Руководство по тайм-мэппингу (+ шаблон тайм-мэппинга)

Пользуетесь ли вы картами, когда путешествуете по новым направлениям? Мне особенно нравятся бумажные, так что я могу отметить все места, которые я хотел бы посетить, оставаясь в текущем месте. Таким образом, карта становится моим изящным напоминанием обо всех достопримечательностях, которые стоит увидеть.

Теперь, помимо карты, которая проведет вас через пространство, есть карта, которая поможет вам маневрировать во времени. Карта времени или система картирования времени позволяет вам записывать все важные действия в вашей профессиональной и личной жизни, чтобы вы не пропустили ничего важного.

В этом сообщении блога мы проведем вас через картографирование времени, объяснив:

• что такое отображение времени,
• преимущества картографического времени,
• как создать временную карту, за которой следует шаблон временной карты.

Что такое карта времени?

Карта времени — это система, которая включает в себя создание определенных блоков времени для ваших наиболее важных задач и действий в течение дня, недели или месяца. В зависимости от вида деятельности вы можете уделять больше или меньше времени конкретным видам деятельности. Важно отметить, что временная карта включает в себя как ваши рабочие, так и личные действия. Таким образом, карта времени будет включать не только ваши рабочие задания, но и время, проведенное с семьей, а также время, которое вы проводите с партнером и друзьями, или время, которое вы тратите на занятия спортом.

Вы можете использовать либо физический календарь, либо онлайн-инструмент для создания карты времени. Поскольку временные карты содержат различные категории вашей жизни, вы можете назначить каждой категории свой цвет.

Помимо отдельных лиц, команды также могут извлечь выгоду из использования временной карты. В этом случае временная карта должна содержать цели и приоритеты команды, чтобы все члены придерживались общих целей.

Разница между отображением времени и блокировкой времени

Мы уже упоминали, что при составлении временной карты важно выделять определенные временные блоки для всех видов деятельности. Итак, в чем разница между тайм-мэппингом и тайм-блокингом?

Что ж, блокировка времени — это метод управления временем, который заключается в создании определенных временных интервалов для решения жизненно важных задач. Затем вы планируете эти задания в своем календаре. Идея состоит в том, чтобы сделать все возможное, чтобы выполнить каждое задание в течение заранее определенного периода времени — временного блока. Таким образом, это один из самых важных шагов картографирования времени.

Теперь давайте продолжим отображение времени . При правильном заполнении временная карта дает вам общее представление о вашем времени. С картой времени вы точно знаете, как будете проводить время на работе и вне ее. Картирование времени включает в себя определение ваших главных приоритетов во всех сферах вашей жизни. Затем вы создаете временные блоки на своей карте времени, чтобы знать , сколько времени вы посвятите каждому действию.

Так что, если подумать, тайммэппинг выводит блокировку времени на новый уровень. С картой времени у вас будет более четкое представление о том, как (и когда) выполнять свои задачи и действия. И это лишь одно из многих преимуществ отображения времени, которые мы рассмотрим в следующем разделе.

Преимущества использования временной карты

У каждого из нас есть свои способы планирования своего времени. Некоторые люди предпочитают составлять список дел, другие выбирают определенную технику тайм-менеджмента, например, метод помидора или матрицу Эйзенхауэра.

Если вы еще не пробовали организовать свой день с помощью карты времени, вот несколько преимуществ использования карты времени, которые вдохновят вас попробовать.

Картирование времени снижает усталость от принятия решений

По определению Healthline, усталость от принятия решений — это « чувство чрезмерного стресса из-за бесконечного количества решений, которые вам приходилось принимать в течение дня». Итак, когда вам приходится принимать слишком много решений за день, в конце концов вы устанете и не сможете выбрать лучшее. Таким образом, вы в конечном итоге будете принимать плохие решения.

Как карта времени может помочь вам избежать этого чувства? Составляя карту своего времени, вы решаете, как провести его, имея в виду, какие действия вы должны сделать в первую очередь, а какие могут подождать позже. В некотором смысле, вы принимаете все решения сразу. Таким образом, временная карта помогает планировать свой день с момента пробуждения до момента отхода ко сну. Вместо того, чтобы решать, что делать дальше, просто позвольте временной карте вести вас в течение дня.

Картирование времени поможет вам узнать о своей эффективности и результативности

Как мы уже говорили ранее, вы можете использовать цвета, чтобы различать каждый сегмент вашей жизни. Таким образом, глядя на свою карту времени, вы сразу заметите, посвятили ли вы большую часть своего времени работе, отдыху или сну.

В одной статье Forbes Бретт Стинбаргер, психолог и тренер по трейдингу, объясняет, что карты времени могут помочь нам узнать, насколько мы эффективны и продуктивны. Он предлагает, чтобы при просмотре вашей временной карты вы также думали о своей производительности. Чтобы сделать карту визуально более привлекательной, он рекомендует использовать разные оттенки для описания вашей работы. Итак, если вы успешно завершили задачу, используйте более темные оттенки для этой задачи. С другой стороны, если вас не устраивает то, как вы справились с определенной задачей, используйте более светлые оттенки для этой задачи.

Почему это так полезно? Что ж, потратив несколько дней на просмотр своей работы, вы сможете сравнить свои результаты. Таким образом, оценка вашей временной карты поможет вам узнать о:

• Ваша эффективность : насколько хорошо вы справились со своими задачами?
• Ваша эффективность : последовательно ли вы выполняли свои важные задачи?

Кроме того, если вы заметили какие-либо пробелы в производительности или аналогичные проблемы, вам следует настроить свою временную карту. Например, попробуйте работать над более сложными задачами в то время дня, когда вы наиболее бдительны.

Картирование времени поможет вам избежать последствий закона Паркинсона

По своему определению закон Паркинсона означает, что «работа расширяется, чтобы заполнить время, отведенное для ее завершения». Этот термин изобрел британский историк Сирил Норткот Паркинсон. В эссе для The Economist он упомянул пример пожилой дамы, которая писала открытку своей племяннице. Несмотря на то, что это простое задание обычно занимает несколько минут, ей потребовался целый день, чтобы написать открытку, потому что ей больше нечего было делать.

Давайте посмотрим на пример закона Паркинсона в действии. У вас есть неделя, чтобы закончить важную презентацию для клиента. Обычно на такую ​​презентацию уходит 2-3 дня. Но, зная, что у вас есть больше времени для выполнения этой задачи, вполне вероятно, что вы закончите презентацию как раз перед дедлайном, а не раньше. В общем, когда у нас больше времени, чем нужно, мы склонны отвлекаться. Вот почему мы обычно растягиваем ту или иную задачу до крайнего срока, даже если могли бы закончить ее раньше.

Итак, как создание временной карты может помочь вам избежать закона Паркинсона? Поскольку картирование времени означает составление планов на каждый час дня, не останется места для серьезных отвлекающих факторов. Вместо того, чтобы тратить много часов в день на развлечения, вы просто будете следовать своей временной карте. Таким образом, вы сможете выполнять даже задачи с более длительным сроком выполнения — вовремя или даже раньше. В некотором смысле картографирование времени также может улучшить вашу дисциплину на работе.

Как создать временную карту за 6 шагов

Если вы предпочитаете бумагу цифровой, вы можете создать карту времени, используя лист бумаги и физический календарь. Однако вместо этого вы также можете использовать программное обеспечение для отображения времени. Одними из самых популярных вариантов являются Google Sheets, Excel, Google Calendar и Microsoft Outlook. Это неудивительно, поскольку эти инструменты довольно просты в использовании. Кроме того, при создании карты времени в Календаре Google вы также можете интегрировать свои встречи в свою карту времени.

Однако есть и другой способ создать карту времени. Некоторые инструменты отслеживания времени, такие как Clockify, имеют представление календаря, которое пригодится в таких ситуациях. Мы покажем вам, какие шаги нужно предпринять, чтобы создать временную карту в представлении календаря Clockify.

Шаг 1. Подумайте, как вы проводите время

Прежде чем приступить к созданию карты времени, следует подумать о том, как вы проводите свое время. Вот несколько вопросов для рассмотрения:

• Что бы я хотел изменить в своем рабочем времени? А как насчет времени вне работы?
• Достаточно ли времени я провожу с семьей или друзьями? Если нет, то как я могу уделять им больше времени?

Кроме того, вы можете создать свою временную карту на день, неделю и даже месяц. Тем не менее, вы должны начать с составления еженедельной карты времени. Таким образом, у вас будет обзор всей недели. Конечно, если вы заметили, что некоторые дни в вашем расписании не работают на вас, обязательно измените их в будущем.

Шаг 2. Перечислите занятия из всех сегментов вашей жизни.

Второй шаг — составить список всех важных действий и задач, которые занимают большую часть вашего времени. Если вы родитель, вашими ключевыми действиями будут родительские обязанности. Или, если вы владелец бизнеса, вы, вероятно, посвятите большую часть своего дня своей компании. Если вы студент, ваша деятельность будет включать учебу и подготовку к экзаменам. Конечно, есть люди, которые постоянно совмещают работу и семейную жизнь или одновременно работают и учатся. Но с правильной временной картой даже сбалансировать несколько жизненных категорий будет проще.

Как только вы выясните, что это за действия и задачи, запишите их в журнал, Excel или Google Sheet. Обязательно создайте несколько категорий, таких как «Работа», «Семья/друзья», «Уход за собой», «Домашнее хозяйство», а затем добавьте каждое действие в свою категорию. Например, здесь мы добавили три категории, а затем несколько задач в каждой из них.

Вообще говоря, на вашей временной карте не должно быть слишком много категорий. Вам следует рассмотреть возможность наличия как минимум трех, но не более пяти полей.

Теперь удобный способ сделать ваши категории в представлении календаря Clockify — добавить их в качестве проектов. Более того, каждому проекту можно присвоить определенный цвет. Таким образом, вы сможете различать различные категории жизни в своем календаре.

Шаг 3: Подумайте о своих приоритетах

Когда у вас есть список ключевых действий, пришло время установить некоторые приоритеты. Вместо того, чтобы пытаться вписать в свою временную карту слишком много действий и задач, постарайтесь быть реалистом. Некоторые задания важнее других.

Обязательно определитесь со своими приоритетами во всех категориях жизни. Например, на этой неделе вы должны закончить проектное предложение и представить его клиенту. Итак, это ваши приоритеты в работе.

Или ваш ребенок участвует в школьном спектакле в следующую среду, и вы не хотели бы его пропустить. Запишите это на своей временной карте. Или ваша сестра планирует вечеринку по случаю дня рождения, и ей нужна ваша помощь. Вы бы не хотели подвести ее, поэтому обязательно добавьте это задание в свою временную карту.

В общем, когда дело доходит до недельной карты времени, у вас должно быть два или три приоритета в каждой области. Как и в предыдущем шаге, запишите эти приоритеты в свой блокнот, файл Excel или Google Sheets. Как вы можете видеть ниже, из четырех видов деятельности в каждой категории мы выбрали только два или три в качестве приоритетных.

Кроме того, как только вы научитесь расставлять приоритеты, вы также улучшите свои навыки тайм-менеджмента. На самом деле, согласно нашему руководству по тайм-менеджменту, убедиться, что вы тратите время на решение приоритетов, является сутью тайм-менеджмента.

Шаг 4: Начать блокировку времени

Следующий шаг — заблокировать время в календаре.

Итак, как запустить блокировку времени? Вот как это сделать:

• Во-первых, добавьте временные блоки для ваших приоритетов, убедившись, что вы охватываете все категории.
• Во-вторых, если у вас запланированы какие-либо встречи или другие запланированные мероприятия, например визит к врачу, выделите для них временные блоки.
• Наконец, если остались какие-либо пустые записи времени, вы можете включить некоторые дополнительные задачи или действия. Кроме того, вы можете оставить эти записи пустыми, чтобы иметь возможность отдыхать в течение недели.

Самый простой способ добавить записи времени в представлении календаря Clockify — щелкнуть любой открытый период времени в календаре. Затем вы увидите окно, подобное приведенному ниже, где вы можете записать название своей задачи/деятельности, добавить проект и время, когда вы планируете это сделать. Например, если вы хотите поплавать в субботу, просто добавьте «Плавание» в качестве описания задачи. Здесь проект может быть категорией « Самообслуживание » или «Семья/Друзья », в зависимости от того, планируете ли вы пойти с друзьями или в одиночку.

Еще один момент, о котором стоит упомянуть, это то, что вы можете интегрировать свою карту времени в Clockify с Календарем Google или Outlook. Этот вариант удобен, когда у вас много встреч в течение недели. Для этого вам нужно перейти на страницу просмотра календаря, щелкнуть значок подключения, а затем выбрать, хотите ли вы интегрировать его с календарем Google или Outlook. Таким образом, все ваши события будут добавлены в ваш календарь Clockify — т. е. в вашу временную карту. Итак, ваша карта времени будет включать в себя все значимые встречи и звонки.

Теперь вам может быть интересно, насколько длинными должны быть ваши временные блоки. Ну нет универсального ответа. У вас могут быть почасовые блоки, или ваши временные блоки могут длиться от 15 до 30 минут. Крайне важно, чтобы ваша карта времени соответствовала вашим потребностям и вашему образу жизни. Например, если у вас есть несколько рабочих задач в день, и каждая длится около 30 минут, создайте 30-минутные временные блоки.

Шаг 5. Используйте цвета, чтобы различать свои действия

Не забудьте повеселиться при создании карты времени. Как упоминалось ранее, мы предлагаем использовать разные цвета для каждой добавляемой вами категории.

Таким образом, при добавлении ваших задач и действий в Clockify вы можете выбрать уникальный цвет для каждого проекта (категории жизни), который вы добавляете на свою временную карту. Таким образом, просто взглянув на карту времени, вы лучше поймете, как будет выглядеть ваш день.

Шаг 6. Просмотрите свою временную карту

После того, как вы заполнили карту времени на следующую неделю, обязательно просмотрите ее. Таким образом, вы сможете изменить некоторые записи времени, если это необходимо. Например, если вы запланировали слишком много рабочих задач на вторник, а в четверг, кажется, меньше дел, вы можете переключить некоторые задания на последнее. Кроме того, если вы заметили, что пропустили некоторые важные семейные мероприятия, такие как субботний обед или день рождения вашей мамы, сейчас самое время добавить эти события в свою временную карту.

Помните, что ваша временная карта не высечена на камне. Совершенно нормально, если вы передумаете, когда дело доходит до конкретных занятий. Но постарайтесь внести эти изменения до того, как начнете следовать временной карте. Со временем вы улучшите свои навыки тайм-менеджмента и получите возможность создавать временные карты, идеально соответствующие вашим потребностям.

Кроме того, вы можете оставить некоторые временные записи в своем календаре незапланированными. Например, если вы не работаете по выходным, вам не нужно планировать каждый час на эти два дня. Вместо этого, если у вас есть планы с семьей и друзьями на выходные, вы можете добавить только эти мероприятия. Нет ничего лучше, чем проснуться в субботу утром, зная, что у вас почти целый день свободен.

Итак, вот пример временной карты в представлении Clockify Calendar. Здесь есть три категории:

• Бизнес (синий цвет),
• Друзья семьи
• и уход за собой (фиолетовый цвет).

Эта карта времени содержит больше задач и действий в рабочие дни, в то время как суббота и воскресенье не так перегружены действиями.

Вы всегда можете добавить дополнительные категории, если этого требует ваш образ жизни.

Шаблон временной карты

Иногда вы будете слишком заняты, чтобы создать собственную временную карту. Вот почему мы сделали шаблон еженедельного отображения времени, который вы можете использовать в таких случаях.

Загрузите шаблон еженедельной временной карты (Google Таблицы)

Загрузите шаблон недельной временной карты (PDF)

Как вы можете видеть на скриншоте выше, эта временная карта охватывает ваше расписание на неделю с 7:00 до 23:00. В этом примере временные блоки обычно длятся час, но есть также несколько 2-часовых или 3-часовых временных блоков. Однако, как только вы сделаете копию нашего шаблона, вы заметите, что все временные блоки в шаблоне имеют одинаковую продолжительность — час. Шаблон еженедельной карты времени содержит три категории: « Работа », «Семья/друзья » и « Уход за собой ». Вы можете добавить еще один или два, если хотите.

Вы также заметите, что в шаблоне есть три вкладки. Эти вкладки следуют шагам, которые мы описали в предыдущем разделе, поэтому есть:

1. Вкладка Вкладка « Вкладка Кроме того, в последней вкладке вы увидите примечание о просмотре временной карты. Итак, у вас есть напоминание о том, чтобы еще раз просмотреть карту времени, прежде чем вы начнете ее использовать.

   Подведение итогов

   Карта времени может быть бесценным инструментом для организации вашей профессиональной и личной жизни. Сопоставляя время, вы узнаете больше о своей эффективности и результативности. Кроме того, наличие временной карты дает вам обзор вашей недели, поэтому вам не нужно бороться с принятием решений о том, что делать дальше. Кроме того, знание своего графика также поможет вам избежать отвлекающих факторов. Таким образом, с картой времени вы сможете наилучшим образом использовать свое время во всех сферах своей жизни.

   ️ Пробовали ли вы составлять карту своего времени? Вы нашли это практичным? Присылайте свои ответы, предложения и комментарии на адрес [email protected], и мы можем включить их в этот или будущие посты.