時間マッピングのガイド（+時間マッピングテンプレート）
公開: 2022-05-07新しい目的地に旅行するときに地図を使用しますか？ 私は特に紙の物を楽しんでいるので、現在の場所に滞在しながら行きたい場所をすべて書き留めることができます。 だから、ある意味で、地図は一見の価値のあるすべての観光スポットの私の気の利いた小さな思い出させるものになります。
さて、宇宙を案内する地図とは別に、時間の使い方を操作するのに役立つ地図があります。 タイムマップ、またはタイムマッピングシステムを使用すると、仕事や個人の生活におけるすべての重要な活動を書き留めて、重要なことを見逃さないようにすることができます。
このブログ投稿では、次のことを説明することにより、時間マッピングについて説明します。
- マッピングとは何ですか、
- マッピング時間の利点、
- タイムマップを作成する方法と、それに続くタイムマップテンプレート。
タイムマップとは何ですか？
タイムマップは、1日、1週間、または1か月を通して、最も重要なタスクとアクティビティの特定の時間ブロックを作成するシステムです。 活動の種類に応じて、特定の活動に多かれ少なかれ時間を割くことができます。 タイムマップには、仕事関連の活動と個人的な活動の両方が含まれることを指摘することが重要です。 したがって、タイムマップには、仕事の割り当てだけでなく、家族の時間、パートナーや友人と過ごす時間、またはスポーツの練習に費やす時間も含まれます。
物理的なカレンダーまたはオンラインツールのいずれかを使用して、タイムマップを作成できます。 タイムマップにはあなたの人生のさまざまなカテゴリが含まれているため、各カテゴリに異なる色を割り当てることができます。
個人以外にも、チームはタイムマップを使用することでメリットを得ることができます。 この場合、すべてのメンバーが相互の目標に固執することを保証するために、タイムマップにはチームの目的と優先順位が含まれている必要があります。
タイムマッピングとタイムブロッキングの違い
タイムマップを作成するときは、すべてのアクティビティに特定の時間ブロックを割り当てることが不可欠であることはすでに説明しました。 では、タイムマッピングとタイムブロッキングの違いは何ですか？
タイムブロッキングは、重要なタスクを処理するための特定のタイムスロットを作成することで構成される時間管理手法です。 次に、これらの割り当てをカレンダーでスケジュールします。 アイデアは、所定の時間枠（時間ブロック）内に各割り当てを完了するために最善を尽くすことです。 そのため、これは時間マッピングの最も重要なステップの1つです。
それでは、時間マッピングを続けましょう。 適切に記入すると、タイムマップに時間の概要が表示されます。 タイムマップを使用すると、仕事とその外でどのように時間を過ごすかを正確に知ることができます。 時間マッピングには、あなたの人生のすべての分野であなたの最優先事項を決定することが含まれます。 次に、タイムマップにタイムブロックを作成します。これにより、各アクティビティにどれだけの時間を費やすかがわかります。
タイムブロッキングとは別に、タイムボックス技術もあります。 時間のブロックにより、日中の重要なタスクを確実に処理できますが、タイムボックスを使用すると、特定のアクティビティに費やす時間を制限できるため、これらのタスクに多くの時間を費やすことはありません。 このテーマに関する詳細な記事をご覧ください。
- タイムボックスの完全ガイド
したがって、考えてみると、時間マッピングは時間をブロックして次のレベルに進みます。 タイムマップを使用すると、タスクとアクティビティを完了する方法（および時期）をより明確に把握できます。 これは、時間マッピングの多くの利点の1つにすぎません。これについては、次のセクションで詳しく説明します。
タイムマップを使用する利点
私たちは皆、自分の時間を計画する独自の方法を持っています。 やることリストを作成することを好む人もいれば、ポモドーロ法やアイゼンハワーマトリックスなどの特定の時間管理手法を選択する人もいます。
タイムマップを使用して1日の整理をまだ試したことがない場合は、タイムマップを使用して、試してみるように促すためのいくつかの利点があります。
時間マッピングは決断疲労を軽減します
Healthlineで定義されているように、決断疲労とは、「 1日を通して行わなければならない無限の決断に過度にストレスを感じているときの感覚」です。 そのため、1日に多くの決定を下さなければならない場合、最終的には疲れて、最適なものを選択できなくなります。 したがって、あなたは悪い決断をすることになります。
タイムマップは、この感覚を回避するのにどのように役立ちますか？ あなたの時間をマッピングするとき、あなたはあなたの時間をどのように使うかを決定しています。つまり、最初にどのような活動をすべきか、そして後で何を待つことができるかを意味します。 ある意味で、あなたは一度にすべての決定を下しています。 したがって、タイムマップは、目覚めた瞬間から就寝する瞬間までの1日を作成するのに役立ちます。 次に何をするかを決めるのではなく、タイムマップで1日を案内します。
時間マッピングは、効果と効率について学ぶのに役立ちます
前に説明したように、色を使用して人生の各セグメントを区別することができます。 そうすれば、タイムマップを見ると、ほとんどの時間を仕事、余暇活動、または睡眠に費やしているかどうかがすぐにわかります。
Forbesのある記事で、心理学者でトレーディングコーチのBrett Steenbargerは、タイムマップが私たちの効果と効率を知るのに役立つと説明しています。 彼は、タイムマップを確認するときに、パフォーマンスについても考えることを提案しています。 マップを視覚的に魅力的にするために、彼はさまざまな色合いを使用してパフォーマンスを説明することをお勧めします。 したがって、タスクを正常に終了した場合は、そのタスクに暗い色合いを使用してください。 一方、特定のアクティビティの処理方法に満足できない場合は、そのタスクに明るい色合いを使用してください。
なぜこれがとても役立つのですか？ さて、あなたのパフォーマンスをレビューするのに数日を費やした後、あなたはあなたの結果を比較することができるでしょう。 したがって、タイムマップを評価すると、次のことを学ぶのに役立ちます。
- あなたの効率：あなたはあなたの仕事をどれくらいうまく終えましたか？
- あなたの有効性：あなたはあなたの重要なタスクを完了することに一貫性がありましたか？
さらに、生産性のギャップや同様の問題に気付いた場合は、タイムマップを微調整する必要があります。 たとえば、最も警戒している時間帯に、より複雑なタスクに取り組んでみてください。
時間マッピングは、パーキンソンの法則の影響を回避するのに役立ちます
その定義によれば、パーキンソンの法則は、 「作業は、その完了に割り当てられた時間を埋めるために拡張される」ことを意味します。 英国の歴史家であるCyrilNorthcoteParkinsonが、この用語を発明しました。 エコノミストのエッセイで、彼は姪にポストカードを書いている年配の女性の例に言及しました。 この簡単な作業は通常数分続きますが、他に何もすることがなかったため、はがきを書くのに丸一日かかりました。
パーキンソンの法則が機能している例を見てみましょう。 クライアントのための重要なプレゼンテーションを終えるのに1週間あります。 このようなプレゼンテーションを完了するには、通常2〜3日かかります。 ただし、このタスクを完了するための時間がもっとあることを知っていると、締め切りの直前ではなく、締め切りの直前にプレゼンテーションを終了する可能性があります。 一般的に、必要以上にプレートにいると、気が散る傾向があります。 そのため、通常、特定のタスクを期限まで延長します。これは、それより早く完了できた場合でも同様です。
では、タイムマップを作成すると、パーキンソンの法則を回避するのにどのように役立ちますか？ 時間マッピングとは、1日の時間ごとに計画を立てることを意味するため、大きな気を散らす余地はありません。 気晴らしにふけるために一日に何時間も費やす代わりに、あなたは単にあなたのタイムマップに従うでしょう。 したがって、期限がより長いタスクを時間どおりに、またはそれよりも早く完了することもできます。 ある意味で、時間マッピングは仕事でのあなたの規律も改善することができます。
6つのステップでタイムマップを作成する方法
デジタルよりも紙を好む場合は、一枚の紙と物理的なカレンダーを使用してタイムマップを作成できます。 ただし、代わりに時間マッピングソフトウェアを使用することもできます。 最も人気のある選択肢のいくつかは、Googleスプレッドシート、Excel、Googleカレンダー、およびMicrosoftOutlookです。 これらのツールは非常に使いやすいので、それは不思議ではありません。 さらに、Googleカレンダーでタイムマップを作成するときに、会議をタイムマップに統合することもできます。
ただし、時間のマップを作成する別の方法があります。 Clockifyのような特定の時間追跡ツールには、そのような状況で役立つカレンダービューがあります。 Clockifyカレンダービューでタイムマップを作成するために必要な手順を示します。
ステップ1：時間をどのように過ごすかを検討する
時間のマップの作成を開始する前に、時間をどのように過ごしているかを熟考する必要があります。 考慮すべきいくつかの質問があります：
- 勤務時間について何を変更したいですか？ 仕事以外の時間はどうですか？
- 家族や友達と十分な時間を過ごしていますか？ そうでない場合、どうすれば彼らにより多くの時間を割くことができますか？
さらに、1日、1週間、さらには1か月のタイムマップを作成できます。 ただし、週ごとのタイムマップを作成することから始める必要があります。 したがって、1週間全体の概要がわかります。 もちろん、スケジュールの一部が機能していないことに気付いた場合は、将来それらを変更してください。
ステップ2：あなたの人生のすべてのセグメントからの活動を一覧表示します
2番目のステップは、ほとんどの時間を費やすすべての重要なアクティビティとタスクのリストを作成することです。 あなたが親である場合、あなたの重要な活動は子育ての義務です。 または、あなたが事業主である場合、あなたはおそらくあなたの一日のほとんどをあなたの会社に捧げるでしょう。 あなたが学生の場合、あなたの活動は試験の勉強と準備を含みます。 もちろん、仕事と家庭生活を絶えず両立させたり、仕事と勉強を同時にしたりする人もいます。 しかし、適切なタイムマップがあれば、いくつかのライフカテゴリのバランスを取ることさえ簡単に思えます。
これらのアクティビティとタスクが何であるかを理解したら、ジャーナル、Excel、またはGoogleスプレッドシートにそれらを書き留めます。 必ず、仕事、家族/友人、セルフケア、世帯などのいくつかのカテゴリを作成してから、各アクティビティをそのカテゴリに追加してください。 たとえば、ここでは3つのカテゴリを追加し、それぞれにいくつかのタスクを追加しました。
一般的に言って、タイムマップにはカテゴリが多すぎないようにする必要があります。 フィールドは3つ以上、5つ以下にすることを検討する必要があります。
ここで、Clockifyカレンダービューでカテゴリを作成する便利な方法は、それらをプロジェクトとして追加することです。 さらに、各プロジェクトに特定の色を割り当てることができます。 そうすれば、カレンダーのさまざまなライフカテゴリを区別できるようになります。
ステップ3：優先順位について考える
重要なアクティビティのリストを取得したら、次にいくつかの優先順位を設定します。 あまりにも多くのアクティビティやタスクをタイムマップに収めようとするのではなく、現実的になるようにしてください。 一部の割り当ては、他の割り当てよりも重要です。
人生のすべてのカテゴリーであなたの優先順位を決定することを忘れないでください。 たとえば、今週は、プロジェクトの提案を完了してクライアントに提示する必要があります。 だから、これらはあなたの仕事の優先事項です。
または、あなたの子供が来週の水曜日に学校の遊びに参加しているので、あなたはそれを見逃したくないでしょう。 あなたのタイムマップにそれを書き留めてください。 または、あなたの妹が誕生日パーティーを計画していて、彼女はあなたの助けを必要としています。 彼女をがっかりさせたくないので、必ずこのタスクをタイムマップに追加してください。
一般に、週ごとのタイムマップに関しては、各フィールドに2つまたは3つの優先順位を設定する必要があります。 前の手順と同様に、ノートブック、Excelファイル、またはGoogleスプレッドシートにこれらの優先順位を書き留めます。 以下に示すように、各カテゴリに4つのアクティビティがあることから、優先順位として2つまたは3つだけを選択しました。
さらに、優先順位を設定する方法を学ぶと、時間管理スキルも向上します。 実際、私たちの時間管理ガイドによると、優先順位に対処するために時間を費やすことを確認することが時間管理の本質です。
ステップ4：タイムブロッキングを開始する
次のステップは、カレンダーの時間をブロックすることです。
では、タイムブロッキングを開始するにはどうすればよいですか？ これがあなたがそれをすることができる方法です：
- まず、優先順位の時間ブロックを追加し、すべてのカテゴリをカバーしていることを確認します。
- 次に、会議や医師の予約などの予定されているイベントがある場合は、これらの時間ブロックも作成します。
- 最後に、空の時間エントリが残っている場合は、いくつかの追加のタスクまたはアクティビティを含めることができます。 または、これらの空白の時間エントリを残して、1週間を通してある程度の休息をとることができます。
Clockifyカレンダービューに時間エントリを追加する最も簡単な方法は、カレンダーで開いている時間枠をクリックすることです。 次に、次のようなウィンドウが表示されます。このウィンドウで、タスク/アクティビティ名を書き留め、プロジェクトを追加し、それを実行する予定の時間を指定できます。 たとえば、土曜日に水泳をしたい場合は、タスクの説明として「水泳」を追加するだけです。 ここで、プロジェクトは、友達と一緒に行くか、一人で行くかによって、セルフケアまたは家族/友達のカテゴリになります。
言及する価値のあるもう1つのポイントは、ClockifyのタイムマップをGoogleカレンダーまたはOutlookと統合できることです。 このオプションは、1週間を通して多くの会議がある場合に便利です。 これを行うには、カレンダービューページに移動し、接続アイコンをクリックしてから、それをGoogleまたはOutlookカレンダーのどちらと統合するかを選択する必要があります。 したがって、すべてのイベントがClockifyカレンダー、つまりタイムマップに追加されます。 したがって、時間のマップには、すべての重要な会議と電話が含まれます。
さて、あなたはあなたの時間ブロックがどれくらいの長さであるべきか疑問に思うかもしれません。 ええと、万能の答えはありません。 1時間ごとのブロックを設定することも、15分から30分の時間ブロックを設定することもできます。 あなたのタイムマップがあなたのニーズとあなたのライフスタイルに合っていることが重要です。 たとえば、1日に複数の作業タスクがあり、それぞれが約30分続く場合は、30分の時間ブロックを作成します。
数週間、数か月、さらには1年の計画を立てたい場合は、時間ブロックテンプレートを確認してください。
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ステップ5：色を使用してアクティビティを区別する
時間の地図を作成するときは、楽しんでください。 前述のように、追加するカテゴリごとにさまざまな色を使用することをお勧めします。
したがって、Clockifyでタスクとアクティビティを追加するときは、タイムマップに追加するプロジェクト（ライフカテゴリ）ごとに一意の色を選択できます。 そうすれば、タイムマップを見るだけで、1日の様子をよりよく理解できます。
ステップ6：タイムマップを確認する
次の週のタイムマップに記入したら、必ず確認してください。 そうすることで、必要に応じていくつかの時間エントリを変更できるようになります。 たとえば、火曜日にスケジュールした作業タスクが多すぎて、木曜日のアクティビティが少ないように見える場合は、一部の割り当てを後者に切り替えることができます。 さらに、土曜日のランチやお母さんの誕生日など、家族での重要なアクティビティを省略していることに気付いた場合は、これらのイベントをタイムマップに追加するのに最適な時期です。
あなたのタイムマップは石に設定されていないことを忘れないでください。 特定の活動に関して気が変わった場合は、まったく問題ありません。 ただし、タイムマップの追跡を開始する前に、これらの変更を行うようにしてください。 最終的には、時間管理スキルが向上し、ニーズに完全に適合するタイムマップを作成できるようになります。
さらに、カレンダーの一部の時間エントリをスケジュールしないでおくことができます。 たとえば、週末に仕事をしない場合、この2日間は1時間ごとに計画する必要はありません。 代わりに、週末に家族や友人と計画を立てている場合は、これらのアクティビティのみを追加できます。 ほぼ一日中自由に過ごせることを知って、土曜日の朝に目を覚ますのに勝るものはありません。
したがって、Clockifyカレンダービューのタイムマップの例を次に示します。 ここには3つのカテゴリがあります。
- ビジネス（青色）、
- 家族/友達
- とセルフケア（紫色）。
この時間マップには、平日のタスクとアクティビティが多く含まれていますが、土曜日と日曜日はアクティビティでそれほど過大評価されていません。
ライフスタイルで必要な場合は、いつでもカテゴリを追加できます。
タイムマップテンプレート
忙しすぎて自分のタイムマップを作成できない場合があります。 そのため、このような場合に使用できる週単位の時間マッピングテンプレートを作成しました。
ウィークリータイムマップテンプレートのダウンロード（Googleスプレッドシート）
ウィークリータイムマップテンプレート（PDF）をダウンロードする
上のスクリーンショットからわかるように、このタイムマップは、午前7時から午後11時までの毎週のスケジュールをカバーしています。 この例では、時間ブロックは通常1時間続きますが、2時間または3時間の時間ブロックもいくつかあります。 ただし、テンプレートのコピーを作成すると、テンプレート内のすべての時間ブロックの期間が同じであることがわかります（1時間）。 ウィークリータイムマップテンプレートには、仕事、家族/友人、セルフケアの3つのカテゴリが含まれています。 必要に応じて、さらに1つまたは2つ追加できます。
テンプレートには3つのタブがあることにも気付くでしょう。 これらのタブは、前のセクションで説明した手順に従うため、次のようになります。
- 2番目のステップである[アクティビティのリスト]タブ。
- [優先度のリスト]タブ、3番目のステップ。
- 時間のブロックと色の追加タブ、4番目と5番目のステップ。
さらに、最後のタブには、タイムマップのレビューに関するメモが表示されます。 そのため、使用を開始する前に、時間のマップをもう一度確認するように注意する必要があります。
まとめ
タイムマップは、仕事や私生活を整理するための非常に貴重なツールになります。 時間をマッピングするとき、あなたはあなたの有効性と効率についてもっと学びます。 さらに、タイムマップがあると、1週間の概要がわかるので、次に何をするかを決めるのに苦労する必要はありません。 さらに、スケジュールを知ることは、気を散らすことを避けるのにも役立ちます。 したがって、タイムマップを使用すると、人生のすべての領域で時間を最大限に活用することができます。
️あなたはあなたの時間をマッピングしようとしましたか？ 実用的でしたか？ あなたの回答、提案、コメントを[email protected]に送ってください。そうすれば、この投稿または将来の投稿にそれらを含めることができます。