دليل لتخطيط الوقت (+ قالب تخطيط الوقت)

هل تستخدم الخرائط عند السفر إلى وجهات جديدة؟ أستمتع بشكل خاص بالأوراق الورقية حتى أتمكن من تحديد جميع الأماكن التي أرغب في زيارتها أثناء الإقامة في الموقع الحالي. لذا ، بطريقة ما ، تصبح الخريطة تذكيرتي الصغيرة الأنيقة لجميع المشاهد التي تستحق المشاهدة.

الآن ، بصرف النظر عن الخريطة التي ترشدك عبر الفضاء ، هناك خريطة تساعدك على المناورة باستخدامك للوقت. تمكنك خريطة الوقت ، أو نظام تخطيط الوقت ، من تدوين جميع الأنشطة المهمة في حياتك المهنية والشخصية حتى لا تفوت أي شيء مهم.

في منشور المدونة هذا ، سنوجهك خلال تخطيط الوقت ، من خلال توضيح:

• ما هو الوقت لرسم الخرائط ،
• فوائد رسم الخرائط ،
• كيفية إنشاء خريطة زمنية ، متبوعة بقالب خريطة الوقت.

ما هي خريطة الوقت؟

خريطة الوقت هي نظام يتضمن إنشاء مجموعات زمنية محددة لأهم مهامك وأنشطتك على مدار اليوم أو الأسبوع أو الشهر. اعتمادًا على نوع النشاط ، يمكنك تخصيص وقت أكثر أو أقل لأنشطة معينة. من الضروري الإشارة إلى أن الخريطة الزمنية تتضمن كلاً من الأنشطة المتعلقة بالعمل والأنشطة الشخصية. وبالتالي ، لن تتضمن خريطة الوقت مهام وظيفتك فحسب ، بل ستتضمن أيضًا وقت العائلة ، بالإضافة إلى الوقت الذي تقضيه مع شريكك وأصدقائك ، أو الوقت الذي تقضيه في ممارسة الرياضة.

يمكنك استخدام إما تقويم مادي أو أداة عبر الإنترنت لإنشاء خريطة زمنية. نظرًا لأن الخرائط الزمنية تحتوي على فئات متنوعة من حياتك ، يمكنك تعيين لون مميز لكل فئة.

بصرف النظر عن الأفراد ، يمكن للفرق أيضًا الاستفادة من استخدام خريطة الوقت. في هذه الحالة ، يجب أن تحتوي الخريطة الزمنية على أهداف الفريق وأولوياته ، لضمان التزام جميع الأعضاء بالأهداف المشتركة.

الفرق بين تخطيط الوقت وحجب الوقت

لقد ذكرنا بالفعل أنه عند عمل خريطة زمنية ، من الضروري تخصيص فترات زمنية محددة لجميع الأنشطة. إذن ، ما هو الفرق بين تخطيط الوقت وحجب الوقت؟

حسنًا ، يعد حظر الوقت تقنية إدارة الوقت التي تتكون من إنشاء فترات زمنية معينة للتعامل مع المهام الحيوية. ثم تقوم بجدولة هذه المهام في التقويم الخاص بك. تكمن الفكرة في بذل قصارى جهدك لإكمال كل مهمة ضمن إطار زمني محدد مسبقًا - جزء زمني. على هذا النحو ، فهي واحدة من أهم الخطوات الأساسية لرسم خرائط الوقت.

الآن ، دعنا نواصل تعيين الوقت . عند ملؤها بشكل صحيح ، تمنحك خريطة الوقت نظرة عامة على وقتك. باستخدام خريطة الوقت ، تعرف بالضبط كيف ستقضي وقتك في العمل وخارجه. يتضمن تخطيط الوقت تحديد أولوياتك في جميع مجالات حياتك. بعد ذلك ، تقوم بإنشاء مجموعات زمنية في خريطة الوقت الخاصة بك ، وبالتالي ستعرف مقدار الوقت الذي ستخصصه لكل نشاط.

لذلك ، عندما تفكر في الأمر ، فإن تخطيط الوقت يأخذ وقتك في الحجب إلى المستوى التالي. باستخدام خريطة الوقت ، ستحصل على صورة أوضح لكيفية (ومتى) إكمال مهامك وأنشطتك. وهذه مجرد واحدة من الفوائد العديدة لتخطيط الوقت ، والتي سنستكشفها بمزيد من التفصيل في القسم التالي.

فوائد استخدام خريطة الوقت

لدينا جميعًا طرقنا الخاصة في التخطيط لعصرنا. يفضل بعض الأشخاص عمل قائمة مهام ، بينما يختار البعض الآخر أسلوبًا محددًا لإدارة الوقت ، مثل طريقة بومودورو أو مصفوفة أيزنهاور.

إذا لم تكن قد حاولت تنظيم يومك باستخدام خريطة زمنية ، فإليك العديد من الفوائد لاستخدام خريطة الوقت ، للمساعدة في إلهامك لتجربتها.

تخطيط الوقت يقلل من إجهاد اتخاذ القرار

وفقًا لتعريف Healthline ، فإن الإرهاق من اتخاذ القرار هو " الشعور عندما تكون متوترًا بشكل مفرط بسبب الكم اللامتناهي من القرارات التي كان عليك اتخاذها على مدار اليوم." لذلك ، عندما يتعين عليك اتخاذ الكثير من القرارات في يوم واحد ، فسوف تتعب في النهاية ولن تتمكن من اختيار الأفضل. لذلك ، سينتهي بك الأمر إلى اتخاذ قرارات سيئة.

كيف يمكن لخريطة الوقت أن تساعدك على تجنب هذا الشعور؟ عند تحديد وقتك ، فأنت تقرر كيفية قضاء وقتك ، وهذا يعني الأنشطة التي يجب عليك القيام بها أولاً ، وما الذي يمكن أن تنتظره لاحقًا. بطريقة ما ، أنت تتخذ جميع القرارات في وقت واحد. لذلك ، تساعدك خريطة الوقت في تصميم يومك من لحظة استيقاظك إلى لحظة ذهابك للنوم. بدلاً من تحديد ما يجب فعله بعد ذلك ، دع خريطة الوقت ترشدك خلال اليوم.

يساعدك تخطيط الوقت على التعرف على فعاليتك وكفاءتك

كما ناقشنا سابقًا ، يمكنك استخدام الألوان للتمييز بين كل جزء من حياتك. بهذه الطريقة ، عند النظر إلى خريطة الوقت الخاصة بك ، ستلاحظ على الفور ما إذا كنت قد كرست معظم وقتك للعمل أو الأنشطة الترفيهية أو النوم.

في إحدى مقالات فوربس ، أوضح بريت ستينبارغر ، عالم النفس ومدرب التداول ، أن خرائط الوقت يمكن أن تساعدنا في معرفة مدى فعاليتنا وكفاءتنا. يقترح أنه عند مراجعة خريطة الوقت الخاصة بك ، فإنك تفكر أيضًا في أدائك. لجعل الخريطة أكثر جاذبية بصريًا ، يوصي باستخدام ظلال متنوعة لوصف أدائك. لذلك ، إذا أنهيت مهمة ما بنجاح ، فاستخدم الظلال الداكنة لهذه المهمة. من ناحية أخرى ، إذا لم تكن راضيًا عن الطريقة التي تعاملت بها مع نشاط معين ، فاستخدم ظلالًا أفتح لهذه المهمة.

لماذا هذا مفيد جدا؟ حسنًا ، بعد قضاء عدة أيام في مراجعة أدائك ، ستتمكن من مقارنة نتائجك. وبالتالي ، فإن تقييم خريطة الوقت الخاصة بك سيساعدك على التعرف على:

• كفاءتك : ما مدى نجاحك في إنهاء مهامك؟
• فعاليتك : هل كنت متسقًا مع إكمال مهامك المهمة؟

بالإضافة إلى ذلك ، إذا لاحظت أي فجوات في الإنتاجية أو مشكلات مماثلة ، فيجب عليك تعديل خريطة الوقت. على سبيل المثال ، حاول العمل على مهام أكثر تعقيدًا خلال أوقات اليوم التي تكون فيها أكثر يقظة.

يساعدك تخطيط الوقت على تجنب آثار قانون باركنسون

يعني قانون باركنسون بتعريفه أن "العمل يتسع ليشمل الوقت المخصص لاستكماله". اخترع المؤرخ البريطاني سيريل نورثكوت باركنسون هذا المصطلح. في مقال لـ The Economist ، ذكر مثالاً لسيدة مسنة تكتب بطاقة بريدية لابنة أختها. على الرغم من أن هذه المهمة البسيطة تستغرق عادةً عدة دقائق ، فقد استغرق الأمر منها يومًا كاملاً لكتابة بطاقة بريدية لأنه لم يكن لديها أي شيء آخر تفعله.

دعونا نلقي نظرة على مثال على قانون باركنسون في العمل. لديك أسبوع واحد لإنهاء عرض تقديمي مهم للعميل. عادة ما تحتاج إلى يومين أو ثلاثة أيام لإكمال مثل هذا العرض التقديمي. ولكن ، مع العلم أن لديك المزيد من الوقت لإكمال هذه المهمة ، فمن المحتمل أنك ستنهي العرض التقديمي قبل الموعد النهائي مباشرة ، وليس قبل ذلك. بشكل عام ، عندما يكون لدينا المزيد من الوقت على طبقنا أكثر من اللازم ، فإننا نميل إلى التشتت. لهذا السبب نقوم عادة بتمديد مهمة معينة حتى الموعد النهائي ، حتى عندما ننتهي منها في وقت مبكر.

لذا ، كيف يمكن أن يساعدك إنشاء خريطة زمنية على تجنب قانون باركنسون؟ نظرًا لأن تعيين الوقت يعني وضع خطط لكل ساعة من اليوم ، فلن يتبقى أي مكان لإلهاءات كبيرة. بدلاً من قضاء ساعات عديدة في اليوم في الانغماس في عوامل التشتيت ، ستتبع ببساطة خريطة الوقت الخاصة بك. لذلك ، ستكمل المهام التي لها موعد نهائي أطول - في الوقت المحدد أو حتى قبل ذلك. بطريقة ما ، يمكن أن يؤدي تخطيط الوقت إلى تحسين انضباطك في العمل أيضًا.

كيفية إنشاء خريطة زمنية في 6 خطوات

إذا كنت تفضل الورق على الرقمي ، فيمكنك إنشاء خريطة زمنية باستخدام قطعة من الورق وتقويم مادي. ومع ذلك ، يمكنك أيضًا استخدام برنامج تخطيط الوقت بدلاً من ذلك. بعض الخيارات الأكثر شيوعًا هي جداول بيانات Google و Excel وتقويم Google و Microsoft Outlook. لا عجب أن هذه الأدوات سهلة الاستخدام للغاية. بالإضافة إلى ذلك ، عند إنشاء خريطة زمنية في تقويم Google ، يمكنك دمج اجتماعاتك في خريطة الوقت أيضًا.

ومع ذلك ، هناك طريقة أخرى لرسم خريطة الوقت. أدوات تتبع الوقت المعينة ، مثل Clockify ، لديها طريقة عرض تقويم تكون مفيدة في مثل هذه المواقف. سنوضح لك الخطوات التي تحتاج إلى اتخاذها لإنشاء خريطة زمنية في عرض Clockify Calendar.

الخطوة 1: ضع في اعتبارك كيف تقضي الوقت

قبل أن تبدأ في إنشاء خريطة الوقت ، يجب أن تفكر في الطريقة التي تقضي بها وقتك. فيما يلي بعض الأسئلة التي يجب وضعها في الاعتبار:

• ما الذي أود تغييره في ساعات العمل الخاصة بي؟ ماذا عن الوقت خارج العمل؟
• هل أقضي وقتًا كافيًا مع عائلتي أو أصدقائي؟ إذا لم يكن كذلك ، كيف يمكنني تخصيص المزيد من الوقت لهم؟

علاوة على ذلك ، يمكنك صياغة خريطة الوقت الخاصة بك ليوم أو أسبوع أو حتى شهر. ومع ذلك ، يجب أن تبدأ بعمل خريطة زمنية أسبوعية. وبالتالي ، سيكون لديك نظرة عامة على أسبوع كامل. بالطبع ، إذا لاحظت أن بعض الأيام في جدولك الزمني لا تعمل من أجلك ، فتأكد من تعديلها في المستقبل.

الخطوة 2: ضع قائمة بالأنشطة من جميع شرائح حياتك

الخطوة الثانية هي عمل قائمة بجميع الأنشطة والمهام الحاسمة التي تستغرق معظم وقتك. إذا كنت أحد الوالدين ، فستكون أنشطتك الرئيسية هي التزامات الأبوة والأمومة. أو ، إذا كنت صاحب عمل ، فمن المحتمل أن تخصص معظم يومك لشركتك. إذا كنت طالبًا ، فستتضمن أنشطتك الدراسة والتحضير للامتحانات. بالطبع ، هناك أشخاص يوفقون باستمرار بين العمل والحياة الأسرية ، أو يعملون ويدرسون في نفس الوقت. ولكن مع وجود خريطة زمنية مناسبة ، فإن الموازنة بين العديد من فئات الحياة ستبدو أسهل.

بمجرد اكتشاف ماهية هذه الأنشطة والمهام ، قم بتدوينها في مجلة أو Excel أو Google Sheet. تأكد من إنشاء عدة فئات ، مثل العمل ، والأسرة / الأصدقاء ، والرعاية الذاتية ، والأسرة ، ثم أضف كل نشاط إلى فئته. على سبيل المثال ، أضفنا هنا ثلاث فئات ، متبوعة بعدة مهام في كل فئة.

بشكل عام ، لا ينبغي أن يكون هناك الكثير من الفئات في خريطة الوقت الخاصة بك. يجب أن تفكر في امتلاك ثلاثة حقول على الأقل ، ولكن ليس أكثر من خمسة حقول.

الآن ، هناك طريقة سهلة لجعل الفئات الخاصة بك في عرض Clockify Calendar تتمثل في إضافتها كمشاريع. علاوة على ذلك ، يمكنك تخصيص لون معين لكل مشروع. بهذه الطريقة ، ستتمكن من تمييز فئات الحياة المختلفة في التقويم الخاص بك.

الخطوة الثالثة: فكر في أولوياتك

بمجرد حصولك على قائمة الأنشطة الرئيسية ، حان الوقت لتحديد بعض الأولويات. بدلاً من محاولة احتواء العديد من الأنشطة والمهام على خريطة الوقت الخاصة بك ، حاول أن تكون واقعياً. بعض المهام أكثر أهمية من غيرها.

تأكد من تحديد أولوياتك في جميع فئات الحياة. على سبيل المثال ، هذا الأسبوع ، عليك إنهاء اقتراح مشروع وتقديمه إلى العميل. إذن ، هذه هي أولوياتك في العمل.

أو أن طفلك يشارك في مسرحية مدرسية يوم الأربعاء المقبل ، ولن ترغب في تفويتها. اكتبها في خريطة الوقت الخاصة بك. أو أختك تخطط لحفلة عيد ميلاد وهي بحاجة إلى مساعدتك. أنت لا تريد أن تخذلها لذا تأكد من إضافة هذه المهمة إلى خريطة الوقت الخاصة بك.

بشكل عام ، عندما يتعلق الأمر بخريطة زمنية أسبوعية ، يجب أن يكون لديك أولويتان أو ثلاث أولويات في كل مجال. تمامًا كما في الخطوة السابقة ، قم بتدوين هذه الأولويات في دفتر ملاحظاتك أو ملف Excel أو جداول بيانات Google. كما ترى أدناه ، من خلال وجود أربعة أنشطة في كل فئة ، اخترنا اثنين أو ثلاثة فقط كأولويات.

بالإضافة إلى ذلك ، بمجرد أن تتعلم كيفية تحديد الأولويات ، ستعمل على تحسين مهاراتك في إدارة الوقت أيضًا. في الواقع ، وفقًا لدليل إدارة الوقت لدينا ، فإن التأكد من قضاء الوقت في التعامل مع الأولويات هو جوهر إدارة الوقت.

الخطوة 4: حظر وقت البدء

الخطوة التالية هي حجز الوقت في التقويم الخاص بك.

لذا ، كيف تبدأ وقت الحجب؟ إليك كيف يمكنك القيام بذلك:

• أولاً ، أضف فترات زمنية لأولوياتك ، وتأكد من أنك تغطي جميع الفئات.
• ثانيًا ، إذا كان لديك أي اجتماعات أو أي حدث مجدول آخر ، مثل موعد الطبيب ، فقم بإنشاء فترات زمنية لهذه الاجتماعات أيضًا.
• أخيرًا ، إذا كان هناك أي إدخالات وقت فارغة متبقية ، فيمكنك تضمين بعض المهام أو الأنشطة الإضافية. بدلاً من ذلك ، يمكنك ترك إدخالات الوقت الفارغة هذه ، لضمان حصولك على قسط من الراحة طوال الأسبوع.

أسهل طريقة لإضافة إدخالات الوقت في عرض Clockify Calendar هي النقر فوق أي إطار زمني مفتوح في التقويم. بعد ذلك ، سترى نافذة مثل النافذة أدناه ، حيث يمكنك كتابة اسم المهمة / النشاط الخاص بك وإضافة مشروع والوقت الذي تخطط للقيام به. على سبيل المثال ، إذا كنت ترغب في الذهاب للسباحة يوم السبت ، فما عليك سوى إضافة "السباحة" كوصف للمهمة. هنا ، يمكن أن يكون المشروع فئة رعاية ذاتية أو فئة العائلة / الأصدقاء ، اعتمادًا على ما إذا كنت تخطط للذهاب مع الأصدقاء أو بمفردك.

هناك نقطة أخرى جديرة بالذكر وهي أنه يمكنك دمج خريطة الوقت الخاصة بك في Clockify مع تقويم Google أو Outlook. يكون هذا الخيار مفيدًا عندما يكون لديك العديد من الاجتماعات على مدار الأسبوع. للقيام بذلك ، تحتاج إلى الانتقال إلى صفحة عرض التقويم ، والنقر فوق رمز الاتصال ، ثم اختيار ما إذا كنت تريد دمجه مع تقويم Google أو تقويم Outlook. وبالتالي ، ستتم إضافة جميع الأحداث الخاصة بك إلى تقويم Clockify الخاص بك - أي خريطة الوقت الخاصة بك. لذلك ، ستتضمن خريطة الوقت الخاصة بك جميع الاجتماعات والمكالمات المهمة.

الآن ، قد تتساءل عن المدة التي يجب أن تكون عليها كتل الوقت. حسنًا ، لا توجد إجابة واحدة تناسب الجميع. يمكن أن يكون لديك كتل كل ساعة ، أو يمكن أن تدوم كتل الوقت الخاصة بك ما بين 15 أو 30 دقيقة. من الأهمية بمكان أن تناسب خريطة وقتك احتياجاتك وأسلوب حياتك. على سبيل المثال ، إذا كان لديك العديد من مهام العمل يوميًا ، وتستغرق كل واحدة منها حوالي 30 دقيقة ، فقم بإنشاء مجموعات زمنية مدتها 30 دقيقة.

الخطوة 5: استخدم الألوان للتمييز بين أنشطتك

تأكد من الاستمتاع ببعض المرح عند إنشاء خريطة الوقت. كما ذكرنا من قبل ، نقترح استخدام ألوان متنوعة لكل فئة تضيفها.

لذلك ، عند إضافة مهامك وأنشطتك في Clockify ، يمكنك اختيار لون فريد لكل مشروع (فئة الحياة) تضيفه إلى خريطة الوقت. بهذه الطريقة ، بمجرد النظر إلى خريطة الوقت الخاصة بك ، سيكون لديك فهم أفضل لكيفية ظهور يومك.

الخطوة 6: راجع خريطة الوقت الخاصة بك

بمجرد الانتهاء من ملء خريطة الوقت للأسبوع التالي ، تأكد من مراجعتها. من خلال القيام بذلك ، ستتمكن من تعديل بعض إدخالات الوقت إذا لزم الأمر. على سبيل المثال ، إذا قمت بجدولة عدد كبير جدًا من مهام العمل يوم الثلاثاء ، بينما يبدو أن أنشطة يوم الخميس أقل ، يمكنك تبديل بعض التعيينات إلى الأخيرة. علاوة على ذلك ، إذا لاحظت أنك استبعدت بعض الأنشطة العائلية المهمة ، مثل غداء السبت أو عيد ميلاد والدتك ، فهذا هو الوقت المثالي الآن لإضافة هذه الأحداث إلى خريطة وقتك.

تذكر أن خريطة الوقت ليست ثابتة. لا بأس إذا غيرت رأيك عندما يتعلق الأمر بأنشطة معينة. لكن ، حاول إجراء هذه التعديلات قبل البدء في اتباع خريطة زمنية. في النهاية ، ستحسن مهاراتك في إدارة الوقت وتكتسب القدرة على إنشاء خرائط زمنية تناسب احتياجاتك تمامًا.

علاوة على ذلك ، يمكنك ترك بعض إدخالات الوقت في التقويم الخاص بك غير مجدول. على سبيل المثال ، إذا كنت لا تعمل في عطلات نهاية الأسبوع ، فلن تضطر إلى التخطيط كل ساعة لهذين اليومين. بدلاً من ذلك ، إذا كانت لديك خطط مع عائلتك وأصدقائك لعطلة نهاية الأسبوع ، فيمكنك إضافة هذه الأنشطة فقط. لا شيء أفضل من الاستيقاظ صباح يوم السبت وأنت تعلم أن لديك يومًا كاملًا تقريبًا مجانًا.

إذن ، هذا مثال لخريطة الوقت في عرض تقويم Clockify. هناك ثلاث فئات هنا:

• الأعمال (اللون الأزرق) ،
• العائلة / الأصدقاء
• والعناية الذاتية (اللون الأرجواني).

تحتوي خريطة الوقت هذه على المزيد من المهام والأنشطة في أيام العمل ، في حين أن السبت والأحد ليسا مثقلين بالأنشطة.

يمكنك دائمًا إضافة المزيد من الفئات إذا كان نمط حياتك يتطلب منك ذلك.

قالب خريطة الوقت

في بعض الأحيان ، ستكون مشغولاً للغاية بحيث لا يمكنك إنشاء خريطة الوقت الخاصة بك. لهذا السبب قمنا بعمل نموذج أسبوعي لرسم الخرائط الزمنية يمكنك استخدامه في مثل هذه المناسبات.

تنزيل نموذج خريطة الوقت الأسبوعي (جداول بيانات Google)

تنزيل نموذج خريطة الوقت الأسبوعية (PDF)

كما ترى من لقطة الشاشة أعلاه ، تغطي خريطة الوقت هذه جدولك الأسبوعي من الساعة 7 صباحًا حتى 11 مساءً. في هذا المثال ، عادةً ما تستمر الكتل الزمنية لمدة ساعة ، ولكن هناك أيضًا عدة كتل زمنية مكونة من ساعتين أو 3 ساعات. ومع ذلك ، بمجرد إنشاء نسخة من القالب الخاص بنا ، ستلاحظ أن جميع الكتل الزمنية في القالب لها نفس المدة - ساعة. يحتوي قالب خريطة الوقت الأسبوعي على ثلاث فئات: العمل والأسرة / الأصدقاء والرعاية الذاتية . يمكنك إضافة واحد أو اثنين أكثر إذا كنت تريد ذلك.

ستلاحظ أيضًا وجود ثلاث علامات تبويب في القالب. تتبع علامات التبويب هذه الخطوات التي وصفناها في القسم السابق ، لذلك هناك:

1. علامة تبويب علامة تبويب حظر الوقت وإضافة الألوان ، الخطوة الرابعة والخامسة.

بالإضافة إلى ذلك ، في علامة التبويب الأخيرة ، سترى ملاحظة بخصوص مراجعة خريطة الوقت. لذلك ، لديك تذكير لتصفح خريطة الوقت مرة أخرى قبل البدء في استخدامها.

تغليف

يمكن أن تكون خريطة الوقت أداة لا تقدر بثمن لتنظيم حياتك المهنية والشخصية. عند تحديد الوقت ، ستتعلم المزيد عن فعاليتك وكفاءتك. بالإضافة إلى ذلك ، يمنحك امتلاك خريطة زمنية نظرة عامة على أسبوعك ، لذلك لن تضطر إلى صعوبة اتخاذ قرارات بشأن ما يجب القيام به بعد ذلك. علاوة على ذلك ، فإن معرفة جدولك الزمني سيساعدك أيضًا على تجنب أي مشتتات. لذلك ، باستخدام خريطة الوقت ، ستتمكن من تحقيق أقصى استفادة من وقتك - في جميع مجالات حياتك.