Eine Anleitung zur Zeitzuordnung (+ Zeitzuordnungsvorlage)

Verwenden Sie Karten, wenn Sie zu neuen Zielen reisen? Ich genieße besonders die aus Papier, damit ich alle Orte markieren kann, die ich besuchen möchte, während ich an einem aktuellen Ort bleibe. So wird eine Karte gewissermaßen zu meiner kleinen Erinnerung an alle sehenswerten Sehenswürdigkeiten.

Abgesehen von einer Karte, die Sie durch den Weltraum führt, gibt es jetzt eine Karte, die Ihnen hilft, Ihre Zeitnutzung zu manövrieren. Eine Zeitkarte bzw. ein Zeitkartensystem ermöglicht es Ihnen, alle wichtigen Aktivitäten in Ihrem Berufs- und Privatleben festzuhalten, damit Sie nichts Entscheidendes verpassen.

In diesem Blogbeitrag führen wir Sie durch die Zeitzuordnung, indem wir erklären:

• was Zeitkartierung ist,
• die Vorteile der Mapping-Zeit,
• wie man eine Zeitkarte erstellt, gefolgt von einer Zeitkartenvorlage.

Was ist eine Zeitkarte?

Eine Zeitkarte ist ein System, bei dem bestimmte Zeitblöcke für Ihre wichtigsten Aufgaben und Aktivitäten über einen Tag, eine Woche oder einen Monat hinweg erstellt werden. Je nach Art der Aktivität können Sie bestimmten Aktivitäten mehr oder weniger Zeit widmen. Es ist wichtig darauf hinzuweisen, dass eine Zeitkarte sowohl Ihre arbeitsbezogenen als auch Ihre persönlichen Aktivitäten umfasst. So umfasst eine Zeitkarte nicht nur Ihre beruflichen Aufgaben, sondern auch die Zeit mit der Familie, mit dem Partner und Freunden oder mit dem Sport.

Sie können entweder einen physischen Kalender oder ein Online-Tool verwenden, um eine Zeitkarte zu erstellen. Da Zeitkarten verschiedene Kategorien Ihres Lebens enthalten, können Sie jeder Kategorie eine eigene Farbe zuweisen.

Neben Einzelpersonen können auch Teams von der Verwendung einer Zeitkarte profitieren. In diesem Fall sollte ein Zeitplan die Ziele und Prioritäten des Teams enthalten, um sicherzustellen, dass alle Mitglieder sich an die gemeinsamen Ziele halten.

Der Unterschied zwischen Zeitzuordnung und Zeitblockierung

Wir haben bereits erwähnt, dass es bei der Erstellung einer Zeitkarte wichtig ist, allen Aktivitäten bestimmte Zeitblöcke zuzuweisen. Was ist also der Unterschied zwischen Zeitzuordnung und Zeitblockierung?

Nun, Zeitblockierung ist die Zeitmanagementtechnik, die darin besteht, bestimmte Zeitfenster zu schaffen, um wichtige Aufgaben zu erledigen. Dann planen Sie diese Aufgaben in Ihrem Kalender ein. Die Idee ist, Ihr Bestes zu geben, um jede Aufgabe innerhalb eines vorgegebenen Zeitrahmens – Zeitblocks – abzuschließen. Als solches ist es einer der wichtigsten Schritte der Zeitkartierung.

Fahren wir nun mit der Zeitzuordnung fort. Richtig ausgefüllt gibt Ihnen eine Zeitkarte einen Überblick über Ihre Zeit. Mit einer Zeitkarte wissen Sie genau, wie Sie Ihre Zeit bei der Arbeit und außerhalb verbringen werden. Time Mapping beinhaltet die Entscheidung über Ihre obersten Prioritäten in allen Bereichen Ihres Lebens. Dann erstellen Sie Zeitblöcke in Ihrer Zeitkarte, damit Sie wissen, wie viel Zeit Sie jeder Aktivität widmen werden.

Wenn Sie also darüber nachdenken, bringt Time Mapping Ihre Zeitblockierung auf die nächste Ebene. Mit einer Zeitkarte haben Sie ein klareres Bild davon, wie (und wann) Sie Ihre Aufgaben und Aktivitäten erledigen müssen. Und dies ist nur einer von vielen Vorteilen der Zeitzuordnung, die wir im nächsten Abschnitt weiter untersuchen werden.

Die Vorteile der Verwendung einer Zeitkarte

Wir alle haben unsere eigene Art, unsere Zeit zu planen. Manche Menschen ziehen es vor, eine To-Do-Liste zu erstellen, andere entscheiden sich für eine bestimmte Zeitmanagement-Technik, wie die Pomodoro-Methode oder die Eisenhower-Matrix.

Wenn Sie noch nicht versucht haben, Ihren Tag mit einer Zeitkarte zu organisieren, finden Sie hier einige Vorteile der Verwendung einer Zeitkarte, die Sie dazu inspirieren sollen, es zu versuchen.

Time Mapping reduziert Entscheidungsermüdung

Wie von Healthline definiert, ist Entscheidungsmüdigkeit das „ Gefühl, wenn Sie von der endlosen Menge an Entscheidungen, die Sie den ganzen Tag über treffen mussten, übermäßig gestresst sind“. Wenn Sie also an einem Tag zu viele Entscheidungen treffen müssen, werden Sie irgendwann müde und können sich nicht für das entscheiden, was das Beste ist. Daher werden Sie am Ende schlechte Entscheidungen treffen.

Wie kann eine Zeitkarte Ihnen helfen, dieses Gefühl zu vermeiden? Wenn Sie Ihre Zeit aufzeichnen, entscheiden Sie, wie Sie Ihre Zeit verbringen, d. h. welche Aktivitäten Sie zuerst erledigen sollten und worauf Sie später warten können. In gewisser Weise treffen Sie alle Entscheidungen auf einmal. Daher hilft Ihnen eine Zeitkarte, Ihren Tag vom Aufwachen bis zum Zubettgehen zu gestalten. Anstatt zu entscheiden, was als nächstes zu tun ist, lassen Sie sich einfach von einer Zeitkarte durch den Tag führen.

Zeitkartierung hilft Ihnen dabei, Ihre Effektivität und Effizienz kennenzulernen

Wie wir bereits besprochen haben, können Sie Farben verwenden, um jeden Abschnitt Ihres Lebens zu unterscheiden. So erkennen Sie beim Blick auf Ihre Zeitkarte sofort, ob Sie die meiste Zeit der Arbeit, der Freizeit oder dem Schlafen gewidmet haben.

In einem Forbes-Artikel erklärt Brett Steenbarger, ein Psychologe und Trading-Coach, dass Zeitkarten uns dabei helfen können, herauszufinden, wie effektiv und effizient wir sind. Er schlägt vor, dass Sie bei der Überprüfung Ihrer Zeitkarte auch an Ihre Leistung denken. Um eine Karte optisch ansprechender zu gestalten, empfiehlt er, verschiedene Schattierungen zu verwenden, um Ihre Leistung zu beschreiben. Wenn Sie also eine Aufgabe erfolgreich abgeschlossen haben, verwenden Sie dunklere Schattierungen für diese Aufgabe. Wenn Sie andererseits mit der Bewältigung einer bestimmten Aktivität nicht zufrieden sind, verwenden Sie für diese Aufgabe hellere Farbtöne.

Warum ist das so hilfreich? Nun, nachdem Sie mehrere Tage damit verbracht haben, Ihre Leistung zu überprüfen, können Sie Ihre Ergebnisse vergleichen. Die Auswertung Ihrer Zeitkarte hilft Ihnen also dabei, Folgendes zu lernen:

• Ihre Effizienz : Wie gut haben Sie Ihre Aufgaben erledigt?
• Ihre Effektivität : Waren Sie konsequent bei der Erledigung Ihrer wichtigen Aufgaben?

Wenn Sie außerdem Produktivitätslücken oder ähnliche Probleme bemerken, sollten Sie Ihre Zeitkarte optimieren. Versuchen Sie beispielsweise, an komplexeren Aufgaben während der Tageszeiten zu arbeiten, wenn Sie am wachsten sind.

Time Mapping hilft Ihnen, die Auswirkungen des Parkinson-Gesetzes zu vermeiden

Per Definition bedeutet das Parkinson-Gesetz, dass „Arbeit sich ausdehnt, um die Zeit auszufüllen, die für ihre Fertigstellung vorgesehen ist“. Cyril Northcote Parkinson, ein britischer Historiker, hat diesen Begriff erfunden. In dem Essay für The Economist erwähnte er ein Beispiel einer älteren Dame, die ihrer Nichte eine Postkarte schrieb. Auch wenn diese einfache Aufgabe normalerweise mehrere Minuten dauert, brauchte sie für das Schreiben einer Postkarte einen ganzen Tag, weil sie sonst nichts zu tun hatte.

Schauen wir uns ein Beispiel für die Anwendung des Parkinson-Gesetzes an. Sie haben eine Woche Zeit, um eine wichtige Präsentation für einen Kunden fertigzustellen. Für eine solche Präsentation benötigen Sie in der Regel 2 bis 3 Tage. Da Sie jedoch wissen, dass Sie für diese Aufgabe mehr Zeit haben, ist es wahrscheinlich, dass Sie die Präsentation kurz vor dem Abgabetermin beenden werden, nicht früher. Im Allgemeinen neigen wir dazu, abgelenkt zu werden, wenn wir mehr Zeit auf unserem Teller haben als nötig. Deshalb dehnen wir eine bestimmte Aufgabe normalerweise bis zum Abgabetermin aus, auch wenn wir sie früher hätten erledigen können.

Also, wie kann das Erstellen einer Zeitkarte Ihnen helfen, das Parkinson-Gesetz zu vermeiden? Da Time Mapping bedeutet, Pläne für jede Stunde des Tages zu machen, bleibt kein Raum für größere Ablenkungen. Anstatt unzählige Stunden am Tag mit Ablenkungen zu verbringen, folgst du einfach deiner Zeitkarte. So erledigen Sie auch Aufgaben, die eine längere Deadline haben – pünktlich oder sogar früher. In gewisser Weise kann die Zeiterfassung auch Ihre Disziplin bei der Arbeit verbessern.

So erstellen Sie eine Zeitkarte in 6 Schritten

Wenn Sie Papier gegenüber digital bevorzugen, können Sie eine Zeitkarte erstellen, indem Sie ein Blatt Papier und einen physischen Kalender verwenden. Sie können stattdessen aber auch eine Zeiterfassungssoftware verwenden. Einige der beliebtesten Optionen sind Google Tabellen, Excel, Google Kalender und Microsoft Outlook. Kein Wunder, denn diese Tools sind recht einfach zu bedienen. Außerdem können Sie beim Erstellen einer Zeitkarte in Google Kalender Ihre Besprechungen auch in Ihre Zeitkarte integrieren.

Es gibt jedoch eine andere Möglichkeit, eine Zeitkarte zu erstellen. Bestimmte Zeiterfassungstools wie Clockify verfügen über eine Kalenderansicht, die sich in solchen Situationen als nützlich erweist. Wir zeigen Ihnen, welche Schritte Sie unternehmen müssen, um eine Zeitkarte in der Clockify-Kalenderansicht zu erstellen.

Schritt 1: Überlegen Sie, wie Sie Ihre Zeit verbringen

Bevor Sie mit der Erstellung einer Zeitkarte beginnen, sollten Sie darüber nachdenken, wie Sie Ihre Zeit verbringen. Hier sind einige Fragen, die Sie berücksichtigen sollten:

• Was möchte ich an meinen Arbeitszeiten ändern? Was ist mit der Zeit außerhalb der Arbeit?
• Verbringe ich genug Zeit mit meiner Familie oder meinen Freunden? Wenn nicht, wie kann ich ihnen mehr Zeit widmen?

Darüber hinaus können Sie Ihre Zeitkarte für einen Tag, eine Woche oder sogar einen Monat erstellen. Sie sollten jedoch damit beginnen, eine wöchentliche Zeitkarte zu erstellen. So haben Sie den Überblick über eine ganze Woche. Wenn Sie feststellen, dass einige Tage in Ihrem Zeitplan für Sie nicht funktionieren, sollten Sie diese in Zukunft natürlich ändern.

Schritt 2: Listen Sie Aktivitäten aus allen Segmenten Ihres Lebens auf

Der zweite Schritt besteht darin, eine Liste aller wichtigen Aktivitäten und Aufgaben zu erstellen, die die meiste Zeit in Anspruch nehmen. Wenn Sie ein Elternteil sind, wären Ihre wichtigsten Aktivitäten die elterlichen Verpflichtungen. Oder, falls Sie ein Geschäftsinhaber sind, werden Sie wahrscheinlich den größten Teil Ihres Tages Ihrem Unternehmen widmen. Wenn Sie Student sind, umfassen Ihre Aktivitäten das Lernen und die Vorbereitung auf Prüfungen. Natürlich gibt es Menschen, die Beruf und Familie ständig unter einen Hut bringen oder gleichzeitig arbeiten und studieren. Aber mit einer richtigen Zeitkarte wird sogar das Ausbalancieren mehrerer Lebenskategorien einfacher erscheinen.

Sobald Sie herausgefunden haben, was diese Aktivitäten und Aufgaben sind, notieren Sie sie in einem Tagebuch, Excel oder Google Sheet. Stellen Sie sicher, dass Sie mehrere Kategorien erstellen, z. B. Arbeit, Familie/Freunde, Selbstversorgung, Haushalt, und fügen Sie dann jede Aktivität ihrer Kategorie hinzu. Hier haben wir beispielsweise drei Kategorien hinzugefügt, gefolgt von mehreren Aufgaben in jeder von ihnen.

Im Allgemeinen sollte Ihre Zeitkarte nicht zu viele Kategorien enthalten. Sie sollten erwägen, mindestens drei, aber nicht mehr als fünf Felder zu haben.

Eine praktische Möglichkeit, Ihre Kategorien in der Clockify-Kalenderansicht zu erstellen, besteht darin, sie als Projekte hinzuzufügen. Außerdem können Sie jedem Projekt eine bestimmte Farbe zuweisen. Auf diese Weise können Sie verschiedene Lebenskategorien in Ihrem Kalender unterscheiden.

Schritt 3: Denken Sie über Ihre Prioritäten nach

Sobald Sie die Liste der wichtigsten Aktivitäten erstellt haben, ist es an der Zeit, einige Prioritäten festzulegen. Anstatt zu versuchen, zu viele Aktivitäten und Aufgaben in Ihre Zeitkarte einzufügen, versuchen Sie, realistisch zu sein. Manche Aufgaben sind wichtiger als andere.

Stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Prioritäten in allen Lebensbereichen festlegen. Diese Woche müssen Sie zum Beispiel einen Projektvorschlag fertig stellen und dem Kunden präsentieren. Das sind also Ihre Prioritäten bei der Arbeit.

Oder Ihr Kind nimmt nächsten Mittwoch an einer Schulaufführung teil und Sie möchten es nicht verpassen. Notieren Sie es in Ihrer Zeitkarte. Oder Ihre Schwester plant eine Geburtstagsfeier und braucht Ihre Hilfe. Sie möchten sie nicht im Stich lassen, also fügen Sie diese Aufgabe Ihrer Zeitkarte hinzu.

Im Allgemeinen sollten Sie bei einer wöchentlichen Zeitkarte in jedem Bereich zwei oder drei Prioritäten setzen. Notieren Sie sich diese Prioritäten genau wie im vorherigen Schritt in Ihrem Notizbuch, Ihrer Excel-Datei oder Ihren Google-Tabellen. Wie Sie unten sehen können, haben wir von vier Aktivitäten in jeder Kategorie nur zwei oder drei als Prioritäten ausgewählt.

Sobald Sie gelernt haben, Prioritäten zu setzen, werden Sie außerdem Ihre Zeitmanagementfähigkeiten verbessern. Tatsächlich ist es laut unserem Zeitmanagement-Leitfaden die Essenz des Zeitmanagements, dafür zu sorgen, dass Sie Zeit damit verbringen, sich mit Prioritäten zu befassen.

Schritt 4: Startzeitblockierung

Der nächste Schritt ist das Sperren der Zeit in Ihrem Kalender.

Also, wie starte ich die Zeitblockierung? So können Sie es tun:

• Fügen Sie zunächst Zeitblöcke für Ihre Prioritäten hinzu und stellen Sie sicher, dass Sie alle Kategorien abdecken.
• Zweitens, wenn Sie Meetings oder andere geplante Ereignisse haben, wie z. B. einen Arzttermin, erstellen Sie auch dafür Zeitblöcke.
• Wenn noch leere Zeiteinträge übrig sind, können Sie einige zusätzliche Aufgaben oder Aktivitäten hinzufügen. Alternativ können Sie diese Zeiteinträge leer lassen, um sicherzustellen, dass Sie die ganze Woche über etwas Ruhe haben.

Der einfachste Weg, Zeiteinträge in der Clockify-Kalenderansicht hinzuzufügen, besteht darin, auf einen beliebigen offenen Zeitrahmen im Kalender zu klicken. Dann sehen Sie ein Fenster wie das untenstehende, in dem Sie den Namen Ihrer Aufgabe/Aktivität aufschreiben, ein Projekt hinzufügen und die geplante Zeit angeben können. Wenn Sie beispielsweise am Samstag schwimmen gehen möchten, fügen Sie einfach „Schwimmen“ als Aufgabenbeschreibung hinzu. Hier kann ein Projekt in die Kategorie „ Selbstversorgung “ oder „ Familie/Freunde “ fallen, je nachdem, ob Sie planen, mit Freunden oder alleine zu gehen.

Ein weiterer erwähnenswerter Punkt ist, dass Sie Ihre Zeitkarte in Clockify mit Google Kalender oder Outlook integrieren können. Diese Option ist praktisch, wenn Sie die ganze Woche über viele Besprechungen haben. Dazu müssen Sie zur Kalenderansichtsseite gehen, auf das Verbindungssymbol klicken und dann auswählen, ob Sie es in den Google- oder Outlook-Kalender integrieren möchten. Somit werden alle Ihre Ereignisse zu Ihrem Clockify-Kalender hinzugefügt – dh zu Ihrer Zeitkarte. Ihre Zeitkarte enthält also alle wichtigen Besprechungen und Anrufe.

Jetzt fragen Sie sich vielleicht, wie lang Ihre Zeitblöcke sein sollten. Nun, es gibt keine pauschale Antwort. Sie können stündliche Blöcke haben, oder Ihre Zeitblöcke können zwischen 15 und 30 Minuten dauern. Es ist entscheidend, dass Ihre Zeitkarte zu Ihren Bedürfnissen und Ihrem Lebensstil passt. Wenn Sie beispielsweise mehrere Arbeitsaufgaben pro Tag haben und jede etwa 30 Minuten dauert, dann erstellen Sie 30-Minuten-Zeitblöcke.

Schritt 5: Verwenden Sie Farben, um Ihre Aktivitäten zu unterscheiden

Viel Spaß beim Erstellen einer Zeitkarte. Wie bereits erwähnt, empfehlen wir, für jede Kategorie, die Sie hinzufügen, unterschiedliche Farben zu verwenden.

Wenn Sie also Ihre Aufgaben und Aktivitäten in Clockify hinzufügen, können Sie für jedes Projekt (Lebenskategorie), das Sie Ihrer Zeitkarte hinzufügen, eine eindeutige Farbe auswählen. Auf diese Weise haben Sie durch einen Blick auf Ihre Zeitkarte ein besseres Verständnis dafür, wie Ihr Tag aussehen wird.

Schritt 6: Überprüfen Sie Ihre Zeitkarte

Wenn Sie Ihren Zeitplan für die folgende Woche ausgefüllt haben, überprüfen Sie ihn unbedingt. Auf diese Weise können Sie bei Bedarf einige Zeiteinträge ändern. Wenn Sie beispielsweise am Dienstag zu viele Arbeitsaufgaben geplant haben, während der Donnerstag weniger Aktivitäten zu haben scheint, können Sie einige Aufgaben auf Letzteres umstellen. Außerdem, wenn Sie bemerken, dass Sie einige wichtige Familienaktivitäten ausgelassen haben, wie z. B. ein Mittagessen am Samstag oder den Geburtstag Ihrer Mutter, ist jetzt der perfekte Zeitpunkt, um diese Ereignisse zu Ihrer Zeitkarte hinzuzufügen.

Denken Sie daran, dass Ihre Zeitkarte nicht in Stein gemeißelt ist. Es ist völlig in Ordnung, wenn Sie Ihre Meinung ändern, wenn es um bestimmte Aktivitäten geht. Versuchen Sie jedoch, diese Änderungen vorzunehmen, bevor Sie beginnen, einer Zeitkarte zu folgen. Schließlich verbessern Sie Ihre Zeitmanagementfähigkeiten und erlangen die Fähigkeit, Zeitkarten zu erstellen, die perfekt zu Ihren Anforderungen passen.

Außerdem können Sie einige Zeiteinträge in Ihrem Kalender ungeplant lassen. Wenn Sie beispielsweise am Wochenende nicht arbeiten, müssen Sie für diese beiden Tage nicht jede Stunde einplanen. Wenn Sie stattdessen Pläne mit Ihrer Familie und Freunden für das Wochenende haben, können Sie nur diese Aktivitäten hinzufügen. Nichts ist besser, als am Samstagmorgen aufzuwachen und zu wissen, dass man fast einen ganzen Tag frei hat.

Hier ist ein Beispiel für eine Zeitkarte in der Clockify-Kalenderansicht. Hier gibt es drei Kategorien:

• Geschäft (blaue Farbe),
• Freunde der Familie
• und Selbstfürsorge (lila Farbe).

Diese Zeitkarte enthält mehr Aufgaben und Aktivitäten an Werktagen, während Samstag und Sonntag nicht so übergewichtet mit Aktivitäten sind.

Sie können jederzeit weitere Kategorien hinzufügen, wenn Ihr Lebensstil dies erfordert.

Eine Zeitkartenvorlage

Manchmal sind Sie zu beschäftigt, um Ihre eigene Zeitkarte zu erstellen. Aus diesem Grund haben wir eine wöchentliche Zeitzuordnungsvorlage erstellt, die Sie bei solchen Gelegenheiten verwenden können.

Laden Sie die wöchentliche Zeitkartenvorlage herunter (Google Sheets)

Laden Sie die Wochenplanvorlage herunter (PDF)

Wie Sie auf dem obigen Screenshot sehen können, deckt diese Zeitkarte Ihren Wochenplan von 7 bis 23 Uhr ab. In diesem Beispiel dauern Zeitblöcke normalerweise eine Stunde, aber es gibt auch mehrere 2-Stunden- oder 3-Stunden-Zeitblöcke. Sobald Sie jedoch eine Kopie unserer Vorlage erstellt haben, werden Sie feststellen, dass alle Zeitblöcke in der Vorlage dieselbe Dauer haben – eine Stunde. Die Vorlage Wochenplan enthält drei Kategorien: Arbeit , Familie/Freunde und Selbstversorgung . Sie können gerne ein oder zwei weitere hinzufügen, wenn Sie möchten.

Sie werden auch feststellen, dass die Vorlage drei Registerkarten enthält. Diese Registerkarten folgen den Schritten, die wir im vorherigen Abschnitt beschrieben haben, also gibt es:

1. Registerkarte Reiter Registerkarte Außerdem sehen Sie auf der letzten Registerkarte einen Hinweis bezüglich einer Überprüfung der Zeitkarte. Sie haben also eine Erinnerung daran, Ihre Zeitkarte noch einmal durchzugehen, bevor Sie sie verwenden.

   Einpacken

   Eine Zeitkarte kann ein unschätzbares Werkzeug für die Organisation Ihres Berufs- und Privatlebens sein. Bei der Zeitkartierung erfahren Sie mehr über Ihre Effektivität und Effizienz. Außerdem gibt Ihnen eine Zeitkarte einen Überblick über Ihre Woche, sodass Sie sich nicht damit abmühen müssen, Entscheidungen darüber zu treffen, was als nächstes zu tun ist. Wenn Sie Ihren Zeitplan kennen, können Sie außerdem Ablenkungen vermeiden. Daher können Sie mit einer Zeitkarte Ihre Zeit optimal nutzen – in allen Bereichen Ihres Lebens.

   ️ Hast du versucht, deine Zeit zu kartieren? Fanden Sie es praktisch? Senden Sie Ihre Antworten, Vorschläge und Kommentare an [email protected] und wir können sie in diesen oder zukünftige Posts aufnehmen.