Una guía para el mapeo del tiempo (+ plantilla de mapeo del tiempo)

¿Utiliza mapas cuando viaja a nuevos destinos? Particularmente disfruto los de papel para poder marcar todos los lugares que me gustaría visitar mientras me hospedo en una ubicación actual. Entonces, en cierto modo, un mapa se convierte en mi pequeño e ingenioso recordatorio de todos los lugares que vale la pena ver.

Ahora, además de un mapa que lo guía a través del espacio, hay un mapa que lo ayuda a manejar su uso del tiempo. Un mapa del tiempo, o un sistema de mapeo del tiempo, le permite anotar todas las actividades significativas en su vida profesional y personal para que no se pierda nada crucial.

En esta publicación de blog, lo guiaremos a través del mapeo del tiempo, explicando:

• qué tiempo es el mapeo,
• los beneficios de mapear el tiempo,
• cómo crear un mapa de tiempo, seguido de una plantilla de mapa de tiempo.

¿Qué es un mapa del tiempo?

Un mapa de tiempo es un sistema que implica la creación de bloques de tiempo específicos para sus tareas y actividades más importantes a lo largo de un día, una semana o un mes. Dependiendo del tipo de actividad, puedes dedicar más o menos tiempo a actividades concretas. Es crucial señalar que un mapa del tiempo involucra tanto sus actividades laborales como personales. Así, un mapa del tiempo incluirá no solo tus asignaciones laborales, sino también el tiempo en familia, así como el tiempo que pasas con tu pareja y amigos, o el tiempo que dedicas a practicar deporte.

Puede usar un calendario físico o una herramienta en línea para crear un mapa de tiempo. Dado que los mapas de tiempo contienen diversas categorías de su vida, puede asignar un color distinto a cada categoría.

Además de los individuos, los equipos también pueden beneficiarse del uso de un mapa de tiempo. En este caso, un mapa de tiempo debe contener los objetivos y prioridades del equipo, para garantizar que todos los miembros se ciñan a las metas comunes.

La diferencia entre el mapeo de tiempo y el bloqueo de tiempo

Ya mencionamos que al hacer un mapa del tiempo, es fundamental dedicar bloques de tiempo específicos a todas las actividades. Entonces, ¿cuál es la diferencia entre el mapeo de tiempo y el bloqueo de tiempo?

Bueno, el bloqueo de tiempo es la técnica de gestión del tiempo que consiste en crear franjas horarias particulares para hacer frente a tareas vitales. Luego programe estas asignaciones en su calendario. La idea es dar lo mejor de ti para completar cada tarea dentro de un marco de tiempo predeterminado: bloque de tiempo. Como tal, es uno de los pasos más esenciales del mapeo del tiempo.

Ahora, continuemos con el mapeo del tiempo . Cuando se completa correctamente, un mapa de tiempo le brinda una descripción general de su tiempo. Con un mapa del tiempo, sabe exactamente cómo pasará su tiempo en el trabajo y fuera de él. El mapeo del tiempo incluye decidir cuáles son sus principales prioridades en todas las áreas de su vida. Luego, creas bloques de tiempo en tu mapa de tiempo, así sabrás cuánto tiempo le dedicarás a cada actividad.

Entonces, cuando lo piensa, el mapeo de tiempo lleva su bloqueo de tiempo al siguiente nivel. Con un mapa de tiempo, tendrá una idea más clara de cómo (y cuándo) completar sus tareas y actividades. Y este es solo uno de los muchos beneficios del mapeo de tiempo, que exploraremos más a fondo en la siguiente sección.

Los beneficios de usar un mapa del tiempo

Todos tenemos nuestras propias formas de planificar nuestro tiempo. Algunas personas prefieren hacer una lista de tareas pendientes, otras optan por una técnica específica de gestión del tiempo, como el método Pomodoro o la Matriz de Eisenhower.

Si aún no ha intentado organizar su día con un mapa del tiempo, aquí hay varios beneficios de usar un mapa del tiempo, para ayudarlo a inspirarse a intentarlo.

El mapeo de tiempo reduce la fatiga de decisión

Tal como lo define Healthline, la fatiga de decisión es la " sensación de estar demasiado estresado por la cantidad interminable de decisiones que ha tenido que tomar a lo largo del día". Entonces, cuando tiene que tomar demasiadas decisiones en un día, eventualmente se cansará y será incapaz de elegir qué es lo mejor. Por lo tanto, terminarás tomando malas decisiones.

¿Cómo puede un mapa del tiempo ayudarte a evitar este sentimiento? Al mapear su tiempo, está decidiendo cómo gastar su tiempo, es decir, qué actividades debe hacer primero y qué puede esperar más tarde. En cierto modo, estás tomando todas las decisiones a la vez. Por lo tanto, un mapa de tiempo lo ayuda a diseñar su día desde el momento en que se despierta hasta el momento en que se acuesta. En lugar de decidir qué hacer a continuación, simplemente deje que un mapa de tiempo lo guíe a lo largo del día.

El mapeo de tiempo lo ayuda a conocer su efectividad y eficiencia

Como discutimos anteriormente, puede usar colores para diferenciar cada segmento de su vida. De esa forma, cuando mires tu mapa de tiempo, notarás de inmediato si has dedicado la mayor parte de tu tiempo al trabajo, a actividades de ocio o a dormir.

En un artículo de Forbes, Brett Steenbarger, psicólogo y entrenador comercial, explica que los mapas de tiempo pueden ayudarnos a descubrir qué tan efectivos y eficientes somos. Propone que al revisar tu mapa del tiempo, también pienses en tu desempeño. Para hacer que un mapa sea visualmente más atractivo, recomienda usar diversos tonos para describir su desempeño. Entonces, si terminó una tarea con éxito, use tonos más oscuros para esa tarea. Por otro lado, si no está satisfecho con la forma en que manejó una actividad en particular, use tonos más claros para esa tarea.

¿Por qué es esto tan útil? Bueno, después de pasar varios días revisando tu desempeño, podrás comparar tus resultados. Por lo tanto, evaluar su mapa de tiempo lo ayudará a aprender sobre:

• Su eficiencia : ¿Qué tan bien terminó sus tareas?
• Su eficacia : ¿Fue constante al completar sus tareas importantes?

Además, si observa brechas de productividad o problemas similares, debe modificar su mapa de tiempo. Por ejemplo, intente trabajar en tareas más complejas durante los momentos del día en que esté más alerta.

El mapeo del tiempo te ayuda a evitar los efectos de la Ley de Parkinson

Por su definición, la Ley de Parkinson significa que “el trabajo se expande hasta llenar el tiempo asignado para su finalización”. Cyril Northcote Parkinson, un historiador británico, inventó este término. En el ensayo para The Economist, mencionó un ejemplo de una anciana escribiendo una postal a su sobrina. Aunque esta sencilla tarea suele durar varios minutos, le tomó un día entero escribir una postal porque no tenía nada más que hacer.

Veamos un ejemplo de la Ley de Parkinson en acción. Tiene una semana para terminar una presentación importante para un cliente. Por lo general, necesita 2 o 3 días para completar una presentación de este tipo. Pero, sabiendo que tiene más tiempo para completar esta tarea, es probable que termine la presentación justo antes de la fecha límite, no antes. En general, cuando tenemos más tiempo libre del necesario, tendemos a distraernos. Es por eso que solemos estirar una tarea en particular hasta la fecha límite, incluso cuando podríamos haberla terminado antes.

Entonces, ¿cómo puede ayudar la creación de un mapa del tiempo a evitar la Ley de Parkinson? Dado que el mapeo del tiempo significa hacer planes para cada hora del día, no quedará espacio para distracciones importantes. En lugar de pasar numerosas horas al día entregándose a las distracciones, simplemente seguirá su mapa de tiempo. Por lo tanto, incluso completará tareas que tienen una fecha límite más larga, a tiempo o incluso antes. En cierto modo, el mapeo del tiempo también puede mejorar su disciplina en el trabajo.

Cómo crear un mapa del tiempo en 6 pasos

Si prefiere el papel a lo digital, puede crear un mapa del tiempo usando una hoja de papel y un calendario físico. Sin embargo, también puede usar un software de mapeo de tiempo en su lugar. Algunas de las opciones más populares son Google Sheets, Excel, Google Calendar y Microsoft Outlook. No es de extrañar, ya que estas herramientas son bastante fáciles de usar. Además, al hacer un mapa de tiempo en Google Calendar, también puede integrar sus reuniones en su mapa de tiempo.

Sin embargo, hay otra forma de elaborar un mapa del tiempo. Las herramientas de seguimiento de tiempo particulares, como Clockify, tienen una vista de calendario que resulta útil en tales situaciones. Le mostraremos los pasos que debe seguir para hacer un mapa de tiempo en la vista Calendario de Clockify.

Paso 1: Considere cómo pasa el tiempo

Antes de comenzar a crear un mapa del tiempo, debe reflexionar sobre cómo pasa su tiempo. Aquí hay algunas preguntas a considerar:

• ¿Qué me gustaría cambiar de mi horario de trabajo? ¿Qué pasa con el tiempo fuera del trabajo?
• ¿Paso suficiente tiempo con mi familia o amigos? Si no, ¿cómo puedo dedicarles más tiempo?

Además, puede crear su mapa de tiempo para un día, una semana o incluso un mes. Sin embargo, debes comenzar por hacer un mapa del tiempo semanal. Así, tendrás una visión general de toda una semana. Eso sí, si notas que algunos días de tu horario no te funcionan, asegúrate de modificarlos en el futuro.

Paso 2: Enumere las actividades de todos los segmentos de su vida

El segundo paso es hacer una lista de todas las actividades y tareas cruciales que ocupan la mayor parte de su tiempo. Si es padre, sus actividades clave serían las obligaciones de crianza. O, en caso de que sea propietario de un negocio, probablemente dedique la mayor parte de su día a su empresa. Si eres estudiante, tus actividades serán el estudio y la preparación de exámenes. Por supuesto, hay personas que constantemente hacen malabares con el trabajo y la vida familiar, o que trabajan y estudian al mismo tiempo. Pero, con un mapa de tiempo adecuado, incluso equilibrar varias categorías de vida parecerá más fácil.

Una vez que descubras cuáles son estas actividades y tareas, anótalas en un diario, Excel o Google Sheet. Asegúrese de crear varias categorías, como Trabajo, Familia/Amigos, Cuidado personal, Hogar, luego agregue cada actividad a su categoría. Por ejemplo, aquí agregamos tres categorías, seguidas de varias tareas en cada una de ellas.

En términos generales, no debería haber demasiadas categorías en su mapa de tiempo. Debería considerar tener al menos tres, pero no más de cinco campos.

Ahora, una forma práctica de crear sus categorías en la vista Calendario de Clockify es agregarlas como proyectos. Además, puede asignar un color particular a cada proyecto. De esa manera, podrá distinguir varias categorías de vida en su calendario.

Paso 3: Piensa en tus prioridades

Una vez que tenga la lista de actividades clave, es hora de establecer algunas prioridades. En lugar de tratar de incluir demasiadas actividades y tareas en su mapa de tiempo, intente ser realista. Algunas asignaciones son más significativas que otras.

Asegúrese de decidir sobre sus prioridades en todas las categorías de la vida. Por ejemplo, esta semana tienes que terminar una propuesta de proyecto y presentarla al cliente. Entonces, estas son sus prioridades en el trabajo.

O bien, su hijo participará en una obra de teatro escolar el próximo miércoles y no querrá perdérsela. Anótalo en tu mapa del tiempo. O tu hermana está planeando una fiesta de cumpleaños y necesita tu ayuda. No querrás decepcionarla, así que asegúrate de agregar esta tarea a tu mapa de tiempo.

En general, cuando se trata de un mapa de tiempo semanal, debe tener dos o tres prioridades en cada campo. Al igual que en el paso anterior, anote estas prioridades en su cuaderno, archivo de Excel o Hojas de cálculo de Google. Como puede ver a continuación, de tener cuatro actividades en cada categoría, seleccionamos solo dos o tres como prioridades.

Además, una vez que aprenda a establecer prioridades, también mejorará sus habilidades de gestión del tiempo. De hecho, según nuestra guía de gestión del tiempo, asegurarse de dedicar tiempo a ocuparse de las prioridades es la esencia de la gestión del tiempo.

Paso 4: Inicie el bloqueo de tiempo

El siguiente paso es bloquear el tiempo en su calendario.

Entonces, ¿cómo comenzar a bloquear el tiempo? Así es como puedes hacerlo:

• Primero, agregue bloques de tiempo para sus prioridades, asegurándose de cubrir todas las categorías.
• En segundo lugar, si tiene alguna reunión o cualquier otro evento programado, como una cita con el médico, cree bloques de tiempo para estos también.
• Por último, si quedan entradas de tiempo vacías, puede incluir algunas tareas o actividades adicionales. Alternativamente, puede dejar estas entradas de tiempo en blanco para asegurarse de descansar un poco durante la semana.

La forma más fácil de agregar entradas de tiempo en la vista del calendario de Clockify es hacer clic en cualquier marco de tiempo abierto en el calendario. Luego, verá una ventana como la que se muestra a continuación, donde puede escribir el nombre de su tarea/actividad, agregar un proyecto y el tiempo en que planea hacerlo. Por ejemplo, si desea ir a nadar el sábado, simplemente agregue "Natación" como descripción de la tarea. Aquí, un proyecto puede ser una categoría de Autocuidado o Familia/Amigos , dependiendo de si planeas ir con amigos o solo.

Otro punto que vale la pena mencionar es que puedes integrar tu mapa de tiempo en Clockify con Google Calendar o Outlook. Esta opción es útil cuando tiene muchas reuniones a lo largo de la semana. Para hacerlo, debe ir a la página de vista de Calendario, hacer clic en el icono de conexión y luego elegir si desea integrarlo con Google o Outlook Calendar. Por lo tanto, todos sus eventos se agregarán a su Calendario Clockify, es decir, su mapa de tiempo. Por lo tanto, su mapa de tiempo incluirá todas las reuniones y llamadas importantes.

Ahora, puede que se pregunte cuánto tiempo deberían ser sus bloques de tiempo. Bueno, no hay una respuesta única para todos. Puede tener bloques de horas, o sus bloques de tiempo pueden durar entre 15 o 30 minutos. Es crucial que su mapa de tiempo se adapte a sus necesidades y su estilo de vida. Por ejemplo, si tiene varias tareas de trabajo por día y cada una dura alrededor de 30 minutos, cree bloques de tiempo de 30 minutos.

Paso 5: Usa colores para diferenciar tus actividades

Asegúrese de divertirse al crear un mapa del tiempo. Como se mencionó anteriormente, sugerimos usar diversos colores para cada categoría que agregue.

Entonces, al agregar sus tareas y actividades en Clockify, puede elegir un color único para cada proyecto (categoría de vida) que agregue a su mapa de tiempo. De esa manera, con solo mirar su mapa de tiempo, tendrá una mejor comprensión de cómo se verá su día.

Paso 6: revisa tu mapa de tiempo

Una vez que haya completado su mapa de tiempo para la semana siguiente, asegúrese de revisarlo. Al hacerlo, podrá modificar algunas entradas de tiempo si es necesario. Por ejemplo, si programó demasiadas tareas de trabajo el martes, mientras que el jueves parece tener menos actividades, puede cambiar algunas tareas a este último. Además, si notas que dejaste de lado algunas actividades familiares importantes, como el almuerzo de un sábado o el cumpleaños de tu mamá, ahora es el momento perfecto para agregar estos eventos a tu mapa de tiempo.

Recuerde que su mapa del tiempo no es inamovible. Está perfectamente bien si cambia de opinión cuando se trata de actividades particulares. Pero intente hacer estas modificaciones antes de comenzar a seguir un mapa de tiempo. Con el tiempo, mejorará sus habilidades de gestión del tiempo y obtendrá la capacidad de crear mapas de tiempo que se adapten perfectamente a sus necesidades.

Además, puede dejar algunas entradas de tiempo en su calendario sin programar. Por ejemplo, si no trabaja los fines de semana, no tiene que planificar cada hora durante estos dos días. En cambio, si tienes planes con tu familia y amigos para el fin de semana, puedes agregar solo estas actividades. Nada mejor que levantarse un sábado por la mañana sabiendo que tienes casi un día entero libre.

Entonces, aquí hay un ejemplo de un mapa de tiempo en la vista Calendario de Clockify. Hay tres categorías aquí:

• Negocios (color azul),
• Amigos de la familia
• y Autocuidado (color morado).

Este mapa de tiempo contiene más tareas y actividades en los días laborables, mientras que los sábados y domingos no están tan sobrecargados de actividades.

Siempre puede agregar más categorías si su estilo de vida lo requiere.

Una plantilla de mapa del tiempo

A veces, estará demasiado ocupado para crear su propio mapa de tiempo. Es por eso que creamos una plantilla de mapeo de tiempo semanal que puede usar en tales ocasiones.

Descargue la plantilla de mapa de tiempo semanal (Hojas de cálculo de Google)

Descargue la plantilla de mapa de tiempo semanal (PDF)

Como puede ver en la captura de pantalla anterior, este mapa de tiempo cubre su horario semanal de 7 am a 11 pm. En este ejemplo, los bloques de tiempo suelen durar una hora, pero también hay varios bloques de tiempo de 2 o 3 horas. Sin embargo, una vez que haga una copia de nuestra plantilla, notará que todos los bloques de tiempo en la plantilla tienen la misma duración: una hora. La plantilla de mapa de tiempo semanal contiene tres categorías: trabajo , familia/amigos y cuidado personal . Le invitamos a agregar uno o dos más si lo desea.

También notará que hay tres pestañas en la plantilla. Estas pestañas siguen los pasos que describimos en la sección anterior, por lo que hay:

1. Pestaña Pestaña Pestaña Además, en la última pestaña, verás una nota sobre una revisión del mapa de tiempo. Por lo tanto, tiene un recordatorio para revisar su mapa del tiempo una vez más antes de comenzar a usarlo.

   Terminando

   Un mapa del tiempo puede ser una herramienta invaluable para organizar tu vida profesional y personal. Al mapear el tiempo, aprende más sobre su efectividad y eficiencia. Además, tener un mapa de tiempo le brinda una visión general de su semana, por lo que no tiene que luchar para tomar decisiones sobre qué hacer a continuación. Además, conocer tu horario también te ayudará a evitar distracciones. Por lo tanto, con un mapa del tiempo, podrá aprovechar al máximo su tiempo, en todas las áreas de su vida.

   ️ ¿Has intentado mapear tu tiempo? ¿Te resultó práctico? Envíe sus respuestas, sugerencias y comentarios a [email protected] y podemos incluirlos en esta o futuras publicaciones.