時間映射指南（+時間映射模板）

您在前往新目的地時使用地圖嗎？ 我特別喜歡紙質的，這樣我就可以在停留在當前位置時標記所有我想去的地方。 因此，在某種程度上，地圖成為我所有值得一看的景點的漂亮小提醒。

現在，除了可以引導您穿越空間的地圖之外，還有一張可以幫助您調整時間使用的地圖。 時間地圖或時間地圖系統使您能夠記下您的職業和個人生活中的所有重要活動，這樣您就不會錯過任何重要的事情。

在這篇博文中，我們將通過解釋以下內容來指導您完成時間映射：

• 什麼是時間映射，
• 映射時間的好處，
• 如何創建時間圖，然後是時間圖模板。

什麼是時間圖？

時間圖是一個系統，它涉及為您在一天、一周或一個月內最重要的任務和活動創建特定的時間塊。 根據活動的類型，您可以將更多或更少的時間用於特定活動。 重要的是要指出時間圖既涉及您的工作相關活動，也涉及您的個人活動。 因此，時間圖不僅包括您的工作分配，還包括家庭時間，以及您與伴侶和朋友共度的時間，或您進行體育鍛煉的時間。

您可以使用物理日曆或在線工具來創建時間圖。 由於時間地圖包含您生活的不同類別，您可以為每個類別分配不同的顏色。

除了個人，團隊也可以從使用時間圖中受益。 在這種情況下，時間圖應該包含團隊的目標和優先級，以確保所有成員都堅持共同的目標。

時間映射和時間阻塞的區別

我們已經提到，在製作時間圖時，必須為所有活動指定特定的時間塊。 那麼，時間映射和時間阻塞有什麼區別呢？

好吧，時間阻塞是一種時間管理技術，它包括創建特定的時間段來處理重要任務。 然後你在你的日曆中安排這些任務。 我們的想法是盡最大努力在預定的時間範圍內完成每項任務——時間段。 因此，它是時間映射最重要的步驟之一。

現在，讓我們繼續時間映射。 正確填寫後，時間圖將為您提供時間概覽。 有了時間圖，您就可以確切地知道您將如何在工作和工作之外度過您的時間。 時間映射包括決定你生活中所有領域的首要任務。 然後，您在時間圖中創建時間塊，這樣您就會知道您將為每個活動投入多少時間。

因此，當您考慮它時，時間映射將您的時間阻塞提升到一個新的水平。 使用時間圖，您將更清楚地了解如何（以及何時）完成您的任務和活動。 這只是時間映射的眾多好處之一，我們將在下一節中進一步探討。

使用時間圖的好處

我們都有自己的方式來規劃我們的時間。 有些人更喜歡製作待辦事項清單，而另一些人則選擇特定的時間管理技術，例如番茄工作法或艾森豪威爾矩陣。

如果您還沒有嘗試使用時間圖來安排您的一天，以下是使用時間圖的幾個好處，以幫助激發您嘗試它。

時間映射減少決策疲勞

正如 Healthline 所定義的那樣，決策疲勞是“當您全天必須做出的無數決定而壓力過大時的感覺。” 所以，當你一天要做太多決定時，最終你會感到疲倦，無法選擇最好的。 因此，您最終會做出錯誤的決定。

時間圖如何幫助您避免這種感覺？ 在規劃您的時間時，您正在決定如何度過您的時間，這意味著您應該首先進行哪些活動，以及以後可以等待哪些活動。 在某種程度上，你是在一次做出所有決定。 因此，時間圖可以幫助您從醒來到上床睡覺的那一刻精心設計您的一天。 與其決定下一步該做什麼，不如讓一張時間圖引導您度過一天。

時間映射可幫助您了解您的有效性和效率

正如我們之前所討論的，您可以使用顏色來區分生活的各個部分。 這樣，在查看時間圖時，您會立即註意到您是否將大部分時間用於工作、休閒活動或睡眠。

在福布斯的一篇文章中，心理學家和交易教練 Brett Steenbarger 解釋說，時間圖可以幫助我們了解我們的效率和效率。 他建議在回顧你的時間圖時，你也要考慮你的表現。 為了使地圖在視覺上更具吸引力，他建議使用不同的色調來描述您的表現。 因此，如果您成功完成了一項任務，請為該任務使用較深的陰影。 另一方面，如果您對處理特定活動的方式不滿意，請為該任務使用較淺的陰影。

為什麼這很有幫助？ 好吧，在花幾天時間審查你的表現之後，你就可以比較你的結果了。 因此，評估您的時間圖將幫助您了解：

• 您的效率：您完成任務的效果如何？
• 您的效率：您是否始終如一地完成重要任務？

此外，如果您發現任何生產力差距或類似問題，您應該調整您的時間圖。 例如，嘗試在一天中最警覺的時間處理更複雜的任務。

時間映射可幫助您避免帕金森定律的影響

根據其定義，帕金森定律意味著“工作擴展以填補分配給它完成的時間”。 英國歷史學家西里爾·諾斯科特·帕金森（Cyril Northcote Parkinson）發明了這個術語。 在《經濟學人》的文章中，他提到了一位老婦人給她的侄女寫明信片的例子。 儘管這個簡單的任務通常會持續幾分鐘，但她卻花了一整天的時間來寫一張明信片，因為她無事可做。

讓我們看一個帕金森定律的例子。 您有一周的時間為客戶完成一個重要的演示文稿。 您通常需要 2 或 3 天來完成這樣的演示文稿。 但是，知道您有更多時間來完成此任務，您很可能會在截止日期之前完成演示文稿，而不是更早。 一般來說，當我們有更多的時間在我們的盤子上時，我們往往會分心。 這就是為什麼我們通常會將一項特定任務延長到最後期限，即使我們本可以更早完成它。

那麼，創建時間圖如何幫助您避免帕金森定律呢？ 由於時間映射意味著為一天中的每個小時制定計劃，因此不會有任何空間讓您分心。 您無需每天花費大量時間沉迷於分心，而只需按照您的時間圖進行操作即可。 因此，您甚至可以按時甚至更早地完成截止日期較長的任務。 在某種程度上，時間映射也可以提高你的工作紀律。

如何通過 6 個步驟創建時間圖

如果您更喜歡紙質而不是數字，您可以使用一張紙和一個物理日曆來創建時間圖。 但是，您也可以改用時間映射軟件。 一些最受歡迎的選擇是 Google 表格、Excel、Google 日曆和 Microsoft Outlook。 這並不奇怪，因為這些工具非常易於使用。 此外，在 Google 日曆中製作時間地圖時，您也可以將會議整合到時間地圖中。

但是，還有另一種製作時間地圖的方法。 特定的時間跟踪工具，例如 Clockify，具有在這種情況下派上用場的日曆視圖。 我們將向您展示在 Clockify 日曆視圖中製作時間圖所需的步驟。

第 1 步：考慮你如何度過時間

在開始創建時間地圖之前，您應該反思一下您是如何度過時間的。 以下是一些需要考慮的問題：

• 我想改變我的工作時間？ 工作之外的時間呢？
• 我是否有足夠的時間與家人或朋友在一起？ 如果沒有，我怎麼能把更多的時間花在他們身上？

此外，您可以製作一天、一周甚至一個月的時間圖。 但是，您應該從製作每週時間圖開始。 因此，您將了解整個一周的概覽。 當然，如果您發現日程安排中的某些日子不適合您，請務必在以後修改它們。

第 2 步：列出您生活各個方面的活動

第二步是列出佔用你大部分時間的所有關鍵活動和任務。 如果您是父母，您的主要活動將是為人父母的義務。 或者，如果您是企業主，您可能會將大部分時間用於您的公司。 如果您是學生，您的活動將涉及學習和準備考試。 當然，也有人經常兼顧工作和家庭生活，或者同時工作和學習。 但是，有了適當的時間圖，即使平衡幾個生活類別似乎也會更容易。

一旦你弄清楚這些活動和任務是什麼，就把它們記在日記本、Excel 或 Google 表格中。 請務必創建幾個類別，例如工作、家庭/朋友、自我保健、家庭，然後將每個活動添加到其類別中。 例如，在這裡，我們添加了三個類別，然後在每個類別中添加了幾個任務。

一般來說，你的時間圖中不應該有太多的類別。 您應該考慮擁有至少三個但不超過五個字段。

現在，在 Clockify Calendar 視圖中創建類別的一種便捷方法是將它們添加為項目。 此外，您可以為每個項目分配特定的顏色。 這樣，您就可以區分日曆中的各種生活類別。

第 3 步：考慮您的優先事項

一旦你有了關鍵活動的列表，就該設置一些優先級了。 與其試圖在你的時間圖中加入太多的活動和任務，不如試著現實一點。 有些任務比其他任務更重要。

請務必確定您在所有生活類別中的優先事項。 例如，本週，您必須完成一個項目提案並將其提交給客戶。 所以，這些是你工作中的優先事項。

或者，您的孩子下週三要參加學校演出，您不想錯過。 把它寫在你的時間圖中。 或者，你姐姐正在計劃一個生日派對，她需要你的幫助。 您不想讓她失望，因此請務必將此任務添加到您的時間圖中。

一般來說，當涉及到每週時間圖時，您應該在每個領域有兩個或三個優先級。 就像上一步一樣，在筆記本、Excel 文件或 Google 表格中記下這些優先級。 正如您在下面看到的，每個類別有四個活動，我們只選擇了兩個或三個作為優先事項。

另外，一旦你學會瞭如何設置優先級，你也將提高你的時間管理技能。 事實上，根據我們的時間管理指南，確保你花時間處理優先事項是時間管理的本質。

第四步：開始時間封鎖

下一步是阻止日曆中的時間。

那麼，如何開始時間阻塞呢？ 以下是您的操作方法：

• 首先，為您的優先事項添加時間段，確保您涵蓋所有類別。
• 其次，如果你碰巧有任何會議或任何其他安排好的活動，比如預約醫生，也要為這些安排時間段。
• 最後，如果還有任何空的時間條目，您可以包括一些額外的任務或活動。 或者，您可以留下這些空白時間條目，以確保您在一周內得到一些休息。

在 Clockify Calendar 視圖中添加時間條目的最簡單方法是單擊日曆中的任何打開的時間範圍。 然後，您將看到如下圖所示的窗口，您可以在其中寫下您的任務/活動名稱、添加項目以及您計劃執行的時間。 例如，如果您想在星期六去游泳，只需在任務描述中添加“游泳”即可。 在這裡，項目可以是自理或家庭/朋友類別，具體取決於您打算與朋友一起去還是獨自去。

另一點值得一提的是，您可以將 Clockify 中的時間圖與 Google 日曆或 Outlook 集成。 當您在一周內有很多會議時，此選項會派上用場。 為此，您需要轉到日曆視圖頁面，單擊連接圖標，然後選擇是否要將其與 Google 或 Outlook 日曆集成。 因此，您的所有事件都將被添加到您的 Clockify 日曆中——即您的時間地圖。 因此，您的時間地圖將包括所有重要的會議和電話。

現在，您可能想知道您的時間塊應該有多長。 好吧，沒有一個萬能的答案。 你可以有每小時的塊，或者你的時間塊可以持續 15 到 30 分鐘。 您的時間圖適合您的需求和生活方式，這一點至關重要。 例如，如果你每天有幾個工作任務，每個任務持續大約 30 分鐘，那麼創建 30 分鐘的時間塊。

第 5 步：使用顏色區分您的活動

在創建時間地圖時一定要玩得開心。 如前所述，我們建議為您添加的每個類別使用不同的顏色。

因此，在 Clockify 中添加任務和活動時，您可以為添加到時間圖中的每個項目（生活類別）選擇一種獨特的顏色。 這樣，只需查看您的時間圖，您就可以更好地了解您的一天會是什麼樣子。

第 6 步：查看您的時間圖

填寫下一周的時間表後，請務必查看它。 通過這樣做，您將能夠在需要時修改一些時間條目。 例如，如果您在周二安排了太多工作任務，而周四似乎活動較少，您可以將一些分配切換到後者。 此外，如果您注意到您遺漏了一些重要的家庭活動，例如周六午餐或您媽媽的生日，那麼現在是將這些活動添加到您的時間地圖的最佳時機。

請記住，您的時間圖不是一成不變的。 如果您在涉及特定活動時改變主意，那很好。 但是，請在開始遵循時間圖之前嘗試進行這些修改。 最終，您將提高您的時間管理技能，並獲得創建完全適合您需求的時間圖的能力。

此外，您可以在日曆中保留一些未安排的時間條目。 例如，如果您不在周末工作，您不必為這兩天的每個小時都計劃。 相反，如果您與家人和朋友有周末的計劃，您可以只添加這些活動。 沒有什麼比周六早上醒來知道你幾乎有一整天的空閒時間更好的了。

因此，這是 Clockify Calendar 視圖中的時間圖示例。 這里分為三類：

• 商務（藍色），
• 家人/朋友
• 和自我保健（紫色）。

這張時間地圖包含更多工作日的任務和活動，而周六和周日的活動並沒有那麼重。

如果您的生活方式需要，您可以隨時添加更多類別。

時間圖模板

有時，您會因為太忙而無法創建自己的時間圖。 這就是為什麼我們製作了一個每週時間映射模板，您可以在這種情況下使用。

下載每週時間圖模板（Google 表格）

下載每週時間圖模板 (PDF)

從上面的屏幕截圖中可以看出，這張時間圖涵蓋了您每週從早上 7 點到晚上 11 點的日程安排。 在此示例中，時間塊通常持續一個小時，但也有幾個 2 小時或 3 小時的時間塊。 但是，一旦您複製了我們的模板，您會注意到模板中的所有時間塊都具有相同的持續時間 - 一個小時。 每週時間圖模板包含三個類別：工作、家庭/朋友和自我保健。 如果您願意，歡迎您再添加一兩個。

您還會注意到模板中有三個選項卡。 這些選項卡遵循我們在上一節中描述的步驟，因此有：

1. 活動列表選項卡，這是第二步。
2. List of priority tab ，第三步。
3. 時間阻塞和添加顏色選項卡，第四步和第五步。

此外，在最後一個選項卡中，您會看到有關時間圖審查的註釋。 因此，在開始使用它之前，您需要再次查看時間地圖。

包起來

時間圖可以成為組織您的職業和個人生活的寶貴工具。 在映射時間時，您會更多地了解您的有效性和效率。 此外，擁有一張時間圖可以讓您了解一周的概況，這樣您就不必費力地決定下一步該做什麼。 此外，了解您的日程安排也將幫助您避免任何分心。 因此，使用時間圖，您將能夠在生活的各個方面充分利用您的時間。