Zaman haritalama kılavuzu (+ zaman haritalama şablonu)

Yeni destinasyonlara seyahat ederken harita kullanıyor musunuz? Mevcut bir yerde kalırken ziyaret etmek istediğim tüm yerleri işaretleyebilmek için özellikle kağıttan olanlardan hoşlanıyorum. Yani, bir bakıma, bir harita, görülmeye değer tüm yerler için benim şık küçük hatırlatıcım olur.

Şimdi, size uzayda rehberlik eden bir haritanın yanı sıra, zaman kullanımınızı yönlendirmenize yardımcı olan bir harita var. Bir zaman haritası veya bir zaman haritası sistemi, önemli hiçbir şeyi kaçırmamak için profesyonel ve kişisel yaşamınızdaki tüm önemli etkinlikleri not etmenizi sağlar.

Bu blog gönderisinde, aşağıdakileri açıklayarak size zaman haritası oluşturma konusunda rehberlik edeceğiz:

• haritalama ne zaman,
• haritalama süresinin faydaları,
• bir zaman haritası ve ardından bir zaman haritası şablonu nasıl oluşturulur.

Zaman haritası nedir?

Zaman haritası, bir gün, hafta veya ay boyunca en önemli görevleriniz ve faaliyetleriniz için belirli zaman blokları oluşturmayı içeren bir sistemdir. Etkinliğin türüne bağlı olarak, belirli etkinliklere az ya da çok zaman ayırabilirsiniz. Bir zaman haritasının hem işle ilgili hem de kişisel faaliyetlerinizi içerdiğini belirtmek çok önemlidir. Bu nedenle, bir zaman haritası sadece iş atamalarınızı değil, aynı zamanda aile zamanınızın yanı sıra eşiniz ve arkadaşlarınızla geçirdiğiniz zamanı veya spor yapmak için harcadığınız zamanı da içerecektir.

Bir zaman haritası oluşturmak için fiziksel bir takvim veya çevrimiçi bir araç kullanabilirsiniz. Zaman haritaları hayatınızın çeşitli kategorilerini içerdiğinden, her kategoriye ayrı bir renk atayabilirsiniz.

Bireylerin yanı sıra takımlar da bir zaman haritası kullanmaktan yararlanabilir. Bu durumda, tüm üyelerin ortak hedeflere bağlı kalmasını sağlamak için bir zaman haritası ekibin hedeflerini ve önceliklerini içermelidir.

Zaman eşleme ve zaman engelleme arasındaki fark

Bir zaman haritası oluştururken, tüm aktivitelere belirli zaman blokları ayırmanın esas olduğundan daha önce bahsetmiştik. Peki, zaman haritalama ile zaman engelleme arasındaki fark nedir?

Zaman engelleme , hayati görevlerle başa çıkmak için belirli zaman aralıkları oluşturmaktan oluşan zaman yönetimi tekniğidir. Sonra bu ödevleri takviminizde planlarsınız. Buradaki fikir, her ödevi önceden belirlenmiş bir zaman dilimi - zaman bloğu içinde tamamlamak için elinizden gelenin en iyisini yapmaktır. Bu nedenle, zaman haritalamanın en önemli adımlarından biridir.

Şimdi zaman haritalamaya devam edelim. Doğru bir şekilde doldurulduğunda, bir zaman haritası size zamanınızın bir özetini verir. Bir zaman haritasıyla, işte ve iş dışında zamanınızı nasıl geçireceğinizi tam olarak bilirsiniz. Zaman haritası, hayatınızın her alanında en önemli önceliklerinize karar vermeyi içerir. Ardından, zaman haritanızda zaman blokları oluşturursunuz, böylece her bir aktiviteye ne kadar zaman ayıracağınızı bilirsiniz.

Yani, düşündüğünüzde, zaman haritalama zamanınızı bloke etme zamanınızı bir sonraki seviyeye taşır. Bir zaman haritasıyla, görevlerinizi ve aktivitelerinizi nasıl (ve ne zaman) tamamlayacağınıza dair daha net bir resme sahip olacaksınız. Ve bu, bir sonraki bölümde daha ayrıntılı olarak inceleyeceğimiz zaman haritalamanın birçok avantajından sadece biridir.

Zaman haritası kullanmanın faydaları

Hepimizin zamanımızı planlamak için kendi yöntemlerimiz var. Bazı insanlar yapılacaklar listesi yapmayı tercih ederken, diğerleri Pomodoro yöntemi veya Eisenhower Matrisi gibi belirli bir zaman yönetimi tekniğini tercih eder.

Hâlâ gününüzü bir zaman haritasıyla düzenlemeyi denemediyseniz, denemeniz için size ilham vermek için bir zaman haritası kullanmanın birkaç avantajını burada bulabilirsiniz.

Zaman haritalama karar yorgunluğunu azaltır

Healthline tarafından tanımlandığı gibi, karar yorgunluğu “ gün boyunca vermek zorunda olduğunuz sonsuz sayıda karar nedeniyle aşırı stres altında olduğunuzda hissettiğiniz duygudur”. Bu nedenle, bir günde çok fazla karar vermeniz gerektiğinde, sonunda yorulur ve en iyisini seçemezsiniz. Bu nedenle, sonunda kötü kararlar vereceksiniz.

Bir zaman haritası bu duygudan kaçınmanıza nasıl yardımcı olabilir? Zamanınızın haritasını çıkarırken, zamanınızı nasıl harcayacağınıza, yani önce hangi aktiviteleri yapmanız gerektiğine ve daha sonra neleri bekleyeceğinize karar verirsiniz. Bir bakıma, tüm kararları aynı anda veriyorsunuz. Bu nedenle, bir zaman haritası, uyandığınız andan yattığınız ana kadar gününüzü tasarlamanıza yardımcı olur. Bundan sonra ne yapacağınıza karar vermek yerine, bir zaman haritasının gün boyunca size rehberlik etmesine izin verin.

Zaman haritası, etkinliğiniz ve verimliliğiniz hakkında bilgi edinmenize yardımcı olur

Daha önce tartıştığımız gibi, hayatınızın her bir bölümünü farklılaştırmak için renkleri kullanabilirsiniz. Bu şekilde, zaman haritanıza bakarken zamanınızın çoğunu işe mi, boş zaman aktivitelerine mi yoksa uyumaya mı ayırdığınızı hemen fark edeceksiniz.

Bir Forbes makalesinde, psikolog ve ticaret koçu Brett Steenbarger, zaman haritalarının ne kadar etkili ve verimli olduğumuzu anlamamıza yardımcı olabileceğini açıklıyor. Zaman haritanızı gözden geçirirken performansınızı da düşünmenizi öneriyor. Bir haritayı görsel olarak daha çekici hale getirmek için performansınızı tanımlamak için çeşitli gölgeler kullanmanızı önerir. Bu nedenle, bir görevi başarıyla tamamladıysanız, o görev için daha koyu gölgeler kullanın. Öte yandan, belirli bir etkinliği nasıl yaptığınızdan memnun değilseniz, o görev için daha açık tonlar kullanın.

Bu neden bu kadar faydalı? Performansınızı gözden geçirmek için birkaç gün harcadıktan sonra sonuçlarınızı karşılaştırabileceksiniz. Bu nedenle, zaman haritanızı değerlendirmek aşağıdakileri öğrenmenize yardımcı olacaktır:

• Verimliliğiniz : Görevlerinizi ne kadar iyi bitirdiniz?
• Etkinliğiniz : Önemli görevlerinizi tamamlama konusunda tutarlı mıydınız?

Ayrıca, herhangi bir verimlilik açığı veya benzeri sorunlar fark ederseniz, zaman haritanızı değiştirmelisiniz. Örneğin, günün en uyanık olduğunuz saatlerinde daha karmaşık görevler üzerinde çalışmayı deneyin.

Zaman haritası, Parkinson Yasasının etkilerinden kaçınmanıza yardımcı olur

Tanımı gereği, Parkinson Yasası “işin, tamamlanması için ayrılan süreyi dolduracak şekilde genişlediği” anlamına gelir. İngiliz tarihçi Cyril Northcote Parkinson bu terimi icat etti. The Economist'teki makalesinde, yaşlı bir bayanın yeğenine kartpostal yazması örneğinden bahsetti. Bu basit görev genellikle birkaç dakika sürse de, yapacak başka bir şeyi olmadığı için bir kartpostal yazması bütün gününü aldı.

İş yerindeki bir Parkinson Yasası örneğine bakalım. Bir müşteri için önemli bir sunumu bitirmek için bir haftanız var. Böyle bir sunumu tamamlamak için genellikle 2 veya 3 güne ihtiyacınız vardır. Ancak, bu görevi tamamlamak için daha fazla zamanınız olduğunu bilerek, sunumu daha önce değil, son teslim tarihinden hemen önce bitirmeniz olasıdır. Genel olarak, tabağımızda gereğinden fazla zamanımız olduğunda dikkatimiz dağılır. Bu nedenle, belirli bir görevi, daha erken bitirebilecek olsak bile, genellikle son teslim tarihine kadar uzatırız.

Peki, bir zaman haritası oluşturmak Parkinson Yasasından kaçınmanıza nasıl yardımcı olabilir? Zaman haritası, günün her saati için plan yapmak anlamına geldiğinden, büyük dikkat dağıtıcılara yer kalmayacak. Günde birkaç saatinizi dikkat dağıtıcı şeylere kaptırmak yerine, zaman haritanızı takip etmeniz yeterli. Bu nedenle, daha uzun teslim süresi olan görevleri bile zamanında veya daha erken tamamlayacaksınız. Bir bakıma, zaman haritalaması iş disiplininizi de iyileştirebilir.

6 adımda bir zaman haritası nasıl oluşturulur

Kağıdı dijitale tercih ediyorsanız, bir kağıt parçası ve fiziksel bir takvim kullanarak bir zaman haritası oluşturabilirsiniz. Ancak, bunun yerine bir zaman haritalama yazılımı da kullanabilirsiniz. En popüler seçeneklerden bazıları Google E-Tablolar, Excel, Google Takvim ve Microsoft Outlook'tur. Bu araçların kullanımı oldukça kolay olduğu için bu hiç de şaşırtıcı değil. Ayrıca, Google Takvim'de bir zaman haritası oluştururken toplantılarınızı da zaman haritanıza entegre edebilirsiniz.

Ancak, bir zaman haritası oluşturmanın başka bir yolu daha var. Clockify gibi belirli zaman izleme araçları, bu gibi durumlarda kullanışlı olan bir Takvim görünümüne sahiptir. Clockify Takvim görünümünde bir zaman haritası yapmak için hangi adımları atmanız gerektiğini size göstereceğiz.

Adım 1: Zamanı nasıl harcadığınızı düşünün

Bir zaman haritası oluşturmaya başlamadan önce, zamanınızı nasıl harcadığınızı düşünmelisiniz. İşte dikkate alınması gereken bazı sorular:

• Çalışma saatlerimde neyi değiştirmek isterim? Peki ya iş dışındaki zaman?
• Ailem veya arkadaşlarımla yeterince vakit geçiriyor muyum? Değilse, onlara nasıl daha fazla zaman ayırabilirim?

Ayrıca, bir gün, bir hafta, hatta bir ay için zaman haritanızı oluşturabilirsiniz. Ancak işe haftalık bir zaman haritası yaparak başlamalısınız. Böylece, bütün bir haftanın bir özetine sahip olacaksınız. Elbette, programınızdaki bazı günlerin sizin için çalışmadığını fark ederseniz, gelecekte bunları değiştirdiğinizden emin olun.

2. Adım: Hayatınızın tüm bölümlerindeki aktiviteleri listeleyin

İkinci adım, zamanınızın çoğunu alan tüm önemli faaliyetlerin ve görevlerin bir listesini yapmaktır. Ebeveyn iseniz, ana faaliyetleriniz ebeveynlik yükümlülükleri olacaktır. Veya bir işletme sahibiyseniz, muhtemelen gününüzün çoğunu şirketinize ayıracaksınız. Öğrenciyseniz, etkinlikleriniz ders çalışmayı ve sınavlara hazırlanmayı içerecektir. Elbette iş ve aile hayatını sürekli karıştıran ya da aynı anda hem çalışıp hem de okuyan insanlar var. Ancak, uygun bir zaman haritasıyla, birkaç yaşam kategorisini dengelemek bile daha kolay görünecek.

Bu etkinliklerin ve görevlerin ne olduğunu anladıktan sonra bunları bir dergiye, Excel'e veya Google E-Tablosuna not edin. İş, Aile/Arkadaşlar, Kişisel Bakım, Ev gibi birkaç kategori oluşturduğunuzdan emin olun ve ardından her etkinliği kendi kategorisine ekleyin. Örneğin, burada üç kategori ekledik, ardından her birinde birkaç görev var.

Genel olarak konuşursak, zaman haritanızda çok fazla kategori olmamalıdır. En az üç, en fazla beş alana sahip olmayı düşünmelisiniz.

Şimdi, kategorilerinizi Clockify Takvim görünümünde yapmanın kullanışlı bir yolu, onları proje olarak eklemektir. Ayrıca her projeye belirli bir renk atayabilirsiniz. Bu şekilde, takviminizdeki çeşitli yaşam kategorilerini ayırt edebileceksiniz.

3. Adım: Önceliklerinizi düşünün

Anahtar faaliyetlerin listesine sahip olduğunuzda, bazı öncelikleri belirlemenin zamanı geldi. Zaman haritanıza çok fazla aktivite ve görev sığdırmak yerine gerçekçi olmaya çalışın. Bazı görevler diğerlerinden daha önemlidir.

Yaşamın tüm kategorilerinde önceliklerinize karar verdiğinizden emin olun. Örneğin bu hafta bir proje teklifini bitirip müşteriye sunmanız gerekiyor. Yani, bunlar işteki öncelikleriniz.

Veya çocuğunuz gelecek Çarşamba bir okul oyununa katılacak ve siz bunu kaçırmak istemezsiniz. Bunu zaman haritanıza yazın. Veya kız kardeşiniz bir doğum günü partisi planlıyor ve yardımınıza ihtiyacı var. Onu hayal kırıklığına uğratmak istemezsiniz, bu yüzden bu görevi zaman haritanıza eklediğinizden emin olun.

Genel olarak haftalık bir zaman haritası söz konusu olduğunda, her alanda iki veya üç önceliğiniz olmalıdır. Önceki adımda olduğu gibi, bu öncelikleri not defterinize, Excel dosyanıza veya Google E-Tablolarınıza not edin. Aşağıda görebileceğiniz gibi, her kategoride dört aktiviteden sadece iki veya üçünü öncelik olarak seçtik.

Ayrıca, öncelikleri nasıl belirleyeceğinizi öğrendikten sonra zaman yönetimi becerilerinizi de geliştireceksiniz. Aslında, zaman yönetimi rehberimize göre, zaman yönetiminin özü, önceliklerle ilgilenmek için zaman harcadığınızdan emin olmaktır.

4. Adım: Zamanı engellemeye başlayın

Bir sonraki adım, takviminizdeki zamanı engellemektir.

Peki, zaman engellemeye nasıl başlanır? Bunu şu şekilde yapabilirsiniz:

• Öncelikle, tüm kategorileri kapsadığınızdan emin olarak öncelikleriniz için zaman blokları ekleyin.
• İkincisi, doktor randevusu gibi herhangi bir toplantınız veya planlanmış başka bir etkinliğiniz varsa, bunlar için de zaman blokları oluşturun.
• Son olarak, herhangi bir boş zaman girişi kaldıysa, bazı ek görevler veya etkinlikler ekleyebilirsiniz. Alternatif olarak, hafta boyunca biraz dinlenmenizi sağlamak için bu zaman girişlerini boş bırakabilirsiniz.

Clockify Calendar görünümüne zaman girişleri eklemenin en kolay yolu, takvimdeki herhangi bir açık zaman çerçevesine tıklamaktır. Ardından, görev/aktivite adınızı yazabileceğiniz, proje ekleyebileceğiniz ve yapmayı planladığınız zamanı aşağıdaki gibi bir pencere göreceksiniz. Örneğin, Cumartesi günü yüzmeye gitmek isterseniz, görev tanımına “Yüzme”yi eklemeniz yeterlidir. Burada, bir proje, arkadaşlarınızla mı yoksa yalnız mı gitmeyi planladığınıza bağlı olarak, Kişisel Bakım veya Aile/Arkadaşlar kategorisi olabilir.

Bahsetmeye değer bir diğer nokta da Clockify'daki zaman haritanızı Google Calendar veya Outlook ile entegre edebilmenizdir. Bu seçenek, hafta boyunca çok sayıda toplantınız olduğunda kullanışlı olur. Bunu yapmak için Takvim görünümü sayfasına gitmeniz, bağlan simgesine tıklamanız ve ardından onu Google veya Outlook Takvim ile entegre etmek isteyip istemediğinizi seçmeniz gerekir. Böylece tüm etkinlikleriniz Clockify Takviminize, yani zaman haritanıza eklenecektir. Böylece, zaman haritanız tüm önemli toplantıları ve çağrıları içerecektir.

Şimdi, zaman bloklarınızın ne kadar sürmesi gerektiğini merak ediyor olabilirsiniz. Herkese uyan tek bir cevap yok. Saatlik bloklarınız olabilir veya zaman bloklarınız 15 ila 30 dakika arasında sürebilir. Zaman haritanızın ihtiyaçlarınıza ve yaşam tarzınıza uygun olması çok önemlidir. Örneğin, günde birkaç iş göreviniz varsa ve her biri yaklaşık 30 dakika sürüyorsa, 30 dakikalık zaman blokları oluşturun.

Adım 5: Aktivitelerinizi farklılaştırmak için renkleri kullanın

Bir zaman haritası oluştururken biraz eğlendiğinizden emin olun. Daha önce de belirtildiği gibi, eklediğiniz her kategori için farklı renkler kullanmanızı öneririz.

Yani Clockify'da görevlerinizi ve aktivitelerinizi eklerken, zaman haritanıza eklediğiniz her proje (yaşam kategorisi) için benzersiz bir renk seçebilirsiniz. Bu şekilde, sadece zaman haritanıza bakarak gününüzün nasıl geçeceğini daha iyi anlayacaksınız.

6. Adım: Zaman haritanızı gözden geçirin

Bir sonraki hafta için zaman haritanızı doldurduktan sonra, gözden geçirdiğinizden emin olun. Bunu yaparak, gerekirse bazı zaman girişlerini değiştirebileceksiniz. Örneğin, Salı günü çok fazla iş görevi planladıysanız ve Perşembe günü daha az etkinlik var gibi görünüyorsa, bazı atamaları ikinci göreve değiştirebilirsiniz. Ayrıca, Cumartesi öğle yemeği veya annenizin doğum günü gibi bazı önemli aile etkinliklerini dışarıda bıraktığınızı fark ederseniz, bu etkinlikleri zaman haritanıza eklemenin şimdi tam zamanı.

Zaman haritanızın sağlam olmadığını unutmayın. Belirli faaliyetler söz konusu olduğunda fikrinizi değiştirirseniz gayet iyi. Ancak, bir zaman haritası izlemeye başlamadan önce bu değişiklikleri yapmaya çalışın. Sonunda, zaman yönetimi becerilerinizi geliştirecek ve ihtiyaçlarınıza mükemmel şekilde uyan zaman haritaları oluşturma becerisi kazanacaksınız.

Ayrıca, takviminizdeki bazı zaman girişlerini programsız bırakabilirsiniz. Örneğin, hafta sonları çalışmıyorsanız, bu iki gün için her saat başı planlamanız gerekmez. Bunun yerine aileniz ve arkadaşlarınızla hafta sonu için planlarınız varsa sadece bu aktiviteleri ekleyebilirsiniz. Cumartesi sabahı neredeyse tüm gününüz boş olduğunu bilerek uyanmak kadar güzel bir şey yok.

İşte Clockify Calendar görünümünde bir zaman haritası örneği. Burada üç kategori var:

• İş (mavi renk),
• Aile dostları
• ve Kişisel Bakım (mor renk).

Bu zaman haritası, iş günlerinde daha fazla görev ve etkinlik içerirken, Cumartesi ve Pazar, etkinliklerle çok fazla ağırlıkta değildir.

Yaşam tarzınız gerektiriyorsa, her zaman daha fazla kategori ekleyebilirsiniz.

Bir zaman haritası şablonu

Bazen kendi zaman haritanızı oluşturamayacak kadar meşgul olacaksınız. Bu nedenle, bu gibi durumlarda kullanabileceğiniz haftalık bir zaman haritası şablonu hazırladık.

Haftalık Zaman Haritası Şablonunu İndirin (Google E-Tablolar)

Haftalık Zaman Haritası Şablonunu İndirin (PDF)

Yukarıdaki ekran görüntüsünden de görebileceğiniz gibi, bu zaman haritası haftalık programınızı sabah 7'den akşam 23'e kadar kapsar. Bu örnekte, zaman blokları genellikle bir saat sürer, ancak birkaç 2 saatlik veya 3 saatlik zaman blokları da vardır. Ancak, şablonumuzun bir kopyasını oluşturduğunuzda, şablondaki tüm zaman bloklarının aynı süreye sahip olduğunu fark edeceksiniz - bir saat. Haftalık zaman haritası şablonu üç kategori içerir: İş , Aile/Arkadaşlar ve Kişisel Bakım . İsterseniz bir veya iki tane daha ekleyebilirsiniz.

Ayrıca şablonda üç sekme olduğunu fark edeceksiniz. Bu sekmeler, önceki bölümde tanımladığımız adımları takip eder, dolayısıyla şunlar vardır:

1. İkinci adım olan etkinlikler sekmesi listesi.
2. Öncelikler listesi sekmesi , üçüncü adım.
3. Zaman engelleme ve renk ekleme sekmesi , dördüncü ve beşinci adımlar.

Ayrıca, son sekmede bir zaman haritası incelemesiyle ilgili bir not göreceksiniz. Bu nedenle, kullanmaya başlamadan önce zaman haritanızı bir kez daha gözden geçirmeniz için bir hatırlatıcınız var.

toparlamak

Bir zaman haritası, profesyonel ve kişisel yaşamınızı düzenlemek için paha biçilmez bir araç olabilir. Zamanı haritalarken, etkinliğiniz ve verimliliğiniz hakkında daha fazla bilgi edinirsiniz. Ayrıca, bir zaman haritasına sahip olmak size haftanızın bir özetini verir, böylece bir sonraki adımda ne yapacağınız konusunda karar vermekle uğraşmak zorunda kalmazsınız. Ayrıca, programınızı bilmek, dikkatinizi dağıtacak herhangi bir şeyden kaçınmanıza da yardımcı olacaktır. Bu nedenle, bir zaman haritası ile hayatınızın her alanında zamanınızı en iyi şekilde kullanabileceksiniz.