Panduan pemetaan waktu (+ template pemetaan waktu)

Apakah Anda menggunakan peta saat bepergian ke tujuan baru? Saya sangat menikmati kertas sehingga saya dapat menandai semua tempat yang ingin saya kunjungi saat tinggal di lokasi saat ini. Jadi, di satu sisi, peta menjadi pengingat kecil saya yang bagus untuk semua pemandangan yang pantas dilihat.

Sekarang, selain peta yang memandu Anda melintasi ruang angkasa, ada peta yang membantu Anda mengatur penggunaan waktu Anda. Peta waktu, atau sistem pemetaan waktu, memungkinkan Anda mencatat semua aktivitas penting dalam kehidupan profesional dan pribadi Anda sehingga Anda tidak melewatkan sesuatu yang penting.

Dalam posting blog ini, kami akan memandu Anda melalui pemetaan waktu, dengan menjelaskan:

• pemetaan waktu apa,
• manfaat waktu pemetaan,
• cara membuat peta waktu, diikuti dengan templat peta waktu.

Apa itu peta waktu?

Peta waktu adalah sistem yang melibatkan pembuatan blok waktu tertentu untuk tugas dan aktivitas Anda yang paling signifikan sepanjang hari, minggu, atau bulan. Tergantung pada jenis aktivitasnya, Anda dapat mendedikasikan lebih banyak atau lebih sedikit waktu untuk aktivitas tertentu. Sangat penting untuk menunjukkan bahwa peta waktu melibatkan aktivitas yang berhubungan dengan pekerjaan dan pribadi Anda. Dengan demikian, peta waktu tidak hanya mencakup tugas pekerjaan Anda, tetapi juga, waktu keluarga, serta waktu yang Anda habiskan bersama pasangan dan teman, atau waktu yang Anda habiskan untuk berlatih olahraga.

Anda dapat menggunakan kalender fisik atau alat online untuk membuat peta waktu. Karena peta waktu berisi beragam kategori kehidupan Anda, Anda dapat menetapkan warna berbeda untuk setiap kategori.

Selain individu, tim juga dapat memanfaatkan peta waktu. Dalam hal ini, peta waktu harus berisi tujuan dan prioritas tim, untuk memastikan semua anggota tetap pada tujuan bersama.

Perbedaan antara pemetaan waktu dan pemblokiran waktu

Kami telah menyebutkan bahwa ketika membuat peta waktu, penting untuk mendedikasikan blok waktu tertentu untuk semua aktivitas. Jadi, apa perbedaan antara pemetaan waktu dan pemblokiran waktu?

Nah, pemblokiran waktu adalah teknik manajemen waktu yang terdiri dari membuat slot waktu tertentu untuk menangani tugas-tugas vital. Kemudian Anda menjadwalkan tugas ini di kalender Anda. Idenya adalah memberikan yang terbaik untuk menyelesaikan setiap tugas dalam kerangka waktu yang telah ditentukan — blok waktu. Dengan demikian, ini adalah salah satu langkah paling penting dari pemetaan waktu.

Sekarang, mari kita lanjutkan ke pemetaan waktu . Jika diisi dengan benar, peta waktu memberi Anda gambaran umum tentang waktu Anda. Dengan peta waktu, Anda tahu persis bagaimana Anda akan menghabiskan waktu Anda di tempat kerja dan di luarnya. Pemetaan waktu termasuk menentukan prioritas utama Anda di semua bidang kehidupan Anda. Kemudian, Anda membuat blok waktu di peta waktu Anda, sehingga Anda akan tahu berapa banyak waktu yang akan Anda dedikasikan untuk setiap aktivitas.

Jadi, ketika Anda memikirkannya, pemetaan waktu membawa pemblokiran waktu Anda ke tingkat berikutnya. Dengan peta waktu, Anda akan memiliki gambaran yang lebih jelas tentang bagaimana (dan kapan) menyelesaikan tugas dan aktivitas Anda. Dan ini hanyalah salah satu dari banyak manfaat pemetaan waktu, yang akan kita jelajahi lebih lanjut di bagian selanjutnya.

Manfaat menggunakan peta waktu

Kita semua memiliki cara kita sendiri dalam merencanakan waktu kita. Beberapa orang lebih suka membuat daftar tugas, yang lain memilih teknik manajemen waktu tertentu, seperti metode Pomodoro atau Matriks Eisenhower.

Jika Anda masih belum mencoba mengatur hari Anda dengan peta waktu, berikut beberapa manfaat menggunakan peta waktu, untuk membantu menginspirasi Anda untuk mencobanya.

Pemetaan waktu mengurangi kelelahan keputusan

Seperti yang didefinisikan oleh Healthline, kelelahan keputusan adalah " perasaan ketika Anda terlalu stres oleh banyaknya keputusan yang harus Anda buat sepanjang hari." Jadi, ketika Anda harus membuat terlalu banyak keputusan dalam sehari, pada akhirnya Anda akan menjadi lelah dan tidak dapat memilih yang terbaik. Karena itu, Anda akhirnya akan membuat keputusan yang buruk.

Bagaimana peta waktu dapat membantu Anda menghindari perasaan ini? Saat memetakan waktu Anda, Anda memutuskan bagaimana menghabiskan waktu Anda, artinya aktivitas apa yang harus Anda lakukan terlebih dahulu, dan apa yang bisa menunggu nanti. Di satu sisi, Anda membuat semua keputusan sekaligus. Oleh karena itu, peta waktu membantu Anda menyusun hari Anda dari saat Anda bangun hingga saat Anda pergi tidur. Alih-alih memutuskan apa yang harus dilakukan selanjutnya, biarkan peta waktu memandu Anda sepanjang hari.

Pemetaan waktu membantu Anda mempelajari efektivitas dan efisiensi Anda

Seperti yang telah kita bahas sebelumnya, Anda dapat menggunakan warna untuk membedakan setiap segmen kehidupan Anda. Dengan begitu, ketika melihat peta waktu Anda, Anda akan segera melihat apakah Anda telah mendedikasikan sebagian besar waktu Anda untuk bekerja, kegiatan rekreasi, atau tidur.

Dalam satu artikel Forbes, Brett Steenbarger, seorang psikolog dan pelatih perdagangan, menjelaskan bahwa peta waktu dapat membantu kita mengetahui seberapa efektif dan efisien kita. Dia mengusulkan bahwa ketika meninjau peta waktu Anda, Anda juga memikirkan kinerja Anda. Untuk membuat peta lebih menarik secara visual, ia merekomendasikan penggunaan beragam corak untuk menggambarkan kinerja Anda. Jadi, jika Anda berhasil menyelesaikan tugas, gunakan warna yang lebih gelap untuk tugas itu. Di sisi lain, jika Anda tidak puas dengan cara Anda menangani aktivitas tertentu, gunakan warna yang lebih terang untuk tugas itu.

Mengapa ini sangat membantu? Nah, setelah menghabiskan beberapa hari untuk meninjau kinerja Anda, Anda akan dapat membandingkan hasil Anda. Dengan demikian, mengevaluasi peta waktu Anda akan membantu Anda mempelajari tentang:

• Efisiensi Anda : Seberapa baik Anda menyelesaikan tugas Anda?
• Efektivitas Anda : Apakah Anda konsisten dalam menyelesaikan tugas-tugas penting Anda?

Selain itu, jika Anda melihat adanya kesenjangan produktivitas atau masalah serupa, Anda harus mengubah peta waktu Anda. Misalnya, cobalah mengerjakan tugas yang lebih kompleks pada saat Anda paling waspada.

Pemetaan waktu membantu Anda menghindari efek Hukum Parkinson

Menurut definisinya, Hukum Parkinson berarti bahwa "pekerjaan diperluas untuk mengisi waktu yang dialokasikan untuk penyelesaiannya." Cyril Northcote Parkinson, seorang sejarawan Inggris, menemukan istilah ini. Dalam esai untuk The Economist, dia menyebutkan contoh seorang wanita tua yang menulis kartu pos untuk keponakannya. Meskipun tugas sederhana ini biasanya berlangsung beberapa menit, dia butuh satu hari penuh untuk menulis kartu pos karena dia tidak punya pekerjaan lain.

Mari kita lihat contoh Hukum Parkinson bekerja. Anda memiliki waktu satu minggu untuk menyelesaikan presentasi penting untuk klien. Anda biasanya membutuhkan 2 atau 3 hari untuk menyelesaikan presentasi seperti itu. Namun, mengetahui bahwa Anda memiliki lebih banyak waktu untuk menyelesaikan tugas ini, kemungkinan Anda akan menyelesaikan presentasi tepat sebelum tenggat waktu, bukan lebih awal. Secara umum, ketika memiliki lebih banyak waktu daripada yang dibutuhkan, kita cenderung terganggu. Itu sebabnya kami biasanya meregangkan tugas tertentu sampai batas waktu, bahkan ketika kami bisa menyelesaikannya lebih awal.

Jadi, bagaimana membuat peta waktu membantu Anda menghindari Hukum Parkinson? Karena pemetaan waktu berarti membuat rencana untuk setiap jam dalam sehari, tidak akan ada ruang tersisa untuk gangguan besar. Alih-alih menghabiskan berjam-jam sehari memanjakan diri dalam gangguan, Anda hanya akan mengikuti peta waktu Anda. Oleh karena itu, Anda bahkan akan menyelesaikan tugas yang memiliki tenggat waktu lebih lama — tepat waktu atau bahkan lebih awal. Di satu sisi, pemetaan waktu juga dapat meningkatkan disiplin Anda di tempat kerja.

Cara membuat peta waktu dalam 6 langkah

Jika Anda lebih suka kertas daripada digital, Anda dapat membuat peta waktu dengan menggunakan selembar kertas dan kalender fisik. Namun, Anda juga dapat menggunakan perangkat lunak pemetaan waktu. Beberapa pilihan yang paling populer adalah Google Sheets, Excel, Google Calendar, dan Microsoft Outlook. Tidak heran karena alat ini cukup mudah digunakan. Plus, saat membuat peta waktu di Google Kalender, Anda juga dapat mengintegrasikan rapat ke dalam peta waktu.

Namun, ada cara lain untuk membuat peta waktu. Alat pelacak waktu tertentu, seperti Clockify, memiliki tampilan Kalender yang berguna dalam situasi seperti itu. Kami akan menunjukkan kepada Anda langkah-langkah apa yang perlu Anda ambil untuk membuat peta waktu di tampilan Kalender Clockify.

Langkah 1: Pertimbangkan bagaimana Anda menghabiskan waktu

Sebelum Anda mulai membuat peta waktu, Anda harus merenungkan bagaimana Anda menghabiskan waktu Anda. Berikut adalah beberapa pertanyaan untuk dipertimbangkan:

• Apa yang ingin saya ubah tentang jam kerja saya? Bagaimana dengan waktu di luar pekerjaan?
• Apakah saya menghabiskan cukup waktu dengan keluarga atau teman saya? Jika tidak, bagaimana saya bisa mendedikasikan lebih banyak waktu untuk mereka?

Selanjutnya, Anda dapat membuat peta waktu untuk sehari, seminggu, bahkan sebulan. Namun, Anda harus mulai dengan membuat peta waktu mingguan. Dengan demikian, Anda akan memiliki gambaran umum selama seminggu penuh. Tentu saja, jika Anda melihat bahwa beberapa hari dalam jadwal Anda tidak bekerja untuk Anda, pastikan untuk mengubahnya di masa mendatang.

Langkah 2: Buat daftar aktivitas dari semua segmen kehidupan Anda

Langkah kedua adalah membuat daftar semua aktivitas dan tugas penting yang menghabiskan sebagian besar waktu Anda. Jika Anda adalah orang tua, aktivitas utama Anda adalah kewajiban mengasuh anak. Atau, jika Anda seorang pemilik bisnis, Anda mungkin akan mendedikasikan sebagian besar hari Anda untuk perusahaan Anda. Jika Anda seorang pelajar, aktivitas Anda akan melibatkan belajar dan mempersiapkan ujian. Tentu saja, ada orang yang terus-menerus menyulap pekerjaan dan kehidupan keluarga, atau bekerja dan belajar pada saat yang bersamaan. Tapi, dengan peta waktu yang tepat, bahkan menyeimbangkan beberapa kategori kehidupan akan terasa lebih mudah.

Setelah Anda mengetahui apa aktivitas dan tugas ini, catatlah dalam jurnal, Excel, atau Google Sheet. Pastikan untuk membuat beberapa kategori, seperti Pekerjaan, Keluarga/Teman, Perawatan Diri, Rumah Tangga, lalu tambahkan setiap aktivitas ke dalam kategorinya. Misalnya, di sini, kami menambahkan tiga kategori, diikuti oleh beberapa tugas di masing-masing kategori.

Secara umum, seharusnya tidak ada terlalu banyak kategori dalam peta waktu Anda. Anda harus mempertimbangkan untuk memiliki setidaknya tiga, tetapi tidak lebih dari lima bidang.

Sekarang, cara praktis untuk membuat kategori Anda dalam tampilan Kalender Clockify adalah dengan menambahkannya sebagai proyek. Selain itu, Anda dapat menetapkan warna tertentu untuk setiap proyek. Dengan begitu, Anda dapat membedakan berbagai kategori kehidupan di kalender Anda.

Langkah 3: Pikirkan tentang prioritas Anda

Setelah Anda memiliki daftar aktivitas utama, saatnya untuk menetapkan beberapa prioritas. Alih-alih mencoba menyesuaikan terlalu banyak aktivitas dan tugas ke peta waktu Anda, cobalah bersikap realistis. Beberapa tugas lebih penting daripada yang lain.

Pastikan untuk memutuskan prioritas Anda dalam semua kategori kehidupan. Misalnya, minggu ini, Anda harus menyelesaikan proposal proyek dan mempresentasikannya kepada klien. Jadi, ini adalah prioritas Anda di tempat kerja.

Atau, anak Anda berpartisipasi dalam drama sekolah Rabu depan, dan Anda tidak ingin melewatkannya. Tuliskan di peta waktu Anda. Atau, saudara perempuan Anda sedang merencanakan pesta ulang tahun, dan dia membutuhkan bantuan Anda. Anda tidak ingin mengecewakannya jadi pastikan untuk menambahkan tugas ini ke peta waktu Anda.

Secara umum, ketika datang ke peta waktu mingguan, Anda harus memiliki dua atau tiga prioritas di setiap bidang. Sama seperti langkah sebelumnya, catat prioritas ini di buku catatan, file Excel, atau Google Spreadsheet Anda. Seperti yang Anda lihat di bawah, dari empat kegiatan di setiap kategori, kami memilih hanya dua atau tiga sebagai prioritas.

Plus, setelah Anda mempelajari cara menetapkan prioritas, Anda juga akan meningkatkan keterampilan manajemen waktu Anda. Bahkan, menurut panduan manajemen waktu kami, memastikan Anda menghabiskan waktu berurusan dengan prioritas adalah inti dari manajemen waktu.

Langkah 4: Mulai pemblokiran waktu

Langkah selanjutnya adalah memblokir waktu di kalender Anda.

Jadi, bagaimana cara memulai pemblokiran waktu? Inilah cara Anda dapat melakukannya:

• Pertama, tambahkan blok waktu untuk prioritas Anda, pastikan Anda mencakup semua kategori.
• Kedua, jika Anda kebetulan memiliki rapat atau acara terjadwal lainnya, seperti janji dengan dokter, buat juga blok waktu untuk ini.
• Terakhir, jika ada entri waktu kosong yang tersisa, Anda dapat menyertakan beberapa tugas atau aktivitas tambahan. Atau, Anda dapat membiarkan entri waktu kosong ini, untuk memastikan Anda beristirahat sepanjang minggu.

Cara termudah untuk menambahkan entri waktu dalam tampilan Kalender Clockify adalah dengan mengklik kerangka waktu terbuka di kalender. Kemudian, Anda akan melihat jendela seperti di bawah ini, tempat Anda dapat menuliskan nama tugas/aktivitas, menambahkan proyek, dan waktu yang Anda rencanakan untuk melakukannya. Misalnya, jika Anda ingin pergi berenang pada hari Sabtu, cukup tambahkan "Berenang" sebagai deskripsi tugas. Di sini, sebuah proyek dapat berupa kategori Perawatan Diri atau Keluarga/Teman , tergantung apakah Anda berencana pergi bersama teman atau sendirian.

Poin lain yang layak disebutkan adalah Anda dapat mengintegrasikan peta waktu Anda di Clockify dengan Google Kalender atau Outlook. Opsi ini berguna ketika Anda memiliki banyak rapat sepanjang minggu. Untuk melakukannya, Anda harus membuka halaman tampilan Kalender, klik ikon sambungkan, lalu pilih apakah Anda ingin mengintegrasikannya dengan Kalender Google atau Outlook. Dengan demikian, semua acara Anda akan ditambahkan ke Kalender Clockify Anda — yaitu, peta waktu Anda. Jadi, peta waktu Anda akan mencakup semua pertemuan dan panggilan penting.

Sekarang, Anda mungkin bertanya-tanya berapa lama blok waktu Anda seharusnya. Yah, tidak ada jawaban satu ukuran untuk semua. Anda dapat memiliki blok per jam, atau blok waktu Anda dapat berlangsung antara 15 atau 30 menit. Sangat penting bahwa peta waktu Anda sesuai dengan kebutuhan dan gaya hidup Anda. Misalnya, jika Anda memiliki beberapa tugas kerja per hari, dan masing-masing berlangsung sekitar 30 menit, maka buat blok waktu 30 menit.

Langkah 5: Gunakan warna untuk membedakan aktivitas Anda

Pastikan untuk bersenang-senang saat membuat peta waktu. Seperti yang disebutkan sebelumnya, kami menyarankan untuk menggunakan beragam warna untuk setiap kategori yang Anda tambahkan.

Jadi, saat menambahkan tugas dan aktivitas Anda di Clockify, Anda dapat memilih warna unik untuk setiap proyek (kategori kehidupan) yang Anda tambahkan ke peta waktu Anda. Dengan begitu, hanya dengan melihat peta waktu Anda, Anda akan memiliki pemahaman yang lebih baik tentang bagaimana hari Anda nantinya.

Langkah 6: Tinjau peta waktu Anda

Setelah Anda mengisi peta waktu Anda untuk minggu berikutnya, pastikan untuk meninjaunya. Dengan melakukannya, Anda akan dapat mengubah beberapa entri waktu jika diperlukan. Misalnya, jika Anda menjadwalkan terlalu banyak tugas kerja pada hari Selasa, sementara hari Kamis tampaknya memiliki aktivitas yang lebih sedikit, Anda dapat mengalihkan beberapa tugas ke yang terakhir. Selain itu, jika Anda memperhatikan bahwa Anda melewatkan beberapa kegiatan keluarga yang penting, seperti makan siang hari Sabtu atau ulang tahun ibu Anda, sekaranglah waktu yang tepat untuk menambahkan acara ini ke peta waktu Anda.

Ingatlah bahwa peta waktu Anda tidak kaku. Tidak apa-apa jika Anda berubah pikiran dalam hal aktivitas tertentu. Tapi, cobalah untuk melakukan modifikasi ini sebelum Anda mulai mengikuti peta waktu. Pada akhirnya, Anda akan meningkatkan keterampilan manajemen waktu Anda dan memperoleh kemampuan untuk membuat peta waktu yang sangat sesuai dengan kebutuhan Anda.

Selanjutnya, Anda dapat membiarkan beberapa entri waktu di kalender Anda tidak terjadwal. Misalnya, jika Anda tidak bekerja di akhir pekan, Anda tidak perlu merencanakan setiap jam selama dua hari ini. Sebaliknya, jika Anda memiliki rencana dengan keluarga dan teman untuk akhir pekan, Anda hanya dapat menambahkan aktivitas ini. Tidak ada yang lebih baik daripada bangun pada hari Sabtu pagi mengetahui bahwa Anda memiliki hampir satu hari gratis.

Jadi, inilah contoh peta waktu dalam tampilan Kalender Clockify. Ada tiga kategori di sini:

• Bisnis (warna biru),
• Keluarga & Teman
• dan Perawatan diri (warna ungu).

Peta waktu ini berisi lebih banyak tugas dan aktivitas pada hari kerja, sedangkan hari Sabtu dan Minggu tidak terlalu dibebani dengan aktivitas.

Anda selalu dapat menambahkan lebih banyak kategori jika gaya hidup Anda mengharuskan Anda melakukannya.

Templat peta waktu

Terkadang, Anda akan terlalu sibuk untuk membuat peta waktu Anda sendiri. Itu sebabnya kami membuat templat pemetaan waktu mingguan yang dapat Anda gunakan pada kesempatan seperti itu.

Unduh Templat Peta Waktu Mingguan (Google Spreadsheet)

Unduh Templat Peta Waktu Mingguan (PDF)

Seperti yang dapat Anda lihat dari tangkapan layar di atas, peta waktu ini mencakup jadwal mingguan Anda dari jam 7 pagi hingga 11 malam. Dalam contoh ini, blok waktu biasanya berlangsung selama satu jam, tetapi ada juga beberapa blok waktu 2 jam atau 3 jam. Namun, setelah Anda membuat salinan template kami, Anda akan melihat bahwa semua blok waktu dalam template memiliki durasi yang sama — satu jam. Templat peta waktu mingguan berisi tiga kategori: Pekerjaan , Keluarga/Teman , dan Perawatan diri . Anda dipersilakan untuk menambahkan satu atau dua lagi jika Anda mau.

Anda juga akan melihat bahwa ada tiga tab dalam template. Tab ini mengikuti langkah-langkah yang kami jelaskan di bagian sebelumnya, jadi ada:

1. Daftar tab Daftar tab Waktu memblokir dan menambahkan tab Selain itu, di tab terakhir, Anda akan melihat catatan tentang tinjauan peta waktu. Jadi, Anda memiliki pengingat untuk memeriksa peta waktu Anda sekali lagi sebelum mulai menggunakannya.

   Membungkus

   Peta waktu dapat menjadi alat yang sangat berharga untuk mengatur kehidupan profesional dan pribadi Anda. Saat memetakan waktu, Anda belajar lebih banyak tentang efektivitas dan efisiensi Anda. Selain itu, memiliki peta waktu memberi Anda gambaran tentang minggu Anda, sehingga Anda tidak perlu bersusah payah membuat keputusan tentang apa yang harus dilakukan selanjutnya. Selain itu, mengetahui jadwal Anda juga akan membantu Anda menghindari gangguan. Oleh karena itu, dengan peta waktu, Anda akan dapat memanfaatkan waktu Anda sebaik mungkin — di semua bidang kehidupan Anda.

   ️ Sudahkah Anda mencoba memetakan waktu Anda? Apakah Anda merasa praktis? Kirimkan jawaban, saran, dan komentar Anda ke [email protected] dan kami dapat memasukkannya ke dalam postingan ini atau yang akan datang.