัพธ์ที่ได้มีประสิทธิภาพและน่าจดจำมากขึ้น การทำงานกับทีมจากแผนกต่างๆ เช่น แอนิเมชั่น วิดีโอ เว็บ และกราฟิกอาจเป็นเรื่องที่ท้าทาย แต่กลยุทธ์คือการประกันว่าทุกอย่างจะเหนียวแน่นในขณะที่ไม่สูญเสียอะไรไปจากการผสมผสาน”

แล้วการเปิดตัวโครงการใหม่ที่เอเจนซี่นี้เป็นอย่างไร? นี่คือวิธีที่ Dawn อธิบายกระบวนการ:

“โดยปกติแล้ว หากเป็นโปรเจ็กต์ขนาดเล็ก เราจะแคชส่วนใหญ่ไว้ในกระบวนการเริ่มต้นใช้งาน (เฉพาะทีน่ากับฉัน) แต่เมื่อไปถึงครีเอทีฟแล้ว หากเป็นแพ็คเกจขนาดใหญ่ เราจะมีสองสามเซสชันที่เรียกว่า เซสชันการค้นพบ เราจะนั่งคุยกับลูกค้า เราจะสัมภาษณ์ลูกค้าเพื่อหาข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับเป้าหมาย ภารกิจ และบริษัทของพวกเขา จากนั้นเราจะรวมตัวกันด้วยข้อมูลนั้นแยกกัน ระดมความคิดและค้นหาสุนทรียภาพหรือทิศทางหรือภาพ จากนั้นเราก็ไปที่การผลิต”

ดังนั้น เพื่อให้มั่นใจว่าโครงการต่างๆ จะดำเนินไปอย่างราบรื่น เอเจนซี่การพัฒนานี้จะสื่อสารกับลูกค้าระหว่างกระบวนการปฐมนิเทศ เช่นเดียวกับช่วงการค้นพบ เมื่อพวกเขารวบรวมข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมดเกี่ยวกับลูกค้าและเป้าหมายของพวกเขา ก็ถึงเวลาสำหรับเซสชันการระดมความคิดภายในทีมที่หลากหลาย

การจัดระเบียบเวิร์กโฟลว์ในเอเจนซี่สร้างสรรค์

เพื่อจัดระเบียบและประสิทธิผล Dawn กล่าวว่าพวกเขาได้พัฒนา CPS ซึ่งเป็นมาตรฐานการผลิตเชิงสร้างสรรค์ที่พวกเขาใช้เพื่อวัตถุประสงค์ภายใน มาตรฐานนี้มีงานที่สำคัญทั้งหมดสำหรับแต่ละทีมหรือตำแหน่งเฉพาะในบริษัท

ตัวอย่างเช่น Dawn มี Studio Manager CPS ซึ่งรวมถึงงานต่างๆ เช่น:

• ต้อนรับลูกค้า,
• อ้าง
• การสร้างสัญญา
• การตั้งค่าการจัดการโครงการดิจิทัลและการตั้งค่าเซิร์ฟเวอร์และ
• แนะนำทีมให้กับลูกค้า

นอกจากนี้ ครีเอทีฟโฆษณายังมี CPS ของตัวเอง ซึ่งมักจะประกอบด้วยงานต่างๆ เช่น:

• ขั้นตอนที่ 1: ติดต่อลูกค้า
• ขั้นตอนที่ 2: ร่าง
• ขั้นตอนที่ 3: ส่งแบบร่างให้กับลูกค้า
• ขั้นตอนที่ 4: คำติชม และ
• ขั้นตอนที่ 5: รับการออกแบบขั้นสุดท้ายมากขึ้น

เมื่อทำตามขั้นตอนเหล่านี้เสร็จแล้ว ครีเอทีฟโฆษณาจะรอให้ลูกค้าตรวจสอบงานอีกครั้ง หากจำเป็น ครีเอทีฟโฆษณาจะทำการแก้ไขที่จำเป็น จากนั้นนำเสนอการออกแบบขั้นสุดท้ายให้กับลูกค้า

ดังที่ Dawn ชี้ให้เห็น:

“ นี่เป็นเหมือนแผนที่เพื่อทำงานของคุณ ดังนั้น ถ้าคุณทำตามคำแนะนำนี้ ทุกอย่างควรจะเรียบร้อยดี”

ขึ้นอยู่กับทีม CPS อาจมีองค์ประกอบเพิ่มเติมบางอย่าง ตัวอย่างเช่น เอกสารสำหรับแผนกวิดีโอนี้ครอบคลุมงานที่ได้รับมอบหมาย เช่น ถ่ายภาพและใบอนุญาต สำหรับทีมพัฒนา CPS ของพวกเขารวมถึงการออกแบบแบบจำลอง

การติดตามเวลาจะช่วยให้ครีเอทีฟโฆษณาปรับปรุงงานของตนได้อย่างไร

ทีน่ากล่าวว่าการบริหารเวลานั้นประเมินค่าต่ำเกินไปแต่มีความสำคัญมากในการผลิตเชิงสร้างสรรค์ มาดูประโยชน์ของการติดตามเวลาในอุตสาหกรรมสร้างสรรค์กันดีกว่า

การติดตามเวลาช่วยให้ประมาณการงบประมาณด้านเวลาได้อย่างเหมาะสม

หากไม่มีการจัดการเวลาอย่างเหมาะสม ครีเอทีฟโฆษณาอาจมุ่งความสนใจไปที่งานที่สำคัญน้อยกว่า นี่คือวิธีที่ Tina อธิบายปัญหานี้:

“ครีเอทีฟโฆษณาอาจใช้เวลามากเกินไปในการหลงทางในโครงการที่มีมูลค่าต่ำหรือละเลยโครงการที่มีมูลค่าสูงเมื่อพวกเขาไม่ได้จัดการเวลา พวกเขาชอบความท้าทายและสนุกกับการดูจำนวนโครงการที่พวกเขาสามารถเข้าร่วมได้ในระหว่างวันหรือสัปดาห์”

ดังนั้น ครีเอทีฟโฆษณาควรเปลี่ยนแปลงอะไรเมื่อพูดถึงกิจวัตรการทำงานของพวกเขา พวกเขาควรเริ่มติดตามเวลา

ที่หน่วยงานออกแบบกราฟิกแห่งนี้ พนักงานทุกคนบันทึกเวลาของตนเมื่อทำงาน Tina อ้างว่า Clockify ช่วยให้เธอประมาณการงบประมาณเวลาได้ดีขึ้น ดังนั้นเธอจึงสามารถให้กรอบเวลาของงบประมาณเวลาแก่ทีมเพื่อทำงานให้เสร็จลุล่วง นอกจากนี้ Tina ยังเสริมว่าพวกเขายังชื่นชมความโปร่งใสในการติดตามเวลา เนื่องจากสมาชิกในทีมสามารถดูชั่วโมงที่จัดงบประมาณไว้ได้ ดังนั้นจึงมีความเป็นอิสระ

การติดตามเวลาช่วยให้คุณตรวจสอบงานของคุณ

เมื่อฉันถาม Tina และ Dawn ว่าพวกเขามีคุณสมบัติ Clockify ที่ชื่นชอบหรือไม่ ทั้งคู่ตกลงกันในโครงการ

Tina ชี้ให้เห็นว่าในอุตสาหกรรมสร้างสรรค์ บางครั้งก็ยากที่จะตรวจสอบราคา นั่นเป็นสาเหตุที่รายงาน Clockify มีประโยชน์:

“ เมื่อเราสามารถนำเสนอรายงาน สมมุติว่า ระบบการระบุตัวตน พวกเขา (ลูกค้า) สามารถดูเวลาที่บันทึกไว้ จำนวนการประชุม การแก้ไขที่ร้องขอ การประชุมเชิงปฏิบัติการ และทุกอย่างในระหว่างนั้นได้จริงด้วยบันทึกโดยละเอียดและเวลาที่ใช้ไปกับมัน ลูกค้ามักจะประทับใจและชอบที่เราติดตามข้อมูลนั้น มันทำให้ทุกคนมีความรับผิดชอบและไม่มีการคาดเดา”

ดังนั้น การสร้างรายงานของชั่วโมงที่บันทึกไว้จึงทำให้เกิดความโปร่งใส ซึ่งเป็นองค์ประกอบสำคัญในการสร้างความไว้วางใจระหว่างคุณและลูกค้าของคุณ

การติดตามเวลาช่วยให้คุณปรับโครงการของคุณ

นอกเหนือจากการตรวจสอบความถูกต้องและความรับผิดชอบแล้ว ข้อดีอีกประการของรายงานก็คือสามารถประเมินโครงการของคุณได้ เมื่อพูดถึงเอเจนซี่การตลาดนี้ Dawn อธิบายประโยชน์นี้ว่า:

“ ในตอนท้ายของทุกโครงการ เราทำรายงาน Clockify และดูว่างบประมาณที่ใช้ไปในส่วนใดของการผลิตเกินงบประมาณไป และเราจะเปลี่ยนแปลงสิ่งนั้นได้อย่างไรในอนาคต เรามีการคิดอย่างมีวิจารณญาณในตอนท้ายของแต่ละโครงการเกี่ยวกับวิธีการทำให้สำเร็จอย่างราบรื่นยิ่งขึ้นในครั้งต่อไป ”

Tina เชื่อว่าคุณลักษณะการรายงานการทำงานเป็นตัวเลือกที่สำคัญที่สุดของตัวติดตามเวลาใดๆ:

“ ความสามารถในการเรียกใช้รายงานในรายละเอียดทั้งหมดนั้นสมบูรณ์แบบสำหรับหน่วยงานที่กำลังเติบโต ”

นอกเหนือจากโปรเจ็กต์แล้ว ตัวเลือก Clockify อื่นๆ ที่ Tina และทีมของเธอเห็นว่ามีประโยชน์ ได้แก่:

• อัตรารายชั่วโมง: ที่หน่วยงานพัฒนาเว็บไซต์นี้ พวกเขามีช่วงราคาที่แตกต่างกันไปตามขนาดของลูกค้า ดังนั้น ทีมงานสามารถปรับแต่งอัตรารายชั่วโมงใน Clockify สำหรับลูกค้าแต่ละราย
• แท็ก: การใช้แท็กพิสูจน์ได้ว่ามีประโยชน์สำหรับเอเจนซี่แอนิเมชั่นนี้ เนื่องจากมีหลายทีม Dawn เน้นย้ำถึงประโยชน์หลักของแท็ก: “ ในฐานะที่เป็นคนที่บริหารจัดการโครงการ ถ้าฉันต้องการเน้นที่แผนกเดียวในแต่ละครั้ง การใช้แท็กเหล่านั้นก็มีประโยชน์ ”

ดังนั้น การใช้ตัวติดตามเวลาเพื่อบันทึกชั่วโมงทำงาน เพิ่มงานและรายละเอียดโครงการ สามารถช่วยให้ครีเอทีฟปรับแต่งโครงการได้อย่างเหมาะสม

การติดตามเวลาสร้างการมอบหมายงานที่ดีขึ้น

โมเดลการทำงานแบบไฮบริด ซึ่งหมายถึงการสลับไปมาระหว่างการทำงานระยะไกลกับงานนอกสถานที่ กลายเป็นเรื่องธรรมดาสำหรับหลายองค์กร จากรายงาน ของ The Accenture Future of Work Study 2021 พบว่า 63% ของบริษัทที่มีการเติบโตสูงได้เปิดใช้งานการตั้งค่าการทำงานประเภทนี้

หน่วยงานด้านการตลาดที่เราพูดคุยด้วยได้นำงานไฮบริดมาใช้ด้วย เนื่องจากการทำงานจากระยะไกลเป็นส่วนหนึ่งของการตั้งค่านี้ Dawn อ้างว่าต้องใช้เวลาพอสมควรกว่าจะคุ้นเคยกับการทำงานทางไกล ซึ่งเป็นสาเหตุที่ทำให้หลายคนอาจประสบปัญหาด้านประสิทธิภาพการทำงานลดลง

เพื่อให้เข้าใจถึงประสิทธิภาพการทำงานที่ดีขึ้นตลอดทั้งวัน ครีเอทีฟโฆษณาควรบันทึกชั่วโมงทำงาน ดังนั้น พวกเขาจะได้เรียนรู้ว่าพวกเขาต้องการเวลาเท่าไรสำหรับงานเฉพาะ

นอกจากนี้ Dawn ชี้ให้เห็นว่าเวลาในการติดตามสามารถปรับปรุงการมอบหมายงานภายในทีมระยะไกลได้:

“เมื่อทำงานจากทางไกล ฉันสามารถเห็นสิ่งที่ครีเอทีฟทำตลอดทั้งวันใน Clockify แบบเรียลไทม์ เธอกำลังทำงานเกี่ยวกับกราฟิก หรือเขากำลังทำงานเกี่ยวกับวิดีโอนี้ หากไม่มีเวลาใน Clockify พวกเขาจะโอเวอร์คล็อกหรือไม่? พวกเขากำลังทำงาน? มันเหมือนกับบัตรปลอดภัย”

การรู้ว่าใครกำลังทำงานเกี่ยวกับงานใดอยู่ จะทำให้คุณเห็นภาพชัดเจนว่าสมาชิกในทีมแต่ละคนยุ่งแค่ไหน ดังนั้น หากมีงานเร่งด่วนในวันนั้น หัวหน้าทีมจะทราบวิธีการมอบหมายงานนั้น

ห่อ

ตามที่เราสามารถเรียนรู้จากคู่สนทนาของเรา การจัดการเวลามักจะถูกประเมินค่าต่ำเกินไปในอุตสาหกรรมสร้างสรรค์ แต่ก็เป็นสิ่งสำคัญสำหรับสาขานี้

เมื่อติดตามเวลาของพวกเขา ครีเอทีฟโฆษณาสามารถมั่นใจได้ว่าพวกเขาใช้เวลาทำโครงการที่มีมูลค่าสูง ดังนั้น ด้วยตัวติดตามเวลา พนักงานจึงหางบประมาณเวลาได้อย่างถูกต้องได้ง่ายขึ้น นอกจากนี้ ครีเอทีฟโฆษณามักมีปัญหาในการตรวจสอบราคากับลูกค้า อย่างไรก็ตาม Tina และทีมของเธอพบว่าเพื่อแก้ปัญหานี้ พวกเขาเพียงแค่บันทึกการประชุม การแก้ไข การประชุมเชิงปฏิบัติการทั้งหมด จากนั้นนำเสนอรายงานโดยละเอียดให้กับลูกค้าเพื่อเป็นหลักฐานในการทำงาน นอกจากนี้ การตรวจสอบรายงานเชิงลึกดังกล่าวยังช่วยให้ทีมประเมินงานของตนเมื่อสิ้นสุดโครงการ สุดท้าย การใช้ตัวติดตามเวลาจะช่วยให้สมาชิกในทีมทุกคนสามารถดูว่าใครกำลังทำงานอะไรอยู่ ซึ่งจะช่วยรักษาความปลอดภัยให้กับการมอบหมายงานได้ดียิ่งขึ้น ดังนั้น ด้วยการจัดการเวลาและการติดตามเวลาที่เหมาะสม ครีเอทีฟจะไม่เพียงสามารถจัดการงานและโครงการของตนได้อย่างมีประสิทธิภาพ แต่ยังรักษาความสัมพันธ์เชิงบวกทั้งกับลูกค้าและเพื่อนร่วมงานด้วย

️ คุณทำงานในอุตสาหกรรมสร้างสรรค์หรือไม่? ถ้าเป็นเช่นนั้น คุณพบว่าการติดตามเวลาเป็นประโยชน์สำหรับงานของคุณหรือไม่? ส่งคำตอบ ข้อเสนอแนะ และความคิดเห็นของคุณไปที่ [email protected] และเราอาจรวมไว้ในโพสต์นี้หรือในอนาคต