Managementul timpului: pune timpul de partea ta

Câte ore lucrezi în fiecare săptămână? 40? 50? 60? Cât de des ați spus „Nu sunt niciodată suficiente ore în zi”, când luați un „pranz trist la birou ” sau lucrați până târziu în timp ce încercați frenetic să obțineți clienții potențiali pe care i-ați promis pentru echipa dvs. de vânzări sau întâlniți o campanie critică Termen limită. (În acest caz, probabil că sunteți pregătit pentru o cină tristă la birou.)

Nu ești singur, arată cercetările: într-un sondaj din august 2015, Workfront a întrebat specialiștii în marketing ce îi face să se teamă cel mai mult de munca lor, iar 51% au spus „să jonglez cu toată munca mea pentru a o duce la bun sfârșit într-o săptămână de lucru de 40 de ore”.

Mulți (poate majoritatea) agenților de marketing lucrează pur și simplu ore mai lungi pentru a bate ceasul. Dar acest lucru poate avea un cost pentru sănătatea și bunăstarea dumneavoastră și ar putea afecta productivitatea generală. Lucrătorii care lucrează de multe ori sunt mai distrași, au facturi medicale mai mari și au șanse mai mari să-și părăsească locurile de muncă, potrivit Harvard Business Review (HBR). Toate aceste rezultate scad calitatea muncii tale, precum și productivitatea. După cum notează Sara Robinson pe AlterNet, „Fiecare oră în care lucrezi peste 40 de ore pe săptămână te face mai puțin eficient și mai productiv atât pe termen scurt, cât și pe termen lung.”

Mai multe aplicații de gestionare a timpului , cum ar fi Focus Booster, Rescue Time și Toggl , au fost lansate pentru a ajuta oamenii să găsească un echilibru mai bun între viața profesională și viața privată. Dar nimic nu depășește găsirea unor comportamente care funcționează pentru tine chiar și atunci când ești departe de telefon.

Iată nouă tehnici de gestionare a timpului care vă vor ajuta să puneți timpul de partea dvs.

1. În loc să gestionați timpul, concentrați-vă în schimb pe gestionarea energiei . Acest lucru poate suna fără legătură, dar este dovedit: în 2007, HBR a înrolat angajații Wachovia Bank într-un program de management al energiei, în care aceștia au adoptat anumite obiceiuri. Șaizeci și opt la sută dintre participanți au raportat relații mai bune cu clienții și clienții, iar 71% au spus că a avut un impact pozitiv vizibil asupra productivității și performanței lor. Obiceiurile pe care le-au încercat angajații băncii includ să-și părăsească birourile la prânz și să facă scurte plimbări dimineața și după-amiaza. În afara biroului, s-au uitat la schimbări precum stabilirea orelor de culcare mai devreme și antrenamentele regulate.

2. Combate procrastinarea. Depășirea amânării este o altă modalitate de a stăpâni gestionarea timpului. Câteva sfaturi pentru a lupta împotriva amânării, conform Agil8, includ:

• Stabiliți sub-obiective realiste pentru a se potrivi cu obiectivele dvs. mai mari
• Faceți fiecare sarcină cât mai specifică posibil (reducând astfel incertitudinea cu privire la ceea ce trebuie de fapt să realizați),
• Stabilește rutine zilnice fixe, cum ar fi verificarea e-mailului la o anumită oră sau stabilirea unei întâlniri zilnice de brainstorming cu colegii tăi.
• Segmentați sarcinile în sarcini mai mici. De exemplu, dacă scrieți o carte electronică, este posibil ca fiecare capitol să fie o misiune mai mică (și poate că fiecare dintre acele capitole ar putea fi o postare de blog de sine stătătoare)

3. Multitasking-ul poate fi un impediment. Asumarea mai multor sarcini crește probabilitatea de erori, potrivit cercetătorului de la Stanford Clifford Nass, relatează Time . În schimb, setați o limită de două sarcini, dedicând o bucată de 20 de minute fiecărei sarcini înainte de a trece la următoarea. În mod similar, setați mai puține „must-do”, deoarece cu cât aveți mai multe priorități la locul de muncă, cu atât veți realiza mai puține, potrivit Forbes.

4. Reduceți distracția cu regula celor 25 de minute. Dedicarea unei anumite perioade de timp unei sarcini vă poate ajuta să vă creșteți concentrarea și, în cele din urmă, să o finalizați. În mod similar cu regula de sarcini de 20 de minute a lui Nass, luați în considerare Tehnica Pomodoro, care este folosită de antrenorii cu tulburare de hiperactivitate cu deficit de atenție (ADHD) pentru a ajuta clienții să își îndeplinească sarcinile. Alocă 25 de minute din timpul tău unei singure sarcini, fără distrageri. Dacă vă aflați într-un birou deschis zgomotos, luați în considerare să cumpărați căști cu anulare a zgomotului sau să le spuneți (politicos) colegilor voștri din cabinele vecine să nu vă deranjeze în acele 25 de minute. Dacă este disponibilă o sală de conferințe goală, du-ți munca acolo timp de aproximativ o oră.

5. Nu lăsați e-mailul să vă domine ziua de lucru. Apropo de distrageri, oricât de tentant ar fi (deoarece căsuțele noastre de e-mail sunt mereu pline), nu vă verificați e-mailul la fiecare câteva minute dacă vă confruntați cu un termen limită. Ignorarea e-mailului dvs. atunci când vă aflați în etapele finale ale unui proiect (și îndepărtarea de alte distrageri), vă va ajuta să ajungeți mai repede la linia de sosire. Într-un studiu, cercetătorii de la Universitatea din California-Irvine au întrerupt angajații de la e-mail (gaf!) și au descoperit că acești angajați erau mai puțin stresați și s-au concentrat pe o sarcină pentru perioade mai lungi de timp, potrivit Time .

6. Nu vă supraprogramați echipa. Se vor produce sughițuri în proiect. Economisiți timp în calendar pentru oportunități neașteptate sau întârzieri neașteptate. A-ți oferi puțin spațiu de respirație te va ajuta să-ți gestionezi mai bine timpul și să atingi mai multe termene limită, ceea ce ajută la menținerea moralului general al echipei tale.

7. Atenție la prelungirea termenului limită. Directorii companiei tale au amânat termenul limită. Ura, presiunea este oprită, nu? Nu neaparat. Prelungirea termenului limită vă poate face să vă pierdeți motivația și să amânați, potrivit Psychology Today . Cu toate acestea, puteți profita la maximum de timpul suplimentar impunând etape intermediare și construind un nou plan. Luați în considerare cât de mult a durat pentru a finaliza proiecte similare în trecut, identificați moduri în care acestea ar putea să nu decurgă conform planului și împărțiți proiectul în pași, precizând timpul necesar pentru finalizarea fiecăruia, recomandă Psychology Today .

8. Fii realist. Cunoaște-ți limitările (și ale echipei), în timp ce fii minuțios. Potrivit Forbes, lucrătorii care cred că trebuie să termine totul sunt mai frustrați și mai ineficienți. Dacă setați mai puține „must-do” (vezi sfatul nr. 3), presiunea va fi mai ușoară și veți avea mai multe șanse să le finalizați. Și moralul echipei tale va fi mai ridicat.

9. Aveți grijă de dumneavoastră. Vorbind despre menținerea moralului, nu uitați să aveți grijă de dvs. și de colegii dvs. de muncă. Și, așa cum ar putea spune bunica ta, „mânancă ceva!” Liz Lemon, de la Tina Fey, de la marea emisiune NBC 30 Rock , a susținut adesea că este „foame” (foame plus furioasă), ceea ce a agravat frustrările ei la locul de muncă. Dacă te simți cumva ca Liz (sau cu mine), știi că este aproape imposibil să faci o muncă grozavă sau să fii productiv când ești „fomanat” sau obosit. De fapt, o întreagă industrie de cabană și etichetă Tumblr au apărut în jurul „îngrijirii de sine”, conceptul de a acorda atenție nevoilor tale de bază pentru a-ți îmbunătăți sănătatea și a-ți limpezi mintea.

Îți amintești cum am vorbit despre gestionarea energiei în primul sfat? Este un sfat simplu, dar ai grijă de nevoile tale de bază (mâncat, dormit, odihnă pentru un moment) este o modalitate bună de a-ți reîncărca bateria. Așadar, verificați-vă cu dvs. când încercați frenetic să respectați termenul limită al campaniei. Cu excepția cazului în care sunteți angajat la una dintre companiile care se mândresc cu aparate pentru pui de somn de birou, probabil că nu veți putea dormi la serviciu, dar întrebați-vă: Ți-e foame sau ți-e foame? Simți că ai rămas fără energie? Mănâncă ceva, bea apă, ia o pauză rapidă sau fă o plimbare prin birou.

Vă veți simți reîncărcat, mai fericit și mai creativ când veți reveni la acea foaie de calcul sau rezumatul campaniei. Puteți aplica acea energie reîmprospătată pentru a lua decizii mai bune, mai rapide și a executa cu mai multă precizie – iar când ceasul bate 5, mergeți acasă cu conștiința curată și cu munca bună făcută.

Pentru mai multe informații despre sfaturi pentru creșterea productivității, consultați ghidul Act-On – Departamentul de marketing de înaltă performanță pentru a afla trăsăturile echipelor de marketing de înaltă performanță, astfel încât să puteți lucra mai inteligent, nu mai greu.

Fotografie „Magic Pasty” de Olga Pavlovsky, folosită sub Creative Commons Generic License 2.0