إدارة الوقت: ضع الوقت في صالحك

كم ساعة تعمل كل أسبوع؟ 40؟ 50؟ 60؟ كم مرة قلت "لا توجد ساعات كافية على الإطلاق في اليوم" ، لأنك تتناول "غداء مكتبي حزينًا" ، أو تعمل لوقت متأخر بينما تحاول بشكل محموم الحصول على العملاء المحتملين الذين وعدتهم بفريق المبيعات ، أو مواجهة حملة مهمة موعد التسليم. (في هذه الحالة ، من المحتمل أن تكون على عشاء مكتبي حزين).

أنت لست وحدك ، تظهر الأبحاث: في استطلاع أجري في أغسطس 2015 ، سأل موقع Workfront المسوقين ما الذي يجعلهم يخافون من عملهم أكثر من غيرهم ، وقال 51٪ "أنا أعمل كل عملي لإنجازه في 40 ساعة عمل في الأسبوع".

يعمل العديد من المسوقين (ربما معظمهم) لساعات أطول للتغلب على الساعة. لكن القيام بذلك يمكن أن يكون له تكلفة على صحتك ورفاهيتك ، ويمكن أن يستنزف الإنتاجية الإجمالية. غالبًا ما يكون العمال الذين يقضون ساعات عمل أطول أكثر تشتتًا ، ولديهم فواتير طبية أعلى ، ومن المرجح أن يتركوا وظائفهم ، وفقًا لـ Harvard Business Review (HBR). كل هذه النتائج تقلل من جودة عملك ، وكذلك إنتاجيتك. كما لاحظت سارة روبنسون على AlterNet ، "كل ساعة تعمل فيها أكثر من 40 ساعة في الأسبوع تجعلك أقل فعالية وإنتاجية على المدى القصير والطويل."

تم إطلاق العديد من تطبيقات إدارة الوقت ، مثل Focus Booster و Rescue Time و Toggl ، لمساعدة الناس على إيجاد توازن أفضل بين العمل والحياة. ولكن لا شيء يتفوق على إيجاد السلوكيات التي تناسبك حتى عندما تكون بعيدًا عن هاتفك.

فيما يلي تسع تقنيات لإدارة الوقت ستساعدك على تخصيص الوقت إلى جانبك.

1. بدلاً من إدارة الوقت ، ركز بدلاً من ذلك على إدارة الطاقة . قد يبدو هذا غير ذي صلة ، لكنه ثبت: في عام 2007 ، قامت HBR بتجنيد موظفي Wachovia Bank في برنامج إدارة الطاقة ، حيث تبنوا عادات معينة. أفاد 68 في المائة من المشاركين بعلاقات أفضل مع العملاء والعملاء ، وقال 71 في المائة أن لها تأثير إيجابي ملحوظ على إنتاجيتهم وأدائهم. وشملت العادات التي حاول موظفوها مغادرة مكاتبهم لتناول طعام الغداء والمشي لمسافات قصيرة في الصباح وبعد الظهر. خارج المكتب ، نظروا إلى تغييرات مثل تحديد أوقات نوم مبكرة وممارسة الرياضة بانتظام.

2. حارب التسويف. التغلب على التسويف هو طريقة أخرى لإتقان إدارة الوقت. تتضمن بعض النصائح لمحاربة التسويف ، وفقًا لـ Agil8 ، ما يلي:

• ضع أهدافًا فرعية واقعية لتتناسب مع أهدافك الأكبر
• اجعل كل مهمة محددة قدر الإمكان (وبالتالي تقليل عدم اليقين بشأن ما تحتاج بالفعل إلى إنجازه) ،
• ضع إجراءات يومية ثابتة ، مثل التحقق من بريدك الإلكتروني في وقت معين ، أو تحديد اجتماع يومي للعصف الذهني مع زملائك في العمل.
• قسّم المهام إلى مهام أصغر. على سبيل المثال ، إذا كنت تكتب كتابًا إلكترونيًا ، فقد يكون لديك مهمة أصغر لكل فصل (وربما يكون كل فصل من هذه الفصول عبارة عن منشور مدونة مستقل)

3. يمكن أن يكون تعدد المهام عقبة. يؤدي القيام بمهام متعددة إلى زيادة احتمالية حدوث أخطاء ، وفقًا لما ذكره الباحث في جامعة ستانفورد كليفورد ناس ، مجلة Time . بدلاً من ذلك ، قم بتعيين حد مهمتين ، مع تخصيص جزء مدته 20 دقيقة لكل مهمة قبل الانتقال إلى المهمة التالية. وبالمثل ، حدد عددًا أقل من "المهام الضرورية" ، لأنه كلما زاد عدد أولوياتك في العمل ، كلما قلت إنجازاتك ، وفقًا لمجلة فوربس.

4. قلل من مصادر التشتيت بقاعدة الـ 25 دقيقة. يمكن أن يساعدك تخصيص قدر معين من الوقت لمهمة ما على زيادة تركيزك ، وفي النهاية إنهاء المهمة. على غرار قاعدة مهمة ناس لمدة 20 دقيقة ، ضع في اعتبارك تقنية بومودورو ، التي يستخدمها مدربي اضطراب فرط الحركة ونقص الانتباه (ADHD) لمساعدة العملاء على إنجاز المهام. خصص 25 دقيقة من وقتك لمهمة واحدة ، دون أي تشتيت. إذا كنت في مكتب مفتوح صاخب ، ففكر في شراء سماعات إلغاء الضوضاء أو (بأدب) إخبار زملائك في العمل في المقصورات المجاورة بعدم إزعاجك لمدة 25 دقيقة. إذا كانت هناك قاعة اجتماعات فارغة متاحة ، فخذ عملك هناك لمدة ساعة أو نحو ذلك.

5. لا تدع البريد الإلكتروني يهيمن على يوم عملك. عند الحديث عن عوامل التشتيت ، مهما كانت مغرية (لأن صناديق البريد الوارد لدينا تفيض دائمًا) ، لا تتحقق من بريدك الإلكتروني كل بضع دقائق إذا كنت تواجه موعدًا نهائيًا. سيساعدك تجاهل بريدك الإلكتروني عندما تكون في المراحل الأخيرة من المشروع (وعزل نفسك عن عوامل التشتيت الأخرى) في الوصول إلى خط النهاية بشكل أسرع. في إحدى الدراسات ، قام باحثون في جامعة كاليفورنيا-إيرفين بقطع رسائل البريد الإلكتروني للموظفين ، ووجدوا أن هؤلاء الموظفين كانوا أقل إجهادًا ، ويركزون على مهمة واحدة لفترات أطول ، وفقًا لـ Time .

6. لا تبالغ في جدولة فريقك. سيحدث الفواق في المشروع. وفر بعض الوقت في التقويم الخاص بك لفرص غير متوقعة أو تأخيرات غير متوقعة. سيساعدك منح نفسك مساحة للتنفس على إدارة وقتك بشكل أفضل والوفاء بالمزيد من المواعيد النهائية ، مما يساعد في الحفاظ على الروح المعنوية العامة لفريقك.

7. احذر من تمديد الموعد النهائي. أجل المدراء التنفيذيون لشركتك الموعد النهائي الخاص بك. الصيحة ، الضغط متوقف ، أليس كذلك؟ ليس بالضرورة. يمكن أن يتسبب تمديد الموعد النهائي في الواقع في فقدان الدافع والمماطلة ، وفقًا لعلم النفس اليوم . ومع ذلك ، يمكنك تحقيق أقصى استفادة من وقتك الإضافي من خلال فرض معالم مؤقتة وإنشاء خطة جديدة. ضع في اعتبارك الوقت الذي استغرقته لإكمال مشاريع مماثلة في الماضي ، وحدد الطرق التي قد لا تسير بها كما هو مخطط لها ، وقم بتقسيم المشروع إلى خطوات ، مع توضيح الوقت الذي يجب أن يستغرقه إكمال كل مشروع ، كما ينصح موقع Psychology Today .

8. كن واقعيا. تعرف على قيودك (وفريقك) ، بينما لا تزال دقيقًا. وفقًا لمجلة فوربس ، فإن العمال الذين يعتقدون أنه يتعين عليهم إنهاء كل شيء محبطون وغير فعالين. إذا قمت بتعيين عدد أقل من "المهام الضرورية" (انظر النصيحة رقم 3) ، فسيكون الضغط أخف وستكون أكثر عرضة لإنجازها. وستكون معنويات فريقك أعلى.

9. اعتنِ بنفسك. بالحديث عن الحفاظ على الروح المعنوية ، تذكر أن تعتني بنفسك وبزملائك في العمل. وكما قد تقول جدتك ، "كل شيئًا!" غالبًا ما ادعت Liz Lemon من Tina Fey في برنامج NBC Show 30 Rock الرائع أنها كانت "جائعة" (جائعة وغاضبة) ، مما زاد من إحباطها في مكان العمل. إذا كنت مثل ليز (أو أنا) ، فأنت تعلم أنه يكاد يكون من المستحيل القيام بعمل رائع أو أن تكون منتجًا عندما تكون "جائعًا" أو متعبًا. في الواقع ، نشأت صناعة منزلية بالكامل وعلامة Tumblr حول "الرعاية الذاتية" ، وهو مفهوم الاهتمام باحتياجاتك الأساسية لتحسين صحتك وتصفية ذهنك.

تذكر كيف تحدثنا عن إدارة الطاقة في النصيحة الأولى؟ إنها نصيحة بسيطة ، لكن الاهتمام باحتياجاتك الأساسية (الأكل والنوم والراحة للحظة) طريقة جيدة لإعادة شحن بطاريتك. لذا تحقق مع نفسك عندما تحاول بشكل محموم الوفاء بالموعد النهائي للحملة. ما لم تكن موظفًا في إحدى الشركات التي تتباهى بأخذ قيلولة في المكتب ، فمن المحتمل أنك لن تكون قادرًا على أخذ قيلولة في العمل ، ولكن اسأل نفسك: هل أنت جائع أم جائع؟ هل تشعر وكأن طاقتك تنفد؟ تناول شيئًا ما أو اشرب الماء أو خذ استراحة سريعة أو تجول في المكتب.

ستشعر بالتجدد والسعادة والإبداع عندما تعود إلى جدول البيانات هذا أو موجز الحملة. يمكنك تطبيق هذه الطاقة المحدثة لاتخاذ قرارات أفضل وأسرع وتنفيذها بدقة أكبر - وعندما تصل الساعة 5 ، عد إلى المنزل بضمير مرتاح وإنجاز عملك الجيد.

لمزيد من المعلومات حول نصائح لزيادة إنتاجيتك ، راجع دليل Act-On - قسم التسويق عالي الأداء لمعرفة سمات فرق التسويق عالية الأداء حتى تتمكن من العمل بذكاء وليس بجهد أكبر.

صورة "Magic Pasty" بواسطة Olga Pavlovsky ، مستخدمة بموجب ترخيص Creative Commons Generic 2.0