Zaman Yönetimi: Zamanı Kendi Tarafına Koy

Her hafta kaç saat çalışıyorsunuz? 40? 50? 60? "Hüzünlü bir masa yemeği" yerken veya satış ekibiniz için söz verdiğiniz potansiyel müşteri adaylarını çılgınca elde etmeye çalışırken veya kritik bir kampanyayla karşılaşırken geç saatlere kadar çalışırken ne sıklıkla "Gün içinde asla yeterli saat yoktur" dediniz? son teslim tarihi. (Bu durumda muhtemelen masa başında hüzünlü bir akşam yemeği yiyeceksiniz.)

Araştırmalara göre yalnız değilsiniz: Ağustos 2015'te yapılan bir ankette Workfront, pazarlamacılara işlerinden en çok neyi korkuttuğunu sordu ve %51'i "tüm işlerimi haftada 40 saatlik bir çalışmayla bitirmek için hokkabazlık yapıyorum" yanıtını verdi.

Pek çok (belki de çoğu) pazarlamacı, zamanı yenmek için daha uzun saatler çalışır. Ancak bunu yapmak, sağlığınız ve esenliğiniz için bir maliyete neden olabilir ve genel üretkenliği azaltabilir. Harvard Business Review'a (HBR) göre, daha uzun saatler çalışan işçilerin dikkati daha fazla dağılıyor, daha yüksek tıbbi faturaları oluyor ve işlerini bırakma olasılıkları daha yüksek. Tüm bu sonuçlar işinizin kalitesini ve üretkenliğinizi düşürür. Sara Robinson'ın AlterNet'te belirttiği gibi, "Haftada 40 saatten fazla çalıştığınız her saat, sizi hem kısa hem de uzun vadede daha az etkili ve üretken yapıyor."

Focus Booster, Rescue Time ve Toggl gibi çeşitli zaman yönetimi uygulamaları , insanların daha iyi bir iş-yaşam dengesi bulmasına yardımcı olmak için kullanıma sunuldu. Ancak hiçbir şey, telefonunuzdan uzaktayken bile sizin için işe yarayan davranışları bulmaktan daha iyi olamaz.

İşte zamanı kendi tarafınıza ayırmanıza yardımcı olacak dokuz zaman yönetimi tekniği.

1. Zamanı yönetmek yerine, enerjiyi yönetmeye odaklanın . Bu kulağa alakasız gelebilir ama kanıtlandı: 2007'de HBR , Wachovia Bank çalışanlarını belirli alışkanlıkları benimsedikleri bir enerji yönetimi programına dahil etti. Katılımcıların yüzde altmış sekizi müşteriler ve müşterilerle daha iyi ilişkiler olduğunu bildirdi ve %71'i bunun üretkenlik ve performansları üzerinde gözle görülür bir olumlu etkisi olduğunu söyledi. Banka çalışanlarının denediği alışkanlıklar arasında öğle yemeği için masalarından çıkmak, sabah ve öğleden sonra kısa yürüyüşler yapmak yer aldı. Ofis dışında, daha erken yatma saatleri belirlemek ve düzenli egzersiz yapmak gibi değişikliklere baktılar.

2. Erteleme ile savaşın. Ertelemenin üstesinden gelmek, zaman yönetiminde ustalaşmanın başka bir yoludur. Agil8'e göre ertelemeyle mücadele için bazı ipuçları şunları içerir:

• Daha büyük hedeflerinize uygun gerçekçi alt hedefler belirleyin
• Her görevi olabildiğince spesifik hale getirin (böylece gerçekte neyi başarmanız gerektiği konusundaki belirsizliği azaltın),
• Belirli bir zamanda e-postanızı kontrol etmek veya iş arkadaşlarınızla günlük bir beyin fırtınası toplantısı ayarlamak gibi sabit günlük rutinler oluşturun.
• Görevleri daha küçük atamalara ayırın. Örneğin, bir e-Kitap yazıyorsanız, her bölümün daha küçük bir ödev olmasını sağlayabilirsiniz (ve belki de bu bölümlerin her biri bağımsız bir blog gönderisi olabilir).

3. Çoklu görev bir engel olabilir. Time'ın bildirdiğine göre, Stanford araştırmacısı Clifford Nass'a göre birden fazla görev üstlenmek hata olasılığını artırıyor. Bunun yerine, bir sonraki göreve geçmeden önce her göreve 20 dakikalık bir parça ayırarak iki görev sınırı belirleyin. Benzer şekilde, daha az "zorunluluk" belirleyin çünkü Forbes'a göre işte ne kadar çok önceliğiniz varsa, o kadar az başarırsınız.

4. 25 dakika kuralı ile dikkat dağıtan şeyleri azaltın. Bir göreve belirli bir süre ayırmak, odaklanmanızı artırmanıza ve nihayetinde bitirmenize yardımcı olabilir. Nass'ın 20 dakikalık görev kuralına benzer şekilde, dikkat eksikliği hiperaktivite bozukluğu (DEHB) koçları tarafından müşterilerin görevleri tamamlamasına yardımcı olmak için kullanılan Pomodoro Tekniğini düşünün. Zamanınızın 25 dakikasını tek bir göreve ayırın ve dikkatinizin dağılmasına izin vermeyin. Gürültülü bir açık ofisteyseniz, gürültü önleyici kulaklıklar satın almayı veya (kibarca) komşu kabinlerdeki geveze iş arkadaşlarınıza sizi bu 25 dakika boyunca rahatsız etmemelerini söylemeyi düşünün. Boş bir konferans odası varsa, çalışmanızı bir saat kadar orada yapın.

5. E-postanın iş gününüze hakim olmasına izin vermeyin. Dikkat dağıtıcı şeylerden bahsetmişken, ne kadar cazip gelse de (çünkü gelen kutularımız her zaman dolup taşmaktadır), bir son teslim tarihiniz varsa e-postanızı birkaç dakikada bir kontrol etmeyin. Bir projenin son aşamalarındayken e-postanızı görmezden gelmek (ve kendinizi diğer dikkat dağıtıcı şeylerden uzaklaştırmak), bitiş çizgisine daha hızlı ulaşmanıza yardımcı olacaktır. Time'a göre California-Irvine Üniversitesi'ndeki araştırmacılar, bir çalışmada çalışanların e-postalarını kesti (nefeslerini kestiler!) ve bu çalışanların daha az stresli olduklarını ve daha uzun süreler boyunca tek bir göreve odaklandıklarını buldular.

6. Ekibinizi aşırı programlamayın. Proje hıçkırıkları olacak. Beklenmeyen fırsatlar veya beklenmedik gecikmeler için takviminizde biraz zaman kazanın. Kendinize biraz nefes alma alanı tanımak, zamanınızı daha iyi yönetmenize ve daha fazla son teslim tarihine ulaşmanıza yardımcı olacak, bu da ekibinizin genel moralini yüksek tutmanıza yardımcı olacaktır.

7. Süre uzatımına dikkat edin. Şirketinizin yöneticileri son teslim tarihinizi erteledi. Yaşasın, baskı kalktı, değil mi? Şart değil. Psychology Today'e göre teslim tarihini uzatmak aslında motivasyonunuzu kaybetmenize ve işleri ertelemenize neden olabilir. Ancak, ara kilometre taşları belirleyerek ve yeni bir plan oluşturarak fazladan zamanınızı en iyi şekilde değerlendirebilirsiniz. Psychology Today, geçmişte benzer projeleri tamamlamanın ne kadar sürdüğünü düşünün, planlandığı gibi gitmeyebilecekleri yolları belirleyin ve projeyi adımlara ayırın, her birinin tamamlanması için gereken süreyi heceleyin, diyor Psychology Today .

8. Gerçekçi ol. Kapsamlı olmaya devam ederken kendinizin (ve ekibinizin) sınırlarını bilin. Forbes'a göre, her şeyi bitirmeleri gerektiğine inanan çalışanlar daha hüsrana uğramış ve etkisiz kalıyor. Daha az "zorunluluk" ayarlarsanız (bkz. 3 numaralı ipucu), baskı daha hafif olacak ve onları tamamlama olasılığınız artacaktır. Ve takımınızın morali daha yüksek olacaktır.

9. Kendine dikkat et. Moralinizi yüksek tutmaktan bahsetmişken, kendinize ve iş arkadaşlarınıza dikkat etmeyi unutmayın. Ve büyükannenizin dediği gibi, "bir şeyler ye!" Tina Fey'in merhum, harika NBC Show 30 Rock'taki Liz Lemon'ı sık sık onun "aç" (aç artı kızgın) olduğunu iddia etti, bu da işyerindeki hayal kırıklıklarını artırdı. Liz (ya da benim) gibiyseniz, "acıktığınızda" ya da yorgunken harika işler çıkarmanın ya da üretken olmanın neredeyse imkansız olduğunu bilirsiniz. Aslında, bütün bir kulübe endüstrisi ve Tumblr etiketi, sağlığınızı iyileştirmek ve zihninizi boşaltmak için temel ihtiyaçlarınıza dikkat etme kavramı olan "kişisel bakım" etrafında türemiştir.

İlk ipucunda enerji yönetimi hakkında nasıl konuştuğumuzu hatırlıyor musunuz? Bu basit bir tavsiye, ancak temel ihtiyaçlarınızı karşılamak (yemek yemek, uyumak, bir an dinlenmek) pilinizi şarj etmenin iyi bir yoludur. Bu nedenle, çılgınca bu kampanya son tarihini karşılamaya çalışırken kendinize bakın. Ofis şekerleme bölmelerine sahip şirketlerden birinde çalışmıyorsanız, muhtemelen iş yerinde şekerleme yapamayacaksınız, ancak kendinize sorun: Aç mısınız yoksa acıktınız mı? Enerjinizin tükendiğini mi hissediyorsunuz? Bir şeyler yiyin, su için, kısa bir mola verin veya ofiste yürüyüşe çıkın.

O e-tabloya veya kampanya özetine döndüğünüzde kendinizi yeniden şarj edilmiş, daha mutlu ve daha yaratıcı hissedeceksiniz. Bu tazelenmiş enerjiyi daha iyi, daha hızlı kararlar almak ve daha hassas bir şekilde uygulamak için kullanabilirsiniz ve saat 5'i gösterdiğinde, vicdanınız rahat ve iyi işlerinizi yapmış olarak eve gidin.

Verimliliğinizi artırmaya yönelik ipuçları hakkında daha fazla bilgi için Act-On'un kılavuzuna göz atın – Daha çok değil, daha akıllıca çalışabilmeniz için yüksek performanslı pazarlama ekiplerinin özelliklerini öğrenmek için Yüksek Performanslı Pazarlama Departmanı.

Creative Commons Genel Lisansı 2.0 altında kullanılan Olga Pavlovsky'nin “Magic Pasty” fotoğrafı