Un ghid pentru maparea timpului (+ șablon de mapare a timpului)

Folosești hărți când călătorești către destinații noi? Îmi plac în special cele de hârtie, astfel încât să pot nota toate locurile pe care aș dori să le vizitez în timp ce stau într-o locație curentă. Deci, într-un fel, o hartă devine micul meu memento frumos pentru toate obiectivele care merită văzute.

Acum, în afară de o hartă care te ghidează prin spațiu, există o hartă care te ajută să manevrezi utilizarea timpului. O hartă a timpului, sau un sistem de cartografiere a timpului, vă permite să notați toate activitățile semnificative din viața profesională și personală, astfel încât să nu pierdeți nimic crucial.

În această postare pe blog, vă vom ghida prin maparea timpului, explicând:

• ce este maparea orei,
• beneficiile timpului de cartografiere,
• cum să creați o hartă a timpului, urmată de un șablon de hartă a timpului.

Ce este o hartă a timpului?

O hartă a timpului este un sistem care implică crearea unor blocuri specifice de timp pentru cele mai importante sarcini și activități pe parcursul unei zile, săptămâni sau luni. În funcție de tipul de activitate, puteți dedica mai mult sau mai puțin timp unor anumite activități. Este esențial să subliniați că o hartă a timpului implică atât activitățile dvs. legate de muncă, cât și cele personale. Astfel, o hartă a timpului va include nu numai sarcinile tale de muncă, ci și timpul în familie, precum și timpul pe care îl petreci cu partenerul și prietenii tăi sau timpul pe care îl petreci practicând sport.

Puteți utiliza fie un calendar fizic, fie un instrument online pentru a crea o hartă a timpului. Deoarece hărțile de timp conțin diverse categorii ale vieții tale, poți aloca o culoare distinctă fiecărei categorii.

În afară de indivizi, echipele pot beneficia și de utilizarea unei hărți a timpului. În acest caz, o hartă a timpului ar trebui să conțină obiectivele și prioritățile echipei, pentru a se asigura că toți membrii respectă obiectivele comune.

Diferența dintre maparea timpului și blocarea timpului

Am menționat deja că atunci când faceți o hartă a timpului, este esențial să dedicați blocuri de timp specifice tuturor activităților. Deci, care este diferența dintre maparea timpului și blocarea timpului?

Ei bine, blocarea timpului este tehnica de gestionare a timpului care constă în crearea unor anumite intervale de timp pentru a face față sarcinilor vitale. Apoi programați aceste sarcini în calendarul dvs. Ideea este să dai tot ce ai mai bun pentru a finaliza fiecare sarcină într-un interval de timp predeterminat - bloc de timp. Ca atare, este unul dintre cei mai esențiali pași ai cartografierii timpului.

Acum, să continuăm cu cartografierea timpului . Când este completată corect, o hartă a timpului vă oferă o imagine de ansamblu asupra timpului dvs. Cu o hartă a timpului, știi exact cum îți vei petrece timpul la serviciu și în afara ei. Maparea timpului include decizia cu privire la prioritățile tale principale în toate domeniile vieții tale. Apoi, creezi blocuri de timp în harta ta de timp, astfel vei ști cât timp vei dedica fiecărei activități.

Deci, când te gândești la asta, maparea timpului duce blocarea timpului tău la nivelul următor. Cu o hartă a timpului, veți avea o imagine mai clară despre cum (și când) să vă finalizați sarcinile și activitățile. Și acesta este doar unul dintre multele beneficii ale mapării timpului, pe care îl vom explora în continuare în secțiunea următoare.

Beneficiile folosirii unei hărți a timpului

Cu toții avem propriile moduri de a ne planifica timpul. Unii oameni preferă să facă o listă de lucruri de făcut, alții optează pentru o tehnică specifică de gestionare a timpului, precum metoda Pomodoro sau Matricea Eisenhower.

Dacă încă nu ați încercat să vă organizați ziua cu o hartă a timpului, iată câteva beneficii ale folosirii unei hărți a timpului, pentru a vă inspira să o încercați.

Maparea timpului reduce oboseala decizională

După cum este definită de Healthline, oboseala decizională este „ sentimentul când ești prea stresat de numărul nesfârșit de decizii pe care ai trebuit să le iei pe parcursul zilei”. Deci, atunci când trebuie să iei prea multe decizii într-o zi, în cele din urmă vei deveni obosit și vei fi incapabil să alegi ce este mai bun. Prin urmare, vei ajunge să iei decizii proaste.

Cum vă poate ajuta o hartă a timpului să evitați acest sentiment? Când vă mapați timpul, decideți cum să vă petreceți timpul, adică ce activități ar trebui să faceți mai întâi și ce puteți aștepta mai târziu. Într-un fel, iei toate deciziile deodată. Prin urmare, o hartă a timpului vă ajută să vă creați ziua din momentul în care vă treziți până în momentul în care mergeți la culcare. În loc să decideți ce să faceți în continuare, lăsați o hartă a timpului să vă ghideze de-a lungul zilei.

Maparea timpului vă ajută să aflați despre eficacitatea și eficiența dvs

După cum am discutat anterior, poți folosi culorile pentru a diferenția fiecare segment al vieții tale. În acest fel, când vă uitați la harta timpului, veți observa imediat dacă v-ați dedicat cea mai mare parte a timpului muncii, activităților de agrement sau dormitului.

Într-un articol Forbes, Brett Steenbarger, psiholog și antrenor de tranzacționare, explică că hărțile de timp ne pot ajuta să aflăm cât de eficienți și eficienți suntem. El propune ca atunci când îți revizuiești harta timpului, să te gândești și la performanța ta. Pentru a face o hartă mai atractivă din punct de vedere vizual, el recomandă să folosiți diverse nuanțe pentru a vă descrie performanța. Deci, dacă ați terminat o sarcină cu succes, utilizați nuanțe mai închise pentru acea sarcină. Pe de altă parte, dacă nu sunteți mulțumit de modul în care ați gestionat o anumită activitate, utilizați nuanțe mai deschise pentru acea sarcină.

De ce este atât de util? Ei bine, după ce ai petrecut câteva zile examinându-ți performanța, vei putea compara rezultatele. Astfel, evaluarea hărții temporale vă va ajuta să aflați despre:

• Eficiența ta : Cât de bine ți-ai terminat sarcinile?
• Eficacitatea ta : ai fost consecvent cu îndeplinirea sarcinilor importante?

În plus, dacă observați orice lacune de productivitate sau probleme similare, ar trebui să vă modificați harta timpului. De exemplu, încercați să lucrați la sarcini mai complexe în momentele din zi când sunteți cel mai alert.

Maparea timpului vă ajută să evitați efectele Legii Parkinson

Prin definiția sa, Legea lui Parkinson înseamnă că „lucrarea se extinde pentru a umple timpul alocat pentru finalizarea acesteia”. Cyril Northcote Parkinson, un istoric britanic, a inventat acest termen. În eseul pentru The Economist, el a menționat un exemplu de doamnă în vârstă care scria o carte poștală nepoatei sale. Chiar dacă această sarcină simplă durează de obicei câteva minute, i-a luat o zi întreagă să scrie o carte poștală pentru că nu avea altceva de făcut.

Să ne uităm la un exemplu de lege Parkinson la locul de muncă. Ai la dispoziție o săptămână pentru a finaliza o prezentare importantă pentru un client. De obicei aveți nevoie de 2 sau 3 zile pentru a finaliza o astfel de prezentare. Dar, știind că aveți mai mult timp pentru a finaliza această sarcină, este probabil să finalizați prezentarea chiar înainte de termenul limită, nu mai devreme. În general, atunci când avem mai mult timp în farfurie decât este necesar, avem tendința de a ne distra. De aceea, de obicei, întindem o anumită sarcină până la termenul limită, chiar și atunci când am fi putut-o termina mai devreme.

Deci, cum vă poate ajuta crearea unei hărți a timpului să evitați Legea Parkinson? Deoarece maparea timpului înseamnă a face planuri pentru fiecare oră a zilei, nu va mai rămâne loc pentru distrageri majore. În loc să petreci numeroase ore pe zi, răsfățându-te cu distragerile, pur și simplu îți vei urma harta timpului. Prin urmare, veți îndeplini chiar și sarcinile care au un termen limită mai lung - la timp sau chiar mai devreme. Într-un fel, cartografierea timpului vă poate îmbunătăți și disciplina la locul de muncă.

Cum se creează o hartă a timpului în 6 pași

Dacă preferați hârtie decât digitală, puteți crea o hartă a timpului folosind o bucată de hârtie și un calendar fizic. Cu toate acestea, puteți utiliza și un software de cartografiere a timpului. Unele dintre cele mai populare opțiuni sunt Google Sheets, Excel, Google Calendar și Microsoft Outlook. Nu este de mirare, deoarece aceste instrumente sunt destul de ușor de utilizat. În plus, atunci când creați o hartă a timpului în Google Calendar, vă puteți integra întâlnirile și în harta timpului.

Cu toate acestea, există o altă modalitate de a crea o hartă a timpului. Anumite instrumente de urmărire a timpului, cum ar fi Clockify, au o vizualizare Calendar care este utilă în astfel de situații. Vă vom arăta ce pași trebuie să faceți pentru a realiza o hartă a timpului în vizualizarea Calendar Clockify.

Pasul 1: Luați în considerare modul în care petreceți timpul

Înainte de a începe să creați o hartă a timpului, ar trebui să reflectați asupra modului în care vă petreceți timpul. Iată câteva întrebări de luat în considerare:

• Ce aș dori să schimb în privința programului meu de lucru? Dar timpul în afara serviciului?
• Petrec suficient timp cu familia sau prietenii mei? Dacă nu, cum le pot dedica mai mult timp?

În plus, vă puteți crea harta timpului pentru o zi, o săptămână, chiar și o lună. Cu toate acestea, ar trebui să începeți prin a realiza o hartă a timpului săptămânal. Astfel, veți avea o imagine de ansamblu asupra unei săptămâni întregi. Desigur, dacă observați că unele zile din programul dvs. nu funcționează pentru dvs., asigurați-vă că le modificați în viitor.

Pasul 2: Enumeră activitățile din toate segmentele vieții tale

Al doilea pas este realizarea unei liste cu toate activitățile și sarcinile cruciale care vă ocupă cea mai mare parte a timpului. Dacă ești părinte, activitățile tale cheie ar fi obligațiile parentale. Sau, în cazul în care ești proprietar de afaceri, probabil că îți vei dedica cea mai mare parte a zilei companiei tale. Dacă ești student, activitățile tale vor implica studiul și pregătirea pentru examene. Desigur, există oameni care jongla în mod constant cu viața de familie, sau lucrează și studiază în același timp. Dar, cu o hartă a timpului adecvată, chiar și echilibrarea mai multor categorii de viață va părea mai ușoară.

Odată ce vă dați seama care sunt aceste activități și sarcini, notați-le într-un jurnal, Excel sau Google Sheet. Asigurați-vă că faceți mai multe categorii, cum ar fi Muncă, Familie/Prieteni, Îngrijire personală, Gospodărie, apoi adăugați fiecare activitate la categoria sa. De exemplu, aici am adăugat trei categorii, urmate de câteva sarcini în fiecare dintre ele.

În general, nu ar trebui să existe prea multe categorii în harta temporală. Ar trebui să vă gândiți să aveți cel puțin trei, dar nu mai mult de cinci câmpuri.

Acum, o modalitate utilă de a vă crea categoriile în vizualizarea Calendar Clockify este să le adăugați ca proiecte. Mai mult, puteți atribui o anumită culoare fiecărui proiect. Astfel, vei putea distinge diferite categorii de viață în calendarul tău.

Pasul 3: Gândește-te la prioritățile tale

Odată ce ai lista activităților cheie, este timpul să stabilești câteva priorități. În loc să încerci să încadrezi prea multe activități și sarcini pe harta ta timpului, încearcă să fii realist. Unele sarcini sunt mai semnificative decât altele.

Asigurați-vă că vă decideți prioritățile în toate categoriile de viață. De exemplu, în această săptămână, trebuie să finalizați o propunere de proiect și să o prezentați clientului. Deci, acestea sunt prioritățile tale la locul de muncă.

Sau, copilul tău participă la o piesă de teatru de la școală miercurea viitoare și nu ai vrea să o ratezi. Notează-l pe harta timpului. Sau, sora ta plănuiește o petrecere de naștere și are nevoie de ajutorul tău. Nu ați dori să o dezamăgiți, așa că asigurați-vă că adăugați această sarcină pe harta timpului.

În general, când vine vorba de o hartă a timpului săptămânal, ar trebui să aveți două sau trei priorități în fiecare domeniu. La fel ca în pasul anterior, notează aceste priorități în blocnotes, fișier Excel sau Foi de calcul Google. După cum puteți vedea mai jos, din faptul că avem patru activități în fiecare categorie, am selectat doar două sau trei ca priorități.

În plus, odată ce înveți cum să stabilești prioritățile, îți vei îmbunătăți și abilitățile de gestionare a timpului. De fapt, conform ghidului nostru de gestionare a timpului, asigurarea că vă petreceți timp ocupându-vă de priorități este esența managementului timpului.

Pasul 4: Începeți blocarea timpului

Următorul pas este blocarea timpului în calendarul dvs.

Deci, cum să începeți blocarea timpului? Iată cum o poți face:

• Mai întâi, adăugați blocuri de timp pentru prioritățile dvs., asigurându-vă că acoperiți toate categoriile.
• În al doilea rând, dacă se întâmplă să aveți vreo întâlnire sau orice alt eveniment programat, cum ar fi o programare la medic, creați blocuri de timp și pentru acestea.
• În cele din urmă, dacă au rămas înregistrări de timp goale, puteți include unele sarcini sau activități suplimentare. Alternativ, puteți lăsa aceste intrări de timp goale, pentru a vă asigura că vă odihniți puțin pe parcursul săptămânii.

Cel mai simplu mod de a adăuga intrări de timp în vizualizarea Clockify Calendar este să faceți clic pe orice interval de timp deschis din calendar. Apoi, veți vedea o fereastră, cum ar fi cea de mai jos, în care puteți scrie numele sarcinii/activității, adăuga un proiect și timpul în care intenționați să o faceți. De exemplu, dacă doriți să înotați sâmbătă, adăugați pur și simplu „Înot” ca descriere a sarcinii. Aici, un proiect poate fi o categorie Self-care sau Familie/Prieteni , în funcție de dacă intenționați să mergeți cu prietenii sau singur.

Un alt aspect demn de menționat este că vă puteți integra harta timpului în Clockify cu Google Calendar sau Outlook. Această opțiune este utilă atunci când aveți multe întâlniri pe parcursul săptămânii. Pentru a face acest lucru, trebuie să accesați pagina de vizualizare Calendar, să faceți clic pe pictograma de conectare, apoi să alegeți dacă doriți să o integrați cu Google sau Outlook Calendar. Astfel, toate evenimentele dvs. vor fi adăugate la Calendarul dvs. Clockify - adică, harta timpului. Deci, harta ta a timpului va include toate întâlnirile și apelurile semnificative.

Acum, s-ar putea să vă întrebați cât de lungi ar trebui să fie blocurile dvs. de timp. Ei bine, nu există un răspuns unic. Puteți avea blocuri orare sau blocurile dvs. de timp pot dura între 15 sau 30 de minute. Este esențial ca harta ta timpului să se potrivească nevoilor și stilului tău de viață. De exemplu, dacă aveți mai multe sarcini de lucru pe zi și fiecare durează aproximativ 30 de minute, atunci creați blocuri de timp de 30 de minute.

Pasul 5: Folosiți culori pentru a vă diferenția activitățile

Asigurați-vă că vă distrați când creați o hartă a timpului. După cum am menționat anterior, vă sugerăm să folosiți culori diferite pentru fiecare categorie pe care o adăugați.

Deci, atunci când adăugați sarcinile și activitățile dvs. în Clockify, puteți alege o culoare unică pentru fiecare proiect (categorie de viață) pe care îl adăugați pe harta timpului. În acest fel, doar privind harta timpului, vei înțelege mai bine cum va arăta ziua ta.

Pasul 6: revizuiți harta timpului

După ce ați completat harta timpului pentru săptămâna următoare, asigurați-vă că o revizuiți. Procedând astfel, veți putea modifica unele intrări de timp dacă este necesar. De exemplu, dacă ați programat prea multe sarcini de lucru marți, în timp ce joia pare să aibă mai puține activități, puteți trece unele sarcini la acestea din urmă. În plus, dacă observi că ai omis unele activități importante ale familiei, cum ar fi prânzul de sâmbătă sau ziua de naștere a mamei tale, acum este momentul perfect pentru a adăuga aceste evenimente pe harta temporală.

Amintiți-vă că harta timpului dvs. nu este scrisă în piatră. Este perfect dacă te răzgândești când vine vorba de anumite activități. Dar, încercați să faceți aceste modificări înainte de a începe să urmăriți o hartă a timpului. În cele din urmă, îți vei îmbunătăți abilitățile de gestionare a timpului și vei dobândi capacitatea de a crea hărți de timp care se potrivesc perfect nevoilor tale.

În plus, puteți lăsa neprogramate unele înregistrări de timp în calendar. De exemplu, dacă nu lucrați în weekend, nu trebuie să planificați fiecare oră pentru aceste două zile. În schimb, dacă aveți planuri cu familia și prietenii pentru weekend, puteți adăuga doar aceste activități. Nimic mai bun decât să te trezești sâmbătă dimineața știind că ai aproape o zi întreagă liberă.

Deci, iată un exemplu de hartă a timpului în vizualizarea Calendar Clockify. Există trei categorii aici:

• Afaceri (culoare albastră),
• Prieteni de familie
• și Autoîngrijire (culoare violet).

Această hartă a timpului conține mai multe sarcini și activități în zilele lucrătoare, în timp ce sâmbăta și duminica nu sunt atât de supraponderate cu activități.

Puteți adăuga oricând mai multe categorii dacă stilul dvs. de viață vă cere acest lucru.

Un șablon de hartă a timpului

Uneori, veți fi prea ocupat pentru a vă crea propria hartă a timpului. De aceea, am creat un șablon săptămânal de cartografiere a timpului pe care îl puteți folosi în astfel de ocazii.

Descărcați șablonul de hartă săptămânală a timpului (Google Sheets)

Descărcați șablonul de hartă a timpului săptămânal (PDF)

După cum puteți vedea din captura de ecran de mai sus, această hartă a timpului acoperă programul dvs. săptămânal de la 7:00 la 23:00. În acest exemplu, blocurile de timp durează de obicei o oră, dar există și câteva blocuri de timp de 2 sau 3 ore. Cu toate acestea, odată ce faceți o copie a șablonului nostru, veți observa că toate blocurile de timp din șablon au aceeași durată - o oră. Șablonul Hartă săptămânală a timpului conține trei categorii: Muncă , Familie/Prieteni și Îngrijire personală . Ești binevenit să adaugi încă unul sau două dacă vrei.

Veți observa, de asemenea, că în șablon există trei file. Aceste file urmează pașii descriși în secțiunea anterioară, deci există:

1. Fila Fila Blocarea timpului și adăugarea de culori fila , al patrulea și al cincilea pas.

În plus, în ultima filă, veți vedea o notă referitoare la o revizuire a hărții timpului. Așadar, aveți un memento să treceți din nou peste harta timpului înainte de a începe să o utilizați.

Încheierea

O hartă a timpului poate fi un instrument neprețuit pentru organizarea vieții tale profesionale și personale. Când mapați timpul, aflați mai multe despre eficacitatea și eficiența dvs. În plus, a avea o hartă a timpului vă oferă o imagine de ansamblu asupra săptămânii dvs., astfel încât nu trebuie să vă luptați cu luarea deciziilor despre ce să faceți în continuare. În plus, cunoașterea programului tău te va ajuta să eviți orice distragere a atenției. Prin urmare, cu o hartă a timpului, vei putea să-ți folosești cât mai bine timpul — în toate domeniile vieții tale.