Um guia para mapeamento de tempo (+ modelo de mapeamento de tempo)

Você usa mapas quando viaja para novos destinos? Eu particularmente gosto dos de papel para que eu possa marcar todos os lugares que gostaria de visitar enquanto estiver no local atual. Então, de certa forma, um mapa se torna meu pequeno lembrete bacana para todos os pontos turísticos que valem a pena ver.

Agora, além de um mapa que o guia pelo espaço, há um mapa que o ajuda a manobrar o uso do tempo. Um mapa de tempo, ou um sistema de mapeamento de tempo, permite que você anote todas as atividades importantes em sua vida profissional e pessoal para que você não perca nada crucial.

Nesta postagem do blog, orientaremos você pelo mapeamento de tempo, explicando:

• o que é mapeamento de tempo,
• os benefícios de mapear o tempo,
• como criar um mapa de tempo, seguido por um modelo de mapa de tempo.

O que é um mapa do tempo?

Um mapa de tempo é um sistema que envolve a criação de blocos de tempo específicos para suas tarefas e atividades mais significativas ao longo de um dia, semana ou mês. Dependendo do tipo de atividade, você pode dedicar mais ou menos tempo a atividades específicas. É crucial ressaltar que um mapa do tempo envolve tanto suas atividades relacionadas ao trabalho quanto pessoais. Assim, um mapa de tempo incluirá não apenas suas atribuições de trabalho, mas também o tempo com a família, bem como o tempo que você passa com seu parceiro e amigos, ou o tempo que você passa praticando esportes.

Você pode usar um calendário físico ou uma ferramenta online para criar um mapa de tempo. Como os mapas de tempo contêm diversas categorias de sua vida, você pode atribuir uma cor distinta a cada categoria.

Além dos indivíduos, as equipes também podem se beneficiar do uso de um mapa de tempo. Nesse caso, um mapa de tempo deve conter os objetivos e prioridades da equipe, para garantir que todos os membros cumpram as metas mútuas.

A diferença entre mapeamento de tempo e bloqueio de tempo

Já mencionamos que ao fazer um mapa de tempo, é essencial dedicar blocos de tempo específicos para todas as atividades. Então, qual é a diferença entre mapeamento de tempo e bloqueio de tempo?

Bem, o bloqueio de tempo é a técnica de gerenciamento de tempo que consiste em criar intervalos de tempo específicos para lidar com tarefas vitais. Em seguida, você agenda essas atribuições em seu calendário. A ideia é dar o seu melhor para concluir cada tarefa dentro de um período de tempo predeterminado – bloco de tempo. Como tal, é uma das etapas mais essenciais do mapeamento do tempo.

Agora, vamos continuar com o mapeamento de tempo . Quando preenchido corretamente, um mapa de tempo fornece uma visão geral do seu tempo. Com um mapa de tempo, você sabe exatamente como vai gastar seu tempo no trabalho e fora dele. O mapeamento do tempo inclui decidir sobre suas principais prioridades em todas as áreas de sua vida. Em seguida, você cria blocos de tempo em seu mapa de tempo, assim você saberá quanto tempo dedicará a cada atividade.

Então, quando você pensa sobre isso, o mapeamento do tempo leva o seu bloqueio de tempo para o próximo nível. Com um mapa de tempo, você terá uma visão mais clara de como (e quando) concluir suas tarefas e atividades. E este é apenas um dos muitos benefícios do mapeamento de tempo, que exploraremos melhor na próxima seção.

Os benefícios de usar um mapa de tempo

Todos nós temos nossas próprias maneiras de planejar nosso tempo. Algumas pessoas preferem fazer uma lista de tarefas, outras optam por uma técnica específica de gerenciamento de tempo, como o método Pomodoro ou a Matriz de Eisenhower.

Se você ainda não tentou organizar seu dia com um mapa do tempo, aqui estão vários benefícios de usar um mapa do tempo, para ajudar a inspirá-lo a experimentá-lo.

O mapeamento de tempo reduz a fadiga de decisão

Conforme definido pela Healthline, a fadiga de decisão é a “ sensação de quando você está estressado demais com a quantidade infinita de decisões que teve que tomar ao longo do dia”. Então, quando você tem que tomar muitas decisões em um dia, eventualmente ficará cansado e incapaz de escolher o que é melhor. Portanto, você acabará tomando más decisões.

Como um mapa do tempo pode ajudá-lo a evitar esse sentimento? Ao mapear seu tempo, você está decidindo como gastá-lo, ou seja, quais atividades você deve fazer primeiro e o que pode esperar mais tarde. De certa forma, você está tomando todas as decisões ao mesmo tempo. Portanto, um mapa do tempo ajuda você a criar seu dia desde o momento em que acorda até o momento em que vai para a cama. Em vez de decidir o que fazer em seguida, deixe um mapa de tempo guiá-lo ao longo do dia.

O mapeamento de tempo ajuda você a aprender sobre sua eficácia e eficiência

Como discutimos anteriormente, você pode usar cores para diferenciar cada segmento de sua vida. Dessa forma, ao olhar para o seu mapa de tempo, você notará imediatamente se dedicou a maior parte do seu tempo ao trabalho, atividades de lazer ou sono.

Em um artigo da Forbes, Brett Steenbarger, psicólogo e coach de negociação, explica que os mapas de tempo podem nos ajudar a descobrir o quão eficazes e eficientes somos. Ele propõe que, ao revisar seu mapa de tempo, você também pense no seu desempenho. Para tornar um mapa visualmente mais atraente, ele recomenda usar diversos tons para descrever seu desempenho. Portanto, se você terminou uma tarefa com sucesso, use tons mais escuros para essa tarefa. Por outro lado, se você não estiver satisfeito com a forma como lidou com uma determinada atividade, use tons mais claros para essa tarefa.

Por que isso é tão útil? Bem, depois de passar vários dias analisando seu desempenho, você poderá comparar seus resultados. Assim, avaliar seu mapa de tempo ajudará você a aprender sobre:

• Sua eficiência : Quão bem você terminou suas tarefas?
• Sua eficácia : Você foi consistente com a conclusão de suas tarefas importantes?

Além disso, se você notar alguma lacuna de produtividade ou problemas semelhantes, você deve ajustar seu mapa de tempo. Por exemplo, tente trabalhar em tarefas mais complexas durante as horas do dia em que você está mais alerta.

O mapeamento de tempo ajuda a evitar os efeitos da Lei de Parkinson

Por sua definição, a Lei de Parkinson significa que “o trabalho se expande para preencher o tempo alocado para sua conclusão”. Cyril Northcote Parkinson, um historiador britânico, inventou este termo. No ensaio para The Economist, ele mencionou um exemplo de uma senhora idosa escrevendo um cartão postal para sua sobrinha. Embora essa tarefa simples geralmente dure vários minutos, ela levou um dia inteiro para escrever um cartão postal porque não tinha mais nada para fazer.

Vejamos um exemplo da Lei de Parkinson em ação. Você tem uma semana para terminar uma apresentação importante para um cliente. Você geralmente precisa de 2 ou 3 dias para concluir essa apresentação. Mas, sabendo que você tem mais tempo para concluir essa tarefa, é provável que termine a apresentação pouco antes do prazo, não antes. Em geral, quando temos mais tempo no nosso prato do que o necessário, tendemos a nos distrair. É por isso que geralmente estendemos uma determinada tarefa até o prazo final, mesmo quando poderíamos tê-la terminado antes.

Então, como a criação de um mapa do tempo pode ajudá-lo a evitar a Lei de Parkinson? Como o mapeamento do tempo significa fazer planos para cada hora do dia, não sobrará espaço para grandes distrações. Em vez de passar várias horas por dia entregando-se a distrações, você simplesmente seguirá seu mapa do tempo. Portanto, você concluirá até mesmo tarefas com prazos mais longos — dentro do prazo ou até mais cedo. De certa forma, o mapeamento do tempo também pode melhorar sua disciplina no trabalho.

Como criar um mapa do tempo em 6 passos

Se preferir o papel ao digital, você pode criar um mapa de tempo usando um pedaço de papel e um calendário físico. No entanto, você também pode usar um software de mapeamento de tempo. Algumas das opções mais populares são Planilhas Google, Excel, Google Agenda e Microsoft Outlook. Isso não é de admirar, pois essas ferramentas são bastante fáceis de usar. Além disso, ao fazer um mapa de tempo no Google Agenda, você também pode integrar suas reuniões ao seu mapa de tempo.

No entanto, há outra maneira de criar um mapa do tempo. Ferramentas específicas de rastreamento de tempo, como Clockify, têm uma visualização de calendário que é útil em tais situações. Mostraremos quais etapas você precisa seguir para criar um mapa de tempo na visualização Clockify Calendar.

Etapa 1: considere como você gasta o tempo

Antes de começar a criar um mapa do tempo, você deve refletir sobre como gasta seu tempo. Aqui estão algumas questões a serem consideradas:

• O que eu gostaria de mudar no meu horário de trabalho? E o tempo fora do trabalho?
• Passo tempo suficiente com minha família ou amigos? Se não, como posso dedicar mais tempo a eles?

Além disso, você pode criar seu mapa de tempo para um dia, uma semana ou até um mês. No entanto, você deve começar fazendo um mapa de tempo semanal. Assim, você terá uma visão geral de uma semana inteira. Claro, se você perceber que alguns dias em sua agenda não estão funcionando para você, certifique-se de modificá-los no futuro.

Passo 2: Liste as atividades de todos os segmentos de sua vida

O segundo passo é fazer uma lista de todas as atividades e tarefas cruciais que ocupam a maior parte do seu tempo. Se você é pai, suas principais atividades seriam as obrigações dos pais. Ou, caso você seja empresário, provavelmente dedicará a maior parte do seu dia à sua empresa. Se você for um estudante, suas atividades envolverão estudar e se preparar para os exames. Claro, existem pessoas que constantemente conciliam trabalho e vida familiar, ou trabalham e estudam ao mesmo tempo. Mas, com um mapa de tempo adequado, até mesmo equilibrar várias categorias de vida parecerá mais fácil.

Depois de descobrir quais são essas atividades e tarefas, anote-as em um diário, Excel ou Planilha Google. Certifique-se de fazer várias categorias, como Trabalho, Família/Amigos, Autocuidado, Casa e, em seguida, adicione cada atividade à sua categoria. Por exemplo, aqui, adicionamos três categorias, seguidas de várias tarefas em cada uma delas.

De um modo geral, não deve haver muitas categorias em seu mapa de tempo. Você deve considerar ter pelo menos três, mas não mais de cinco campos.

Agora, uma maneira prática de criar suas categorias na visualização Clockify Calendar é adicioná-las como projetos. Além disso, você pode atribuir uma cor específica a cada projeto. Dessa forma, você poderá distinguir várias categorias de vida em seu calendário.

Passo 3: Pense nas suas prioridades

Depois de ter a lista das principais atividades, é hora de definir algumas prioridades. Em vez de tentar encaixar muitas atividades e tarefas no seu mapa de tempo, tente ser realista. Algumas atribuições são mais significativas do que outras.

Certifique-se de decidir sobre suas prioridades em todas as categorias da vida. Por exemplo, esta semana, você precisa terminar uma proposta de projeto e apresentá-la ao cliente. Então, essas são suas prioridades no trabalho.

Ou seu filho está participando de uma peça da escola na próxima quarta-feira e você não gostaria de perder. Anote no seu mapa do tempo. Ou sua irmã está planejando uma festa de aniversário e precisa de sua ajuda. Você não gostaria de decepcioná-la, então certifique-se de adicionar esta tarefa ao seu mapa do tempo.

Em geral, quando se trata de um mapa de tempo semanal, você deve ter duas ou três prioridades em cada campo. Assim como na etapa anterior, anote essas prioridades em seu caderno, arquivo Excel ou Planilhas Google. Como você pode ver abaixo, por ter quatro atividades em cada categoria, selecionamos apenas duas ou três como prioritárias.

Além disso, depois de aprender a definir prioridades, você também aprimorará suas habilidades de gerenciamento de tempo. Na verdade, de acordo com nosso guia de gerenciamento de tempo, garantir que você gaste tempo lidando com prioridades é a essência do gerenciamento de tempo.

Etapa 4: iniciar o bloqueio de tempo

O próximo passo é bloquear o tempo em seu calendário.

Então, como iniciar o bloqueio de tempo? Veja como você pode fazer isso:

• Primeiro, adicione blocos de tempo para suas prioridades, certificando-se de cobrir todas as categorias.
• Em segundo lugar, se você tiver alguma reunião ou qualquer outro evento agendado, como uma consulta médica, crie blocos de tempo para isso também.
• Por fim, se houver entradas de tempo vazias, você poderá incluir algumas tarefas ou atividades adicionais. Alternativamente, você pode deixar essas entradas de tempo em branco, para garantir que você descanse um pouco durante a semana.

A maneira mais fácil de adicionar entradas de tempo na visualização Clockify Calendar é clicar em qualquer período de tempo aberto no calendário. Então, você verá uma janela como a abaixo, onde você pode escrever o nome da sua tarefa/atividade, adicionar um projeto e o tempo que você planeja fazer. Por exemplo, se você quiser nadar no sábado, basta adicionar “Natação” como descrição da tarefa. Aqui, um projeto pode ser uma categoria de Autocuidado ou Família/Amigos , dependendo se você planeja ir com amigos ou sozinho.

Outro ponto que vale a pena mencionar é que você pode integrar seu mapa de tempo no Clockify com o Google Calendar ou Outlook. Esta opção é útil quando você tem muitas reuniões ao longo da semana. Para fazer isso, você precisa acessar a página de visualização do Calendário, clicar no ícone de conexão e escolher se deseja integrá-lo ao Google ou Outlook Calendar. Assim, todos os seus eventos serão adicionados ao seu Calendário Clockify - ou seja, seu mapa de tempo. Assim, seu mapa de tempo incluirá todas as reuniões e ligações importantes.

Agora, você pode estar se perguntando quanto tempo seus blocos de tempo devem ser. Bem, não há uma resposta única. Você pode ter blocos de hora em hora ou seus blocos de tempo podem durar entre 15 ou 30 minutos. É crucial que o seu mapa de tempo se adapte às suas necessidades e ao seu estilo de vida. Por exemplo, se você tiver várias tarefas de trabalho por dia e cada uma durar cerca de 30 minutos, crie blocos de tempo de 30 minutos.

Passo 5: Use cores para diferenciar suas atividades

Certifique-se de se divertir ao criar um mapa do tempo. Como mencionado anteriormente, sugerimos usar cores diversas para cada categoria que você adicionar.

Assim, ao adicionar suas tarefas e atividades no Clockify, você pode escolher uma cor exclusiva para cada projeto (categoria de vida) que adicionar ao seu mapa de tempo. Dessa forma, apenas olhando para o seu mapa de tempo, você terá uma melhor compreensão de como será o seu dia.

Etapa 6: revise seu mapa de tempo

Depois de preencher seu mapa de tempo para a semana seguinte, certifique-se de revisá-lo. Ao fazer isso, você poderá modificar algumas entradas de tempo, se necessário. Por exemplo, se você agendou muitas tarefas de trabalho na terça-feira, enquanto a quinta-feira parece ter menos atividades, você pode alternar algumas atribuições para a última. Além disso, se você perceber que deixou de fora algumas atividades familiares importantes, como um almoço de sábado ou o aniversário de sua mãe, agora é a hora perfeita para adicionar esses eventos ao seu mapa de tempo.

Lembre-se de que seu mapa do tempo não é imutável. Tudo bem se você mudar de ideia quando se trata de atividades específicas. Mas, tente fazer essas modificações antes de começar a seguir um mapa de tempo. Eventualmente, você melhorará suas habilidades de gerenciamento de tempo e ganhará a capacidade de criar mapas de tempo que atendam perfeitamente às suas necessidades.

Além disso, você pode deixar algumas entradas de tempo em seu calendário não programadas. Por exemplo, se você não trabalha nos fins de semana, não precisa planejar cada hora para esses dois dias. Em vez disso, se você tiver planos com sua família e amigos para o fim de semana, poderá adicionar apenas essas atividades. Nada melhor do que acordar no sábado de manhã sabendo que você tem quase um dia inteiro livre.

Então, aqui está um exemplo de um mapa de tempo na visualização Clockify Calendar. Existem três categorias aqui:

• Negócios (cor azul),
• Amigos da família
• e Autocuidado (cor roxa).

Este mapa de tempo contém mais tarefas e atividades em dias úteis, enquanto sábado e domingo não são tão sobrecarregados com atividades.

Você sempre pode adicionar mais categorias se seu estilo de vida exigir.

Um modelo de mapa de tempo

Às vezes, você estará muito ocupado para criar seu próprio mapa de tempo. É por isso que criamos um modelo de mapeamento de tempo semanal que você pode usar nessas ocasiões.

Faça o download do modelo de mapa de tempo semanal (Planilhas Google)

Faça o download do modelo de mapa de tempo semanal (PDF)

Como você pode ver na captura de tela acima, este mapa de tempo cobre sua programação semanal das 7h às 23h. Neste exemplo, os blocos de tempo geralmente duram uma hora, mas também existem vários blocos de tempo de 2 ou 3 horas. No entanto, depois de fazer uma cópia do nosso modelo, você notará que todos os blocos de tempo no modelo têm a mesma duração — uma hora. O modelo de mapa de tempo semanal contém três categorias: Trabalho , Família/Amigos e Autocuidado . Você pode adicionar mais um ou dois, se quiser.

Você também notará que há três guias no modelo. Essas guias seguem as etapas que descrevemos na seção anterior, portanto, existem:

1. Aba Lista de guia Aba de Além disso, na última guia, você verá uma nota sobre uma revisão do mapa de tempo. Então, você tem um lembrete para revisar seu mapa do tempo mais uma vez antes de começar a usá-lo.

   Empacotando

   Um mapa do tempo pode ser uma ferramenta inestimável para organizar sua vida profissional e pessoal. Ao mapear o tempo, você aprende mais sobre sua eficácia e eficiência. Além disso, ter um mapa de tempo oferece uma visão geral da sua semana, para que você não precise se esforçar para tomar decisões sobre o que fazer a seguir. Além disso, conhecer sua agenda também ajudará a evitar distrações. Portanto, com um mapa do tempo, você poderá fazer o melhor uso do seu tempo – em todas as áreas da sua vida.

   ️ Já tentou mapear seu tempo? Achou prático? Envie suas respostas, sugestões e comentários para [email protected] e podemos incluí-los nesta ou em futuras postagens.