Un guide pour la cartographie du temps (+ modèle de cartographie du temps)

Utilisez-vous des cartes lorsque vous voyagez vers de nouvelles destinations ? J'apprécie particulièrement les papiers afin de pouvoir noter tous les endroits que j'aimerais visiter lors d'un séjour à un emplacement actuel. Ainsi, d'une certaine manière, une carte devient mon petit rappel astucieux pour tous les sites qui valent le détour.

Maintenant, en plus d'une carte qui vous guide dans l'espace, il existe une carte qui vous aide à gérer votre utilisation du temps. Une carte du temps, ou un système de cartographie du temps, vous permet de noter toutes les activités importantes de votre vie professionnelle et personnelle afin de ne rien manquer de crucial.

Dans cet article de blog, nous vous guiderons à travers la cartographie temporelle, en expliquant :

• qu'est-ce que la cartographie temporelle,
• les avantages du temps de cartographie,
• comment créer une carte temporelle, suivie d'un modèle de carte temporelle.

Qu'est-ce qu'une carte temporelle ?

Une carte temporelle est un système qui consiste à créer des blocs de temps spécifiques pour vos tâches et activités les plus importantes tout au long d'une journée, d'une semaine ou d'un mois. Selon le type d'activité, vous pouvez consacrer plus ou moins de temps à des activités particulières. Il est crucial de souligner qu'une carte du temps implique à la fois vos activités professionnelles et personnelles. Ainsi, une carte du temps inclura non seulement vos affectations de travail, mais aussi, le temps passé en famille, ainsi que le temps que vous passez avec votre partenaire et vos amis, ou le temps que vous passez à faire du sport.

Vous pouvez utiliser un calendrier physique ou un outil en ligne pour créer une carte temporelle. Étant donné que les cartes temporelles contiennent diverses catégories de votre vie, vous pouvez attribuer une couleur distincte à chaque catégorie.

Outre les individus, les équipes peuvent également bénéficier de l'utilisation d'une carte temporelle. Dans ce cas, une carte du temps doit contenir les objectifs et les priorités de l'équipe, pour s'assurer que tous les membres s'en tiennent à des objectifs communs.

La différence entre le time mapping et le time blocking

Nous avons déjà mentionné que lors de la création d'une carte temporelle, il est essentiel de dédier des plages horaires spécifiques à toutes les activités. Alors, quelle est la différence entre le time mapping et le time blocking ?

Eh bien, le time blocking est la technique de gestion du temps qui consiste à créer des créneaux horaires particuliers pour faire face à des tâches vitales. Ensuite, vous planifiez ces affectations dans votre calendrier. L'idée est de faire de votre mieux pour terminer chaque mission dans un laps de temps prédéterminé - bloc de temps. En tant que tel, c'est l'une des étapes les plus essentielles de la cartographie temporelle.

Passons maintenant au mappage temporel . Lorsqu'elle est correctement remplie, une carte du temps vous donne un aperçu de votre temps. Avec une carte du temps, vous savez exactement comment vous passerez votre temps au travail et en dehors. La cartographie du temps comprend la décision de vos principales priorités dans tous les domaines de votre vie. Ensuite, vous créez des blocs de temps dans votre carte temporelle, ainsi vous saurez combien de temps vous consacrerez à chaque activité.

Donc, quand vous y réfléchissez, la cartographie du temps fait passer votre blocage du temps au niveau supérieur. Avec une carte temporelle, vous aurez une idée plus claire de la manière (et du moment) d'accomplir vos tâches et activités. Et ce n'est là qu'un des nombreux avantages de la cartographie temporelle, que nous explorerons plus en détail dans la section suivante.

Les avantages de l'utilisation d'une carte temporelle

Nous avons tous nos propres façons de planifier notre temps. Certaines personnes préfèrent faire une liste de choses à faire, d'autres optent pour une technique de gestion du temps spécifique, comme la méthode Pomodoro ou la matrice Eisenhower.

Si vous n'avez toujours pas essayé d'organiser votre journée avec une carte du temps, voici plusieurs avantages de l'utilisation d'une carte du temps, pour vous inspirer à l'essayer.

La cartographie du temps réduit la fatigue décisionnelle

Selon la définition de Healthline, la fatigue décisionnelle est le « sentiment lorsque vous êtes trop stressé par la quantité infinie de décisions que vous avez dû prendre tout au long de la journée». Ainsi, lorsque vous devez prendre trop de décisions dans une journée, vous finissez par être fatigué et incapable de choisir ce qui est le mieux. Par conséquent, vous finirez par prendre de mauvaises décisions.

Comment une carte temporelle peut-elle vous aider à éviter ce sentiment ? Lorsque vous cartographiez votre temps, vous décidez comment passer votre temps, c'est-à-dire quelles activités vous devez faire en premier et ce qui peut attendre plus tard. D'une certaine manière, vous prenez toutes les décisions en même temps. Par conséquent, une carte du temps vous aide à organiser votre journée à partir du moment où vous vous réveillez jusqu'au moment où vous vous couchez. Au lieu de décider quoi faire ensuite, laissez simplement une carte du temps vous guider tout au long de la journée.

La cartographie du temps vous aide à en savoir plus sur votre efficacité et votre efficience

Comme nous en avons discuté précédemment, vous pouvez utiliser des couleurs pour différencier chaque segment de votre vie. Ainsi, lorsque vous consulterez votre carte du temps, vous remarquerez immédiatement si vous avez consacré la majeure partie de votre temps au travail, aux loisirs ou au sommeil.

Dans un article de Forbes, Brett Steenbarger, psychologue et coach commercial, explique que les cartes temporelles peuvent nous aider à déterminer notre efficacité et notre efficience. Il propose que lors de l'examen de votre carte du temps, vous pensiez également à votre performance. Pour rendre une carte visuellement plus attrayante, il recommande d'utiliser diverses nuances pour décrire votre performance. Donc, si vous avez terminé une tâche avec succès, utilisez des nuances plus foncées pour cette tâche. D'autre part, si vous n'êtes pas satisfait de la façon dont vous avez géré une activité particulière, utilisez des nuances plus claires pour cette tâche.

Pourquoi est-ce si utile ? Eh bien, après avoir passé plusieurs jours à évaluer vos performances, vous pourrez comparer vos résultats. Ainsi, l'évaluation de votre carte temporelle vous aidera à en savoir plus sur :

• Votre efficacité : Dans quelle mesure avez-vous terminé vos tâches ?
• Votre efficacité : Étiez-vous constant dans l'accomplissement de vos tâches importantes ?

De plus, si vous remarquez des écarts de productivité ou des problèmes similaires, vous devez modifier votre carte temporelle. Par exemple, essayez de travailler sur des tâches plus complexes pendant les moments de la journée où vous êtes le plus alerte.

La cartographie temporelle vous aide à éviter les effets de la loi de Parkinson

Par sa définition, la loi de Parkinson signifie que « le travail s'étend pour remplir le temps imparti à son achèvement ». Cyril Northcote Parkinson, un historien britannique, a inventé ce terme. Dans l'essai pour The Economist, il a mentionné l'exemple d'une dame âgée écrivant une carte postale à sa nièce. Même si cette tâche simple dure généralement plusieurs minutes, il lui a fallu une journée entière pour écrire une carte postale car elle n'avait rien d'autre à faire.

Regardons un exemple de la loi de Parkinson au travail. Vous avez une semaine pour terminer une présentation importante pour un client. Vous avez généralement besoin de 2 ou 3 jours pour terminer une telle présentation. Mais, sachant que vous avez plus de temps pour terminer cette tâche, il est probable que vous finissiez la présentation juste avant la date limite, pas plus tôt. En général, lorsque nous avons plus de temps dans notre assiette que nécessaire, nous avons tendance à être distraits. C'est pourquoi nous étirons généralement une tâche particulière jusqu'à la date limite, même si nous aurions pu la terminer plus tôt.

Alors, comment la création d'une carte temporelle peut-elle vous aider à éviter la loi de Parkinson ? Étant donné que la cartographie du temps signifie faire des plans pour chaque heure de la journée, il n'y aura plus de place pour les distractions majeures. Au lieu de passer de nombreuses heures par jour à vous livrer à des distractions, vous suivrez simplement votre carte temporelle. Par conséquent, vous effectuerez même des tâches qui ont un délai plus long - à temps ou même plus tôt. D'une certaine manière, la cartographie du temps peut également améliorer votre discipline au travail.

Comment créer une carte temporelle en 6 étapes

Si vous préférez le papier au numérique, vous pouvez créer une carte temporelle en utilisant une feuille de papier et un calendrier physique. Cependant, vous pouvez également utiliser un logiciel de cartographie du temps à la place. Certains des choix les plus populaires sont Google Sheets, Excel, Google Calendar et Microsoft Outlook. Ce n'est pas étonnant puisque ces outils sont assez faciles à utiliser. De plus, lorsque vous créez une carte horaire dans Google Agenda, vous pouvez également intégrer vos réunions dans votre carte horaire.

Cependant, il existe une autre façon de créer une carte du temps. Des outils de suivi du temps particuliers, comme Clockify, ont une vue Calendrier qui s'avère pratique dans de telles situations. Nous vous montrerons les étapes à suivre pour créer une carte temporelle dans la vue Clockify Calendar.

Étape 1 : Réfléchissez à la façon dont vous passez le temps

Avant de commencer à créer une carte du temps, vous devez réfléchir à la façon dont vous passez votre temps. Voici quelques questions à considérer :

• Qu'est-ce que j'aimerais changer dans mes horaires de travail ? Qu'en est-il du temps en dehors du travail ?
• Est-ce que je passe suffisamment de temps avec ma famille ou mes amis ? Si non, comment puis-je leur consacrer plus de temps ?

De plus, vous pouvez créer votre carte temporelle pour une journée, une semaine, voire un mois. Cependant, vous devriez commencer par faire une carte horaire hebdomadaire. Ainsi, vous aurez un aperçu d'une semaine entière. Bien sûr, si vous remarquez que certains jours de votre emploi du temps ne vous conviennent pas, assurez-vous de les modifier à l'avenir.

Étape 2 : Énumérez les activités de tous les segments de votre vie

La deuxième étape consiste à dresser une liste de toutes les activités et tâches cruciales qui occupent la majeure partie de votre temps. Si vous êtes un parent, vos principales activités seraient les obligations parentales. Ou, si vous êtes propriétaire d'une entreprise, vous consacrerez probablement la majeure partie de votre journée à votre entreprise. Si vous êtes étudiant, vos activités consisteront à étudier et à préparer des examens. Bien sûr, il y a des gens qui jonglent constamment entre travail et vie de famille, ou qui travaillent et étudient en même temps. Mais, avec une carte temporelle appropriée, même équilibrer plusieurs catégories de vie semblera plus facile.

Une fois que vous avez déterminé quelles sont ces activités et tâches, notez-les dans un journal, Excel ou Google Sheet. Assurez-vous de créer plusieurs catégories, telles que Travail, Famille/Amis, Soins personnels, Ménage, puis ajoutez chaque activité à sa catégorie. Par exemple, ici, nous avons ajouté trois catégories, suivies de plusieurs tâches dans chacune d'elles.

De manière générale, il ne devrait pas y avoir trop de catégories dans votre carte temporelle. Vous devriez envisager d'avoir au moins trois, mais pas plus de cinq champs.

Désormais, un moyen pratique de créer vos catégories dans la vue Clockify Calendar consiste à les ajouter en tant que projets. De plus, vous pouvez attribuer une couleur particulière à chaque projet. De cette façon, vous pourrez distinguer différentes catégories de vie dans votre calendrier.

Étape 3 : réfléchissez à vos priorités

Une fois que vous avez la liste des activités clés, il est temps d'établir des priorités. Au lieu d'essayer d'intégrer trop d'activités et de tâches à votre chronologie, essayez d'être réaliste. Certaines missions sont plus importantes que d'autres.

Assurez-vous de décider de vos priorités dans toutes les catégories de la vie. Par exemple, cette semaine, vous devez terminer une proposition de projet et la présenter au client. Donc, ce sont vos priorités au travail.

Ou, votre enfant participe à une pièce de théâtre à l'école mercredi prochain, et vous ne voudriez pas la manquer. Notez-le dans votre carte du temps. Ou bien, votre sœur organise une fête d'anniversaire et elle a besoin de votre aide. Vous ne voudriez pas la laisser tomber alors assurez-vous d'ajouter cette tâche à votre carte temporelle.

En général, lorsqu'il s'agit d'une carte horaire hebdomadaire, vous devriez avoir deux ou trois priorités dans chaque champ. Comme pour l'étape précédente, notez ces priorités dans votre bloc-notes, votre fichier Excel ou Google Sheets. Comme vous pouvez le voir ci-dessous, à partir de quatre activités dans chaque catégorie, nous n'en avons sélectionné que deux ou trois comme priorités.

De plus, une fois que vous aurez appris à établir des priorités, vous améliorerez également vos compétences en gestion du temps. En fait, selon notre guide de gestion du temps, s'assurer que vous passez du temps à gérer les priorités est l'essence même de la gestion du temps.

Étape 4 : Début du blocage de l'heure

La prochaine étape consiste à bloquer le temps dans votre calendrier.

Alors, comment démarrer le blocage du temps ? Voici comment procéder :

• Tout d'abord, ajoutez des blocs de temps pour vos priorités, en vous assurant de couvrir toutes les catégories.
• Deuxièmement, s'il vous arrive d'avoir des réunions ou tout autre événement programmé, comme un rendez-vous chez le médecin, créez également des plages horaires pour ceux-ci.
• Enfin, s'il reste des entrées de temps vides, vous pouvez inclure des tâches ou des activités supplémentaires. Alternativement, vous pouvez laisser ces entrées de temps vides, pour vous assurer de vous reposer tout au long de la semaine.

Le moyen le plus simple d'ajouter des entrées de temps dans la vue Clockify Calendar consiste à cliquer sur n'importe quelle période ouverte dans le calendrier. Ensuite, vous verrez une fenêtre comme celle ci-dessous, où vous pourrez écrire le nom de votre tâche/activité, ajouter un projet et l'heure à laquelle vous prévoyez de le faire. Par exemple, si vous souhaitez aller nager le samedi, ajoutez simplement « Natation » comme description de la tâche. Ici, un projet peut être une catégorie Soins personnels ou Famille/Amis , selon que vous prévoyez d'y aller avec des amis ou seul.

Un autre point à mentionner est que vous pouvez intégrer votre carte temporelle dans Clockify avec Google Calendar ou Outlook. Cette option est pratique lorsque vous avez de nombreuses réunions tout au long de la semaine. Pour ce faire, vous devez vous rendre sur la page d'affichage du calendrier, cliquer sur l'icône de connexion, puis choisir si vous souhaitez l'intégrer à Google ou au calendrier Outlook. Ainsi, tous vos événements seront ajoutés à votre calendrier Clockify, c'est-à-dire à votre carte temporelle. Ainsi, votre carte du temps inclura toutes les réunions et tous les appels importants.

Maintenant, vous vous demandez peut-être combien de temps vos blocs de temps devraient être. Eh bien, il n'y a pas de réponse unique. Vous pouvez avoir des blocs horaires, ou vos blocs horaires peuvent durer entre 15 et 30 minutes. Il est crucial que votre carte du temps corresponde à vos besoins et à votre style de vie. Par exemple, si vous avez plusieurs tâches de travail par jour et que chacune dure environ 30 minutes, créez des plages horaires de 30 minutes.

Étape 5 : Utilisez des couleurs pour différencier vos activités

Assurez-vous de vous amuser lors de la création d'une carte du temps. Comme mentionné précédemment, nous vous suggérons d'utiliser différentes couleurs pour chaque catégorie que vous ajoutez.

Ainsi, lors de l'ajout de vos tâches et activités dans Clockify, vous pouvez choisir une couleur unique pour chaque projet (catégorie de vie) que vous ajoutez à votre carte temporelle. De cette façon, rien qu'en regardant votre carte du temps, vous comprendrez mieux à quoi ressemblera votre journée.

Étape 6 : Passez en revue votre carte temporelle

Une fois que vous avez rempli votre carte du temps pour la semaine suivante, assurez-vous de la revoir. Ce faisant, vous pourrez modifier certaines entrées de temps si nécessaire. Par exemple, si vous avez programmé trop de tâches de travail le mardi, alors que le jeudi semble avoir moins d'activités, vous pouvez basculer certaines affectations vers ce dernier. De plus, si vous remarquez que vous avez omis certaines activités familiales importantes, comme un déjeuner le samedi ou l'anniversaire de votre mère, c'est le moment idéal pour ajouter ces événements à votre carte du temps.

N'oubliez pas que votre carte temporelle n'est pas immuable. C'est parfaitement bien si vous changez d'avis quand il s'agit d'activités particulières. Mais essayez d'apporter ces modifications avant de commencer à suivre une carte temporelle. Finalement, vous améliorerez vos compétences en gestion du temps et gagnerez la capacité de créer des cartes temporelles qui répondent parfaitement à vos besoins.

De plus, vous pouvez laisser certaines entrées de temps dans votre calendrier non planifiées. Par exemple, si vous ne travaillez pas le week-end, vous n'avez pas à planifier toutes les heures pour ces deux jours. Au lieu de cela, si vous avez des projets avec votre famille et vos amis pour le week-end, vous ne pouvez ajouter que ces activités. Rien de mieux que de se réveiller le samedi matin en sachant que vous avez presque une journée entière de libre.

Voici donc un exemple de carte temporelle dans la vue Clockify Calendar. Il y a trois catégories ici :

• Entreprise (couleur bleue),
• Amis de la famille
• et soins personnels (couleur violette).

Cette carte du temps contient plus de tâches et d'activités les jours ouvrables, tandis que le samedi et le dimanche ne sont pas surchargés d'activités.

Vous pouvez toujours ajouter plus de catégories si votre style de vie l'exige.

Un modèle de carte temporelle

Parfois, vous serez trop occupé pour créer votre propre carte temporelle. C'est pourquoi nous avons créé un modèle de cartographie du temps hebdomadaire que vous pouvez utiliser à de telles occasions.

Téléchargez le modèle de carte horaire hebdomadaire (Google Sheets)

Télécharger le modèle de carte horaire hebdomadaire (PDF)

Comme vous pouvez le voir sur la capture d'écran ci-dessus, cette carte horaire couvre votre horaire hebdomadaire de 7 h à 23 h. Dans cet exemple, les tranches horaires durent généralement une heure, mais il existe également plusieurs tranches horaires de 2 ou 3 heures. Cependant, une fois que vous aurez fait une copie de notre modèle, vous remarquerez que tous les blocs de temps du modèle ont la même durée - une heure. Le modèle de carte horaire hebdomadaire contient trois catégories : Travail , Famille/Amis et Soins personnels . Vous pouvez en ajouter un ou deux si vous le souhaitez.

Vous remarquerez également qu'il y a trois onglets dans le modèle. Ces onglets suivent les étapes que nous avons décrites dans la section précédente, il y a donc :

1. Onglet Onglet Onglet De plus, dans le dernier onglet, vous verrez une note concernant une révision de la carte temporelle. Ainsi, vous avez un rappel pour revoir votre carte du temps une fois de plus avant de commencer à l'utiliser.

   Emballer

   Une carte du temps peut être un outil précieux pour organiser votre vie professionnelle et personnelle. Lorsque vous cartographiez le temps, vous en apprenez davantage sur votre efficacité et votre efficience. De plus, avoir une carte du temps vous donne un aperçu de votre semaine, vous n'avez donc pas à vous débattre pour prendre des décisions sur ce qu'il faut faire ensuite. De plus, connaître votre emploi du temps vous aidera également à éviter toute distraction. Par conséquent, avec une carte du temps, vous serez en mesure de tirer le meilleur parti de votre temps - dans tous les domaines de votre vie.

   ️ Avez-vous essayé de cartographier votre temps ? Avez-vous trouvé cela pratique ? Envoyez vos réponses, suggestions et commentaires à [email protected] et nous pourrons les inclure dans cet article ou dans de futurs articles.