Les avantages du time tracking dans une agence de création : interview NMCO Media

Les agences créatives proposent à leurs clients des idées et des solutions innovantes. Mais, le fait est que les idées originales ne viennent pas toujours naturellement et les projets ont généralement des délais stricts. On peut donc se demander si une gestion efficace de son temps peut aider les créatifs à terminer leurs projets innovants à temps.

Pour approfondir ce sujet, nous avons contacté NMCO Media, une agence de création à part entière basée à Las Cruces, au Nouveau-Mexique. C'est une jeune agence qui fêtera son cinquième anniversaire cette année. Même si leur équipe ne compte que onze personnes, leurs services comprennent la production vidéo, le développement Web, la conception graphique et l'animation. Cette agence de marketing est fière d'avoir remporté deux prix Silver Addy pour les campagnes qu'elle a réalisées, lors d'un concours organisé pour les agences de publicité et de médias, organisé par l'American Advertising Federation.

Nous avons discuté avec Tina Ballew, directrice créative et cofondatrice, et Dawn Franco, directrice de studio. Étant donné que leur équipe utilise Clockify pour suivre les heures de travail, nous voulions savoir comment le suivi du temps les aide à organiser leur travail et quels avantages les agences de création peuvent retirer du suivi de leur temps.

À quoi ressemble le travail dans une agence de création ?

Commençons par expliquer la définition d'une industrie créative.

L'industrie créative ou culturelle est, selon le Cambridge Dictionary, « une industrie qui est basée sur le travail dans lequel les idées originales sont importantes, comme le travail dans les arts ou les médias, dans la conception de logiciels informatiques, etc. Ainsi, l'originalité joue un rôle crucial dans cette industrie, donc aussi dans une agence de création.

Pour mieux comprendre comment les agences créatives rationalisent leur processus de travail, nous avons discuté de ce sujet avec Dawn et Tina.

Une journée moyenne dans une agence de création

Comme nous l'avons mentionné précédemment, cette agence créative englobe plusieurs départements. Selon Dawn, chaque équipe travaille sur trois ou quatre projets. De plus, chaque semaine, ils reçoivent un ou deux nouveaux projets.

J'ai donc demandé à Dawn à quoi ressemblait leur journée moyenne dans l'entreprise.

« Une journée standard pour un créatif, c'est qu'il arrive et qu'il commence immédiatement à enregistrer son temps dans Clockify. Nous avons tout ce qui concerne l'entreprise sous NMCO, et tout ce qui concerne le client sous le nom du client concerné. ”Dawn ajoute également que l'équipe de conception crée au moins un graphique par jour. En parlant de tâches hebdomadaires, l'équipe de production vidéo effectue un tournage vidéo ou une séance photo une fois par semaine. En ce qui concerne les missions mensuelles, l'équipe de développement Web met en ligne des sites Web tous les mois.

Organisation des projets et des clients

Les agences créatives traitent généralement avec plusieurs clients et travaillent sur de nombreux projets. Selon un projet, les agences peuvent créer un seul type de contenu, comme des publications sur les réseaux sociaux ou un nouveau site Web pour un client particulier.

En ce qui concerne leur agence de marketing, Dawn affirme qu'ils font beaucoup de travail de campagne. De cette façon, les clients obtiennent un package média cohérent, ce qui est avantageux car les stratégies de marketing intégrées peuvent atteindre un public plus large que les stratégies média uniques. Ainsi, un tel produit nécessite une collaboration au sein d'une équipe et entre diverses équipes. En outre, Tina pense que cette approche holistique joue un rôle crucial dans le succès global de l'entreprise :

"La mise en place d'une stratégie et d'un processus solides contribue à une production créative transparente qui rend le résultat final beaucoup plus puissant et mémorable. Travailler avec une équipe de différents départements tels que l'animation, la vidéo, le web et le graphisme peut être difficile, mais la stratégie est l'assurance que tout est cohérent sans rien perdre dans le mélange.

Alors, à quoi ressemble le lancement d'un nouveau projet dans cette agence ? Voici comment Dawn décrit le processus :

"En général, s'il s'agit d'un projet plus petit, nous en mettrons en cache la majeure partie lors du processus d'intégration (juste Tina et moi). Mais, une fois qu'il arrive aux créations, s'il s'agit d'un gros paquet, nous aurons quelques - nous les appelons - des sessions de découverte. Nous nous asseyons avec le client, nous aurons une sorte d'entretien avec lui pour en savoir plus sur ses objectifs, sa mission et son entreprise. Ensuite, nous nous réunirons seuls, séparément, avec ces informations, réfléchirons et déterminerons l'esthétique ou la direction, ou les visuels, puis nous passerons à la production.

Alors, pour assurer le bon déroulement des projets, cette agence de développement communique avec les clients lors d'un processus d'intégration, ainsi que de sessions de découverte. Une fois qu'ils ont rassemblé toutes les informations essentielles sur le client et ses objectifs, il est temps de procéder à des séances de remue-méninges au sein d'équipes diverses.

Organisation du workflow dans une agence de création

Pour rester organisée et productive, Dawn dit qu'ils ont développé le CPS - norme de production créative qu'ils utilisent à des fins internes. Cette norme contient toutes les tâches vitales pour chaque équipe ou poste spécifique dans l'entreprise.

Par exemple, Dawn dispose d'un CPS Studio Manager, qui comprend des tâches telles que :

• embarquer le client,
• citant,
• créer des contrats,
• configuration de la gestion de projet numérique et configuration du serveur, et
• présenter l'équipe au client.

De plus, les créatifs ont leur propre CPS, qui consiste généralement en des missions telles que :

• étape 1 : contacter le client,
• étape 2 : brouillon,
• étape 3 : envoyer le brouillon au client,
• étape 4 : commentaires, et
• étape 5 : obtenir un design plus finalisé.

Une fois ces étapes terminées, les créatifs attendent qu'un client examine à nouveau leur travail. Si nécessaire, les créatifs effectuent les révisions nécessaires, puis présentent la conception finale au client.

Comme Dawn le fait remarquer :

« C'est comme une carte pour faire votre travail. Donc, si vous suivez ce guide, tout devrait bien se passer.

Selon l'équipe, le CPS peut inclure des éléments supplémentaires. Par exemple, ce document pour le département vidéo couvre des missions telles que les séances photo et les permis. Quant à l'équipe de développement, leur CPS comprend la conception d'une maquette.

Comment le suivi du temps peut-il aider les créatifs à améliorer leur travail ?

Selon Tina, la gestion du temps est sous-évaluée mais tellement importante dans la production créative. Examinons de plus près les avantages du suivi du temps dans l'industrie créative.

Le suivi du temps garantit des estimations de budget de temps appropriées

Sans une bonne gestion du temps, les créatifs peuvent concentrer leur attention sur des tâches moins importantes. Voici comment Tina explique ce problème :

« Les créatifs peuvent passer trop de temps à se perdre dans un projet de faible valeur ou à négliger un projet de grande valeur lorsqu'ils ne gèrent pas leur temps. Ils aiment le défi et aiment voir combien de projets ils peuvent intégrer dans la journée ou la semaine. »

Alors, que devraient changer les créatifs en ce qui concerne leur routine de travail ? Ils devraient commencer à suivre le temps.

Dans cette agence de graphisme, tous les employés enregistrent leur temps de travail. Tina affirme que Clockify l'aide à mieux estimer les budgets de temps, afin qu'elle puisse donner à l'équipe une fenêtre de budget de temps pour terminer la tâche. De plus, Tina ajoute qu'ils apprécient également la transparence dans le suivi du temps, car les membres de l'équipe peuvent consulter leurs heures budgétées et ainsi avoir un sentiment d'autonomie.

Le suivi du temps vous aide à valider votre travail

Quand j'ai demandé à Tina et Dawn si elles avaient des fonctionnalités Clockify préférées, elles se sont mises d'accord sur des projets.

Tina souligne que dans l'industrie créative, il est parfois difficile de valider les prix. C'est pourquoi les rapports Clockify sont utiles :

“ Quand nous pouvons présenter un rapport pour, disons, un système d'identité ; ils (les clients) peuvent réellement voir le temps enregistré, le nombre de réunions, les révisions demandées, les ateliers et tout le reste avec des notes détaillées et le temps passé dessus. Le client est généralement impressionné et aime que nous gardions une trace de ces informations. Cela rend tout le monde responsable et il n'y a pas de conjecture.

Par conséquent, la création de rapports sur vos heures enregistrées garantit la transparence, qui est un élément crucial pour établir la confiance entre vous et vos clients.

Le suivi du temps vous aide à ajuster vos projets

Outre la validation et la responsabilité, un autre avantage des rapports est de pouvoir évaluer vos projets. En ce qui concerne cette agence de marketing, voici comment Dawn explique cet avantage :

« À la fin de chaque projet, nous créons un rapport Clockify, et nous examinons ce qui a dépassé le budget sur quelle partie de la production, et comment nous pouvons changer cela pour l'avenir. Nous avons une réflexion critique à la fin de chaque projet sur la façon de l'accomplir de manière plus transparente la prochaine fois. ”

Tina pense qu'une fonctionnalité de création de rapports fonctionnels est l'option la plus importante de tout outil de suivi du temps :

“ Pouvoir générer des rapports sur tous les détails est parfait pour une agence en pleine croissance. ”

En plus des projets, d'autres options Clockify que Tina et ses équipes trouvent utiles sont :

• Tarifs horaires : dans cette agence de développement Web, ils ont différentes gammes de prix en fonction de la taille d'un client. Par conséquent, les équipes peuvent personnaliser les tarifs horaires dans Clockify pour chaque client.
• Balises : L'utilisation de balises s'avère utile dans cette agence d'animation puisqu'elle compte plusieurs équipes. Dawn souligne les principaux avantages des balises : « En tant que personne qui gère des projets, si je veux me concentrer sur un seul service à la fois, il est utile d'utiliser ces balises. ”

Ainsi, l'utilisation d'un outil de suivi du temps pour enregistrer leurs heures de travail, ajouter des détails sur les tâches et les projets peut aider les créatifs à adapter les projets en conséquence.

Le suivi du temps établit une meilleure délégation des tâches

Un modèle de travail hybride, qui signifie basculer entre le travail à distance et le travail sur site, est devenu assez courant pour de nombreuses organisations. Selon The Accenture Future of Work Study 2021 , 63 % des entreprises à forte croissance ont permis ce type de cadre de travail.

L'agence de marketing avec laquelle nous avons discuté a également adopté le travail hybride. Étant donné que le travail à distance fait partie de ce cadre, Dawn affirme qu'il faut un certain temps pour s'habituer au travail à distance, c'est pourquoi de nombreuses personnes peuvent connaître des baisses de productivité.

Pour mieux comprendre leur productivité tout au long de la journée, les créatifs doivent consigner leurs heures de travail. Ainsi, ils apprendront combien de temps ils ont besoin pour des tâches particulières.

De plus, Dawn souligne que le suivi du temps peut améliorer la délégation des tâches au sein d'une équipe distante :

"Lorsque je travaille à distance, je peux regarder ce que font les créatifs toute la journée dans Clockify en temps réel. Elle travaille sur un graphique, ou il travaille sur cette vidéo. S'il n'y a pas de temps dans Clockify, sont-ils même cadencés? Travaillent-ils? C'est comme une carte de sécurité.

Savoir qui travaille actuellement sur quelle tâche vous donne une image claire de l'occupation de chaque membre de l'équipe. Ainsi, s'il y a une tâche urgente pour la journée, un chef d'équipe saura comment la déléguer.

Emballer

Comme nous avons pu l'apprendre de nos interlocuteurs, la gestion du temps est généralement sous-évaluée dans l'industrie créative, pourtant elle est cruciale pour ce domaine.

Lors du suivi de leur temps, les créatifs peuvent s'assurer qu'ils consacrent leur temps à des projets de grande valeur. Ainsi, avec un compteur de temps, les employés ont plus de facilité à déterminer correctement leurs budgets temps. De plus, les créatifs ont souvent du mal à valider les prix auprès de leurs clients. Cependant, Tina et son équipe ont constaté que pour surmonter ce problème, ils enregistraient simplement toutes les réunions, les révisions, les ateliers, puis présentaient des rapports détaillés à leurs clients comme preuve de leur travail. De plus, l'examen de ces rapports approfondis aide l'équipe à évaluer son travail à la fin du projet. Enfin, l'utilisation d'un outil de suivi du temps permet à tous les membres de l'équipe de voir qui travaille actuellement sur quelle tâche, ce qui garantit une meilleure délégation des tâches. Par conséquent, avec une gestion et un suivi du temps appropriés, les créatifs pourront non seulement s'attaquer efficacement à leurs tâches et projets, mais également entretenir des relations positives avec leurs clients et leurs collègues.

️ Vous travaillez dans une industrie créative ? Si oui, trouvez-vous que le suivi du temps est bénéfique pour votre travail ? Envoyez vos réponses, suggestions et commentaires à [email protected] et nous pourrons les inclure dans cet article ou dans de futurs articles.