Korzyści ze śledzenia czasu w agencji kreatywnej: wywiad NMCO Media

Agencje kreatywne dostarczają klientom innowacyjne pomysły i rozwiązania. Rzecz w tym, że oryginalne pomysły nie zawsze przychodzą naturalnie, a projekty zwykle mają ściśle określone terminy. Można więc zastanawiać się, czy efektywne zarządzanie czasem może pomóc twórcom zakończyć ich innowacyjne projekty na czas.

Aby dokładniej zgłębić ten temat, skontaktowaliśmy się z NMCO Media, agencją kreatywną full house z siedzibą w Las Cruces w Nowym Meksyku. To młoda agencja, która w tym roku obchodzi piąte urodziny. Mimo że ich zespół składa się tylko z jedenastu osób, ich usługi obejmują produkcję wideo, tworzenie stron internetowych, projektowanie graficzne i animację. Ta agencja marketingowa szczyci się zdobyciem dwóch nagród Silver Addy za zrealizowane kampanie w konkursie dla agencji reklamowych i mediowych, którego gospodarzem jest The American Advertising Federation.

Rozmawialiśmy z Tiną Ballew, dyrektor kreatywną i współzałożycielką oraz Dawn Franco, kierownik studia. Ponieważ ich zespół używa Clockify do śledzenia godzin pracy, chcieliśmy dowiedzieć się, w jaki sposób śledzenie czasu pomaga im organizować pracę i jakie korzyści mogą uzyskać agencje kreatywne ze śledzenia ich czasu.

Jak wygląda praca w agencji kreatywnej?

Zacznijmy od wyjaśnienia definicji branży kreatywnej.

Przemysł kreatywny lub kulturalny to, według Cambridge Dictionary, „ przemysł oparty na pracy, w której ważne są oryginalne pomysły, takie jak praca w sztuce lub mediach, przy projektowaniu oprogramowania komputerowego itp.” Tak więc oryginalność odgrywa kluczową rolę w tej branży, a więc również w agencji kreatywnej.

Aby lepiej zrozumieć, w jaki sposób agencje kreatywne usprawniają swój proces pracy, przedyskutowaliśmy ten temat z Dawn i Tiną.

Przeciętny dzień w agencji kreatywnej

Jak wspomnieliśmy wcześniej, ta agencja kreatywna obejmuje kilka działów. Według Dawn każdy zespół pracuje nad trzema lub czterema projektami. Poza tym co tydzień dostają jeden lub dwa nowe projekty.

Zapytałem więc Dawn, jak wygląda ich przeciętny dzień w firmie.

„ Standardowym dniem dla twórców jest to, że przychodzą i natychmiast zaczynają rejestrować swój czas w Clockify. Mamy wszystko, co związane z firmą pod NMCO, a wszystko, co związane z klientem, pod nazwą odpowiedniego klienta. ”Dawn dodaje również, że zespół projektowy tworzy przynajmniej grafikę dziennie. Mówiąc o zadaniach tygodniowych, zespół produkcji wideo raz w tygodniu robi sesję wideo lub sesję zdjęciową. Jeśli chodzi o comiesięczne zadania, zespół ds. tworzenia stron internetowych co miesiąc uruchamia strony internetowe.

Organizowanie projektów i klientów

Agencje kreatywne zazwyczaj obsługują kilku klientów i pracują nad wieloma projektami. W zależności od projektu agencje mogą tworzyć tylko jeden rodzaj treści, np. posty w mediach społecznościowych lub nową stronę internetową dla konkretnego klienta.

Jeśli chodzi o agencję marketingową, Dawn twierdzi, że wykonują dużo pracy nad kampaniami. W ten sposób klienci otrzymują spójny pakiet medialny, co jest korzystne, ponieważ zintegrowane strategie marketingowe mogą dotrzeć do szerszego grona odbiorców niż strategie z pojedynczymi mediami. Dlatego taki produkt wymaga współpracy w zespole i między różnymi zespołami. Poza tym Tina wierzy, że to holistyczne podejście odgrywa kluczową rolę w ogólnym sukcesie firmy:

„Posiadanie solidnej strategii i procesu przyczynia się do płynnej, kreatywnej produkcji, która sprawia, że ​​efekt końcowy jest o wiele mocniejszy i zapada w pamięć. Praca z zespołem z różnych działów, takich jak animacja, wideo, sieć i grafika, może być trudna, ale strategia polega na tym, że wszystko jest spójne, a jednocześnie nic nie traci.

Jak zatem wygląda uruchomienie nowego projektu w tej agencji? Oto jak Dawn opisuje ten proces:

„Zazwyczaj, jeśli jest to mniejszy projekt, większość z nich zapisujemy w pamięci podręcznej podczas procesu wdrażania (tylko Tina i ja). Ale kiedy dotrze do kreacji, jeśli będzie to duży pakiet, będziemy mieć kilka — tak je nazywamy — sesje odkrywania. Usiądziemy z klientem, przeprowadzimy z nim jakiś wywiad, aby dowiedzieć się więcej o jego celach, misji i firmie. Potem spotkamy się na własną rękę, osobno, z tymi informacjami, przeprowadzimy burzę mózgów i ustalimy estetykę, kierunek lub wizualizacje, a następnie przejdziemy do produkcji”.

Aby więc projekty przebiegały sprawnie, agencja programistyczna komunikuje się z klientami podczas procesu onboardingu, a także podczas sesji odkrywania. Po zebraniu wszystkich niezbędnych informacji o kliencie i jego celach, nadchodzi czas na sesje burzy mózgów w różnych zespołach.

Organizacja przepływu pracy w agencji kreatywnej

Aby zachować porządek i produktywność, Dawn mówi, że opracowali CPS — kreatywny standard produkcji, którego używają do celów wewnętrznych. Ten standard zawiera wszystkie ważne zadania dla każdego zespołu lub określonego stanowiska w firmie.

Na przykład Dawn ma CPS Studio Manager, który obejmuje zadania takie jak:

• onboarding klienta,
• cytując,
• tworzenie umów,
• konfiguracja cyfrowego zarządzania projektami i konfiguracja serwera oraz
• przedstawienie zespołu klientowi.

Ponadto kreacje mają swój własny CPS, na który zazwyczaj składają się przypisania takie jak:

• krok 1: dotrzyj do klienta,
• krok 2: szkic,
• krok 3: wyślij projekt do klienta,
• krok 4: informacje zwrotne i
• krok 5: uzyskaj bardziej sfinalizowany projekt.

Po wykonaniu tych kroków twórcy czekają, aż klient ponownie sprawdzi swoją pracę. W razie potrzeby twórcy dokonują niezbędnych poprawek, a następnie przedstawiają klientowi ostateczny projekt.

Jak wskazuje Dawn:

„ To jest jak mapa do wykonania twojej pracy. Jeśli więc zastosujesz się do tego przewodnika, wszystko powinno być w porządku”.

W zależności od zespołu CPS może zawierać dodatkowe elementy. Na przykład ten dokument dla działu wideo obejmuje zadania, takie jak sesje zdjęciowe i pozwolenia. Jeśli chodzi o zespół programistów, ich CPS obejmuje wykonanie makiety.

W jaki sposób śledzenie czasu może pomóc twórcom usprawnić ich pracę?

Według Tiny zarządzanie czasem jest niedoceniane, ale tak ważne w kreatywnej produkcji. Przyjrzyjmy się bliżej korzyściom ze śledzenia czasu w branży kreatywnej.

Śledzenie czasu zapewnia prawidłowe oszacowanie budżetu czasu

Bez odpowiedniego zarządzania czasem twórcy mogą skupić swoją uwagę na mniej ważnych zadaniach. Oto jak Tina wyjaśnia ten problem:

„Twórcy mogą spędzać zbyt dużo czasu gubiąc się w projektach o niskiej wartości lub zaniedbując projekt o wysokiej wartości, gdy nie zarządzają swoim czasem. Lubią wyzwania i cieszą się, widząc, ile projektów mogą zmieścić w ciągu dnia lub tygodnia”.

Co zatem powinni zmienić twórcy, jeśli chodzi o rutynę pracy? Powinni zacząć śledzić czas.

W tej agencji graficznej wszyscy pracownicy rejestrują swój czas pracy. Tina twierdzi, że Clockify pomaga jej lepiej szacować budżety czasu, dzięki czemu może dać zespołowi czas na wykonanie zadania. Ponadto Tina dodaje, że doceniają również przejrzystość w śledzeniu czasu, ponieważ członkowie zespołu mogą patrzeć na swój budżet godzin, a tym samym mieć poczucie autonomii.

Śledzenie czasu pomaga w walidacji pracy

Kiedy zapytałem Tinę i Dawn, czy mają ulubione funkcje Clockify, obie zgodziły się na projekty.

Tina zwraca uwagę, że w branży kreatywnej czasami trudno jest zweryfikować ceny. Dlatego przydatne są raporty Clockify:

„ Kiedy możemy przedstawić raport dla, powiedzmy, systemu tożsamości; oni (klienci) mogą faktycznie zobaczyć zarejestrowany czas, liczbę spotkań, żądane poprawki, warsztaty i wszystko pomiędzy ze szczegółowymi notatkami i czasem spędzonym na tym. Klient jest zazwyczaj pod wrażeniem i uwielbia to, że śledzimy te informacje. Dzięki temu wszyscy są odpowiedzialni i nie ma zgadywania”.

Dlatego tworzenie raportów z przepracowanych godzin zapewnia przejrzystość, która jest kluczowym elementem budowania zaufania między Tobą a Twoimi klientami.

Śledzenie czasu pomaga dostosować projekty

Oprócz walidacji i rozliczalności, kolejną zaletą raportów jest możliwość oceny projektów. Jeśli chodzi o tę agencję marketingową, oto jak Dawn wyjaśnia tę korzyść:

„ Na koniec każdego projektu sporządzamy raport Clockify i sprawdzamy, co przekroczyło budżet, na której części produkcji i jak możemy to zmienić na przyszłość. Pod koniec każdego projektu myślimy krytycznie o tym, jak wykonać go bardziej płynnie następnym razem. ”

Tina wierzy, że funkcjonalna funkcja raportowania jest najważniejszą opcją każdego narzędzia do śledzenia czasu:

„ Możliwość generowania raportów ze wszystkimi szczegółami jest idealna dla rozwijającej się agencji. ”

Oprócz projektów inne opcje Clockify, które Tina i jej zespoły są przydatne, to:

• Stawki godzinowe: W tej agencji zajmującej się tworzeniem stron internetowych mają różne przedziały cenowe w zależności od wielkości klienta. Dlatego zespoły są w stanie dostosować stawki godzinowe w Clockify dla każdego klienta.
• Tagi: Używanie tagów przydaje się w tej agencji animacji, ponieważ ma kilka zespołów. Dawn podkreśla kluczowe zalety tagów: „ Jako osoba, która zarządza projektami, jeśli chcę skoncentrować się tylko na jednym dziale na raz, warto korzystać z tych tagów. ”

Tak więc używanie narzędzia do śledzenia czasu do rejestrowania godzin pracy, dodawania zadań i szczegółów projektów może pomóc twórcom odpowiednio dostosować projekty.

Śledzenie czasu zapewnia lepsze delegowanie zadań

Hybrydowy model pracy, który oznacza przełączanie między pracą zdalną a pracą na miejscu, stał się dość powszechny w wielu organizacjach. Według The Accenture Future of Work Study 2021 63% szybko rozwijających się firm umożliwiło ten rodzaj pracy.

Agencja marketingowa, z którą rozmawialiśmy, również przyjęła pracę hybrydową. Biorąc pod uwagę fakt, że praca zdalna jest częścią tego ustawienia, Dawn twierdzi, że przyzwyczajenie się do pracy zdalnej zajmuje trochę czasu, dlatego wiele osób może odczuwać spadki wydajności.

Aby lepiej zrozumieć, jak wydajni są w ciągu dnia, twórcy powinni rejestrować swoje godziny pracy. Dzięki temu dowiedzą się, ile czasu potrzebują na poszczególne zadania.

Ponadto Dawn wskazuje, że czas śledzenia może poprawić delegowanie zadań w zespole zdalnym:

„Podczas pracy zdalnej mogę w czasie rzeczywistym obserwować, co robią twórcy przez cały dzień w Clockify. Ona pracuje nad grafiką albo on pracuje nad tym filmem. Jeśli w Clockify nie ma czasu, czy są one w ogóle taktowane? Czy oni pracują? To jak bezpieczna karta.”

Wiedząc, kto aktualnie pracuje nad jakim zadaniem, masz jasny obraz tego, jak zajęty jest każdy członek zespołu. Tak więc, jeśli na dany dzień jest pilne zadanie, lider zespołu będzie wiedział, jak je delegować.

Zawijanie

Jak mogliśmy się nauczyć od naszych rozmówców, zarządzanie czasem jest zwykle niedoceniane w branży kreatywnej, ale w tej dziedzinie jest kluczowe.

Śledząc swój czas, twórcy mogą upewnić się, że spędzają czas na projektach o wysokiej wartości. W ten sposób, dzięki narzędziu do śledzenia czasu, pracownikom łatwiej jest właściwie określić swój budżet czasowy. Co więcej, twórcy często mają trudności z walidacją cen dla swoich klientów. Jednak Tina i jej zespół odkryli, że aby rozwiązać ten problem, po prostu rejestrują wszystkie spotkania, poprawki, warsztaty, a następnie przedstawiają swoim klientom szczegółowe raporty jako dowód ich pracy. Ponadto przegląd takich szczegółowych raportów pomaga zespołowi ocenić ich pracę pod koniec projektu. Wreszcie, użycie narzędzia do śledzenia czasu pozwala wszystkim członkom zespołu zobaczyć, kto aktualnie pracuje nad jakim zadaniem, co zapewnia lepszą delegację zadań. Dlatego przy odpowiednim zarządzaniu czasem i jego śledzeniu, twórcy będą w stanie nie tylko skutecznie radzić sobie ze swoimi zadaniami i projektami, ale także utrzymywać pozytywne relacje zarówno z klientami, jak i współpracownikami.

️ Pracujesz w branży kreatywnej? Jeśli tak, czy uważasz, że śledzenie czasu jest korzystne dla Twojej pracy? Wyślij swoje odpowiedzi, sugestie i komentarze na adres [email protected], a my możemy uwzględnić je w tym lub przyszłych postach.