การบริหารเวลา: ให้เวลาอยู่เคียงข้างคุณ

คุณทำงานกี่ชั่วโมงต่อสัปดาห์? 40? 50? 60? บ่อยแค่ไหนที่คุณพูดว่า “ในหนึ่งวันไม่เคยพอ” ในขณะที่คุณกำลังรับประทาน “มื้อเที่ยงบนโต๊ะที่น่าเศร้า ” หรือทำงานสายในขณะที่พยายามอย่างลนลานเพื่อให้ได้ลีดตามที่สัญญากับทีมขายของคุณ หรือพบกับแคมเปญที่สำคัญ วันกำหนดส่ง. (ซึ่งในกรณีนี้คุณอาจกำลังร่วมโต๊ะอาหารค่ำที่น่าเศร้า)

คุณไม่ได้อยู่คนเดียว การวิจัยแสดงให้เห็นว่า ในการสำรวจเมื่อเดือนสิงหาคม 2558 Workfront ถามนักการตลาดว่าอะไรที่ทำให้พวกเขากลัวงานมากที่สุด และ 51% กล่าวว่า "เล่นกลกับงานทั้งหมดของฉันเพื่อให้เสร็จภายในสัปดาห์ทำงาน 40 ชั่วโมง"

นักการตลาดหลายคน (อาจจะส่วนใหญ่) ทำงานหลายชั่วโมงเพื่อเอาชนะเวลา แต่การทำเช่นนั้นอาจส่งผลเสียต่อสุขภาพและความเป็นอยู่ที่ดีของคุณ และอาจบั่นทอนประสิทธิภาพโดยรวม คนทำงานที่ทำงานเป็นเวลานานมักจะไม่มีสมาธิมากขึ้น มีค่ารักษาพยาบาลที่สูงขึ้น และมีแนวโน้มที่จะออกจากงานตามรายงานของ Harvard Business Review (HBR) ผลลัพธ์ทั้งหมดเหล่านี้ทำให้คุณภาพงานของคุณลดลงรวมถึงผลผลิตของคุณด้วย ดังที่ Sara Robinson บันทึกไว้ใน AlterNet ว่า “ทุกๆ ชั่วโมงที่คุณทำงานมากกว่า 40 ชั่วโมงต่อสัปดาห์ ทำให้คุณมีประสิทธิภาพและประสิทธิผลน้อยลงทั้งในระยะสั้นและระยะยาว”

แอ ปการจัดการเวลาหลายตัว เช่น Focus Booster, Rescue Time และ Toggl ได้เปิดตัวเพื่อช่วยให้ผู้คนค้นพบสมดุลระหว่างชีวิตและการทำงานที่ ดี ขึ้น แต่ไม่มีอะไรดีไปกว่าการค้นหาพฤติกรรมที่เหมาะกับคุณแม้ในขณะที่คุณไม่ได้อยู่ที่โทรศัพท์

ต่อไปนี้คือเทคนิคการบริหารเวลา 9 ข้อที่จะช่วยให้คุณจัดสรรเวลาให้กับคุณ

1. แทนที่จะจัดการเวลา ให้โฟกัสที่การจัดการพลังงานแทน สิ่งนี้อาจฟังดูเหมือนไม่เกี่ยวข้องกัน แต่ได้รับการพิสูจน์แล้ว: ในปี 2550 HBR ได้เกณฑ์พนักงานของ Wachovia Bank เข้าร่วมโครงการการจัดการพลังงาน โดยพวกเขารับเอานิสัยบางอย่างมาใช้ ผู้เข้าร่วมหกสิบแปดเปอร์เซ็นต์รายงานว่ามีความสัมพันธ์ที่ดีขึ้นกับลูกค้าและลูกค้า และ 71% กล่าวว่าสิ่งนี้มีผลกระทบเชิงบวกที่เห็นได้ชัดเจนต่อผลิตภาพและประสิทธิภาพของพวกเขา นิสัยที่พนักงานธนาคารพยายามทำ ได้แก่ การลุกจากโต๊ะเพื่อรับประทานอาหารกลางวัน และเดินเป็นระยะทางสั้น ๆ ในช่วงเช้าและบ่าย นอกสำนักงาน พวกเขามองไปที่การเปลี่ยนแปลง เช่น การตั้งเวลาเข้านอนให้เร็วขึ้นและออกกำลังกายอย่างสม่ำเสมอ

2. ต่อสู้กับการผัดวันประกันพรุ่ง การเอาชนะการผัดวันประกันพรุ่งเป็นอีกวิธีหนึ่งในการบริหารเวลาอย่างเชี่ยวชาญ เคล็ดลับในการต่อสู้กับการผัดวันประกันพรุ่งตาม Agil8 รวมถึง:

• กำหนดเป้าหมายย่อยที่สมจริงเพื่อให้ตรงกับเป้าหมายที่ใหญ่กว่าของคุณ
• ทำให้แต่ละงานมีความเฉพาะเจาะจงมากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ (ซึ่งจะช่วยลดความไม่แน่นอนเกี่ยวกับสิ่งที่คุณต้องทำให้สำเร็จ)
• กำหนดกิจวัตรประจำวันที่ตายตัว เช่น ตรวจสอบอีเมลตามเวลาที่กำหนด หรือกำหนดการประชุมระดมสมองประจำวันกับเพื่อนร่วมงาน
• แบ่งงานออกเป็นงานย่อยๆ ตัวอย่างเช่น หากคุณกำลังเขียน eBook คุณอาจกำหนดให้แต่ละบทเป็นงานเล็กๆ ลง (และบางทีแต่ละบทอาจเป็นบล็อกโพสต์เดี่ยวๆ ก็ได้)

3. การทำงานหลายอย่างพร้อมกันอาจเป็นอุปสรรค การทำงานหลายอย่างเพิ่มโอกาสเกิดข้อผิดพลาด อ้างอิงจากรายงานของ Time นักวิจัยจากสแตนฟอร์ด Clifford Nass ให้ตั้งค่าขีดจำกัดสองงานแทน โดยอุทิศส่วนย่อย 20 นาทีให้กับแต่ละงานก่อนที่จะไปยังงานถัดไป ในทำนองเดียวกัน ให้กำหนด “สิ่งที่ต้องทำ” ให้น้อยลง เพราะยิ่งคุณจัดลำดับความสำคัญในการทำงานมากเท่าไหร่ คุณก็จะยิ่งประสบความสำเร็จน้อยลงเท่านั้น ตามรายงานของ Forbes

4. ลดสิ่งรบกวนด้วยกฎ 25 นาที การอุทิศเวลาให้กับงานสักระยะหนึ่งสามารถช่วยให้คุณโฟกัสได้มากขึ้น และทำให้เสร็จในที่สุด เช่นเดียวกับกฎการทำงาน 20 นาทีของ Nass ลองพิจารณาเทคนิค Pomodoro ซึ่งโค้ชโรคสมาธิสั้น (ADHD) ใช้เพื่อช่วยลูกค้าในการทำงานต่างๆ ให้เวลา 25 นาทีกับงานเดียว อย่าให้เสียสมาธิ หากคุณอยู่ในสำนักงานเปิดที่มีเสียงดัง ให้พิจารณาซื้อหูฟังตัดเสียงรบกวนหรือ (อย่างสุภาพ) บอกเพื่อนร่วมงานที่ช่างพูดของคุณในห้องเล็กข้างเคียงว่าอย่ารบกวนคุณเป็นเวลา 25 นาที หากมีห้องประชุมว่าง ให้ทำงานที่นั่นประมาณหนึ่งชั่วโมง

5. อย่าให้อีเมลครอบงำวันทำงานของคุณ พูดถึงสิ่งรบกวน แม้จะดึงดูดใจ (เพราะกล่องจดหมายของเราล้นอยู่เสมอ) อย่าตรวจสอบอีเมลของคุณทุก ๆ สองสามนาทีหากคุณไม่ทันกำหนดเวลา การเพิกเฉยต่ออีเมลของคุณเมื่ออยู่ในขั้นตอนสุดท้ายของโครงการ (และตัดตัวเองออกจากสิ่งรบกวนอื่นๆ) จะช่วยให้คุณไปถึงเส้นชัยได้เร็วขึ้น ในการศึกษาหนึ่ง นักวิจัยจาก University of California-Irvine ตัดพนักงานออกจากอีเมล (อ้าปากค้าง!) และพบว่าพนักงานเหล่านั้นมีความเครียดน้อยลง และจดจ่ออยู่กับงานเดียวเป็นระยะเวลานานขึ้น อ้างอิงจาก Time

6. อย่าตั้งเวลาให้กับทีมของคุณมากเกินไป ความสะอึกของโปรเจ็กต์จะเกิดขึ้น ประหยัดเวลาในปฏิทินของคุณสำหรับโอกาสที่ไม่คาดคิดหรือความล่าช้าที่ไม่คาดคิด การให้พื้นที่หายใจกับตัวเองจะช่วยให้คุณจัดการเวลาได้ดีขึ้นและไปถึงเส้นตายได้มากขึ้น ซึ่งจะช่วยรักษาขวัญและกำลังใจโดยรวมในทีมของคุณ

7. ระวังการขยายกำหนดเวลา ผู้บริหารของบริษัทของคุณเลื่อนกำหนดเวลาของคุณออกไป ไชโย ความดันออกแล้วใช่ไหม? ไม่จำเป็น. การขยายกำหนดเวลาอาจทำให้คุณสูญเสียแรงจูงใจและผัดวันประกันพรุ่งได้ อ้างอิงจาก Psychology Today อย่างไรก็ตาม คุณสามารถใช้เวลาพิเศษให้เกิดประโยชน์สูงสุดโดยกำหนดเหตุการณ์สำคัญระหว่างกาล และสร้างแผนใหม่ พิจารณาว่าใช้เวลานานเท่าใดในการทำโครงการที่คล้ายกันให้เสร็จในอดีต ระบุวิธีที่อาจไม่เป็นไปตามแผนที่วางไว้ และแบ่งโครงการออกเป็นขั้นตอน ระบุเวลาที่ควรใช้เพื่อให้แต่ละโครงการเสร็จสมบูรณ์ Psychology Today ให้คำแนะนำ

8. เป็นจริง รู้ข้อจำกัดของคุณ (และทีมของคุณ) ในขณะที่ยังมีความละเอียดรอบคอบ จากข้อมูลของ Forbes คนงานที่เชื่อว่า ต้องทำ ทุกอย่างให้เสร็จจะผิดหวังและไร้ประสิทธิภาพมากกว่า หากคุณตั้งค่า “สิ่งที่ต้องทำ” น้อยลง (ดูเคล็ดลับข้อที่ 3) แรงกดดันจะเบาลงและคุณมีแนวโน้มที่จะทำสำเร็จมากขึ้น และขวัญกำลังใจของทีมคุณจะสูงขึ้น

9. ดูแลตัวเองด้วยนะ. พูดถึงการรักษาขวัญอย่าลืมดูแลตัวเองและเพื่อนร่วมงาน และอย่างที่คุณยายของคุณอาจพูดว่า “กินอะไร!” Liz Lemon ของ Tina Fey ในช่วงปลายรายการ NBC Show 30 Rock ผู้ยิ่งใหญ่มักอ้างว่าเธอ "หิว" (หิวและโกรธ) ซึ่งทำให้เธอหงุดหงิดในที่ทำงาน หากคุณเป็นเหมือนลิซ (หรือฉัน) คุณจะรู้ว่าแทบจะเป็นไปไม่ได้เลยที่จะทำงานให้ออกมาดีหรือมีประสิทธิผลเมื่อคุณ "หิว" หรือเหนื่อย ในความเป็นจริง อุตสาหกรรมกระท่อมทั้งหมดและแท็ก Tumblr ได้ผุดขึ้นมาเกี่ยวกับ "การดูแลตนเอง" ซึ่งเป็นแนวคิดของการให้ความสำคัญกับความต้องการขั้นพื้นฐานของคุณ เพื่อพัฒนาสุขภาพของคุณและทำให้จิตใจของคุณปลอดโปร่ง

จำวิธีที่เราพูดถึงการจัดการพลังงานในเคล็ดลับแรกได้หรือไม่? เป็นคำแนะนำง่ายๆ แต่การดูแลความต้องการขั้นพื้นฐานของคุณ (การกิน การนอน การพักผ่อนสักครู่) เป็นวิธีที่ดีในการชาร์จแบตเตอรี่ของคุณ ดังนั้นให้ตรวจสอบกับตัวเองเมื่อคุณพยายามอย่างเมามันเพื่อให้แคมเปญบรรลุเป้าหมาย หากคุณไม่ได้ทำงานในบริษัทที่มีอุปกรณ์สำหรับงีบหลับในที่ทำงาน คุณอาจไม่สามารถงีบหลับในที่ทำงานได้แต่ให้ถามตัวเองว่า: คุณหิวหรือหิวจัด? คุณรู้สึกเหมือนกำลังหมดแรงหรือเปล่า? กินข้าว ดื่มน้ำ พักสมอง หรือเดินเล่นในออฟฟิศ

คุณจะรู้สึกสดชื่น มีความสุขมากขึ้น และมีความคิดสร้างสรรค์มากขึ้นเมื่อคุณกลับไปที่สเปรดชีตหรือสรุปแคมเปญ คุณสามารถใช้พลังงานที่สดชื่นเพื่อตัดสินใจได้ดีขึ้น เร็วขึ้น และดำเนินการด้วยความแม่นยำมากขึ้น และเมื่อนาฬิกาตี 5 ให้กลับบ้านด้วยความรู้สึกผิดชอบชั่วดีและทำงานที่ดีให้เสร็จ

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับเคล็ดลับในการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน โปรดดูคำแนะนำของ Act-On – แผนกการตลาดที่มีประสิทธิภาพสูง เพื่อเรียนรู้คุณลักษณะของทีมการตลาดที่มีประสิทธิภาพสูง เพื่อให้คุณสามารถทำงานได้อย่างชาญฉลาดขึ้น ไม่ยากขึ้น

ภาพถ่าย “Magic Pasty” โดย Olga Pavlovsky ใช้ภายใต้สัญญาอนุญาตครีเอทีฟคอมมอนส์ทั่วไป 2.0