Beneficiile urmăririi timpului într-o agenție de creație: interviu NMCO Media

Agențiile creative oferă clienților idei și soluții inovatoare. Dar, treaba este că ideile originale nu vin întotdeauna de la sine, iar proiectele au de obicei termene stricte. Așadar, cineva s-ar putea întreba dacă gestionarea eficientă a timpului îi poate ajuta pe creativi să-și termine proiectele inovatoare la timp.

Pentru a explora acest subiect în continuare, am contactat NMCO Media, o agenție de creație full house cu sediul în Las Cruces, New Mexico. Este o agenție tânără care își va marca anul acesta a cincea aniversare. Chiar dacă echipa lor este formată din doar unsprezece oameni, serviciile lor includ producție video, dezvoltare web, design grafic și animație. Această agenție de marketing se mândrește cu câștigarea a două premii Silver Addy pentru campaniile pe care le-au făcut, într-o competiție organizată pentru agenții de publicitate și media, găzduită de Federația Americană de Publicitate.

Am vorbit cu Tina Ballew, directorul de creație și co-fondatorul, și Dawn Franco, un manager de studio. Deoarece echipa lor folosește Clockify pentru a urmări orele de lucru, am vrut să aflăm cum îi ajută urmărirea timpului să-și organizeze munca și ce beneficii pot obține agențiile de creație din urmărirea timpului lor.

Cum arată lucrul într-o agenție de creație?

Să începem prin a explica definiția unei industrie creative.

Industria creativă sau culturală este, conform Dicționarului Cambridge, „ o industrie care se bazează pe munca în care ideile originale sunt importante, cum ar fi munca în arte sau mass-media, în proiectarea de software de calculator etc.”. Deci, originalitatea joacă un rol crucial în această industrie, așadar, și într-o agenție de creație.

Pentru a înțelege mai bine modul în care agențiile creative își eficientizează procesul de lucru, am discutat acest subiect cu Dawn și Tina.

O zi obișnuită într-o agenție de creație

După cum am menționat anterior, această agenție de creație cuprinde mai multe departamente. Potrivit Dawn, fiecare echipă lucrează la trei sau patru proiecte. În plus, în fiecare săptămână, primesc unul sau două proiecte noi.

Așa că, am întrebat-o pe Dawn cum arată ziua lor medie la companie.

„ O zi obișnuită pentru un creativ este că ei vin și încep imediat să-și înregistreze timpul în Clockify. Avem tot ce este legat de companie sub NMCO și orice legat de client sub numele clientului relevant. ”Dawn adaugă, de asemenea, că echipa de design creează cel puțin un grafic pe zi. Apropo de sarcini săptămânale, echipa de producție video merge la o ședință video sau o ședință foto o dată pe săptămână. În ceea ce privește sarcinile lunare, echipa de dezvoltare web realizează site-urile web în fiecare lună.

Organizarea proiectelor si clientilor

Agențiile creative au de obicei de-a face cu mai mulți clienți și lucrează la multe proiecte. În funcție de proiect, agențiile pot crea un singur tip de conținut, cum ar fi postări pe rețelele sociale sau un site web nou pentru un anumit client.

Când vine vorba de agenția lor de marketing, Dawn susține că lucrează mult la campanie. În acest fel, clienții obțin un pachet media coeziv, ceea ce este benefic deoarece strategiile de marketing integrate pot ajunge la un public mai larg decât strategiile media individuale. Astfel, un astfel de produs necesită colaborare în cadrul unei echipe și între echipe diverse. În plus, Tina consideră că această abordare holistică joacă un rol crucial în succesul general al companiei:

„A avea o strategie și un proces solide în vigoare contribuie la o producție creativă fără întreruperi, care face ca rezultatul final să fie mult mai puternic și mai memorabil. Lucrul cu o echipă din diferite departamente, cum ar fi animație, video, web și grafică poate fi o provocare, dar strategia este asigurarea că totul este coeziv, fără a pierde nimic din amestec.”

Deci, cum arată lansarea unui nou proiect la această agenție? Iată cum descrie Dawn procesul:

„În mod obișnuit, dacă este un proiect mai mic, îl vom stoca în memoria cache pe parcursul procesului de onboarding (doar Tina și cu mine). Dar, odată ce ajunge la reclame, dacă este un pachet mare, vom avea câteva sesiuni de descoperire – le numim noi. Ne vom așeza cu clientul, vom avea un fel de interviu cu el pentru a afla mai multe despre obiectivele, misiunea și compania lui. Apoi, ne vom reuni singuri, separat, cu acele informații, ne vom gândi și ne vom da seama de estetica sau direcția sau imaginile, apoi trecem la producție.”

Așadar, pentru a se asigura că proiectele se desfășoară fără probleme, această agenție de dezvoltare comunică cu clienții în timpul procesului de onboarding, precum și al sesiunilor de descoperire. Odată ce adună toate informațiile esențiale despre client și obiectivele lor, este timpul pentru sesiuni de brainstorming în cadrul diverselor echipe.

Organizarea fluxului de lucru într-o agenție de creație

Pentru a rămâne organizată și productivă, Dawn spune că au dezvoltat CPS - standardul de producție creativă pe care îl folosesc în scopuri interne. Acest standard conține toate sarcinile vitale pentru fiecare echipă sau poziție specifică din companie.

De exemplu, Dawn are un Studio Manager CPS, care include sarcini precum:

• integrarea clientului,
• citând,
• crearea de contracte,
• configurarea managementului de proiect digital și configurarea serverului și
• prezentarea echipei clientului.

În plus, reclamele au propriul CPS, care de obicei constă în teme precum:

• Pasul 1: contactați clientul,
• pasul 2: schiță,
• pasul 3: trimiteți proiectul către client,
• pasul 4: feedback și
• pasul 5: obțineți un design mai finalizat.

Odată finalizați acești pași, reclamele așteaptă ca un client să își revizuiască din nou munca. Dacă este necesar, reclamele fac revizuirile necesare, apoi prezintă clientului designul final.

După cum subliniază Dawn:

„ Este ca o hartă pentru a-ți face treaba. Deci, dacă urmați acest ghid, totul ar trebui să fie bine.”

În funcție de echipă, CPS poate include câteva elemente suplimentare. De exemplu, acest document pentru departamentul video acoperă sarcini precum ședințe foto și permise. În ceea ce privește echipa de dezvoltare, CPS-ul lor cuprinde realizarea unui design-machetă.

Cum le poate ajuta urmărirea timpului reclamele să-și îmbunătățească munca?

Potrivit Tinei, managementul timpului este subevaluat, dar atât de important în producția creativă. Să aruncăm o privire mai atentă asupra beneficiilor urmăririi timpului în industria creativă.

Urmărirea timpului asigură estimări adecvate ale bugetului de timp

Fără un management adecvat al timpului, creativii își pot concentra atenția asupra sarcinilor mai puțin importante. Iată cum explică Tina această problemă:

„Creativii pot petrece prea mult timp pierzându-se într-un proiect cu valoare redusă sau neglijând un proiect de mare valoare atunci când nu își gestionează timpul. Le place provocarea și le place să vadă câte proiecte pot încadra în timpul zilei sau săptămânii.”

Deci, ce ar trebui să schimbe creativii când vine vorba de rutina lor de lucru? Ar trebui să înceapă să urmărească timpul.

La această agenție de design grafic, toți angajații își înregistrează timpul când lucrează. Tina susține că Clockify o ajută să estimeze mai bine bugetele de timp, astfel încât să poată oferi echipei o fereastră de buget de timp pentru a finaliza sarcina. În plus, Tina adaugă că ei apreciază și transparența în timpul de urmărire, deoarece membrii echipei se pot uita la orele bugetate și, astfel, au un sentiment de autonomie.

Urmărirea timpului vă ajută să vă validați munca

Când le-am întrebat pe Tina și Dawn dacă au funcții preferate Clockify, ambele au căzut de acord asupra proiectelor.

Tina subliniază că în industria creativă, uneori, este greu să validezi prețul. De aceea, rapoartele Clockify sunt utile:

„ Când putem prezenta un raport pentru, să zicem, un sistem de identitate; ei (clienții) pot vedea de fapt timpul înregistrat, numărul de întâlniri, revizuirile solicitate, atelierele și tot ce se află între ele, cu note detaliate și timpul petrecut cu acesta. Clientul este de obicei impresionat și îi place că ținem evidența informațiilor respective. Îi ține pe toată lumea la răspundere și nu există nicio presupunere.”

Prin urmare, crearea de rapoarte cu orele înregistrate asigură transparența, care este un element crucial pentru construirea încrederii între dvs. și clienți.

Urmărirea timpului vă ajută să vă ajustați proiectele

Pe lângă validare și responsabilitate, un alt avantaj al rapoartelor este acela de a vă evalua proiectele. Când vine vorba de această agenție de marketing, iată cum explică Dawn acest beneficiu:

„ La sfârșitul fiecărui proiect, facem un raport Clockify și ne uităm la ce a depășit bugetul în ce parte a producției și cum putem schimba asta pentru viitor. Avem gândire critică la sfârșitul fiecărui proiect cu privire la modul de realizare mai perfect data viitoare. ”

Tina consideră că o funcție de raportare funcțională este cea mai importantă opțiune a oricărui instrument de urmărire a timpului:

„ A fi capabil să ruleze rapoarte cu privire la toate detaliile este perfect pentru o agenție în creștere. ”

Pe lângă proiecte, alte opțiuni Clockify pe care Tina și echipele ei le consideră utile sunt:

• Tarife orare: La această agenție de dezvoltare web, au diferite intervale de preț în funcție de mărimea unui client. Prin urmare, echipele pot personaliza tarifele orare în Clockify pentru fiecare client.
• Etichete: Folosirea etichetelor se dovedește utilă la această agenție de animație, deoarece au mai multe echipe. Dawn evidențiază beneficiile cheie ale etichetelor: „ În calitatea de manager de cineva care proiectează, dacă vreau să mă concentrez pe un singur departament la un moment dat, este util să folosesc acele etichete. ”

Așadar, utilizarea unui instrument de urmărire a timpului pentru a-și înregistra orele de lucru, pentru a adăuga sarcini și detalii despre proiecte, poate ajuta creatorii să adapteze proiectele în consecință.

Urmărirea timpului stabilește o delegare mai bună a sarcinilor

Un model de lucru hibrid, care înseamnă comutarea între lucrul la distanță și cel la fața locului, a devenit destul de comun pentru multe organizații. Potrivit studiului Accenture Future of Work 2021 , 63% dintre companiile cu o creștere mare au activat acest tip de cadru de lucru.

Agenția de marketing cu care am discutat a adoptat și ea munca hibridă. Având în vedere faptul că lucrul de la distanță face parte din această setare, Dawn susține că este nevoie de ceva timp pentru a se obișnui cu munca de la distanță, motiv pentru care mulți oameni pot experimenta scăderi de productivitate.

Pentru a înțelege mai bine cât de productivi sunt pe parcursul zilei, reclamele ar trebui să își înregistreze orele de lucru. Astfel, ei vor afla de cât timp au nevoie pentru anumite sarcini.

În plus, Dawn subliniază că timpul de urmărire poate îmbunătăți delegarea sarcinilor în cadrul unei echipe la distanță:

„Când lucrez de la distanță, pot urmări ce fac reclamele toată ziua în Clockify în timp real. Ea lucrează la o grafică sau el lucrează la acest videoclip. Dacă nu există timp în Clockify, sunt chiar înregistrate? Ei lucrează? Este ca un card sigur.”

A ști cine lucrează în prezent la ce sarcină vă oferă o imagine clară a cât de ocupat este fiecare membru al echipei. Deci, dacă există o sarcină urgentă pentru ziua respectivă, un lider de echipă va ști cum să o delege.

Încheierea

După cum am putea afla de la interlocutorii noștri, managementul timpului este de obicei subevaluat în industria creativă, dar este crucial pentru acest domeniu.

Când își urmăresc timpul, reclamele se pot asigura că își petrec timpul realizând proiecte de mare valoare. Astfel, cu un instrument de urmărire a timpului, angajaților le este mai ușor să-și determine în mod corespunzător bugetele de timp. În plus, creativii se luptă adesea cu validarea prețurilor pentru clienții lor. Cu toate acestea, Tina și echipa ei au descoperit că, pentru a depăși această problemă, pur și simplu înregistrează toate întâlnirile, revizuirile, atelierele, apoi prezintă rapoarte detaliate clienților ca dovadă a muncii lor. În plus, revizuirea unor astfel de rapoarte aprofundate ajută echipa să-și evalueze munca la sfârșitul proiectului. În cele din urmă, utilizarea unui instrument de urmărire a timpului permite tuturor membrilor echipei să vadă cine lucrează în prezent la ce sarcină, ceea ce asigură o delegare mai bună a sarcinilor. Prin urmare, cu gestionarea adecvată a timpului și urmărirea timpului, creativii nu numai că vor putea să-și abordeze eficient sarcinile și proiectele, ci și să mențină relații pozitive atât cu clienții, cât și cu colegii lor.

️ Lucrezi într-o industrie creativă? Dacă da, considerați că urmărirea timpului este benefică pentru munca dvs.? Trimiteți răspunsurile, sugestiile și comentariile dvs. la [email protected] și le putem include în această postare sau în cele viitoare.