فوائد تتبع الوقت في وكالة إبداعية: مقابلة NMCO Media

توفر الوكالات الإبداعية للعملاء أفكارًا وحلولًا مبتكرة. ولكن ، الشيء هو أن الأفكار الأصلية لا تأتي دائمًا بشكل طبيعي ، وعادة ما يكون للمشاريع مواعيد نهائية صارمة. لذلك ، قد يتساءل المرء عما إذا كانت إدارة وقتهم بفعالية يمكن أن تساعد المبدعين في إنهاء مشاريعهم المبتكرة في الوقت المحدد.

لاستكشاف هذا الموضوع بشكل أكبر ، تواصلنا مع NMCO Media ، وهي وكالة إبداعية كاملة مقرها في لاس كروسيس ، نيو مكسيكو. إنها وكالة شابة ستحتفل بعيدها الخامس هذا العام. على الرغم من أن فريقهم يتكون من أحد عشر شخصًا فقط ، إلا أن خدماتهم تشمل إنتاج الفيديو ، وتطوير الويب ، والتصميم الجرافيكي ، والرسوم المتحركة. تفخر وكالة التسويق هذه بفوزها بجائزتي Silver Addy عن الحملات التي قامت بها ، في مسابقة نظمتها وكالات الإعلان والإعلام ، واستضافها اتحاد الإعلانات الأمريكي.

تحدثنا مع Tina Ballew ، المديرة الإبداعية والمؤسس المشارك ، و Dawn Franco ، مديرة الاستوديو. نظرًا لأن فريقهم يستخدم Clockify لتتبع ساعات العمل ، فقد أردنا معرفة كيف يساعدهم تتبع الوقت في تنظيم عملهم ، وما هي الفوائد التي يمكن أن تحصل عليها الوكالات الإبداعية من تتبع وقتهم.

كيف يبدو العمل في وكالة إبداعية؟

لنبدأ بشرح تعريف الصناعة الإبداعية.

الصناعة الإبداعية أو الثقافية ، وفقًا لقاموس كامبردج ، " صناعة تقوم على عمل تكون فيه الأفكار الأصلية مهمة ، مثل العمل في الفنون أو الإعلام ، في تصميم برامج الكمبيوتر ، وما إلى ذلك." لذلك ، تلعب الأصالة دورًا مهمًا في هذه الصناعة ، وبالتالي ، في وكالة إبداعية أيضًا.

للحصول على فهم أفضل لكيفية قيام الوكالات الإبداعية بتبسيط إجراءات عملها ، ناقشنا هذا الموضوع مع Dawn و Tina.

يوم متوسط ​​في وكالة إبداعية

كما ذكرنا سابقًا ، تضم هذه الوكالة الإبداعية عدة أقسام. وفقًا لـ Dawn ، يعمل كل فريق في ثلاثة أو أربعة مشاريع. علاوة على ذلك ، يحصلون كل أسبوع على مشروع أو مشروعين جديدين.

لذلك ، سألت Dawn كيف يبدو متوسط ​​يومهم في الشركة.

" اليوم القياسي للإبداع هو أنهم يأتون ، ويبدأون على الفور في تسجيل وقتهم في Clockify. لدينا كل ما يتعلق بالشركة تحت NMCO وأي شيء متعلق بالعميل تحت اسم العميل ذي الصلة. "يضيف Dawn أيضًا أن فريق التصميم ينشئ رسمًا على الأقل يوميًا. عند الحديث عن المهام الأسبوعية ، يذهب فريق إنتاج الفيديو في جلسة تصوير فيديو أو جلسة تصوير مرة واحدة في الأسبوع. بالنسبة إلى المهام الشهرية ، فإن فريق تطوير الويب يأخذ مواقع الويب مباشرة كل شهر.

تنظيم المشاريع والعملاء

عادة ما تتعامل الوكالات الإبداعية مع العديد من العملاء وتعمل في العديد من المشاريع. اعتمادًا على المشروع ، يجوز للوكالات إنشاء نوع واحد فقط من المحتوى ، مثل منشورات الوسائط الاجتماعية أو موقع ويب جديد لعميل معين.

عندما يتعلق الأمر بوكالتهم التسويقية ، تدعي Dawn أنها تقوم بالكثير من أعمال الحملة. بهذه الطريقة ، يحصل العملاء على حزمة وسائط متماسكة ، وهو أمر مفيد لأن استراتيجيات التسويق المتكاملة يمكن أن تصل إلى جمهور أوسع من استراتيجيات الوسائط الفردية. وبالتالي ، يتطلب مثل هذا المنتج التعاون داخل فريق وبين فرق متنوعة. إلى جانب ذلك ، تعتقد تينا أن هذا النهج الشامل يلعب دورًا مهمًا في نجاح الشركة بشكل عام:

"إن وجود إستراتيجية وعملية قوية في مكانها يساهم في إنتاج إبداعي سلس يجعل النتيجة النهائية أكثر قوة ولا تنسى. قد يكون العمل مع فريق من أقسام مختلفة مثل الرسوم المتحركة والفيديو والويب والرسومات أمرًا صعبًا ، ولكن الاستراتيجية هي التأمين على أن كل شيء متماسك مع عدم فقد أي شيء في هذا المزيج ".

إذن ، كيف يبدو إطلاق مشروع جديد في هذه الوكالة؟ إليك كيف يصف Dawn العملية:

"عادةً ، إذا كان مشروعًا أصغر حجمًا ، فسنخزن معظمه مؤقتًا في عملية الإعداد (أنا وتينا فقط). ولكن بمجرد أن يصل الأمر إلى التصميمات ، إذا كانت حزمة كبيرة ، فسيكون لدينا زوجان - نسميهما - جلسات اكتشاف. سنجلس مع العميل ، وسنجري نوعًا من المقابلة معهم لمعرفة المزيد عن أهدافهم ومهمتهم وشركتهم. بعد ذلك ، سنلتقي بمفردنا ، بشكل منفصل ، بهذه المعلومات ، ونطرح الأفكار ونكتشف الجمالية أو الاتجاه ، أو المرئيات ، ثم ننتقل إلى الإنتاج ".

لذلك ، لضمان تشغيل المشاريع بسلاسة ، تتواصل وكالة التطوير هذه مع العملاء أثناء عملية الإعداد ، بالإضافة إلى جلسات الاكتشاف. بمجرد أن يجمعوا جميع المعلومات الأساسية حول العميل وأهدافه ، فقد حان الوقت لجلسات العصف الذهني ضمن فرق متنوعة.

تنظيم سير العمل في وكالة إبداعية

للحفاظ على التنظيم والإنتاجية ، يقول Dawn إنهم طوروا CPS - معيار الإنتاج الإبداعي الذي يستخدمونه للأغراض الداخلية. يحتوي هذا المعيار على جميع المهام الحيوية لكل فريق أو منصب محدد في الشركة.

على سبيل المثال ، يحتوي Dawn على Studio Manager CPS ، والذي يتضمن مهام مثل:

• على متن العميل ،
• نقلا ،
• إنشاء العقود ،
• إعداد إدارة المشاريع الرقمية وإعداد الخادم ، و
• تقديم الفريق للعميل.

علاوة على ذلك ، يمتلك التصميمات CPS الخاصة بهم ، والتي تتكون عادةً من مهام مثل:

• الخطوة الأولى: التواصل مع العميل ،
• الخطوة 2: المسودة ،
• الخطوة 3: إرسال المسودة إلى العميل ،
• الخطوة 4: التغذية الراجعة و
• الخطوة 5: احصل على تصميم أكثر دقة.

بمجرد الانتهاء من هذه الخطوات ، ينتظر المبدعون حتى يراجع العميل أعمالهم مرة أخرى. إذا لزم الأمر ، يقوم المبدعون بإجراء التنقيحات اللازمة ، ثم يقدم التصميم النهائي للعميل.

كما يشير داون:

" هذه مثل الخريطة للقيام بعملك. لذا ، إذا اتبعت هذا الدليل ، فسيكون كل شيء على ما يرام ".

اعتمادًا على الفريق ، قد تتضمن CPS بعض العناصر الإضافية. على سبيل المثال ، يغطي هذا المستند الخاص بقسم الفيديو مهام مثل جلسات التصوير والتصاريح. أما بالنسبة لفريق التطوير ، فإن CPS الخاص بهم يشمل عمل تصميم بالحجم الطبيعي.

كيف يمكن لتتبع الوقت أن يساعد المبدعين على تحسين عملهم؟

وفقًا لتينا ، فإن إدارة الوقت مقومة بأقل من قيمتها الحقيقية ولكنها مهمة جدًا في الإنتاج الإبداعي. دعنا نلقي نظرة فاحصة على فوائد تتبع الوقت في الصناعة الإبداعية.

يؤمن تتبع الوقت تقديرات الميزانية الزمنية المناسبة

بدون إدارة الوقت المناسبة ، قد يركز المبدعون انتباههم على مهام أقل أهمية. إليك كيف تشرح تينا هذه المشكلة:

"يمكن أن يقضي المصممون الكثير من الوقت في الضياع في مشروع منخفض القيمة أو إهمال مشروع عالي القيمة عندما لا يديرون وقتهم. إنهم يحبون التحدي ويستمتعون برؤية عدد المشاريع التي يمكنهم استيعابها خلال اليوم أو الأسبوع ".

إذن ، ما الذي يجب أن يتغير به المبدعون عندما يتعلق الأمر بروتين عملهم؟ يجب أن يبدأوا في تتبع الوقت.

في وكالة تصميم الجرافيك هذه ، يسجل جميع الموظفين وقتهم أثناء العمل. تدعي تينا أن Clockify يساعدها في تقدير ميزانيات الوقت بشكل أفضل ، حتى تتمكن من منح الفريق نافذة ميزانية زمنية لإكمال المهمة. بالإضافة إلى ذلك ، يضيف تينا أنهم يقدرون أيضًا الشفافية في تتبع الوقت ، لأن أعضاء الفريق يمكنهم الاطلاع على الساعات المحددة في الميزانية ، وبالتالي ، لديهم شعور بالاستقلالية.

يساعدك تتبع الوقت في التحقق من صحة عملك

عندما سألت Tina و Dawn عما إذا كان لديهما ميزات Clockify المفضلة ، اتفق كلاهما على المشاريع.

تشير تينا إلى أنه في الصناعة الإبداعية ، يصعب أحيانًا التحقق من صحة الأسعار. لهذا السبب أصبحت تقارير Clockify مفيدة:

عندما نتمكن من تقديم تقرير ، دعنا نقول ، عن نظام هوية ؛ يمكنهم (العملاء) رؤية الوقت المسجل وعدد الاجتماعات والمراجعات المطلوبة وركشوبينغ وكل شيء بينهما مع ملاحظات مفصلة والوقت الذي يقضيه في ذلك. عادة ما ينبهر العميل ويحب أننا نتتبع تلك المعلومات. إنه يجعل الجميع عرضة للمساءلة وليس هناك تخمين ".

لذلك ، فإن إنشاء تقارير عن ساعات تسجيلك يضمن الشفافية ، والتي تعد عنصرًا حاسمًا لبناء الثقة بينك وبين عملائك.

يساعدك تتبع الوقت على ضبط مشاريعك

بصرف النظر عن التحقق من الصحة والمساءلة ، هناك ميزة أخرى للتقارير وهي القدرة على تقييم مشاريعك. عندما يتعلق الأمر بوكالة التسويق هذه ، فإليك كيفية شرح Dawn لهذه الميزة:

" في نهاية كل مشروع ، نقوم بإعداد تقرير Clockify ، وننظر إلى ما تم تجاوز الميزانية على أي جزء من الإنتاج ، وكيف يمكننا تغيير ذلك للمستقبل. لدينا تفكير نقدي في نهاية كل مشروع حول كيفية إنجازه بسلاسة أكبر في المرة القادمة. "

تعتقد تينا أن ميزة إعداد التقارير الوظيفية هي الخيار الأكثر أهمية في أي متتبع للوقت:

" تعد القدرة على تشغيل تقارير عن جميع التفاصيل أمرًا مثاليًا لوكالة متنامية. "

بالإضافة إلى المشاريع ، فإن خيارات Clockify الأخرى التي تجدها Tina وفرقها مفيدة:

• الأسعار بالساعة: في وكالة تطوير الويب هذه ، لديهم نطاقات أسعار مختلفة اعتمادًا على حجم العميل. لذلك ، يمكن للفرق تخصيص الأسعار بالساعة في Clockify لكل عميل.
• العلامات: ثبت أن استخدام العلامات مفيد في وكالة الرسوم المتحركة هذه نظرًا لوجود العديد من الفرق. يسلط Dawn الضوء على الفوائد الرئيسية للعلامات: " بصفتي شخصًا يدير المشروعات ، إذا كنت أرغب في التركيز على قسم واحد فقط في كل مرة ، فمن المفيد استخدام هذه العلامات. "

لذلك ، فإن استخدام متتبع الوقت لتسجيل ساعات العمل ، وإضافة تفاصيل المهام والمشاريع ، يمكن أن يساعد المبدعين في تصميم المشاريع وفقًا لذلك.

يؤسس تتبع الوقت تفويض المهام بشكل أفضل

أصبح نموذج العمل الهجين ، والذي يعني التبديل بين العمل عن بُعد والعمل في الموقع ، شائعًا جدًا للعديد من المؤسسات. وفقًا لدراسة Accenture Future of Work 2021 ، أتاحت 63٪ من الشركات عالية النمو هذا النوع من إعداد العمل.

اعتمدت وكالة التسويق التي تحدثنا معها أيضًا العمل الهجين. نظرًا لحقيقة أن العمل عن بُعد جزء من هذا الإعداد ، تدعي Dawn أن الأمر يستغرق بعض الوقت للتعود على العمل عن بُعد ، ولهذا السبب قد يعاني العديد من الأشخاص من انخفاضات في الإنتاجية.

للحصول على فهم أفضل لمدى إنتاجيتهم على مدار اليوم ، يجب على المبدعين تسجيل ساعات عملهم. وبالتالي ، سيتعلمون مقدار الوقت الذي يحتاجون إليه لأداء مهام معينة.

علاوة على ذلك ، يشير Dawn إلى أن وقت التتبع يمكن أن يحسن تفويض المهام داخل فريق بعيد:

"عند العمل عن بُعد ، يمكنني مشاهدة ما يفعله المبدعون طوال اليوم في Clockify في الوقت الفعلي. إنها تعمل على رسم بياني أو يعمل على هذا الفيديو. إذا لم يكن هناك وقت في Clockify ، فهل تم تسجيل دخولهم؟ هل يعملون؟ إنها مثل بطاقة آمنة ".

تمنحك معرفة من يعمل حاليًا على المهمة صورة واضحة عن مدى انشغال كل عضو في الفريق. لذلك ، إذا كانت هناك مهمة عاجلة لهذا اليوم ، فسوف يعرف قائد الفريق كيفية تفويضها.

تغليف

كما يمكن أن نتعلم من محاورينا ، عادة ما يتم التقليل من قيمة إدارة الوقت في الصناعة الإبداعية ، ومع ذلك فهي ضرورية لهذا المجال.

عند تتبع وقتهم ، يمكن للمبدعين التأكد من أنهم يقضون وقتهم في تنفيذ مشاريع ذات قيمة عالية. وبالتالي ، باستخدام أداة تعقب الوقت ، يجد الموظفون أنه من الأسهل تحديد ميزانياتهم الزمنية بشكل صحيح. علاوة على ذلك ، غالبًا ما يعاني المصممون من التحقق من صحة الأسعار لعملائهم. ومع ذلك ، وجدت تينا وفريقها أنه للتغلب على هذه المشكلة ، يقومون ببساطة بتسجيل جميع الاجتماعات ، والمراجعات ، والعمل ، ثم تقديم تقارير مفصلة إلى عملائهم كدليل على عملهم. علاوة على ذلك ، فإن مراجعة مثل هذه التقارير المتعمقة تساعد الفريق على تقييم عملهم في نهاية المشروع. أخيرًا ، يتيح استخدام متتبع الوقت لجميع أعضاء الفريق معرفة من يعمل حاليًا على المهمة ، مما يؤمن تفويض المهام بشكل أفضل. لذلك ، من خلال الإدارة المناسبة للوقت وتتبع الوقت ، لن يتمكن المبدعون من معالجة مهامهم ومشاريعهم بفعالية فحسب ، بل سيحافظون أيضًا على علاقات إيجابية مع كل من عملائهم وزملائهم.

️ هل تعمل في صناعة إبداعية؟ إذا كان الأمر كذلك ، هل تجد تتبع الوقت مفيدًا لعملك؟ أرسل إجاباتك واقتراحاتك وتعليقاتك إلى [email protected] وقد نقوم بتضمينها في هذا المنشور أو في المستقبل.