Przewodnik po mapowaniu czasu (+ szablon mapowania czasu)

Czy korzystasz z map podczas podróży do nowych miejsc? Szczególnie lubię papierowe, dzięki czemu mogę zaznaczyć wszystkie miejsca, które chciałbym odwiedzić, przebywając w obecnym miejscu. Tak więc, w pewnym sensie, mapa staje się moim fajnym małym przypomnieniem wszystkich zabytków, które warto zobaczyć.

Teraz, oprócz mapy, która prowadzi cię przez kosmos, istnieje mapa, która pomoże ci manewrować sposobem wykorzystania czasu. Mapa czasu lub system mapowania czasu umożliwia zapisanie wszystkich ważnych działań w życiu zawodowym i osobistym, dzięki czemu nie przegapisz niczego istotnego.

W tym poście na blogu przeprowadzimy Cię przez mapowanie czasu, wyjaśniając:

• czym jest mapowanie czasu,
• korzyści z czasu mapowania,
• jak utworzyć mapę czasu, a następnie szablon mapy czasu.

Co to jest mapa czasu?

Mapa czasowa to system, który obejmuje tworzenie określonych bloków czasu dla najważniejszych zadań i czynności w ciągu dnia, tygodnia lub miesiąca. W zależności od rodzaju aktywności możesz poświęcić na poszczególne czynności mniej lub więcej czasu. Należy podkreślić, że mapa czasowa obejmuje zarówno działania związane z pracą, jak i osobiste. W ten sposób mapa czasowa będzie zawierała nie tylko Twoje zadania, ale także czas spędzony z rodziną, a także czas spędzony z partnerem i przyjaciółmi czy czas spędzony na uprawianiu sportu.

Do utworzenia mapy czasowej można użyć fizycznego kalendarza lub narzędzia online. Ponieważ mapy czasu zawierają różne kategorie twojego życia, możesz przypisać do każdej kategorii inny kolor.

Oprócz pojedynczych osób zespoły mogą również skorzystać z korzystania z mapy czasowej. W takim przypadku mapa czasowa powinna zawierać cele i priorytety zespołu, aby upewnić się, że wszyscy członkowie trzymają się wspólnych celów.

Różnica między mapowaniem czasu a blokowaniem czasu

Wspomnieliśmy już, że tworząc mapę czasową, konieczne jest przydzielenie określonych bloków czasowych wszystkim czynnościom. Jaka jest więc różnica między mapowaniem czasu a blokowaniem czasu?

Cóż, blokowanie czasu to technika zarządzania czasem, która polega na tworzeniu określonych przedziałów czasowych, aby poradzić sobie z ważnymi zadaniami. Następnie planujesz te zadania w swoim kalendarzu. Chodzi o to, aby dać z siebie wszystko, aby ukończyć każde zadanie w określonym z góry przedziale czasowym — bloku czasowym. Jako taki jest to jeden z najważniejszych etapów mapowania czasu.

Przejdźmy teraz do mapowania czasu . Po prawidłowym wypełnieniu mapa czasowa daje przegląd czasu. Dzięki mapie czasu wiesz dokładnie, jak spędzisz czas w pracy i poza nią. Mapowanie czasu obejmuje decydowanie o najważniejszych priorytetach we wszystkich dziedzinach życia. Następnie tworzysz bloki czasowe na swojej mapie czasowej, dzięki czemu będziesz wiedział , ile czasu poświęcisz na każdą czynność.

Tak więc, kiedy się nad tym zastanowisz, mapowanie czasu zabiera Twój czas blokowania na wyższy poziom. Dzięki mapie czasowej będziesz mieć wyraźniejszy obraz tego, jak (i ​​kiedy) wykonać swoje zadania i czynności. A to tylko jedna z wielu zalet mapowania czasu, które dokładniej omówimy w następnej sekcji.

Korzyści z używania mapy czasu

Wszyscy mamy własne sposoby planowania czasu. Niektórzy wolą robić listę rzeczy do zrobienia, inni wybierają konkretną technikę zarządzania czasem, taką jak metoda Pomodoro lub macierz Eisenhowera.

Jeśli nadal nie próbowałeś organizować swojego dnia za pomocą mapy czasu, oto kilka korzyści płynących z korzystania z mapy czasu, aby zainspirować Cię do jej wypróbowania.

Mapowanie czasu zmniejsza zmęczenie decyzjami

Zgodnie z definicją Healthline, zmęczenie decyzjami to „ uczucie, gdy jesteś nadmiernie zestresowany niekończącą się ilością decyzji, które musiałeś podjąć w ciągu dnia”. Tak więc, kiedy musisz podjąć zbyt wiele decyzji w ciągu dnia, w końcu staniesz się zmęczony i nie będziesz w stanie wybrać tego, co najlepsze. Dlatego skończysz na podejmowaniu złych decyzji.

Jak mapa czasu może pomóc ci uniknąć tego uczucia? Mapując swój czas, decydujesz, jak go spędzić, czyli jakie czynności powinieneś wykonać najpierw, a co może poczekać później. W pewnym sensie wszystkie decyzje podejmujesz jednocześnie. Dlatego mapa czasowa pomaga ci zaplanować dzień od momentu przebudzenia do momentu, gdy idziesz spać. Zamiast decydować, co dalej, po prostu pozwól, aby mapa czasu poprowadziła Cię przez cały dzień.

Mapowanie czasu pomaga poznać Twoją skuteczność i wydajność

Jak wspomnieliśmy wcześniej, możesz użyć kolorów, aby odróżnić każdy segment swojego życia. W ten sposób, patrząc na swoją mapę czasową, od razu zauważysz, czy poświęciłeś większość czasu na pracę, zajęcia rekreacyjne lub spanie.

W jednym z artykułów Forbesa Brett Steenbarger, psycholog i trener handlowy, wyjaśnia, że ​​mapy czasowe mogą pomóc nam dowiedzieć się, jak skuteczni i wydajni jesteśmy. Proponuje, abyś podczas przeglądania swojej mapy czasowej myślał także o swojej wydajności. Aby mapa była bardziej atrakcyjna wizualnie, zaleca używanie różnych odcieni do opisania swoich wyników. Tak więc, jeśli pomyślnie wykonałeś zadanie, użyj ciemniejszych odcieni dla tego zadania. Z drugiej strony, jeśli nie jesteś zadowolony ze sposobu, w jaki poradziłeś sobie z określoną czynnością, użyj jaśniejszych odcieni do tego zadania.

Dlaczego jest to tak pomocne? Cóż, po spędzeniu kilku dni na sprawdzaniu wyników, będziesz mógł porównać swoje wyniki. Zatem ocena mapy czasu pomoże ci dowiedzieć się o:

• Twoja efektywność : Jak dobrze wykonałeś swoje zadania?
• Twoja skuteczność : Czy byłeś konsekwentny w realizacji swoich ważnych zadań?

Ponadto, jeśli zauważysz jakiekolwiek luki w produktywności lub podobne problemy, powinieneś poprawić swoją mapę czasową. Na przykład spróbuj pracować nad bardziej złożonymi zadaniami w porach dnia, kiedy jesteś najbardziej czujny.

Mapowanie czasu pomaga uniknąć skutków prawa Parkinsona

Zgodnie ze swoją definicją Prawo Parkinsona oznacza, że ​​„praca rozszerza się, aby wypełnić czas przeznaczony na jej ukończenie”. Cyril Northcote Parkinson, brytyjski historyk, wymyślił ten termin. W eseju dla The Economist podał przykład starszej pani piszącej pocztówkę do swojej siostrzenicy. Chociaż to proste zadanie trwa zwykle kilka minut, napisanie pocztówki zajęło jej cały dzień, ponieważ nie miała nic innego do roboty.

Spójrzmy na przykład prawa Parkinsona w pracy. Masz tydzień na zakończenie ważnej prezentacji dla klienta. Na wykonanie takiej prezentacji potrzeba zwykle 2 lub 3 dni. Ale wiedząc, że masz więcej czasu na wykonanie tego zadania, prawdopodobnie zakończysz prezentację tuż przed terminem, a nie wcześniej. Ogólnie rzecz biorąc, kiedy mamy więcej czasu na talerzu niż potrzeba, mamy tendencję do rozpraszania się. Dlatego zwykle przeciągamy dane zadanie do terminu, nawet jeśli mogliśmy je zakończyć wcześniej.

Jak więc stworzenie mapy czasu może pomóc w uniknięciu prawa Parkinsona? Ponieważ mapowanie czasu oznacza planowanie na każdą godzinę dnia, nie będzie miejsca na większe rozproszenie. Zamiast spędzać wiele godzin dziennie na rozpraszaniu się, po prostu podążaj za swoją mapą czasu. Dzięki temu zrealizujesz nawet zadania, które mają dłuższy termin — na czas lub nawet wcześniej. W pewnym sensie mapowanie czasu może również poprawić Twoją dyscyplinę w pracy.

Jak stworzyć mapę czasu w 6 krokach

Jeśli wolisz papier niż cyfrowy, możesz utworzyć mapę czasową, używając kartki papieru i fizycznego kalendarza. Możesz jednak zamiast tego użyć oprogramowania do mapowania czasu. Niektóre z najpopularniejszych opcji to Arkusze Google, Excel, Kalendarz Google i Microsoft Outlook. Nic dziwnego, ponieważ te narzędzia są dość łatwe w użyciu. Dodatkowo, tworząc mapę czasową w Kalendarzu Google, możesz również zintegrować swoje spotkania z mapą czasową.

Istnieje jednak inny sposób na stworzenie mapy czasu. Poszczególne narzędzia do śledzenia czasu, takie jak Clockify, mają widok kalendarza, który przydaje się w takich sytuacjach. Pokażemy Ci, jakie kroki należy wykonać, aby utworzyć mapę czasu w widoku Clockify Calendar.

Krok 1: Zastanów się, jak spędzasz czas

Zanim zaczniesz tworzyć mapę czasu, zastanów się, jak spędzasz czas. Oto kilka pytań do rozważenia:

• Co chciałbym zmienić w moich godzinach pracy? A co z czasem poza pracą?
• Czy spędzam wystarczająco dużo czasu z rodziną lub przyjaciółmi? Jeśli nie, jak mogę poświęcić im więcej czasu?

Co więcej, możesz stworzyć swoją mapę czasową na dzień, tydzień, a nawet miesiąc. Jednak powinieneś zacząć od zrobienia tygodniowej mapy czasowej. W ten sposób będziesz mieć przegląd całego tygodnia. Oczywiście, jeśli zauważysz, że niektóre dni w Twoim harmonogramie nie działają dla Ciebie, zmodyfikuj je w przyszłości.

Krok 2: Wypisz czynności ze wszystkich segmentów Twojego życia

Drugim krokiem jest sporządzenie listy wszystkich kluczowych czynności i zadań, które zajmują większość czasu. Jeśli jesteś rodzicem, Twoim głównym zadaniem będą obowiązki rodzicielskie. Lub, jeśli jesteś właścicielem firmy, prawdopodobnie większość dnia poświęcisz swojej firmie. Jeśli jesteś studentem, Twoje działania będą polegać na studiowaniu i przygotowywaniu do egzaminów. Oczywiście są ludzie, którzy nieustannie żonglują życiem zawodowym i rodzinnym, albo pracując i studiując jednocześnie. Ale przy odpowiedniej mapie czasu nawet zbalansowanie kilku kategorii życia będzie wydawało się łatwiejsze.

Gdy zorientujesz się, jakie są te działania i zadania, zanotuj je w dzienniku, programie Excel lub arkuszu Google. Upewnij się, że utworzyłeś kilka kategorii, takich jak Praca, Rodzina/Przyjaciele, Samoopieka, Gospodarstwo domowe, a następnie dodaj każdą aktywność do swojej kategorii. Na przykład tutaj dodaliśmy trzy kategorie, a po nich kilka zadań w każdej z nich.

Ogólnie rzecz biorąc, na twojej mapie czasowej nie powinno być zbyt wiele kategorii. Powinieneś rozważyć posiadanie co najmniej trzech, ale nie więcej niż pięciu pól.

Teraz wygodnym sposobem tworzenia kategorii w widoku kalendarza Clockify jest dodanie ich jako projektów. Co więcej, do każdego projektu możesz przypisać konkretny kolor. W ten sposób będziesz w stanie rozróżnić różne kategorie życia w swoim kalendarzu.

Krok 3: Pomyśl o swoich priorytetach

Gdy masz już listę kluczowych działań, czas ustalić pewne priorytety. Zamiast próbować dopasować zbyt wiele czynności i zadań do swojej mapy czasowej, postaraj się być realistą. Niektóre zadania są ważniejsze niż inne.

Pamiętaj, aby zdecydować o swoich priorytetach we wszystkich kategoriach życia. Na przykład w tym tygodniu musisz zakończyć propozycję projektu i przedstawić ją klientowi. Więc to są twoje priorytety w pracy.

Albo twoje dziecko weźmie udział w szkolnej zabawie w następną środę i nie chciałbyś tego przegapić. Zapisz to na swojej mapie czasu. Albo twoja siostra planuje przyjęcie urodzinowe i potrzebuje twojej pomocy. Nie chciałbyś jej zawieść, więc dodaj to zadanie do swojej mapy czasu.

Ogólnie rzecz biorąc, jeśli chodzi o tygodniową mapę czasową, powinieneś mieć dwa lub trzy priorytety w każdym polu. Podobnie jak w poprzednim kroku, zanotuj te priorytety w swoim notatniku, pliku Excel lub Arkuszach Google. Jak widać poniżej, z czterech działań w każdej kategorii wybraliśmy tylko dwa lub trzy jako priorytety.

Dodatkowo, gdy nauczysz się ustalać priorytety, poprawisz również swoje umiejętności zarządzania czasem. W rzeczywistości, zgodnie z naszym przewodnikiem dotyczącym zarządzania czasem, upewnienie się, że spędzasz czas na zajmowaniu się priorytetami, jest esencją zarządzania czasem.

Krok 4: Rozpocznij blokowanie czasu

Następnym krokiem jest zablokowanie czasu w Twoim kalendarzu.

Jak więc zacząć blokowanie czasu? Oto jak możesz to zrobić:

• Najpierw dodaj bloki czasowe dla swoich priorytetów, upewniając się, że obejmujesz wszystkie kategorie.
• Po drugie, jeśli zdarzy ci się mieć jakieś spotkania lub inne zaplanowane wydarzenia, takie jak wizyta u lekarza, utwórz również dla nich bloki czasowe.
• Na koniec, jeśli pozostały jakieś puste wpisy czasu, możesz dołączyć dodatkowe zadania lub czynności. Alternatywnie możesz zostawić te puste wpisy dotyczące czasu, aby zapewnić sobie odpoczynek przez cały tydzień.

Najłatwiejszym sposobem dodawania wpisów czasu w widoku Clockify Calendar jest kliknięcie dowolnego otwartego przedziału czasu w kalendarzu. Następnie zobaczysz okno takie jak to poniżej, w którym możesz zapisać nazwę zadania/czynności, dodać projekt i planowaną godzinę. Na przykład, jeśli chcesz popływać w sobotę, po prostu dodaj „Pływanie” jako opis zadania. Tutaj projekt może należeć do kategorii Samoopieka lub Rodzina/Przyjaciele , w zależności od tego, czy planujesz jechać z przyjaciółmi, czy samotnie.

Kolejną kwestią, o której warto wspomnieć, jest to, że możesz zintegrować swoją mapę czasową w Clockify z Kalendarzem Google lub Outlookiem. Ta opcja przydaje się, gdy masz wiele spotkań w ciągu tygodnia. Aby to zrobić, musisz przejść do strony widoku kalendarza, kliknąć ikonę połączenia, a następnie wybrać, czy chcesz zintegrować go z kalendarzem Google czy Outlook. W ten sposób wszystkie twoje wydarzenia zostaną dodane do twojego kalendarza Clockify — tj. twojej mapy czasowej. Twoja mapa czasu będzie więc zawierać wszystkie ważne spotkania i rozmowy.

Teraz możesz się zastanawiać, jak długie powinny być twoje bloki czasowe. Cóż, nie ma jednej uniwersalnej odpowiedzi. Możesz mieć bloki godzinowe lub bloki czasowe mogą trwać od 15 do 30 minut. Bardzo ważne jest, aby mapa czasu odpowiadała Twoim potrzebom i Twojemu stylowi życia. Na przykład, jeśli masz kilka zadań roboczych dziennie, a każde trwa około 30 minut, utwórz 30-minutowe bloki czasowe.

Krok 5: Użyj kolorów, aby wyróżnić swoje działania

Pamiętaj, aby dobrze się bawić podczas tworzenia mapy czasu. Jak wspomniano wcześniej, sugerujemy używanie różnych kolorów dla każdej dodanej kategorii.

Tak więc, dodając zadania i działania w Clockify, możesz wybrać unikalny kolor dla każdego projektu (kategorii życia), który dodajesz do swojej mapy czasu. W ten sposób, po prostu patrząc na swoją mapę czasową, lepiej zrozumiesz, jak będzie wyglądał Twój dzień.

Krok 6: Sprawdź swoją mapę czasu

Po wypełnieniu mapy czasowej na następny tydzień koniecznie przejrzyj ją. W ten sposób będziesz mógł w razie potrzeby zmodyfikować niektóre wpisy czasu. Na przykład, jeśli zaplanowano zbyt wiele zadań roboczych we wtorek, podczas gdy w czwartek wydaje się, że jest mniej działań, możesz przełączyć niektóre przydziały na to drugie. Poza tym, jeśli zauważysz, że pominąłeś jakieś ważne rodzinne zajęcia, takie jak sobotni obiad lub urodziny mamy, teraz jest idealny moment, aby dodać te wydarzenia do swojej mapy czasowej.

Pamiętaj, że twoja mapa czasu nie jest wyryta w kamieniu. W porządku, jeśli zmienisz zdanie, jeśli chodzi o konkretne czynności. Spróbuj jednak wprowadzić te modyfikacje, zanim zaczniesz podążać za mapą czasową. W końcu poprawisz swoje umiejętności zarządzania czasem i zyskasz możliwość tworzenia map czasowych, które idealnie odpowiadają Twoim potrzebom.

Co więcej, możesz pozostawić niektóre wpisy w kalendarzu niezaplanowane. Na przykład, jeśli nie pracujesz w weekendy, nie musisz planować co godzinę przez te dwa dni. Zamiast tego, jeśli masz plany z rodziną i przyjaciółmi na weekend, możesz dodać tylko te aktywności. Nie ma nic lepszego niż pobudka w sobotę rano ze świadomością, że masz prawie cały dzień wolny.

Oto przykład mapy czasu w widoku kalendarza Clockify. Są tu trzy kategorie:

• Biznes (kolor niebieski),
• Przyjaciele rodziny
• i Samoopieka (kolor fioletowy).

Ta mapa czasu zawiera więcej zadań i czynności w dni robocze, podczas gdy sobota i niedziela nie są tak przeciążone czynnościami.

Zawsze możesz dodać więcej kategorii, jeśli wymaga tego Twój styl życia.

Szablon mapy czasu

Czasami będziesz zbyt zajęty, aby stworzyć własną mapę czasu. Dlatego stworzyliśmy tygodniowy szablon mapowania czasu, którego możesz użyć przy takich okazjach.

Pobierz szablon mapy czasu tygodniowego (Arkusze Google)

Pobierz szablon mapy czasu tygodniowego (PDF)

Jak widać na powyższym zrzucie ekranu, ta mapa czasowa obejmuje Twój tygodniowy harmonogram od 7:00 do 23:00. W tym przykładzie bloki czasowe zwykle trwają godzinę, ale istnieje również kilka 2-godzinnych lub 3-godzinnych bloków czasowych. Jednak po utworzeniu kopii naszego szablonu zauważysz, że wszystkie bloki czasowe w szablonie mają taki sam czas trwania — godzinę. Szablon mapy czasu tygodniowego zawiera trzy kategorie: Praca , Rodzina/Przyjaciele i Samoopieka . Możesz dodać jeszcze jeden lub dwa, jeśli chcesz.

Zauważysz również, że szablon zawiera trzy zakładki. Te zakładki są zgodne z krokami, które opisaliśmy w poprzedniej sekcji, więc są:

1. Zakładka Zakładka Zakładka Poza tym w ostatniej zakładce zobaczysz notatkę dotyczącą recenzji mapy czasowej. Masz więc przypomnienie, aby ponownie przejrzeć swoją mapę czasu, zanim zaczniesz z niej korzystać.

   Zawijanie

   Mapa czasu może być nieocenionym narzędziem do organizowania życia zawodowego i osobistego. Mapując czas, dowiesz się więcej o swojej skuteczności i wydajności. Poza tym posiadanie mapy czasowej zapewnia przegląd Twojego tygodnia, więc nie musisz walczyć z podejmowaniem decyzji o tym, co dalej. Co więcej, znajomość harmonogramu pomoże Ci uniknąć wszelkich rozproszeń. Dlatego dzięki mapie czasowej będziesz mógł jak najlepiej wykorzystać swój czas — we wszystkich dziedzinach swojego życia.

   ️ Czy próbowałeś mapować swój czas? Czy uważasz to za praktyczne? Wyślij swoje odpowiedzi, sugestie i komentarze na adres [email protected], a my możemy uwzględnić je w tym lub przyszłych postach.