Una guida alla mappatura del tempo (+ modello di mappatura del tempo)

Usi le mappe quando viaggi verso nuove destinazioni? Mi piacciono particolarmente quelli di carta in modo da poter segnare tutti i luoghi che mi piacerebbe visitare mentre mi trovo in una posizione attuale. Quindi, in un certo senso, una mappa diventa il mio piccolo e ingegnoso promemoria per tutti i luoghi che vale la pena vedere.

Ora, oltre a una mappa che ti guida nello spazio, c'è una mappa che ti aiuta a manovrare l'uso del tempo. Una mappa del tempo, o un sistema di mappatura del tempo, ti consente di annotare tutte le attività significative nella tua vita professionale e personale in modo da non perdere nulla di cruciale.

In questo post del blog, ti guideremo attraverso la mappatura del tempo, spiegando:

• cos'è la mappatura del tempo,
• i vantaggi della mappatura del tempo,
• come creare una mappa temporale, seguita da un modello di mappa temporale.

Che cos'è una mappa del tempo?

Una mappa del tempo è un sistema che prevede la creazione di blocchi di tempo specifici per le attività e le attività più significative durante un giorno, una settimana o un mese. A seconda del tipo di attività, puoi dedicare più o meno tempo ad attività particolari. È fondamentale sottolineare che una mappa del tempo coinvolge sia le tue attività lavorative che personali. Pertanto, una mappa del tempo includerà non solo i tuoi incarichi di lavoro, ma anche il tempo in famiglia, così come il tempo che trascorri con il tuo partner e gli amici, o il tempo che trascorri a praticare sport.

Puoi utilizzare un calendario fisico o uno strumento online per creare una mappa temporale. Poiché le mappe temporali contengono diverse categorie della tua vita, puoi assegnare un colore distinto a ciascuna categoria.

Oltre ai singoli, anche i team possono trarre vantaggio dall'utilizzo di una mappa temporale. In questo caso, una mappa temporale dovrebbe contenere gli obiettivi e le priorità del team, per garantire che tutti i membri si attengano agli obiettivi comuni.

La differenza tra mappatura del tempo e blocco del tempo

Abbiamo già detto che quando si crea una mappa temporale, è essenziale dedicare specifici periodi di tempo a tutte le attività. Quindi, qual è la differenza tra la mappatura del tempo e il blocco del tempo?

Ebbene, il time blocking è la tecnica di gestione del tempo che consiste nel creare particolari fasce orarie per affrontare compiti vitali. Quindi pianifichi questi compiti nel tuo calendario. L'idea è di dare il meglio per completare ogni incarico entro un lasso di tempo predeterminato: un intervallo di tempo. In quanto tale, è uno dei passaggi più essenziali della mappatura del tempo.

Ora, continuiamo con la mappatura del tempo . Se compilata correttamente, una mappa del tempo ti offre una panoramica del tuo tempo. Con una mappa del tempo, sai esattamente come trascorrerai il tuo tempo al lavoro e fuori. La mappatura del tempo include la decisione delle tue priorità principali in tutte le aree della tua vita. Quindi, crei blocchi temporali nella tua mappa temporale, così saprai quanto tempo dedicherai a ciascuna attività.

Quindi, quando ci pensi, la mappatura del tempo porta il tuo blocco del tempo al livello successivo. Con una mappa del tempo, avrai un quadro più chiaro di come (e quando) completare le tue attività e attività. E questo è solo uno dei tanti vantaggi della mappatura temporale, che esploreremo ulteriormente nella prossima sezione.

I vantaggi dell'utilizzo di una mappa temporale

Ognuno di noi ha il proprio modo di pianificare il proprio tempo. Alcune persone preferiscono fare una lista di cose da fare, altre optano per una specifica tecnica di gestione del tempo, come il metodo Pomodoro o la Matrice di Eisenhower.

Se non hai ancora provato a organizzare la tua giornata con una mappa del tempo, ecco alcuni vantaggi dell'utilizzo di una mappa del tempo, per ispirarti a provarla.

La mappatura del tempo riduce l'affaticamento decisionale

Come definito da Healthline, l'affaticamento decisionale è la " sensazione di essere eccessivamente stressato dalla quantità infinita di decisioni che hai dovuto prendere durante il giorno". Quindi, quando devi prendere troppe decisioni in un giorno, alla fine ti stancherai e non sarai in grado di scegliere ciò che è meglio. Pertanto, finirai per prendere decisioni sbagliate.

In che modo una mappa del tempo può aiutarti a evitare questa sensazione? Quando si mappa il proprio tempo, si decide come impiegare il proprio tempo, ovvero quali attività si dovrebbero svolgere per prime e cosa si può aspettare dopo. In un certo senso, stai prendendo tutte le decisioni in una volta. Pertanto, una mappa del tempo ti aiuta a creare la tua giornata dal momento in cui ti svegli al momento in cui vai a letto. Invece di decidere cosa fare dopo, lascia che una mappa del tempo ti guidi durante la giornata.

La mappatura del tempo ti aiuta a conoscere la tua efficacia ed efficienza

Come abbiamo discusso in precedenza, puoi usare i colori per differenziare ogni segmento della tua vita. In questo modo, quando guardi la tua mappa del tempo, noterai immediatamente se hai dedicato la maggior parte del tuo tempo al lavoro, alle attività ricreative o al sonno.

In un articolo di Forbes, Brett Steenbarger, psicologo e trading coach, spiega che le mappe temporali possono aiutarci a scoprire quanto siamo efficaci ed efficienti. Propone che quando rivedi la tua mappa temporale, pensi anche alle tue prestazioni. Per rendere una mappa visivamente più accattivante, consiglia di utilizzare diverse sfumature per descrivere le tue prestazioni. Quindi, se hai completato un'attività con successo, usa le tonalità più scure per quell'attività. D'altra parte, se non sei soddisfatto di come hai gestito una particolare attività, usa tonalità più chiare per quell'attività.

Perché è così utile? Bene, dopo aver passato diversi giorni a rivedere le tue prestazioni, sarai in grado di confrontare i tuoi risultati. Pertanto, valutare la tua mappa temporale ti aiuterà a conoscere:

• La tua efficienza : quanto bene hai portato a termine i tuoi compiti?
• La tua efficacia : sei stato coerente con il completamento dei tuoi compiti significativi?

Inoltre, se noti divari di produttività o problemi simili, dovresti modificare la tua mappa temporale. Ad esempio, prova a lavorare su attività più complesse durante le ore del giorno in cui sei più vigile.

La mappatura del tempo ti aiuta a evitare gli effetti della legge di Parkinson

Per sua definizione, la legge di Parkinson significa che "il lavoro si espande per riempire il tempo assegnato per il suo completamento". Cyril Northcote Parkinson, uno storico britannico, ha inventato questo termine. Nel saggio per The Economist, ha citato un esempio di una signora anziana che scrive una cartolina a sua nipote. Anche se questo semplice compito di solito dura diversi minuti, le ci è voluto un giorno intero per scrivere una cartolina perché non aveva altro da fare.

Diamo un'occhiata a un esempio della legge di Parkinson al lavoro. Hai una settimana per finire una presentazione importante per un cliente. Di solito sono necessari 2 o 3 giorni per completare una presentazione del genere. Ma, sapendo che hai più tempo per completare questa attività, è probabile che finirai la presentazione poco prima della scadenza, non prima. In generale, quando abbiamo più tempo nel piatto del necessario, tendiamo a distrarci. Ecco perché di solito allunghiamo un determinato compito fino alla scadenza, anche quando avremmo potuto finirlo prima.

Quindi, in che modo la creazione di una mappa temporale può aiutarti a evitare la legge di Parkinson? Poiché la mappatura del tempo significa fare piani per ogni ora del giorno, non ci sarà più spazio per grandi distrazioni. Invece di trascorrere molte ore al giorno abbandonandoti alle distrazioni, seguirai semplicemente la tua mappa del tempo. Pertanto, completerai anche le attività che hanno una scadenza più lunga, in tempo o anche prima. In un certo senso, anche la mappatura del tempo può migliorare la tua disciplina sul lavoro.

Come creare una mappa temporale in 6 passaggi

Se preferisci la carta al digitale, puoi creare una mappa temporale utilizzando un pezzo di carta e un calendario fisico. Tuttavia, puoi anche utilizzare un software di mappatura del tempo. Alcune delle scelte più popolari sono Fogli Google, Excel, Google Calendar e Microsoft Outlook. Non c'è da stupirsi dal momento che questi strumenti sono abbastanza facili da usare. Inoltre, quando crei una mappa temporale in Google Calendar, puoi anche integrare le tue riunioni nella tua mappa temporale.

Tuttavia, c'è un altro modo per creare una mappa del tempo. Particolari strumenti di monitoraggio del tempo, come Clockify, hanno una vista Calendario che è utile in tali situazioni. Ti mostreremo quali passaggi devi eseguire per creare una mappa temporale nella vista Calendario di Clockify.

Passaggio 1: considera come trascorri il tempo

Prima di iniziare a creare una mappa del tempo, dovresti riflettere su come trascorri il tuo tempo. Ecco alcune domande da considerare:

• Cosa vorrei cambiare del mio orario di lavoro? E il tempo fuori dal lavoro?
• Passo abbastanza tempo con la mia famiglia o i miei amici? Se no, come posso dedicare loro più tempo?

Inoltre, puoi creare la tua mappa del tempo per un giorno, una settimana, anche un mese. Tuttavia, dovresti iniziare creando una mappa temporale settimanale. In questo modo avrai una panoramica di un'intera settimana. Naturalmente, se noti che alcuni giorni della tua pianificazione non funzionano per te, assicurati di modificarli in futuro.

Passaggio 2: elenca le attività di tutti i segmenti della tua vita

Il secondo passo è fare un elenco di tutte le attività e le attività cruciali che occupano la maggior parte del tuo tempo. Se sei un genitore, le tue attività chiave sarebbero gli obblighi genitoriali. Oppure, nel caso in cui tu sia un imprenditore, probabilmente dedicherai la maggior parte della tua giornata alla tua azienda. Se sei uno studente, le tue attività riguarderanno lo studio e la preparazione per gli esami. Certo, ci sono persone che si destreggiano costantemente tra lavoro e vita familiare, o lavorano e studiano allo stesso tempo. Ma, con una corretta mappa temporale, anche bilanciare diverse categorie di vita sembrerà più facile.

Una volta che hai capito quali sono queste attività e attività, annotale in un diario, in Excel o in un foglio Google. Assicurati di creare diverse categorie, come Lavoro, Famiglia/Amici, Cura di sé, Famiglia, quindi aggiungi ogni attività alla sua categoria. Ad esempio, qui abbiamo aggiunto tre categorie, seguite da diverse attività in ciascuna di esse.

In generale, non dovrebbero esserci troppe categorie nella tua mappa temporale. Dovresti considerare di avere almeno tre, ma non più di cinque campi.

Ora, un modo pratico per creare le tue categorie nella vista Calendario di Clockify è aggiungerle come progetti. Inoltre, puoi assegnare un colore particolare a ogni progetto. In questo modo, sarai in grado di distinguere varie categorie di vita nel tuo calendario.

Passaggio 3: pensa alle tue priorità

Una volta che hai l'elenco delle attività chiave, è il momento di stabilire alcune priorità. Invece di cercare di adattare troppe attività e compiti alla tua mappa temporale, cerca di essere realistico. Alcuni incarichi sono più significativi di altri.

Assicurati di decidere le tue priorità in tutte le categorie della vita. Ad esempio, questa settimana, devi finire una proposta di progetto e presentarla al cliente. Quindi, queste sono le tue priorità sul lavoro.

Oppure tuo figlio parteciperà a una recita scolastica mercoledì prossimo e non vorresti perderlo. Annotalo nella tua mappa del tempo. Oppure tua sorella sta organizzando una festa di compleanno e ha bisogno del tuo aiuto. Non vorrai deluderla, quindi assicurati di aggiungere questa attività alla tua mappa temporale.

In generale, quando si tratta di una mappa temporale settimanale, dovresti avere due o tre priorità in ciascun campo. Proprio come con il passaggio precedente, annota queste priorità nel tuo taccuino, file Excel o Fogli Google. Come puoi vedere di seguito, dall'avere quattro attività in ciascuna categoria, ne abbiamo selezionate solo due o tre come priorità.

Inoltre, una volta che impari a stabilire le priorità, migliorerai anche le tue capacità di gestione del tempo. Infatti, secondo la nostra guida alla gestione del tempo, assicurarsi di dedicare del tempo alle priorità è l'essenza della gestione del tempo.

Passaggio 4: avviare il blocco del tempo

Il prossimo passo è bloccare il tempo nel tuo calendario.

Quindi, come iniziare a bloccare il tempo? Ecco come puoi farlo:

• Innanzitutto, aggiungi intervalli di tempo per le tue priorità, assicurandoti di coprire tutte le categorie.
• In secondo luogo, se ti capita di avere riunioni o altri eventi programmati, come un appuntamento dal medico, crea anche dei periodi di tempo per questi.
• Infine, se sono rimaste voci di tempo vuote, puoi includere alcune attività o attività aggiuntive. In alternativa, puoi lasciare queste voci di tempo vuote, per assicurarti di riposarti un po' durante la settimana.

Il modo più semplice per aggiungere voci di tempo nella vista Calendario di Clockify è fare clic su qualsiasi intervallo di tempo aperto nel calendario. Quindi, vedrai una finestra come quella qui sotto, in cui puoi annotare il nome della tua attività/attività, aggiungere un progetto e il tempo in cui prevedi di farlo. Ad esempio, se desideri nuotare il sabato, aggiungi semplicemente "Nuoto" come descrizione dell'attività. Qui, un progetto può essere una categoria Cura di sé o Famiglia/Amici , a seconda che tu abbia intenzione di andare con gli amici o da solo.

Un altro punto degno di nota è che puoi integrare la tua mappa temporale in Clockify con Google Calendar o Outlook. Questa opzione è utile quando hai molte riunioni durante la settimana. Per fare ciò, devi andare alla pagina di visualizzazione Calendario, fare clic sull'icona di connessione, quindi scegliere se desideri integrarlo con Google o Outlook Calendar. Pertanto, tutti i tuoi eventi verranno aggiunti al tuo Calendario di Clockify, ovvero alla tua mappa temporale. Quindi, la tua mappa del tempo includerà tutte le riunioni e le chiamate significative.

Ora, potresti chiederti quanto dovrebbero essere lunghi i tuoi blocchi di tempo. Bene, non esiste una risposta valida per tutti. Puoi avere blocchi orari, oppure i tuoi blocchi temporali possono durare tra 15 o 30 minuti. È fondamentale che la tua mappa temporale si adatti alle tue esigenze e al tuo stile di vita. Ad esempio, se hai diverse attività lavorative al giorno e ciascuna dura circa 30 minuti, crea blocchi di tempo di 30 minuti.

Passaggio 5: usa i colori per differenziare le tue attività

Assicurati di divertirti quando crei una mappa del tempo. Come accennato in precedenza, ti suggeriamo di utilizzare colori diversi per ogni categoria che aggiungi.

Quindi, quando aggiungi le tue attività e attività in Clockify, puoi scegliere un colore univoco per ogni progetto (categoria di vita) che aggiungi alla tua mappa temporale. In questo modo, solo guardando la tua mappa del tempo, avrai una migliore comprensione di come sarà la tua giornata.

Passaggio 6: rivedi la tua mappa temporale

Dopo aver compilato la mappa del tempo per la settimana successiva, assicurati di rivederla. In questo modo, sarai in grado di modificare alcune voci di tempo, se necessario. Ad esempio, se hai programmato troppe attività di lavoro il martedì, mentre il giovedì sembra avere meno attività, puoi passare alcuni compiti a quest'ultimo. Inoltre, se noti che hai tralasciato alcune importanti attività familiari, come un pranzo del sabato o il compleanno di tua madre, questo è il momento perfetto per aggiungere questi eventi alla tua mappa temporale.

Ricorda che la tua mappa del tempo non è scolpita nella pietra. Va benissimo se cambi idea quando si tratta di attività particolari. Tuttavia, prova ad apportare queste modifiche prima di iniziare a seguire una mappa temporale. Alla fine, migliorerai le tue capacità di gestione del tempo e acquisirai la capacità di creare mappe temporali che si adattano perfettamente alle tue esigenze.

Inoltre, puoi lasciare alcune voci di tempo nel tuo calendario non programmate. Ad esempio, se non lavori nei fine settimana, non devi pianificare ogni ora per questi due giorni. Invece, se hai programmi con la tua famiglia e i tuoi amici per il fine settimana, puoi aggiungere solo queste attività. Niente di meglio che svegliarsi sabato mattina sapendo di avere quasi un'intera giornata libera.

Quindi, ecco un esempio di una mappa temporale nella vista Calendario di Clockify. Ci sono tre categorie qui:

• Affari (colore blu),
• Amici di famiglia
• e Cura di sé (colore viola).

Questa mappa del tempo contiene più attività e attività nei giorni lavorativi, mentre il sabato e la domenica non sono così sovraccaricati di attività.

Puoi sempre aggiungere più categorie se il tuo stile di vita lo richiede.

Un modello di mappa temporale

A volte, sarai troppo occupato per creare la tua mappa temporale. Ecco perché abbiamo creato un modello di mappatura temporale settimanale che puoi utilizzare in tali occasioni.

Scarica il modello di mappa temporale settimanale (Fogli Google)

Scarica il modello di mappa temporale settimanale (PDF)

Come puoi vedere dallo screenshot qui sopra, questa mappa temporale copre il tuo programma settimanale dalle 7:00 alle 23:00. In questo esempio, i blocchi temporali di solito durano un'ora, ma ci sono anche diversi blocchi temporali di 2 o 3 ore. Tuttavia, una volta eseguita una copia del nostro modello, noterai che tutti i periodi di tempo nel modello hanno la stessa durata: un'ora. Il modello di mappa temporale settimanale contiene tre categorie: lavoro , famiglia/amici e cura di sé . Puoi aggiungerne uno o due se lo desideri.

Noterai anche che ci sono tre schede nel modello. Queste schede seguono i passaggi che abbiamo descritto nella sezione precedente, quindi ci sono:

1. Scheda Scheda Blocco del tempo e aggiunta della scheda Inoltre, nell'ultima scheda, vedrai una nota relativa a una revisione della mappa temporale. Quindi, hai un promemoria per rivedere ancora una volta la tua mappa del tempo prima di iniziare a usarla.

   Avvolgendo

   Una mappa del tempo può essere uno strumento prezioso per organizzare la tua vita professionale e personale. Durante la mappatura del tempo, impari di più sulla tua efficacia ed efficienza. Inoltre, avere una mappa del tempo ti offre una panoramica della tua settimana, quindi non devi lottare per prendere decisioni su cosa fare dopo. Inoltre, conoscere il tuo programma ti aiuterà anche a evitare qualsiasi distrazione. Pertanto, con una mappa del tempo, sarai in grado di utilizzare al meglio il tuo tempo, in tutti gli ambiti della tua vita.

   ️ Hai provato a mappare il tuo tempo? L'hai trovato pratico? Invia le tue risposte, suggerimenti e commenti a [email protected] e potremmo includerli in questo o in futuri post.